Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS): co to jest, funkcje i zalecenia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Kilka lat temu mówiono o elektronicznych systemach zarządzania dokumentami jako o świetlanej przyszłości. Dziś są już aktywnie wykorzystywane w przedsiębiorstwach prywatnych i publicznych. Ale najważniejsze jest to, że zapotrzebowanie na EDMS stale rośnie. Co to jest system elektronicznego zarządzania dokumentami i jak działa, rozważmy przykład systemów działających w Federacji Rosyjskiej.

Tło

Aby lepiej zrozumieć, jak działa program EDMS, konieczne jest zapoznanie się z podstawowymi pojęciami i zadaniami. Kluczowymi czynnikami są te, które decydują o wyborze konkretnego systemu.

Jeśli organizacja może funkcjonować w warunkach nieformalnego zarządzania, nie ma potrzeby zarządzania dokumentami. Wraz z pojawieniem się procesów biznesowych istnieje potrzeba zarządzania mechanizmem za pomocą uporządkowanej dokumentacji. Jeśli nie zajmiesz się papierami w odpowiednim czasie, zaczną się one gromadzić i gubić.

Specjalny schemat przechowywania plików jest używany jako alternatywa dla nośników papierowychna serwerze. Ale to też nie działa długo. Wraz ze wzrostem wielkości firmy rośnie potrzeba przechowywania i synchronizowania informacji.

Istnieje dylemat: czy do przechowywania informacji używać starych nośników papierowych, czy EDMS. Co tak ważnego możesz uzyskać dzięki systemowi elektronicznemu? Zwiększ efektywność organizacji.

Efekt ekonomiczny

Wydajność pracy można zwiększyć na dwa sposoby: zmniejszyć koszty lub zwiększyć wyniki. Dokumenty EDMS pozwalają na osiągnięcie dwóch celów jednocześnie. Oznacza to, że wdrożenie systemu pozwala organizacji wydawać mniej, ale zarabiać więcej.

Obniżenie kosztów dzięki zmniejszeniu kosztów papieru, zmarnowaniu czasu, przyspieszeniu komunikacji, zmianie kultury firmy.

Aby ocenić skuteczność programu EDMS, musisz obliczyć czas poświęcony na papierkową robotę. Firmy konsultingowe szacują, że takie operacje zajmują 20% czasu pracy. W systemie rosyjskiej biurokracji zajmuje to jeszcze więcej - 60% czasu. Wprowadzenie EDMS zmniejszy te koszty co najmniej 10 razy.

Praca biurowa i obieg dokumentów

Te dwa terminy są ze sobą powiązane. Prowadzenie dokumentacji to termin odnoszący się do formalnego zestawu zasad pracy z dokumentami. Niektóre systemy EDMS można dostosowywać zgodnie z zasadami pracy biurowej, ale są też takie systemy, na podstawie których praca biurowa jest już ukształtowana.

Dokument to jednostka przechowywania informacji w systemie EDMS. Obieg dokumentów jest tworzony zróżne źródła: inne systemy, aplikacje, poczta e-mail, ale przede wszystkim z zeskanowanych nośników papierowych. Dlatego skanery i inny sprzęt stanowią integralną część EDMS. System przechowuje wszystkie dokumenty, utrzymuje ich historię, zapewnia ruch w organizacji i realizuje z nimi procesy biznesowe.

W takiej bazie danych znajduje się decyzja, instrukcja i nakaz SED. Za ich pośrednictwem zarządza się organizacją. Każdy dokument jest dostarczany z "pomocą". Zestaw pól w formularzu zależy od typu dokumentu. Informacje są przechowywane w systemie w postaci bazy danych każdego pola takiej karty.

Funkcje i zadania EDMS

Program do zarządzania dokumentami jest przeznaczony do rozwiązywania następujących zadań:

• systematyzacja pracy z dokumentami.
• tworzenie dokumentów według szablonów, przechowywanie ich rejestracji;
• automatyzacja księgowości;
• klasyfikacja dokumentów.

Przyjrzyjmy się bliżej funkcjom SED. Program workflow jest używany do:

• tworzenie kart.
• formowanie tekstu dokumentu;
• zapisz dane jako pdf lub ms word;
• zarządzanie prawami dostępu użytkowników;
• tworzenie tras;
• kontrola przepływu dokumentów;
• wysyłanie powiadomień, przypomnień;
• dziennik, katalogi, klasyfikatory;
• generowanie zamówień;
• wyszukuj i podpisuj dokumenty;
• generowanie raportów.

Ogólne funkcje systemu obejmują:

• zdalnepraca z dokumentami;
• używanie DBMS do przechowywania danych;
• jednoczesna praca z EDMS;
• zabezpiecz dzięki certyfikatom, kodom kreskowym i personalizacji.

Zalety i wady

Przejście na SED ma więcej zalet niż wad. Jednak źle zorganizowany projekt może zniszczyć wszystkie korzyści płynące z automatyzacji. Cele wdrożenia EDMS muszą być osiągalne. Korzyści obejmują:

• scentralizowane uporządkowane przechowywanie informacji;
• to samo podejście do tworzenia i przetwarzania dokumentów;
• używanie szablonów;
• szukaj;
• dostęp do audytu.

Wady obejmują wysokie koszty początkowe i rygorystyczne szkolenie użytkowników.

Procesy dokumentowania

W EDMS elektroniczne zarządzanie dokumentami przechodzi przez szereg etapów, podczas których do dokumentu przypisywane są określone właściwości. Przetwarzanie odbywa się zarówno ręcznie, jak i automatycznie. W drugim przypadku ustaw:

• warunki przejścia między etapami;
• oddzielenie trasy;
• cykle obróbki;
• uruchom podprocesy, liczniki czasu, procedury przetwarzania;
• role użytkowników są ustawione.

Rodzaje zabiegów:

• Tworzenie dokumentu.
• Edycja.
• Zmiana nazwy.
• Przenieś.
• Zapisz.
• Indeksowanie.
• Usunięcie.

Koszty SED

Zarządzanie dokumentami nie może w pełni funkcjonować bez licencji, serwerów, pełnej konfiguracji i szkolenia wszystkich użytkowników. Każdy z tych elementów wymaga dużych nakładów pieniężnych. Ponadto nie powinniśmy zapominać o integracji EDMS z innymi systemami, aktualizacji baz danych i oprogramowania, konsultacjach wsparcia technicznego i innych kosztach utrzymania.

Wprowadzenie EDMS

Wdrożenie projektu może potrwać kilka miesięcy. Proces zależy zarówno od ilości procesów dokumentacyjnych, jak i możliwości finansowych, organizacyjnych i zasobowych. Implementacja odbywa się według następującego algorytmu:

• tworzenie grupy roboczej, identyfikacja lidera;
• definiuj cele i zadania;
• sprawdzanie istniejących procesów dokumentacji;
• opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
• Wybór SED;
• zawarcie umowy na wdrożenie EDS;
• opracowanie i zatwierdzenie regulaminu pracy;
• Sprawdzanie początkowej zawartości katalogów;
• Test wstępny EDS;
• szkolenie personelu w pracy;
• testowa implementacja EDMS;
• analiza wyników badań;
• korekta błędów;
• pełna implementacja EDMS.

Błędy implementacji

Szczególną uwagę należy zwrócić na te procesy, które wymagają dokumentu papierowego. Głównym błędem jest powielanie dokumentu papierowego z elektronicznym. To komplikuje pracę i powoduje negatywne nastawienie do automatyzacji. Nikt nie płaci dodatkowo za wykonanie podwójnej pracy. Niezbędne jest budowanie procesów automatyzacji bezpowielanie. Drugim błędem jest nieprzygotowanie personelu. Najczęściej nowe procesy są postrzegane z wrogością. Dlatego konieczne jest wyjaśnienie pracownikom, dlaczego w ogóle wprowadza się EDMS, aby świadomie podeszli do procesu uczenia się.

Technologie przechowywania dokumentów

W EDMS elektroniczne zarządzanie dokumentami składa się z atrybutów, na podstawie których przeprowadzane jest wyszukiwanie, klasyfikacja, grupowanie i raportowanie. Czasami dokument jest tworzony według szablonu, czasami poprzez przeniesienie danych z bazy danych. Atrybuty są przechowywane w tabelach. Sam plik jest umieszczany w folderze przechowywania, informacje z niego są umieszczane w katalogu DBMS. Tylko użytkownicy EDMS mają dostęp do danych.

Co to jest skanowanie wbudowane?

Pełne przetwarzanie dokumentów z późniejszym umieszczeniem ich próbek w archiwum odbywa się za pomocą skanerów. Podczas procesu skanowania możliwe jest automatyczne utworzenie kodu kreskowego na dokumencie i zarejestrowanie go w bazie danych z późniejszym kierunkiem wzdłuż określonej trasy.

Optyczne rozpoznawanie tekstu

Ten elektroniczny system zarządzania dokumentami EDMS konwertuje elektroniczny obraz dokumentu w formacie zdjęcia lub jpeg na format tekstowy. W takim przypadku stosuje się specjalne oprogramowanie w postaci samodzielnej aplikacji lub zintegrowanego ESCOM. BPM z EDMS. Co to jest ESCOM. BPM? Jest to program do rozpoznawania dokumentów napisanych różnymi czcionkami. Warto jednak zauważyć, że samodzielne aplikacje mają więcej funkcji i rozpoznają nawet odręczny tekst.

Kod kreskowy

Ta technologia zapewnia zestaw procedur tworzenia i stosowania graficznego kodu kreskowego do dokumentu. Unikalny kod kreskowy jest generowany przez serwer systemu. Zapewnia również identyfikację dokumentu, jego szybkie wyszukiwanie w bazie danych oraz dystrybucję w miejscach przechowywania. Podczas rejestracji dokumentu na etykiecie drukowany jest kod kreskowy odpowiadający identyfikatorowi karty elektronicznej. Jest przyklejony do papierowej wersji dokumentu.

EDS

Podpis cyfrowy umożliwia weryfikację poprawności dokumentu i niezmienności danych. Podpisywanie odbywa się za pomocą dostawcy kryptograficznego i klucza oprogramowania - certyfikatu. Ten ostatni to plik w specjalnym formacie, który jest regenerowany w centrum wydawania licencji. Aby zapewnić bezpieczeństwo informacji, należy przechowywać certyfikat na karcie inteligentnej lub kluczach I-Token. Są chronione kodem PIN. Jeśli kod PIN zostanie wprowadzony niepoprawnie kilka razy, certyfikat zostanie automatycznie zablokowany.

Wyszukiwanie pełnego tekstu i atrybutów

Wyszukiwanie atrybutów odbywa się za pomocą specjalnego formularza przy użyciu kilku wartości z pól karty. Na przykład kryterium „Konto” wyszukuje dane w polu „Odbiorca” lub „Nadawca”. Jednocześnie system porównuje wprowadzone kryteria z danymi w kartach i wpisuje do wyniku te karty, które pasowały. Wyszukiwanie jest oparte na dokładnym lub częściowym dopasowaniu.

Wyszukiwanie pełnotekstowe jest przeprowadzane zgodnie z danymi wdokument, w tym formy słowne za pomocą wbudowanych narzędzi DBMS, takich jak MS SQL SERVER, ORACLE. W celu pełnego wyszukiwania pliki muszą być wprowadzone do bazy danych w formacie dokumentu (doc), tabeli (xls), prezentacji, wiadomości.