Godziny pracy. Zdjęcie czasu pracy: przykład, próbka

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Efficiency sprawia, że ludzie odnoszą sukcesy i są konkurencyjni. Świetnym narzędziem do badania, jak efektywnie wykorzystujesz czas pracy, jest fotografia czasu pracy, innymi słowy nazywana jest również pomiarem czasu. Co to za narzędzie, jak z niego korzystać i jakie przynosi efekty - przeczytaj w artykule.

Co to jest fotografia czasu pracy?

Jest to metoda badawcza, w której cały dzień roboczy lub określony okres czasu poddawany jest ciągłemu pomiarowi. Dzięki tej obserwacji możesz uzyskać informacje o tym, co pracownik, grupa pracowników lub zespół robi w ciągu dnia roboczego. Nadzór sprawuje specjalista, a takie badanie można przeprowadzić również samodzielnie. Wszystkie działania, zarówno związane z pracą, jak i rozpraszaniem uwagi, przerwami na dym, nieformalną komunikacją itd., są całkowicie naprawione.

Wśród pracowników, którzy lubią zarządzanie czasemi uświadomić sobie znaczenie zarządzania czasem, jest to popularne narzędzie. Ponadto, jeśli interesuje Cię kwestia optymalizacji czasu pracy, pierwszym krokiem będzie fotografia czasu pracy. Możesz zarządzać tylko tym, co jest mierzone. Często sama obserwacja, nawet bez wprowadzania zmian w dniu pracy, już prowadzi do wzrostu wydajności.

Cele

Ta metoda służy wielu celom. Jednym z najważniejszych jest identyfikacja strat czasu w ciągu dnia roboczego. Kolejna to ustalenie przyczyn straty czasu i opracowanie systemu środków, które pozwolą Ci pracować wydajniej. Fotografia czasu pracy pozwala opracować standardy czasu dla procesów pracy, uczyć się na doświadczeniach organizacyjnych najbardziej odnoszących sukcesy pracowników i uczyć innych ludzi, aby osiągać wysokie wyniki.

Ten rodzaj badań staje się szczególnie cenny, gdy rozstrzyga się kwestię rozszerzenia lub redukcji personelu, redystrybucji obowiązków.

Jeśli chcesz porozmawiać z przełożonym o podwyżce wynagrodzenia lub poszukiwaniu asystenta, skomponowane przez siebie indywidualne zdjęcie godzin pracy będzie doskonałą bazą dowodową. Będziesz miał mocne argumenty, lider potraktuje twoje propozycje poważniej, jeśli przygotujesz się w ten sposób.

Fotografowanie czasu pracy

Pomimo tego, że nazwa procedury zawiera słowo „fotografia”, nie jest wymagane żadne wyposażenie fotograficzne. Dość papieru idługopisy. Aby uprościć zadanie, opracowano gotowe formularze z próbkami wypełnienia. Można je znaleźć w systemach prawnych, takich jak „Konsultant”. Możesz samodzielnie rozwinąć formularz lub poradzić sobie ze zwykłym stołem.

Jeden dzień nie zawsze wystarczy, więc nadzór może potrwać kilka dni.

Cały proces można warunkowo podzielić na trzy etapy: przygotowawczy, proces obserwacji, przetwarzanie wyników. Na etapie przygotowawczym sporządza się i wypełnia formularze, na etapie obserwacji prowadzi się ewidencję, na etapie przetwarzania wyników oblicza, ile czasu zajmuje dany rodzaj pracy, analizuje skuteczność i wyciąga wnioski.

Liczenie wyników

Aby liczenie było wygodniejsze, operacje tego samego typu są łączone i zbierane w grupy. Najpopularniejsze grupy to:

• Prace przygotowawcze i końcowe (uruchomienie sprzętu, przygotowanie niezbędnych narzędzi, wyłączenie sprzętu, sprzątanie miejsca pracy).
• Problemy organizacyjne.
• Czas przeznaczony na bezpośrednie wykonywanie obowiązków.
• Przerwy na odpoczynek i lunch.

Mniejsze grupy można zidentyfikować, jeśli jest to właściwe dla konkretnego badania. Następnie obliczany jest współczynnik pokazujący efektywność lub nieefektywność dnia pracy pracownika.

Karta pomiaru czasu

Formularz musi mieć „nagłówek”, w którym należy wpisać pełną nazwę i specjalizacjępracownika, placówki, w której prowadzone jest badanie, daty i godziny analizy.

W takim razie powinien być stół. Pierwsza kolumna to numer seryjny, następnie kolumna na nazwę wykonanej pracy. Trzecia kolumna wskazuje okres czasu od kiedy i jak długo wykonywana była praca. Czwarta kolumna oblicza ilość czasu spędzonego na pracy. Możesz dodać kolumnę komentarza.

Główne rodzaje badań

Jeden pracownik można obserwować, wtedy będzie to indywidualne zdjęcie. Mogą oglądać grupę lub brygadę, wtedy będzie to zdjęcie grupowe lub brygadowe.

Jeżeli obserwacja prowadzona jest przez cały dzień roboczy, to takie zdjęcie nazywa się klasykiem. Możesz naprawić nie cały dzień, a tylko jego poszczególne momenty.

Jeszcze jeden podział został już wspomniany powyżej. Specjalista może obserwować lub samodzielnie robić zdjęcia z dnia pracy. Korzystając z zewnętrznego obserwatora, możesz spotkać się z negatywną reakcją pracowników. Mogą odmówić pracy pod nadzorem lub wręcz przeciwnie, zacząć pracować szybciej i częściej niż zwykle, co doprowadzi do błędnych danych dotyczących kosztów czasu.

Badania można przeprowadzić za pomocą sprzętu wideo. Z jednej strony pozwala to na uzyskanie obiektywnych informacji, z drugiej strony nie każde działanie da się jednoznacznie odróżnić obserwując je tylko z boku, bez komentarzy osoby wykonującej pracę.

Psychologiczneprzygotowanie

Badania nad sposobem wykorzystania czasu pracy przez pracowników – fotografowanie czasu pracy, prosty technicznie, ale trudny psychologicznie sposób. Pracownicy postrzegają takie badania jako próbę ich monitorowania, pogarszania warunków pracy, identyfikowania niedociągnięć i karania.

Dlatego ważne jest, aby zwrócić uwagę na wstępne wyjaśnienia wagi takiego badania. Poważny wpływ ma klimat psychologiczny w zespole. Jeśli ludzie pracują w atmosferze zaufania i dobrej woli, chętnie zrobią wszystko, co pomoże uczynić organizację bardziej wydajną i konkurencyjną. Jeśli wręcz przeciwnie, zespół charakteryzuje się nieufnością, ciągłą karą, to niezwykle trudno będzie uzyskać wiarygodne informacje, które naprawdę przyniosą rezultaty.

Ważne jest zbudowanie systemu motywacyjnego, w którym pracownicy będą mogli pracować najbardziej wydajnie.

Przeanalizowanie przykładu

Nie każdy pracownik jest w stanie określić dokładny harmonogram dnia pracy. Najtrudniej jest przeprowadzić go z pracownikami na stanowiskach kierowniczych, szczególnie trudne jest zdjęcie czasu pracy księgowego. Łatwiej jest z tymi specjalistami, których działalność ma wyraźne granice i charakterystyczne cechy. Z reguły są to specjalizacje robocze.

Spójrzmy na przykład. Pracownik jest kierownikiem w dziale korporacyjnym. Oto zdjęcie czasu pracy (przykład):

• Początek dnia roboczego - 9-00.
• Przygotowanie miejsca pracy(uruchamianie komputera, przygotowywanie dokumentów) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Rozmowa telefoniczna z kluczowym klientem - 9-30.
• Sprawdzanie poczty e-mail - 9-42.
• Przygotowanie umowy dla klienta – 9-53.
• Przerwa na dym - 10-37.
• Przygotowanie prezentacji nowego produktu dla klienta – 10-57.
• Lunch - 14-05.
• Praktyka dla nowego pracownika - 14-58.
• Przerwa na dym - 16-15.
• Dzwonienie do klientów - 16-30.
• Koniec dnia (czyszczenie pulpitu, wyłączanie komputera) - 17-55.
• Wyjazd z domu - 18-00.

Teraz musisz obliczyć, ile czasu zajęło każde działanie, podzielić rodzaje pracy na grupy, obliczyć wskaźnik efektywności menedżera. To zdjęcie czasu pracy (przykład) pomoże Ci zrobić własne.

Kto potrzebuje tych informacji?

Przede wszystkim interesariusze to menedżerowie i właściciele firmy, którzy chcą zrozumieć, jak optymalnie obciąża się personel, czy zasoby pracy firmy są efektywnie wykorzystywane.

Pracownicy działu HR, działów HR również potrzebują podobnych badań w celu sporządzenia wykonalnych opisów stanowisk, wybrania dokładnie takiej liczby pracowników, jakiej potrzebuje organizacja, oraz przeprowadzenia prac badawczych.

Sami odpowiedzialni pracownicy są zainteresowani tym, aby dzień pracy był wykorzystany efektywnie, bez przestojów i pracy w nagłych wypadkach, nie ma sytuacji z nadgodzinami lub pracą zabranądom.

Teraz znasz technikę, która pozwala ocenić, czy czas pracy jest efektywnie wykorzystywany (zdjęcie czasu pracy). Spróbuj zastosować tę metodę w praktyce, znajdziesz dużą ilość rezerw, zobaczysz jak pracować optymalnie. Dzięki takiemu podejściu możesz stać się jednym z najbardziej produktywnych pracowników firmy, co na pewno zostanie dostrzeżone i docenione.