Lista podstawowych dokumentów księgowych i zasad ich wykonywania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W przedsiębiorstwie codziennie wykonywanych jest wiele operacji. Księgowi wystawiają faktury kontrahentom i przesyłają im pieniądze, naliczają wynagrodzenia, kary, naliczają amortyzację, sporządzają raporty itp. Dziesiątki dokumentów różnego rodzaju: administracyjne, wykonawcze, podstawowe. Ostatnia grupa ma ogromne znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.

Co to są „dokumenty podstawowe”?

Każde wydarzenie z życia gospodarczego organizacji musi być potwierdzone papierowo. Powstaje w momencie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Sporządzanie księgowań, sprawozdawczość odbywa się na podstawie informacji określonych w podstawowych dowodach księgowych rachunkowości. Ich lista jest długa. W artykule rozważymy główne, najczęściej używanedokumenty.

Dlaczego potrzebujemy podstawowej?

Podstawowa dokumentacja jest integralnym elementem księgowości. Jak wspomniano powyżej, powstaje w momencie transakcji lub bezpośrednio po zakończeniu transakcji i jest dowodem na prawdziwość takiego lub innego faktu z życia gospodarczego przedsiębiorstwa.

Lista podstawowych dokumentów księgowych dla jednej transakcji może obejmować:

1. Umowa.
2. Konto.
3. Pokwitowanie gotówki lub inny dokument płatności.
4. List przewozowy.
5. Akt ukończenia.

Wymagane informacje

Obecnie istnieją ujednolicone formy podstawowych dokumentów księgowych. Służą do odzwierciedlenia informacji o różnych operacjach, odpowiednio lista kolumn w nich jest inna. Tymczasem wszystkie podstawowe dokumenty zawierają jednolite obowiązkowe dane. Wśród nich:

1. Nazwa firmy.
2. Nazwa dokumentu (na przykład „Kupon gotówkowy”).
3. Data powstania.
4. Treść operacji, na podstawie której sporządzono dokument. Na przykład podczas wypełniania faktury w odpowiedniej kolumnie może znajdować się „Przekazanie materiałów do przetworzenia”.
5. Pieniądze i wskaźniki naturalne. Pierwsze służą do odzwierciedlenia kosztów, drugie - ilości, wagi itp.
6. Pozycje odpowiedzialnych pracowników („główny księgowy”, „magazynier” itp.).
7. Podpisy osób zaangażowanych w transakcję.

Ważny moment

Główny dokument zawierający wszystkie wymagane dane ma moc prawną.

Należy pamiętać, że prawidłowo sporządzone dokumenty mogą być wykorzystane w postępowaniu sądowym jako dowód ważności (lub nieważności) roszczeń. Wiele dokumentów sporządzanych jest przez wykonawców. Należy dokładnie sprawdzić poprawność rejestracji i w żadnym wypadku nie składać podpisów dla dostawców (kontrahentów itp.), jeśli tego nie zrobili.

Dokumentacja podstawowa musi być starannie przechowywana.

Czy potrzebuję głównej pieczęci?

W praktyce wielu kontrahentów składa oświadczenia o jego braku na formularzu TTN i niektórych innych dokumentach. Przypomnijmy, że od 2015 roku większość organizacji została zwolniona z obowiązku posiadania pieczęci. Takie przedsiębiorstwa mogą z niego korzystać według własnego uznania. Jeśli tak, to informacja o jego obecności musi być zapisana w polityce rachunkowości.

W przypadku, gdy kontrahent nalega na użycie pieczęci podczas rejestracji podstawowej, a firma ma prawo nie umieszczać jej z przyczyn prawnych, kontrahent musi otrzymać pisemne powiadomienie z linkami do regulaminu regulującego to problem.

Umowa

Jeśli kontrahent jest partnerem długoterminowym, całkiem możliwe jest zawarcie umowy na kilka transakcji. W takim przypadku ważne jest, aby jasno określić terminy wypełniania zobowiązań, kolejność i procedurę obliczania oraz inne niuanse. Umowa może być sporządzona na sprzedaż towarów, świadczenie usługlub praca produkcyjna. Warto powiedzieć, że prawo cywilne dopuszcza również ustne zawarcie umowy. Natomiast w działalności gospodarczej co do zasady stosuje się pisemne formy umów.

Faktura

W tym dokumencie dostawca wskazuje kwotę, która ma zostać przekazana kontrahentowi za towary, usługi lub prace. Przy dokonywaniu płatności domyślnie przyjmuje się, że podmiot wyraża zgodę na transakcję.

Faktura musi być obecna:

1. Nazwa dokumentu.
2. Nazwa usług (towarów, prac), za które dokonywana jest płatność.
3. Koszt.
4. Łączna kwota.
5. Szczegóły płatności.

Obecnie cała lista dokumentów księgowych zawarta jest w programie 1C, więc są one przetwarzane automatycznie.

Należy pamiętać, że faktura ma niewielką wartość dla organów regulacyjnych. W nim sprzedawca ustala ustaloną cenę. Z pozycji księgowego faktura jest najważniejszym dokumentem podstawowym, na podstawie którego tworzone są zapisy księgowe.

Faktura działa jak rodzaj faktury. Niniejszy dokument zawiera specjalną linię do określania kwot VAT.

Dokumentacja płatności

Fakt płatności można potwierdzić paragonem lub innym podobnym dokumentem. Płatność potwierdza fakt zapłaty za dostawę produktów, usług, pracę. Konkretny typ dokumentu jest wybierany w zależności od metodypłatność: gotówka lub przelew bankowy.

Jednym z najpopularniejszych dokumentów rozliczeniowych jest polecenie zapłaty. Jest to polecenie od posiadacza rachunku dla banku, aby przelać środki na wskazany rachunek. Dokumentem tym można płacić za usługi, towary, spłacać zaliczkę, spłacać kredyt itp.

W przypadku potrąceń do budżetu, pole 22 "Kod" jest wypełniane. W zleceniu płatniczym kolumna ta wskazuje UIN (unikalny identyfikator). Dzięki niemu organ skarbowy rozpoznaje płatnika.

Pole "Kod" w zleceniu płatniczym można wypełnić na różne sposoby. Zależy to od tego, jak dokładnie podmiot wywiąże się ze swojego zobowiązania wobec budżetu: dobrowolnie lub na żądanie organu regulacyjnego.

List przewozowy

Formularz TTN jest sporządzany przez nadawcę. List przewozowy jest podstawą do przekazania towaru odbiorcy. Dokument sporządzono w 4 egzemplarzach. Według TTN sprzedawca bierze pod uwagę sprzedaż, a kupujący otrzymuje dostawę towaru.

Należy pamiętać, że TTN jest sporządzany podczas transportu towarów przez własne siły firmy. Jeśli transport jest realizowany przez firmę zewnętrzną, wystawiany jest formularz 1-T.

Kolejny ważny punkt: informacje w TTN muszą być zgodne z informacjami na fakturze.

Akt wykonanej pracy

Niniejszy dokument jest sporządzany między klientem a dostawcą. Ustawa jest potwierdzeniem wykonania pracy, świadczenia usług po uzgodnionym koszcie na warunkach ustalonych umową. Mówiąc najprościej, toraport kontrahenta do klienta.

Obecnie jednolita forma ustawy nie została zatwierdzona. Firma ma prawo do samodzielnego opracowania formularza i utrwalenia go w polityce rachunkowości.

Główne szczegóły aktu to:

1. Numer i data rejestracji w ewidencji księgowej.
2. Data kompilacji.
3. Szczegóły umowy, zgodnie z którą powstaje akt.
4. Termin, wielkość, koszt pracy.
5. Szczegóły konta, za które należy zapłacić.
6. Nazwa klienta i kontrahenta.
7. Podpisy stron transakcji.

Akt jest zawsze sporządzany w dwóch egzemplarzach.

Formularz M-15

Ten skrót jest używany w odniesieniu do faktury za wydanie towaru wychodzącego. Należy zauważyć, że ten dokument nie jest obowiązkowy, ale jest często używany przez przedsiębiorstwa.

Faktura za wydanie materiałów na bok jest wystawiana w przypadku konieczności przeniesienia kosztowności z siedziby głównej (głównej) do oddziałów zdalnych lub innych firm (jeśli istnieje specjalna umowa).

Zasady formularzy M-15

W pierwszej części artykułu umieszczany jest numer, zgodnie z obiegiem dokumentów przedsiębiorstwa. W tym miejscu należy również podać pełną nazwę firmy i OKPO.

Pierwsza tabela odzwierciedla datę dokumentu, kod transakcji (jeśli używany jest odpowiedni system), nazwę jednostki strukturalnej, dziedzinę działalności przedsiębiorstwa wystawiającego fakturę.

Podobniewskazana jest informacja o odbiorcy i osobie odpowiedzialnej za dostawę. Poniżej znajduje się link do dokumentu, zgodnie z którym wystawiana jest faktura. Może to być umowa, zamówienie itp.

W głównej tabeli kolumny 1 i 2 wskazują subkonto księgowe oraz analityczny kod księgowy dla wszystkich materiałów do odpisania.

Następnie w kolumnach 3-15 wprowadza się następujące dane:

• nazwa materiałów z indywidualnymi cechami, marka, rozmiar, gatunek;
• numer magazynowy (jeśli go nie ma, komórka nie jest wypełniona);
• kod jednostki;
• nazwa jednostki miary;
• ilość przeniesionych towarów;
• informacje o rzeczywistych przedmiotach wydanych z magazynu (do wypełnienia przez magazyniera);
• całkowity koszt materiałów;
• cena bez VAT;
• Kwota przydzielonego podatku VAT;
• całkowity koszt z VAT;
• numer inwentarzowy materiałów;
• numer paszportu (jeśli jest dostępny);
• numer rekordu zgodnie z kartą konta.

Fakturę podpisują księgowa, pracownik odpowiedzialny za wydanie kosztowności z magazynu oraz odbiorca.

Zaawansowane raporty w „1C”

Tworzenie dokumentów sprawozdawczych jest jednym z najczęstszych działań księgowego. Wiele rozliczeń dokonywanych gotówką jest dokonywanych dokumentami zaliczkowymi. Obejmują one koszty podróży, zakupy w gospodarstwie domowym itp.

Często pracownicy przedsiębiorstwa otrzymują środki z kasy na wydatki domowe. Po zdobyciu niezbędnych kosztowności (np. papeterii) pracownicy zgłaszają się i dostarczają dokumenty potwierdzające do działu księgowości.

Księgowy z kolei musi rejestrować wszystkie wydatki w systemie księgowym. Możesz otworzyć „Raporty zaliczkowe” w „1C” w sekcji „Bank i kasa”, podsekcja „Kasjer”. Wprowadzenie nowego dokumentu odbywa się za pomocą przycisku „Utwórz”.

Na górze formularza są wskazane:

1. Nazwa firmy.
2. Magazyn, w którym zostaną zapisane nowo otrzymane przedmioty wartościowe.
3. Zgłaszanie przez pracowników środków otrzymanych w związku z raportem.

Dokument zawiera 5 zakładek. W sekcji „Zaliczki” wybierz dokument, na który wydano środki:

1. Dokument pieniężny.
2. Wydatki gotówkowe.
3. Obciążenie konta.

Jeżeli towary zostały zakupione za wydane środki, zostaną one odzwierciedlone na karcie o tej samej nazwie. W sekcji „Pojemnik” podaj informacje o pojemniku zwrotnym (np. butelkach na wodę). Zakładka „Płatność” odzwierciedla informacje o gotówce zapłaconej dostawcom za zakup przedmiotu lub wydanej na poczet zbliżającej się dostawy.

W sekcji „Inne” podane są dane dotyczące kosztów podróży: diety, koszty paliwa, bilety itp.

Formularz „uniwersalny”

Na liście głównych dokumentów księgowych znajduje się jeden papier, który można wykorzystać w różnych sytuacjach. Jest używany w tworzeniu zarówno rachunkowości, jak isprawozdawczość podatkowa. Chodzi o księgowość. Formularz jest wymagany, jeśli to konieczne, w celu poprawienia popełnionego błędu. Ponadto dokument jest wymagany przy wykonywaniu operacji wymagających wyjaśnień, odzwierciedlenia kalkulacji, potwierdzenia transakcji, jeśli nie ma innych dokumentów.

Nuance

Warto powiedzieć, że przedsiębiorstwo ma prawo do potwierdzania realizacji transakcji niewymagających wykonywania standardowych (standardowych, ujednoliconych) formularzy nie za pomocą certyfikatu, ale poprzez samodzielnie opracowaną księgowość pierwotną dokumenty. Ich lista powinna być jednak utrwalona w polityce finansowej firmy.

Zasady kompilacji certyfikatu

Pojedynczy ujednolicony formularz nie został zatwierdzony dla tego dokumentu. W związku z tym specjaliści mogą go skompilować w bezpłatnej formie lub skorzystać z szablonów opracowanych w przedsiębiorstwie. Wśród obowiązkowych informacji, które powinien zawierać certyfikat, należy zwrócić uwagę na:

1. Informacje o przedsiębiorstwie.
2. Data i powody kompilacji.
3. Podstawowe dokumenty księgowe i rejestry księgowe, do których dołączony jest certyfikat.
4. Podpis odpowiedzialnego pracownika.

Możesz pisać na zwykłej białej kartce A4 lub na papierze firmowym.

Podczas kompilacji należy bardzo uważać, aby nie popełnić błędów. Im bardziej szczegółowe odniesienie, tym mniej dodatkowych pytań mają inspektorzy.

Dokument powinien oczywiście zawierać wyłącznie wiarygodne informacje. Jeśli w trakciezostaną zidentyfikowane błędy ortograficzne, bardziej wskazane jest ponowne sporządzenie zaświadczenia.

Funkcje przechowywania

Wszystko, co dotyczy podstawowych dokumentów księgowych, musi być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej 5 lat. Obliczanie tego okresu rozpoczyna się od daty końcowej okresu sprawozdawczego, w którym papiery zostały wyemitowane.

Dodatkowe

Primary może być wydany w formie papierowej lub elektronicznej. Ostatnio coraz więcej przedsiębiorstw preferuje elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jest to zrozumiałe: przetwarzanie i wysyłanie dokumentów zajmuje znacznie mniej czasu.

Dokumenty elektroniczne muszą być poświadczone podpisem cyfrowym (zaawansowanym lub zwykłym - na podstawie umowy między kontrahentami).

Odpowiedzialność

Dokumentacja podstawowa jest najważniejszym elementem życia biznesowego przedsiębiorstwa. W przypadku jego nieobecności firma zostanie obciążona poważnymi sankcjami ze strony organów regulacyjnych. Kary zostaną nałożone również w przypadku wykrycia błędów w pierwotnej dokumentacji, niedokładnych informacji.

Naruszenie przepisów jest karane nie tylko Ordynacją Podatkową, ale także Kodeksem Wykroczeń Administracyjnych. Jeżeli istnieją podstawy, sprawcy mogą być również ścigani.

Wniosek

W pracy przedsiębiorstwa można używać różnych dokumentów. Jednocześnie część z nich może mieć ujednoliconą formę, a część może być rozwijana samodzielnie przez firmę. Niezależnie jednak od tego w dokumentach muszą się znajdować wszystkie wymagane dane.

Niektóre firmy praktykują stosowanie połączonych dokumentów. Przemówieniemówimy o formach ujednoliconych, uzupełnianych zgodnie ze specyfiką działalności organizacji.

Ważne jest uwzględnienie wybranych rodzajów podstawowej dokumentacji w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa. W toku działalności firmy może pojawić się potrzeba nowych dokumentów. Jeżeli są opracowywane przez przedsiębiorstwo, to powinny być wymienione w polityce rachunkowości.

Należy pamiętać, że kontrahent może również samodzielnie opracować pewne formy papierów wartościowych. W polityce finansowej należy wskazać, że firma przyjmuje takie dokumenty od kontrahentów.

Aby rejestrować wiele transakcji, organizacje nie mogą używać ujednoliconych form podstawowej dokumentacji. Jeśli jednak mówimy o transakcjach gotówkowych, to są one realizowane wyłącznie przez zatwierdzone zlecenia i inne dokumenty płatnicze.