Przykład celu podróży służbowych do prawidłowej rejestracji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Wiadomo, że przykład celu podróży służbowych można łatwo znaleźć w specjalistycznych czasopismach dla księgowych. Wydawałoby się, że nie jest trudno skorzystać z gotowego doświadczenia. Jeśli jednak cel podróży zostanie błędnie sformułowany, koszty jej nie mogą być uwzględnione w wydatkach w celu zmniejszenia dochodu przedsiębiorstwa do opodatkowania. Dlatego konieczne jest przemyślane i dokładne uzasadnienie „podróży” biznesowej pracownika.

Jakie dokumenty przygotować

To bardzo wygodne, gdy w organizacji pracuje specjalista, który wie, jak zorganizować podróż służbową. Jednak w czasach masowych zwolnień wielu właścicieli małych firm musi prowadzić własną dokumentację i wykonywać większość oficjalnych dokumentów.

Prywatni przedsiębiorcy i pracownicy, którzy nie ukończyli kursów księgowych, jeśli to konieczne, są zainteresowani sposobem przetwarzania zwrotów kosztów podróży.

Nie jest tajemnicą, że ta procedura obejmuje kilka kroków.

1. KierownikFirma wystawia zlecenie wyjazdu służbowego na formularzu T9. Zawiera:

• Imię i nazwisko pracownik;
• jego numer osobowy;
• pozycja;
• podział firmy (dział, sektor, dział), w którym pracuje pracownik;
• cele i zadania podróży, jej terminy, źródła finansowania (zwykle środki pracodawcy);
• cel.

Do zamówienia dołączony jest dokument - powód wyjazdu (notatka lub zaproszenie).

Do 2013 roku wymagane było również przygotowanie przydziału usług i zaświadczenia o podróży. Te formularze nie są już wymagane. Koszty pracy księgowych spadły, ale pojawiły się nowe pytania: jak potwierdzić fakt podróży służbowej i jak udowodnić, że cel podróży służbowej został osiągnięty?

W związku z tym w wielu organizacjach pracownicy nadal wydają certyfikaty podróży. To niewielki, a jednocześnie bardzo pouczający dokument. Cel w certyfikacie podróży jest taki sam jak w zamówieniu.

2. Pracodawca kupuje bilety podróżne, rezerwuje pokój w hotelu.

3. Oddelegowany pracownik podpisuje, że zapoznał się z zamówieniem, otrzymuje bilety podróżne oraz informacje o miejscu zamieszkania.

4. Obliczane są diety dzienne. Zgodnie z prawem są to:

- 700 rubli. dziennie - podczas podróży na terytorium Federacji Rosyjskiej.

- 2500 rubli. dziennie - na wyjazdy służbowe za granicę.

Pracodawca może z własnej inicjatywy zwiększyć wpłaty, ale w tym przypadku będzie zobowiązany do wpłaty do budżetuPodatek dochodowy od osób fizycznych pobierany od kwot przekraczających określone wartości.

5. Wynagrodzenie pracownika naliczane jest za czas jego pobytu poza głównym miejscem pracy. Jest to średnie dzienne zarobki pomnożone przez liczbę dni podróży służbowej. Jeśli czas spędzony w podróży służbowej przypada częściowo w weekendy lub święta, wynagrodzenie za ten dzień naliczane jest według stawki podwójnej.

6. Po powrocie z wyjazdu pracownik wypełnia zaliczkowy raport o poniesionych wydatkach na formularzu nr AO-1 i załącza dokumenty potwierdzające: bilety podróżne, voucher na nocleg w hotelu, listę podróży, czeki na opłacenie paliwa, jeśli jest to konieczne.

7. Podsumowując: czy cel wyjazdu został osiągnięty? Pracownik sporządza pisemny raport lub składa dokumenty potwierdzające wykonanie przydziału pracy.

Co się stanie, jeśli założony cel podróży nie zostanie osiągnięty?

Czy koszty podróży w tym przypadku mogą zostać uwzględnione w celu zmniejszenia podstawy opodatkowania? Kwestia ta wciąż budzi kontrowersje między księgowymi a przedstawicielami Federalnej Służby Podatkowej. Ci drudzy twierdzą, że koszty nieudanej podróży nie są akceptowane do rozliczenia podatkowego.

Z kolei księgowi i właściciele firm wysuwają roszczenia o uznanie, że wyjazd służbowy pracownika ma charakter produkcyjny, niezależnie od jego wyniku. Często udaje im się bronić swojego punktu widzenia w sądzie.

W szczególności bardzo częsty przykład celu podróży służbowych – „Podpisanie umowy z klientem”. Jestprawdopodobieństwo, że transakcja nie dojdzie do skutku. W tym przypadku organy podatkowe uznają za nieuzasadnione przypisywanie kosztów podróży służbowej do wydatków mających na celu zmniejszenie zysków. Szefom przedsiębiorstw udało się jednak wielokrotnie udowodnić, że w trakcie negocjacji nawiązano silne więzi biznesowe z potencjalnymi klientami, co może doprowadzić do zawarcia kontraktu w przyszłości. Sąd uznał prawo podatnika do przyjęcia kosztów podróży do rozliczenia podatkowego.

"Uniwersalne" sformułowanie dotyczące przydziałów pracy

Obecnie doświadczeni audytorzy zalecają: jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości, że cel wyjazdu zostanie osiągnięty, lepiej wskazać to w zleceniu w sposób ogólny. Przy ustalaniu celów dozwolone jest stosowanie darmowych preparatów. Oto przykłady celów podróży służbowych, które nie obligują pracownika do udokumentowania faktu wykonania zadania:

Iwanow I. I udaje się do miasta N-sk na:

• rozwiązywanie problemów produkcyjnych,
• negocjacje dotyczące ewentualnej współpracy,
• nawiązywanie kontaktów biznesowych,
• zbadaj rynek pod kątem możliwości zakupu towarów.”

Oddelegowany pracownik nie wykonał zadania wskazanego w zamówieniu

Jeżeli wyznaczono konkretny cel, a nie został on osiągnięty, dopuszczalne jest żądanie od pracownika noty wyjaśniającej zawierającej informacje o:

• dlaczego zadanie serwisowe nie powiodło się,
• jaki jest wynik podróży,
• niż „podróż” jest ekonomicznie korzystna dla firmy.

Jeśli jest pismo od urzędnika podatkowegowładze z reguły uznają za zasadne przyjmowanie kosztów podróży do rozliczeń podatkowych.

Jakie warunki muszą być spełnione podczas przypisywania przydziału usługi?

Niestety, dokumenty normatywne nie dostarczają poprawnych przykładów celów podróży służbowych jako próbki. Zadania, które pracownik musi rozwiązać podczas podróży, pracodawca określa samodzielnie. Jednak przy sporządzaniu zamówienia należy wziąć pod uwagę kilka punktów:

1. Aby koszty podróży zostały zaakceptowane do rozliczenia podatkowego, konieczność przeniesienia pracownika do innego miasta lub kraju musi być oczywista. Na przykład koszt podróży na imprezę firmową lub ceremonię wręczenia nagród nie może być uwzględniony w wydatkach w celu zmniejszenia zysków.
2. Cele i zadania podróży służbowej muszą odpowiadać obowiązkom służbowym pracownika.
3. Data i trasa „podróży” nie mogą być sprzeczne z jej przyczyną. Na przykład, jeśli pracownik został wysłany w podróż służbową, aby wziąć udział w wystawie, musi odejść w przeciwnym kierunku w ciągu 24 godzin po zakończeniu imprezy.

Podróż wyższego personelu

Pierwsze osoby z firm i ich zastępcy podróżują do innych miast i krajów z reguły w celu:

• przeprowadzenie kluczowych negocjacji z partnerami,
• udział w oficjalnych wydarzeniach,
• nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami.

Wyjazd służbowy menedżera najczęściej wystawiony jest nie na zlecenie w formularzuT9, ale z poleceniem zawierającym frazę: „Wyjeżdżam do _ w celu …”. W zamówieniu, podobnie jak w zamówieniu, należy podać imię i nazwisko. oraz stanowisko pracownika, miejsce docelowe, cel i cele podróży służbowej.

Oto przykłady zadań, które pierwsza osoba w firmie może przydzielić sobie lub swoim zastępcom:

• negocjowanie z Komplekt LLC;
• demonstracja próbek produktów Standard LLC;
• udział w wystawie „Materiały elektryczne Rosji”, Moskwa 27 września 2016;
• przeprowadzenie prezentacji dla uczestników spotkania Kosmotechniki w dniu 20 lipca 2016;
• udział w seminarium „Jak przetrwać kryzys finansowy” w dniu 21 sierpnia 2016 r., zorganizowanym przez Centrum Szkoleniowe LLC „Konsultacje” w Moskwie;
• wykład dla studentów i doktorantów Moskiewskiego Uniwersytetu Państwowego na temat „Państwowe wsparcie dla krajowych producentów”;
• wymiana doświadczeń z uczestnikami konferencji „Biznes jest łatwe i przyjemne”, która odbyła się w dniach 10-15 października 2016;
• rozwój zawodowy;
• poznaj nowe technologie.

Podróż służbowa dyrektora i jego zastępców może wiązać się również ze sprawdzaniem jakości pracy oddziałów firmy. Oto kilka przykładów:

• podsumowanie wyników działalności finansowo-gospodarczej spółki zależnej Our Firm LLC za I półrocze 2016 roku;
• udział w audycie operacji finansowych i handlowych oddziału OOO "Enterprise" w N-sk;
• analizajakość pracy i certyfikacja personelu dodatkowego biura nr 0233 w A-sk od 02.09 do 10.09.2016

W razie potrzeby cel podróży można podzielić na kilka węższych zadań. Zazwyczaj nie są one wskazane w zamówieniu, ale znajdują odzwierciedlenie w wewnętrznych dokumentach firmy.

Więc, na przykład, następujące zadania można ustawić w celu „negocjacji z Perspektiva LLC na temat możliwej współpracy”:

Zapoznanie i osobiste spotkanie z Dyrektorem Generalnym Perspektiva LLC: pokaz materiałów promocyjnych, próbki produktów, omówienie warunków dostawy

Planowany wynik:

• nawiązać kontakt z szefem Perspektiva LLC,
• przekazywać mu informacje o przewadze konkurencyjnej produktów naszej firmy oraz korzyściach ze współpracy,
• negocjuj umowę na dostawę pierwszej partii towaru.

2. Udział w spotkaniu z działem zakupów LLC „Enterprise”, omówienie warunków umowy.

Planowany wynik:

• Uzyskać prawo do dostawy towaru na warunkach 100% przedpłaty, z zastrzeżeniem udzielenia Perspektiva Sp. z oo rabatu hurtowego w wysokości nie większej niż 20% ceny wskazanej w cenniku (opcja 1);
• Umów się na dostawę towaru w ilości jednej tony surowca miesięcznie, bez rabatu, z płatnością ratalną na okres nie dłuższy niż 3 tygodnie (opcja 2).

Po powrocie z wycieczki dyrektor podsumowuje, czy cel wycieczki został osiągnięty.

Podróże służbowe menedżerów sprzedaży

Jak zarezerwować podróż służbowąpracownik odpowiedzialny za obsługę klienta i sprzedaż? Menadżerom sprzedaży zazwyczaj stawia się jasne cele, wyrażone ilościowo. To, jak dobrze i skutecznie pracownik realizuje biznesplan, zależy od jego zarobków i perspektyw zawodowych.

Jeśli pracownik odpowiedzialny za pracę z klientami nie wykona głównego zadania podróży służbowej (dokonania sprzedaży), pracodawca nadal chce uzyskać jak najwięcej informacji o potencjalnym kliencie, perspektywach współpracy z nim, a także powody, dla których udało się zamknąć transakcję.

Ponadto ważne jest, aby szef firmy mającej na celu poszerzenie bazy klientów wiedział, z którą z konkurencyjnych firm współpracuje potencjalny klient i na jakich warunkach zawierane są umowy.

Dlatego, gdy kierownik sprzedaży wyjeżdża w podróż służbową, otrzymuje wielopoziomowy cel, który obejmuje zadania związane nie tylko z negocjacjami z klientem, ale także z gromadzeniem informacji rynkowych.

Przydział głównego dyżuru może brzmieć tak:

• negocjowanie i nawiązanie wstępnego kontaktu z Future Client LLC;
• zawarcie umowy na dostawę materiałów dla firmy JSC "Klient";
• rozszerzanie bazy klientów, badanie możliwości rynkowych w N-ska;
• udział w wystawie „Materiały budowlane dzisiaj” 01.08.2016;
• wymiana doświadczeń z kierownikami sprzedaży zachodniego oddziału firmy; udział w korporacyjnychKonferencja dochodowych ofert;
• Szkolenie nowych pracowników Działu Sprzedaży Oddział Zachodni;
• organizacja i prowadzenie seminarium „Praca z sukcesem”.

"Zawarcie umowy na dostawę towarów" to najpopularniejszy cel podróży służbowych pracowników odpowiedzialnych za pracę z klientami. Może objawiać się problemami:

• spotkanie z przedstawicielem działu zakupów Future Customer LLC, identyfikacja i analiza potrzeb;
• Wizyta w konkurencyjnych przedsiębiorstwach Sp. mocne strony LLC „Rival 1” i JSC „Rival 2”;
• negocjacje z kierownikiem działu zakupów Future Client LLC, pokaz próbek produktów, uzgodnienie warunków umowy;
• spotkanie z prezesem Future Client LLC, podpisanie umowy.

Po powrocie z wyjazdu kierownik sprzedaży musi złożyć raport z realizacji każdego zadania i uzyskanych wyników. Towarzyszą mu protokoły z negocjacji, analiza potrzeb potencjalnego klienta, materiały do badań marketingowych, kopie ofert handlowych, podpisana umowa (jeśli taka istnieje).

Podobnie cel podróży służbowej można sformułować dla kierownika działu klienta lub dyrektora działu sprzedaży.

Do zespołu zarządzającego można przypisać następujące zadania:

• przeprowadzanie wewnętrznegoaudyt transakcji sprzedaży,
• kontrola pracy oddziału firmy,
• udział w posiedzeniu Komitetu Poprawy Doświadczenia Klienta,
• przekazanie sprawozdania ze sprzedaży członkom zarządu na dorocznym spotkaniu.

Podróż w celu zakupu materiałów eksploatacyjnych

Dyrektorzy przedsiębiorstw, a także pracownicy działów zakupów często wyjeżdżają w podróże służbowe w celu zakupu towarów na potrzeby przedsiębiorstwa.

W tym przypadku zamówienie może określać dowolny przykład celu podróży służbowych z następujących:

• negocjacje z Możliwym Dostawcą 1 Sp. z oo i Możliwym Dostawcą 2 Sp. z oo, omówienie warunków współpracy;
• nawiązywanie kontaktów biznesowych z Zavod LLC, badanie procesu produkcyjnego i próbek produktów;
• zawarcie umów na zakup surowców i komponentów z LLC „Materiał” i JSC „Szczegóły”;
• negocjowanie warunków umowy z dostawcą Producent LLC.

Podróż pracowników produkcyjnych

Często „podróże” to konto inżynierów zajmujących się instalacją i instalacją sprzętu, budowniczych, pracowników. Dla tych specjalistów odpowiedni jest dowolny przykład zadania związanego z podróżą służbową z poniższych:

• instalacja i wstępne testowanie urządzeń produkcyjnych „Linia-1” w warsztatach JSC „Klient”,
• instalacja, regulacja i uruchomienie sprzętu „Conveyor-100”,
• serwis gwarancyjny maszyny „A-2”,
• praca konserwacyjnalinia produkcyjna JSC "Klient",
• nieplanowane naprawy, usuwanie awarii maszyn,
• konserwacja sprzętu.

Kierowcy w podróży służbowej

„Pracownicy steru” często muszą podróżować do innych miast, aby przetransportować towary, dokumenty i dostarczyć specjalistów do swoich miejsc pracy.

Podróż służbowa pracownika tej kategorii wiąże się zwykle z następującymi zadaniami:

• dostawa dyrektora handlowego Standard LLC do miejsca negocjacji z Client LLC,
• odbiór materiałów do magazynu dostawcy, dostawa ładunku na teren Naszej Firmy Sp. z oo,
• naprawa samochodów, zakup części zamiennych,
• diagnostyka techniczna samochodu w certyfikowanym serwisie samochodowym.

Wniosek

Teraz już wiesz, na co należy zwrócić uwagę podczas organizowania podróży służbowej pracownika. W tym artykule możesz wybrać przykład celu podróży służbowych, który pasuje do Twojego osobistego przypadku.