Opracowanie księgi jakości: procedura rozwoju, cechy, warunki i wymagania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Zarządzanie jakością, opracowanie księgi jakości - to dziś najważniejsze zadania w systemie zarządzania jakością dostarczanych produktów lub usług. Wskazane jest bardziej szczegółowe przeanalizowanie tego zagadnienia, osobne rozważenie wszystkich jego aspektów.

Wybór podejścia do tworzenia dokumentów

Tak czy inaczej opracowanie księgi jakości organizacji jest poprzedzone wyborem określonego podejścia. Innymi słowy, musisz dowiedzieć się, które punkty warto opisać w dokumencie, a które nie. Pracownicy każdej firmy powinni posługiwać się tą „podręczną książką” w swojej działalności zawodowej, więc ten czynnik należy wziąć pod uwagę przy jej tworzeniu. Jak zorganizować opracowanie księgi zarządzania jakością, aby była skuteczna i wydajna?

Aby jakikolwiek dokument był skuteczny, należy rozumieć, że musi być zarówno zrozumiały, jak i wyczerpujący. On musibyć wygodnym w użyciu. Dlatego w procesie opracowywania księgi jakości należy wziąć pod uwagę, że z reguły zawiera ona wszystkie podstawowe informacje o systemie zarządzania jakością w obiekcie. W razie potrzeby odpowiednie stają się linki do dodatkowej dokumentacji. Prostota prezentacji i klarowność umożliwiają korzystanie z podręcznika zarówno specjalistom zajmującym się jakością, jak i pozostałym pracownikom firmy. Łatwość obsługi, która jest tak ważna, aby wziąć pod uwagę przy opracowywaniu księgi jakości, zapewnia, że pracownicy będą częściej odwoływać się do tego dokumentu, a nie szukać rozwiązań przez współpracowników lub na własną rękę.

Kompletność jako podstawowy wymóg do opracowania wytycznych

Zalecenia dotyczące opracowania księgi jakości dla laboratorium, zakładu produkcyjnego lub innej firmy obejmują kompletność prezentowanego materiału. Wydawałoby się, że ten wymóg jest jednym z najtrudniejszych. Ale nie powinieneś się bać. Na szczęście w naszym przypadku drażliwa droga już przeszła, ponieważ obecnie istnieją standardy zarządzania jakością ISO. Stanowią jasną regulację, z jakich elementów powinien składać się system zarządzania jakością przedsiębiorstwa. Ponadto standardy pozwalają nie zastanawiać się, jak ten system powstaje i jak powinien działać.

Opracowując podręcznik zarządzania jakością, musisz wiedzieć, że kluczową sekcją dokumentu jest opis celów struktury wdziedzinie jakości. Innymi słowy mówimy o pomysłach, które firma planuje wdrożyć w określonym czasie. Osiągnięcie wyznaczonych przez dewelopera celów wynika z umiejętnego spełnienia wymagań w zakresie jakości. Dlatego opracowując księgę jakości dla przedsiębiorstwa, warto podkreślić, w jaki sposób każde z tych wymagań jest wdrażane osobno w tej strukturze. Zazwyczaj tytuły wymagań są nagłówkami sekcji danego dokumentu. Należy dodać, że w procesie przygotowywania instrukcji nie należy puszczać wodzy własnej wyobraźni odnośnie numeracji rozdziałów. Podczas opracowywania księgi jakości nie ma sensu odstępować od numeracji zatwierdzonej w normie. Tylko wtedy dokument końcowy będzie zrozumiały i rozpoznawalny zarówno wśród pracowników firmy, jak i audytorów zewnętrznych.

Ważne jest, aby pamiętać, że określone osoby są zwykle odpowiedzialne za spełnienie wymagań normy w przedsiębiorstwie. W związku z tym urzędnicy ci muszą być wskazani podczas opracowywania księgi jakości, a mianowicie po opisie poszczególnych wymagań. Odpowiedzialni mogą być zarówno właściciele procesów, jak i konkretni urzędnicy, którzy zarządzają działaniami opisanymi w dokumentacji.

Przejrzystość jako warunek opracowania wytycznych

Opracowując księgę jakości dla laboratorium, zakładu produkcyjnego lub innej struktury, należy wziąć pod uwagę szereg wymagań. Oprócz kompletności prezentacji istotną rolę odgrywa:zrozumienie materiału. Tak czy inaczej, kierownictwo powinno stworzyć wyobrażenie o procesach zachodzących w firmie i ich interakcji. Odbywa się to w celu spełnienia wymagań normy.

Tak więc, jeśli istnieje konkretny proces, którego wdrożenie spełnia określone wymagania normy, konieczne jest wskazanie w dokumencie nie tylko samego procesu, ale także jego właściciela. Jeżeli wymaganie jest spełnione dla działania, które nie jest scharakteryzowane jako proces, należy określić udokumentowaną procedurę z instrukcjami realizacji tego działania z odpowiednimi komentarzami, które są przyczynowe.

Przy tworzeniu księgi jakości dla nowych wymagań należy wziąć pod uwagę, że z reguły do spełnienia tych wymagań potrzebna jest dodatkowa dokumentacja. Są to np. regulacje procesowe, które określają skład osób odpowiedzialnych oraz etapy samych procesów. Ważne jest, aby wiedzieć, że odniesienia do tych dokumentów są z konieczności zawarte w podręczniku. W wyniku realizacji tych działań każdy pracownik powinien już od pierwszego czytania zrozumieć, czego się od niego oczekuje w zakresie realizacji wymagań normy jakości i odpowiadających im celów w tym zakresie. Pracownik musi pamiętać, jakie są sposoby osiągnięcia tych celów, przynajmniej w swoim miejscu pracy. Wdrożenie tych zaleceń dotyczących opracowania księgi jakości umożliwi zaangażowanie wszystkich pracowników organizacji w proces zarządzania parametrami jakościowymi dostarczanych produktów lub usług.

Łatwa obsługapodręczniki

Kolejnym ważnym wymogiem przy opracowywaniu księgi jakości dla laboratorium, przedsiębiorstwa produkcyjnego lub innej struktury jest łatwość jej użycia. Nie można spierać się z faktem, że nawet w najmocniejszym samochodzie nie można daleko zajechać, a nawet w ogóle nie można wyjechać, jeśli kierownica jest zamontowana w bagażniku. A przeciążenie tablicy rozdzielczej wszelkiego rodzaju czujnikami wtórnymi w jakiś sposób doprowadzi do tego, że kierowca zacznie się rozpraszać od głównego procesu w jego przypadku, aby odczytać interesujące wskaźniki.

Przykład podręcznika jakości ISO

Przydałoby się przejrzeć podręcznik i jego standardowe sekcje na konkretnym przykładzie. W tym celu zajmiemy się laboratorium testowym. Pierwsza część dokumentu to wprowadzenie. Brzmi:

• nazwa struktury w pełnej i skróconej formie;
• regulamin działalności laboratorium, gdzie konieczne jest wskazanie nazw prac i ich numerów rejestracyjnych;
• lokalizacja osoby prawnej, w której należy podać zarówno adres pocztowy, jak i adres prawny;
• dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu);
• struktura organizacyjna firmy, która co do zasady znajduje się w załącznikach do dokumentu głównego.

Nawiasem mówiąc, najlepiej schematycznie wyświetlić strukturę organizacyjną.

Zakres zastosowania

Po wprowadzeniu w procesie opracowywania księgi jakościważne jest, aby laboratorium badawcze wskazało zakres. Ten temat jest wyjęty w osobnej sekcji, zwykle pierwszej z rzędu. Na przykład:

1. Niniejszy dokument przedstawia politykę zarządzania jakością oraz kluczowe zasady i praktyki zapewniające funkcjonowanie systemu jakości w laboratorium badawczym.
2. Podręcznik został opracowany przez jednego lub drugiego pracownika, podpisany przez dyrektora ośrodka badawczego, a także zatwierdzony przez kierownictwo organizacji i zabezpieczony pieczęcią osoby prawnej.
3. W celu zapewnienia, że system jakości jest utrzymywany na wysokim poziomie i skuteczny, a działania naprawcze są podejmowane w odpowiednim czasie, podręcznik jest przeglądany i uzupełniany w przypadku zmiany lub reorganizacji podmiotu prawnego, a także w przypadku zmiany zakresu akredytacji struktury lub doskonalenia systemu jakości.
4. Niniejszy dokument został opracowany w celu spełnienia wymagań określonych przepisów i regulacji krajowych.
5. Zakres systemu zarządzania jakością rozciąga się na wszystkie punkty realizacji czynności laboratoryjnych.

Odniesienia normatywne

Druga sekcja omawianego dokumentu zwykle zawiera odniesienia normatywne. Należy zauważyć, że wszystkie przepisy ustawowe, wykonawcze, podręczniki i inne źródła, które są wykorzystywane do przygotowania księgi jakości, muszą być wyraźnie i szczegółowo opisane i oznaczone. Ponadto wskazane jest zapoznanie się z trzecią częścią podręcznika, w której opisano wszystkie terminy i definicje,używany w pracy.

Terminy i definicje

Ta sekcja jest dość obszerna, więc rozważmy ją na konkretnym przykładzie naszego laboratorium. W niniejszym dokumencie obowiązują następujące terminy i definicje:

• Akredytacja jest potwierdzeniem zgodności osoby prawnej lub indywidualnego przedsiębiorcy z określonymi kryteriami.
• Wyciąg z rejestru (inaczej certyfikat akredytacji) to dokument, który jest generowany automatycznie za pomocą środków państwowego systemu informacyjnego w zakresie akredytacji. Jest to certyfikat, potwierdzenie faktu uzyskania akredytacji w określonej dziedzinie działalności.
• Jakość to zestaw właściwości tkwiących w obiekcie. Zazwyczaj te cechy odnoszą się do zdolności obiektu do zaspokojenia potrzeb, które zostały pierwotnie ustalone.
• QCA, czyli Quantitative Chemical Analysis, to ilościowe oznaczenie utworzone eksperymentalnie i odnoszące się do zawartości jednego lub więcej składników próbki za pomocą środków fizycznych lub chemicznych.
• Technika analizy to zespół ściśle scharakteryzowanych operacji, których wdrożenie prowadzi do uzyskania wyników CCI o ustalonych wskaźnikach dokładności.
• Audyt lub przegląd wewnętrzny to udokumentowany, niezależny, systematyczny proces uzyskiwania wyników audytu i obiektywnej oceny tych wyników w celu ustalenia zakresu, w jakim zostały spełnione wcześniej uzgodnione kryteria audytu.
• Program audytu jestzestaw ustalonych kryteriów audytu jednego lub serii audytów, które są zaplanowane na określony czas i mają na celu głównie osiągnięcie założonych celów.
• Kryteria audytu to zestaw wymagań, procedur i zasad, które są używane jako odniesienia. Należy zauważyć, że kryteria audytu są używane w celu dopasowania dowodów audytu do nich.
• Audytor to osoba, która wykaże się swoimi cechami osobistymi i kompetencjami do przeprowadzenia audytu.
• Zespół audytowy – jeden lub więcej audytorów zaangażowanych w audyt.

Lista terminów i definicji może być kontynuowana, ale głównym celem tego artykułu jest wyjaśnienie znaczenia i charakteru materiału publikowanego w każdym rozdziale przewodnika, dlatego wskazane jest, aby przejść do następnego akapit.

Wymagania dotyczące zarządzania jakością w laboratorium

Ten akapit jest ostatnim w rozważanym dokumencie. Jest jednak najbardziej pouczający. Na początek należy podać tutaj nazwę laboratorium, tak jak w pierwszym punkcie, a następnie podać informacje o zarządzaniu strukturą, a mianowicie należy opisać stanowisko kierownika ośrodka badawczego lub jakości kierownika i komu podlegają. Następnie wskazane jest scharakteryzowanie struktury organizacyjnej i kadry kierowniczej wraz ze stanowiskami i związanymi z nimi obowiązkami zawodowymi. Ponadto ważne jest, aby pamiętaćścieżki substytucyjne, czyli zastępcy dyrektorów różnych działów laboratorium. Następnie porozmawiaj o:

• Odpowiedzialny za pracownika systemu zarządzania jakością. Konieczne jest wskazanie nie tylko jego stanowiska, ale także danych odpowiedniego zlecenia na zatrudnienie.
• Wdrożenie SZJ i podstawy jego funkcjonowania.
• Obowiązki i uprawnienia pracowników ośrodka badawczego w zakresie jakości, w tym podział obowiązków, praw i odpowiedzialności między pracowników ośrodka badawczego.
• Regulamin działalności struktury.
• Prawe Centrum Badawcze.
• Polityka prywatności, nawet od stron trzecich.
• Odpowiedzialność kierownictwa za działania organizowane w laboratorium.
• Zestaw dokumentacji regulacyjnej i technicznej, która w każdym przypadku stanowi własność klienta. Tak więc po pracach laboratoryjnych dokumentacja ta pozostaje w ośrodku badawczym lub jest zwracana klientowi po uprzednim uzgodnieniu.
• Wyniki wykonanej pracy i wydane dokumenty, które stanowią własność klienta dopiero po opłaceniu pracy.

Co jeszcze?

Oprócz powyższych pozycji, w sekcji „Wymagania” dotyczącej centrum laboratoryjnego należy określić następujące elementy:

• Zawarcie umów podwykonawczych na wykonanie pomiarów. Należy dodać, że celem tej procedury jest zapewnienie jakości wyników badań w:w przypadku struktur podwykonawczych zaangażowanych w ich realizację. W taki czy inny sposób laboratorium badawcze jest w pełni odpowiedzialne za pracę wykonywaną przez organizację podwykonawczą.
• Zarządzanie pracami związanymi z testami, które nie spełniają zatwierdzonych wymagań.

Po opisaniu wszystkich rozdziałów podręcznika na przykładzie ośrodka badawczego i szczegółowej analizie wszystkich wymagań stawianych dziś dokumentowi, warto wyciągnąć pewne wnioski.

Najważniejszą kwestią jest konieczność udokumentowania całego zakresu procesów realizowanych w zakresie zapewnienia i poprawy jakości dostarczanych produktów lub usług. Ważne jest również posiadanie dokumentu regulującego kwestie zarządzania dokumentami w ogólności w ramach udokumentowanych procesów.