Co to jest podróż służbowa: koncepcja, definicja, ramy prawne, regulamin podróży służbowych i zasady rejestracji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Podróże służbowe to podróże służbowe, podczas których ważne zadania w pracy rozwiązują wynajęci specjaliści firmy. Mogą być krótkie lub długie. Każdy pracownik powinien wiedzieć, czym jest podróż służbowa, w jaki sposób jest właściwie przetwarzana i opłacana oraz z jakimi trudnościami może spotkać się specjalista.

Koncepcja

Aby zrozumieć, czym jest podróż służbowa, musisz dobrze przestudiować Kodeks Pracy. Wskazuje, że reprezentuje ją podróż służbowa przeznaczona na ważne zadania służbowe.

Szef firmy samodzielnie decyduje o konieczności wysłania pracownika do innego obszaru do wykonywania różnych zadań. Najczęściej zabieg wykonywany jest w celu negocjacji z przedstawicielami innych firm, zakupu sprzętu lub podpisania umów.

Jeżeli obowiązki pracownicze osoby są bezpośrednio związane z częstymi podróżami i przemieszczaniem się, to takie działania nie są podróżami służbowymi.

Nuansedekoracje

Każdy pracodawca powinien wiedzieć, czym jest podróż służbowa, aby prawidłowo ją zorganizować. Zasady tego procesu obejmują:

• podróż służbowa jest wydawana wyłącznie dla pracowników oficjalnie zatrudnionych przez firmę;
• zatrudniony specjalista może odmówić podróży tylko wtedy, gdy ma uzasadnione powody lub taka możliwość jest przewidziana w jego umowie o pracę;
• pracodawca ma obowiązek uprzedzić pracowników o ewentualnych wyjazdach;
• Nierzadko zdarza się, że umowa o pracę lub dodatkowa umowa do niej określa, że zatrudniony specjalista może odmówić podróży bez negatywnych konsekwencji wynikających z odpowiedzialności dyscyplinarnej, na przykład, jeśli jest chory lub musi opiekować się krewnymi.

Jeżeli podróż służbowa nie jest prawidłowo wykonana lub opłacona, jest to podstawa do złożenia skargi do inspekcji pracy przez wynajętego specjalistę.

Kto nie może podróżować służbowo?

W Federacji Rosyjskiej podróże służbowe są dość często wykorzystywane przez menedżerów różnych firm, co pozwala rozwiązywać różne problemy związane z pracą. Jednak nie wszyscy pracownicy są uprawnieni do podróży służbowych, więc następujący pracownicy nie kwalifikują się do tej procedury:

• kobiety w ciąży;
• pracownicy z dziećmi poniżej trzeciego roku życia;
• rodzice, którzy wychowują niepełnosprawne dziecko.

Zgodnie z prawem istnienie przyczyn takich jak ślub dziecka czy śmierć osoby bliskiej nie może być podstawąoficjalne odwołanie wycieczki. Ale jeśli istnieje dobra relacja między pracownikiem a szefem firmy, to zwykle dyrektor decyduje się na odłożenie wyjazdu lub wybranie do niego innego specjalisty.

Jeżeli bez uzasadnionego powodu obywatel odmawia podróży, jest to podstawa do nałożenia grzywny lub nawet przymusowego zwolnienia wynajętego specjalisty.

Kogo można wysłać na wycieczkę?

Pracodawca może wysyłać w podróże służbowe pracowników, którzy zwykle pracują w firmie na stałe i wykonują ten sam rodzaj zadań. Najczęściej zabieg wykonują inżynierowie, kierownicy sprzedaży, a nawet księgowi.

Jeżeli początkowo charakter pracy specjalisty wiąże się z ciągłymi podróżami, to podróż służbowa nie jest dla niego wystawiana. Obejmuje to kurierów i kierowców ciężarówek.

Jeżeli pracownik pracuje w domu, to może wyjeżdżać w podróże służbowe w sposób ogólny, jak wskazano w art. 310 TK. Procedura wykonywana jest wyłącznie w stosunku do pracowników zatrudnionych w kadrze firmy. Niedopuszczalne jest angażowanie w podróże służbowe specjalistów, z którymi zawarto umowę cywilnoprawną.

Czas podróży

Podróż służbowa pracownika może trwać różną ilość czasu, dlatego szef firmy może ustalić dowolny termin takiej podróży. Aby to zrobić, bierze pod uwagę, ile pracy zostanie wykonane, a także z jakimi trudnościami może się zmierzyć specjalista.

W prawodawstwie nie ma informacji o tym, comaksymalny czas podróży. W związku z tym dozwolone jest wysyłanie obywatela do innego miasta w celu rozwiązania różnych problemów na kilka lat. Podróż służbowa to podróż, która trwa dłużej niż jeden dzień, więc jeśli wszystkie problemy związane z pracą zostaną rozwiązane w ciągu jednego dnia, taka podróż nie jest uważana za podróż służbową.

Opracowywanie regulaminu podróży

Wysyłając konkretnego specjalistę w podróż służbową, ważne jest sporządzenie przez kierownika firmy pewnych oficjalnych dokumentów. W tym celu w firmie najpierw sporządzany jest specjalny przepis, w którym wprowadza się następujące dane:

• cel podróży służbowej;
• miejsce, w którym będą wykonywane obowiązki służbowe wybranego pracownika;
• czas podróży służbowej;
• dokumentacja towarzysząca przekazana pracownikowi organizacji;
• wynagrodzenie, diety i inne płatności;
• inne informacje, które są obowiązkowe dla pracownika.

To dzięki informacjom zawartym w stanowisku można rozwiązać wiele problemów, które pojawiają się podczas realizacji zadania. Dokumentację przygotowują pracownicy HR.

Podczas wyjazdu ważne jest rozwiązywanie problemów finansowych, na które niezbędne środki przeznacza dział księgowy, po czym na stanowisku wprowadzane są informacje o płatnościach. Jest sygnowany przez szefa firmy. Stanowisko w każdej firmie można sporządzić w dowolnej formie.

Jakie dokumenty są przygotowywane?

Zawysyłając pracownika w podróż służbową, konieczne jest przygotowanie określonej dokumentacji dla szefa firmy. Obejmuje następujące dokumenty:

• Zadanie serwisowe. Najpierw kierownik działu, w którym pracuje zatrudniony specjalista, sporządza notatkę wysłaną do szefa firmy. Wskazuje na konieczność wysłania pracownika w podróż służbową. Dodatkowo wskazany jest cel tej procedury i czas trwania podróży.
• Zamów podróż służbową. Na podstawie cesji wydawane jest zlecenie przez szefa firmy. Wskazuje, który pracownik organizacji powinien wyjechać w podróż służbową, aby rozwiązać określone problemy.
• Świadectwo podróży. Jest przekazywany do wybranego wynajętego specjalisty. Dokument ten oznaczany jest po wykonaniu każdego przydzielonego zadania, a także przy przyjeździe lub wyjeździe z miejsca zamieszkania. Nie jest wymagane wygenerowanie tego dokumentu, jeśli obywatel jest wysyłany do obcego kraju.

Już po zakończeniu podróży służbowej obywatel zapoznaje się z odpowiednim raportem. Wskazuje, czy specjalista wykonał wszystkie zadania postawione przez szefa firmy.

Zasady wyznaczania trasy

Przydział pracy to ważny dokument, który dokładnie określa, jakie zadania powinien wykonać specjalista, kto zostanie wysłany na wycieczkę i jak długo będzie trwała podróż.

Kierunek podróży służbowej jest przekazywany za podpisem do wybranego pracownika. Powinien dobrze przestudiować ten dokument, aby ustalić, czy może:z przydzielonymi zadaniami. Dokumentację podpisuje szef firmy, po czym rozpoczynają się przygotowania do podróży służbowej. Przykładowe przypisanie pracy znajduje się poniżej.

Jak odnowić?

Nierzadko zdarza się, że pracownik nie wykona przydzielonych zadań w określonym czasie. W takim przypadku telefonicznie lub za pomocą innych form komunikacji z kierownikiem uzgadnia się przedłużenie terminu wyjazdu. W takim przypadku pracodawca wykonuje następujące czynności:

• opracowany zostaje nowy regulamin podróży, który wskazuje przyczynę przedłużenia podróży;
• wydane zostaje nakaz określający dokładną datę, kiedy pracownik będzie mógł wrócić do domu.

Przykładowe zamówienie na podróż służbową można przestudiować poniżej.

Jak anulować?

Często zdarza się sytuacja, w której nie ma potrzeby wyjazdu służbowego. Jeśli w tym samym czasie wszystkie dokumenty zostały już przygotowane, konieczne jest oficjalne anulowanie podróży. W tym celu pracownik jest powiadamiany na piśmie o anulowaniu.

Następnie wystawiane jest zamówienie anulujące poprzednie i wpisany jest w nim powód podjęcia takiej decyzji. Jeżeli środki reprezentowane przez koszty podróży zostały już przekazane obywatelowi, wówczas te pieniądze są zwracane przez obywatela.

Jak zaznaczono na karcie zgłoszenia?

Każda organizacja jest zobowiązana do prowadzenia karty czasu pracy. Procedura jest zwykle wykonywana przez kierowników różnych działów. Oddzielnie w karcie meldunkowej zaznaczono, że dany specjalista byłwysłane w podróż służbową. Na podstawie tych informacji dokonuje się kompetentnego obliczenia wynagrodzenia pracownika.

Na karcie zgłoszenia obecność osoby w podróży służbowej jest oznaczona literą „K”. Dodatkowo umieszczane są wszystkie dni nieobecności obywatela w miejscu pracy.

Zasady płatności

Płatne przez kierownika podczas podróży służbowej, hoteli, posiłków i innych wydatków wynajętego specjalisty. Dlatego pracownik może liczyć na następujące rodzaje płatności:

• wynagrodzenie za wszystkie dni, podczas których obywatel był w podróży służbowej;
• diems, których głównym celem jest opłacenie posiłków i zakwaterowania;
• opłata innych wydatków poniesionych przez pracownika podczas pracy w innym regionie.

Szef firmy w momencie wystawienia zlecenia, na podstawie którego wynajęty specjalista udaje się w podróż służbową, musi wystawić specjalne oświadczenie. Na podstawie tego dokumentu pracownikowi wydawana jest zaliczka. Kwota tej płatności powinna w przybliżeniu równać się dziennym wydatkom obywatela na zakwaterowanie i wyżywienie. Zaliczka może być przekazana w formie gotówkowej lub bezgotówkowej.

Dozwolone jest nie wydawanie zaliczki, więc pracownik wydaje własne pieniądze podczas podróży. Następnie zbierają wszystkie dokumenty płatnicze, na podstawie których kierownik wypłaca odszkodowanie za wyżywienie i zakwaterowanie w podróży służbowej.

Cel płatności

Podczas obliczania podróży służbowej brane są pod uwagę wszystkie wydatki, które pracownik będzie musiał ponieść podczas podróży służbowej. Dlatego każda wypłata ma swoje własne niuanse:

• Dodatki na podróż. Są one reprezentowane przez pensję obywatela za wszystkie dni podróży. Kalkulacja uwzględnia datę wyjazdu na wycieczkę, a także dzień powrotu. Aby określić optymalną kwotę płatności, wstępnie obliczane są średnie dzienne zarobki specjalisty w firmie. Podróż służbowa w weekend nie jest płatna, dlatego ważne jest, aby obliczyć liczbę dni roboczych, w których obywatel był w podróży. Jeśli został zmuszony do pracy nawet w weekendy, a także ma odpowiednie dowody, to może żądać zapłaty nawet w weekend.
• Dzienna. Są one reprezentowane przez rekompensatę kosztów poniesionych przez pracownika podczas posiłków i zakwaterowania w innym regionie. Pracodawca samodzielnie ustala wysokość tej wypłaty. W tym celu bierze pod uwagę region lub kraj, do którego pracownik jest wysyłany. Zazwyczaj diety dzienne wahają się od 1 do 2 tysięcy rubli. Jeśli kwota podczas podróży po Rosji nie przekracza 750 rubli. lub podczas podróży do innego kraju za 2,5 tysiąca rubli, to nie podlega opodatkowaniu.
• Koszty podróży. Z budżetu organizacji pracownik otrzymuje zwrot wszystkich wydatków, które jest zmuszony ponieść w trakcie wykonywania obowiązków służbowych w innym regionie. Obejmuje to kupowanie biletów na transport publiczny, wynajem zakwaterowania lub inne wydatki. W każdym przypadku kwota wpłaty będzie inna, gdyż wyliczana jest indywidualnie.

Aby otrzymać wszystkie płatności, pracownik musi sporządzić specjalnąraport. Wskazuje wszystkie poniesione wydatki, które muszą być potwierdzone urzędowymi kontrolami, fakturami lub innymi dokumentami płatniczymi. Jeżeli dana osoba pracowała w sobotę lub niedzielę, a także potrafi ten fakt udowodnić, to dzień wolny w podróży służbowej jest wypłacany na podstawie średniej dziennej pensji specjalisty.

Cechy wyjazdów służbowych za granicę

Rozwiązania różnych zadań mogą być realizowane nie tylko w regionach Rosji, ale nawet w innych krajach. Wysłanie pracownika w podróż służbową za granicę ma pewne niuanse. Należą do nich:

• Uprawnienia dzienne są wydawane w walucie akceptowanej w wybranym stanie, ale muszą być przeliczane na ruble po kursie obowiązującym w momencie wydawania środków;
• aby diety dzienne nie podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ich wysokość dzienna nie może przekraczać 2,5 tys. rubli;
• dzień przekroczenia granicy z Rosją jest wliczany do okresu podróży służbowej;
• wynagrodzenie wypłacane obywatelowi, który przebywa w innym kraju w celu wykonywania pracy, jest dochodem otrzymywanym z rosyjskiego źródła.

Jeśli czas trwania takiej podróży jest krótki, a osoba pozostaje rezydentem podatkowym, do obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych stosowana jest standardowa stawka 13%. Jeśli status rezydenta został utracony, podczas obliczania stosuje się stawkę 30%.

Nuanse związane z wysyłaniem pracowników w podróże służbowe

Wszyscy pracodawcy i bezpośredni pracownicy powinni rozumieć cotaka podróż służbowa, jak jest wydawana i opłacana. Główne cechy tej procedury to:

• jeżeli obywatel został zmuszony do pracy na wycieczce w dni wolne lub weekendy, wówczas przypisana jest mu podwójna płatność;
• przy płatnościach przekazywanych pracownikowi należy zapłacić podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ubezpieczeniowe, ale nie dotyczy to diet dziennych, jeśli ich kwota nie przekracza 750 rubli. podczas podróży po Rosji;
• nie jest wymagane przekazywanie diet wynajętemu specjaliście wysłanemu w jednodniową podróż służbową, ale tylko wtedy, gdy wyjeżdża on do innego miasta w kraju, a nie do innego stanu;
• jeśli podróż odbywa się za granicą, to nawet jeśli spędzi się na niej tylko jeden dzień, wypłacane jest 50% dziennej diety;
• dzienna rutyna i praca w weekendy są negocjowane między dwoma uczestnikami stosunku pracy oddzielnie.

Często podróże służbowe prowadzą do rozwoju kariery i przyjemnych doświadczeń dla pracowników.

Wniosek

Podróże służbowe to ważne podróże służbowe, które dotyczą ważnych kwestii dla każdej firmy. Pracodawcy powinni wiedzieć, jak zorganizować i opłacić taką podróż.

Pracownicy mogą ubiegać się o odszkodowanie od kierowników firmy za wszystkie poniesione koszty. W tym celu sporządzają specjalny raport, a także przygotowują dokumenty potwierdzające płatności.