Dokument sprawozdawczy: rodzaje, forma, próbka i projekt

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Właściwa dokumentacja jest ważna dla każdej organizacji, ponieważ pozwala kompetentnie angażować się w podstawową działalność i nie bać się kontroli podatkowych i innych. Dokumenty sprawozdawcze przygotowywane są w różnych rodzajach i formach. Rodzaje dokumentacji różnią się w zależności od rodzaju firmy, jej branży i wielu innych czynników.

Koncepcja ogólna

Dokument sprawozdawczy odzwierciedla zestaw wskaźników z wynikami pracy firmy za wybrany okres. Raportowanie może zawierać tabele z danymi księgowymi, statystycznymi i innymi. Raport jest efektem prac nad rozliczeniem informacji.

Raporty sporządzane są zgodnie z formularzami zalecanymi przez Ministerstwo Finansów i Państwową Służbę Statystyczną. Mogą być zestawieniami dla poszczególnych branż, jak również dla obszarów terytorialnych – powiatów, regionów, w całej gospodarce.

Dokumenty sprawozdawcze mogą być klasyfikowane według typu, okresu, ilości danych, stopnia uogólnienia.

Odmiany

Wg typu raportowanie dzieli się na:

• rachunkowość;
• statystyczne;
• operacyjny.

Rachunkowość to usystematyzowane dane majątkoweorganizacja, jej finanse, wyniki pracy. Raportujące dokumenty księgowe są przygotowywane zgodnie z informacjami księgowymi.

Dane statystyczne są przygotowywane na podstawie dokumentacji statystycznej, księgowej i operacyjnej.

Raportowanie operacyjne jest przygotowywane na podstawie materiałów operacyjnych dla określonych przedziałów czasowych - tydzień, miesiąc, dekada i tak dalej. Informacje te pomagają w utrzymaniu kontroli operacyjnej nad procesami pracy w Twojej organizacji.

Częstotliwość przygotowywania dokumentów sprawozdawczych może być:

• śródroczne - dziennie, pięć dni, dziesięć dni, miesiąc, kwartał, pół roku.
• roczna jest podsumowaniem roku.

Roczna sprawozdawczość statystyczna jest aktualna, a rachunkowość ma charakter pośredni.

Stopień uogólnienia informacji w raportowaniu może być inny. W zależności od tego wskaźnika raporty to:

• primary - są kompilowane bezpośrednio przez organizację;
• skonsolidowane - przygotowane przez wyższe instytucje.

Każde raportowanie musi dostarczać wiarygodnych danych o działalności organizacji, jej sytuacji finansowej, wynikach pracy, wszelkich zmianach w tych informacjach.

Wygląd i treść

Formy dokumentów sprawozdawczych są zatwierdzone przez przepisy państwowe.

Każda firma prowadzi sprawozdawczość wewnętrzną, która dostarcza informacji o realizacji planów, instrukcji od kierownictwa. Raporty te są przygotowywane przez specjalistów z różnych działów firmy i przekazywane kierownictwu. Taka dokumentacja może:nazywać się raportem lub pomocą.

Raporty w ramach instytucji są sporządzane w dowolnej formie. Przesyłane są na kartkach papieru lub na papierze firmowym organizacji.

W raporcie wymagane są następujące dane:

• nazwa organizacji;
• nazwa jednostki strukturalnej lub działu firmy;
• nazwa dokumentu;
• jej data i numer;
• title;
• bezpośredni tekst z wynikami pracy;
• podpis;
• zatwierdzenie lub rozwiązanie.

Tekst raportu zawiera pełną informację o wykonanej pracy, analizę wyników działania. Wyciągane są wnioski, w razie potrzeby przedstawiane są propozycje. Do raportów często dołączane są noty wyjaśniające. Data zgłoszenia musi być zgodna z akceptacją kierownika.

Podróże służbowe

Odrębnym rodzajem raportowania są dokumenty sprawozdawcze dotyczące zakwaterowania w hotelu w przypadku wyjazdów służbowych specjalistów.

Koszty podróży obejmują koszt wynajmu pokoju hotelowego. Firma jest prawnie zobowiązana do zwrotu pracownikowi wszystkich kosztów pokoju hotelowego.

Pracownik, który wrócił z podróży służbowej, przedstawia jeden z tych dokumentów:

• konto;
• check;
• odbiór.

Który z tych dokumentów będzie najbardziej poprawny i nie będzie powodować pytań ze strony organów podatkowych?

Jeżeli hotel nie korzysta ze sprzętu kasowego, to pracownik hotelumusi wypełnić specjalny formularz. Możesz nazwać to na różne sposoby: paragon, czek, voucher.

Wymagania formularza

Każdy hotel ma swój własny formularz, ale wystawiony zgodnie z zatwierdzonymi wymogami. Dokumenty sprawozdawcze dotyczące zakwaterowania spełniają następujące wymagania:

• raport zawiera szczegóły (nazwa organizacji, jej numer, seria, adres, NIP, pieczęć);
• sam formularz jest wykonywany w drukarni lub przy użyciu zautomatyzowanych systemów, które są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i przechowują informacje przez pięć lat;
• numer dokumentu i seria są przypisane.

Jeżeli pracownik przedstawił dokument, który nie spełnia zatwierdzonych wymagań, a firma go zaakceptowała i wykonała, w przypadku roszczeń ze strony pracowników podatkowych, organizacja będzie mogła bronić swoich kosztów w sądzie.

Jeśli hotel posiada kasę biletową

Zazwyczaj hotele mają kasy fiskalne. Następnie dokumenty sprawozdawcze dotyczące zakwaterowania nie są wypełniane, a pracownik otrzymuje pokwitowanie gotówkowe. To on mówi o fakcie rejestracji i opłacenia pokoju hotelowego.

Do czeku może być dołączona faktura lub inny dokument zawierający informacje o rejestracji określonego pracownika.

Jeżeli pracownikowi zamiast czeku wystawiono paragon i przekaz gotówkowy, w takiej sytuacji mogą wystąpić problemy ze strony specjalistów podatkowych podczas sporządzania raportów. Oczywiście firma może bronić swoich interesów w sądzie, ale ta procedura nie jest zbyt prosta.

Paragony dla PKO są również dostarczane jako dokumenty sprawozdawcze dotyczące zakwaterowania w hotelu. Są również akceptowane i zazwyczaj nie powodują zbędnych pytań. Paragony są uważane za oficjalne dokumenty, które poświadczają przyjęcie pieniędzy przez kierownictwo hotelu.

W przypadku braku dokumentów

Zdarzają się również sytuacje, w których pracownik nie dostarcza ani jednego dokumentu. Następnie księgowy zwraca się do hotelu o zaświadczenie o miejscu zamieszkania konkretnej osoby. A sama firma powinna mieć informacje o okresie podróży tego pracownika.

Takie niuanse mogą prowadzić do sporów z urzędnikami podatkowymi, które zazwyczaj rozstrzygane są w sądzie na korzyść organizacji.

Sytuacje niedostarczenia dokumentów można tłumaczyć tym, że pracownik nie mieszkał w hotelu, ale w wynajętym mieszkaniu. W takim przypadku firma pokrywa koszty wynajmu mieszkania, pracownik nie ponosi żadnych wydatków, co oznacza, że nie są mu zrekompensowane.

Często księgowi zadają pytanie - jak w takim razie uwzględnić koszty do opodatkowania? Spółka może, opodatkowując swoje zyski, zgłosić wydatki poniesione na najem lokalu mieszkalnego, ale tylko za okres, w którym pracownik faktycznie w nim mieszkał. Wydatki we wszystkich innych okresach będą uważane za wydatki nieuzasadnione i nie będą akceptowane przez organy podatkowe.

Przygotowanie dokumentów sprawozdawczych to ważny i kluczowy moment w działalności każdej organizacji. Z reguły robią to pracownicy księgowi lub kierownicy działów strukturalnych.firmy. W przypadku trudności możesz skorzystać z usług firm zewnętrznych.