Harmonogram przepływu dokumentów dla zasad rachunkowości: próbka. Rozporządzenie w sprawie polityki rachunkowości

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie to jego centralny układ nerwowy. Ustawodawcza regulacja działalności przedsiębiorczej stale się zwiększa i poprawia. Ważna jest nie tylko prawidłowa organizacja przepływu pisemnej formy dokumentów, pilny stał się problem elektronicznego wsparcia funkcjonowania przedsiębiorstwa. W wielu obszarach obiegu dokumentów to właśnie elektroniczna wymiana informacji stała się obowiązkowa.

Dokumenty pierwotne nie zawsze są początkowo sporządzane w formie pisemnej, ale niezależnie od tego, jaki jest dokument, ma określone właściwości, czas istnienia i określony ruch przez działy i pracowników. Nie ma znaczenia wielkość przedsiębiorstwa, jego forma prawna, zakres kompetencji i obszar działania, ale harmonogram przepływu pracy dla polityki rachunkowości w przedsiębiorstwielepiej zaprojektować go jeszcze przed rozpoczęciem.

Polityka rachunkowości jest obowiązkowym elementem przepływu pracy

Regulacje dotyczące zasad rachunkowości obowiązują od czasów ZSRR, od 1983 roku! Księgowość nigdy nie była sercem biznesu, ale zawsze była jego podstawowym kręgosłupem.

Odpowiedzialność za opracowanie polityki rachunkowości zwykle spada na barki głównego księgowego i jest zatwierdzana przez szefa przedsiębiorstwa. Dokument podstawowy przechodzi przez następujące etapy:

1. Utwórz lub odbierz.
2. Przyjęcie i przetwarzanie.
3. Przenieś do archiwum.

Każda akcja z głównym dokumentem charakteryzuje się:

• źródło lub nadawca dokumentu;
• odbiorca lub wykonawca;
• data przyjęcia do realizacji;
• czas wykonania;
• miejsce docelowe wyniku wykonania.

Każdy dokument podstawowy ma znaczącą treść, aw trakcie jego przemieszczania jest dostarczany ze wskaźnikami stanu, które pozwalają monitorować zgodność z polityką rachunkowości zatwierdzoną przez przedsiębiorstwo.

Zwykle harmonogram przepływu pracy jest sporządzany dla polityki rachunkowości w księgowości, ale jest on dostępny i obowiązkowy dla wszystkich działów przedsiębiorstwa w ramach ich kompetencji.

Obowiązkowe wymagania prawne

Wymagany jest dokument potwierdzający wydatki. I tak jak poprzednio, jest to faktyczna obecność pisemnego dokumentu sporządzonego zgodnie z obowiązującymi przepisami i lokalnymitworzenie przepisów dla przedsiębiorstw. Ważny jest również czas.

Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej wymaga potwierdzenia wszystkich transakcji. Jest to jeden z głównych warunków rozliczania kosztów przy obliczaniu podatku dochodowego. Jednak przepływ dokumentów nie zawsze spełnia wymogi działalności produkcyjnej: płatność może nastąpić, a materiały mogą się spóźnić z dostawą, towary zostały wysłane, ale konsument nie zapłacił. W rezultacie niektóre podstawowe dokumenty są spóźnione pod względem terminów w stosunku do innych.

Nieprzewidziane sytuacje zawsze wystarczą, ale harmonogram przepływu pracy dla polityki rachunkowości jest przykładem idealnego obiegu dokumentów. Odstępstwa od planu są dozwolone, ale należy je maksymalnie zminimalizować, a harmonogram powinien przewidywać odpowiedzialność każdego wykonawcy.

Wskaźniki stanu dokumentu

Trudno jest znaleźć przedsiębiorstwo, które nie korzystałoby z programu do zarządzania dokumentami elektronicznymi, ale nawet w przedsiębiorstwie, które nie ma jednego komputera, utworzeniu lub odebraniu dokumentu podstawowego towarzyszy utworzenie "wskaźnik" jego statusu.

Dla dużych przedsiębiorstw z licznymi oddziałami i oddziałami zdalnymi śledzenie statusu wszystkich dokumentów jest obowiązkowym i oddzielnym procesem produkcyjnym. Tutaj harmonogram workflow dla polityki rachunkowości jest wzorem, a stan faktyczny jest podstawą do optymalizacji harmonogramu, doprecyzowania terminów i karosoby naruszające zasady i identyfikowanie sposobów rozwiązywania pojawiających się trudności produkcyjnych.

Ważne jest, aby pamiętać, że wiele wydarzeń ma bardzo krytyczne znaczenie czasowe:

• dostarczanie deklaracji podatkowych;
• płacenie podatków;
• składanie deklaracji elektronicznych;
• inne prawnie wiążące działania.

Jeśli można w jakiś sposób zniwelować naruszenia wewnętrznego cyklu produkcyjnego, to w relacjach z agencjami rządowymi jest to niedopuszczalne i wiąże się z poważnymi sankcjami lub stratami.

Harmonogram przepływu dokumentów dla polityki rachunkowości: przykładowa treść

Forma opisywanego dokumentu nie jest konieczna. Jak zwykle jest opracowywany przez głównego księgowego, zatwierdzany przez kierownika przedsiębiorstwa i jest tabelą. Zwracamy uwagę na przykład takiego wykresu.

Każdy dokument ma nazwę, a wszystkie wiersze tabeli są ponumerowane. Wymagane minimum dwie kolumny:

• tworzenie lub odbieranie dokumentu;
• sprawdzanie i przetwarzanie dokumentu.

Pierwsza kolumna zawiera dwie pozycje:

• odpowiedzialny (pracownik, dział);
• data wykonania.

Druga kolumna - trzy do czterech pozycji:

• odpowiedzialny za weryfikację (wykonanie);
• data wykonania;
• termin przeniesienia do organizacji macierzystej;
• formularz rejestracji wyniku wykonania.

Przedsiębiorstwa nie są ograniczone w treści nagłówka tabeli odzwierciedlającego harmonogramobieg dokumentów dla polityki rachunkowości. Poniższy przykład pokazuje jedną z opcji.

Ważne jest, aby logika tabeli dokładnie odzwierciedlała: jaki dokument, jak się pojawia, przez kogo i gdzie jest wysyłany, przez kogo i kiedy jest wykonywany oraz gdzie wysyłany jest wynik. Dodatkowo możliwe jest zapewnienie faktycznego dostarczenia zużytego materiału pierwotnego do archiwum. Zazwyczaj harmonogramowi obiegu polityki rachunkowości instytucji rządowej towarzyszą przepisy dotyczące pracy z dokumentami archiwalnymi. W odniesieniu do podmiotów państwowych jest to przewidziane w prawie.

Archiwa dokumentów i okresy przechowywania

Archiwa (nawet dla średnich przedsiębiorstw) szybko osiągają imponujące rozmiary. Dobrą praktyką jest dołączanie przykładowego harmonogramu przepływu pracy dla polityk rachunkowości z dodatkowymi zaleceniami dotyczącymi archiwizacji i pracy z dokumentami archiwalnymi do powtórzenia przez oddziały.

Ustawodawstwo określa różne okresy przechowywania dla różnych dokumentów. Polityka księgowa centrali nie musi być taka sama jak w oddziale. Zakres kompetencji różnych działów przedsiębiorstwa może być diametralnie różny. Warto jednak w jeden sposób zbudować logikę budowania harmonogramu, jednoznaczną identyfikację dokumentów, etapy ich przejścia, zasady śledzenia wskaźników i przepisy dotyczące archiwizacji.

Ujednolicenie zasad rachunkowości, a w szczególności prac archiwalnych, jest niezbędne do optymalizacji infrastruktury przedsiębiorstwa iinformacje o ruchu.

Każda firma jest kontrolowana nie tylko przez organy państwowe, ale także przez własny zarząd i założycieli. Ostatnia deska ratunku zwykle nie jest skłonna do zrozumienia niuansów i działa według jednego ścisłego algorytmu.

Cechy zasad rachunkowości w sektorze prywatnym

Wiele organizacji nie ogranicza się do norm określonych w przepisach, ale opracowuje własne ramy regulacyjne. Często można znaleźć harmonogram przepływu pracy dla polityki rachunkowości LLC, spółdzielni produkcyjnej, partnerstwa, funduszu i innego rodzaju osoby prawnej w formacie własnej wersji idei procesów biznesowych i ich konstrukcji w praktyce, w rzeczywistym przedsiębiorstwo.

Istotną różnicą między sektorem publicznym a prywatnym biznesem są szersze możliwości finansowe, które pozwalają oprzeć infrastrukturę przedsiębiorstwa na popularnym drogim systemie, na przykład opartym na rozwiązaniu Oracle Primavera Instantis. Oracle ma wiele takich drogich pomysłów, ale nie każde przedsiębiorstwo może je kupić i mieć wystarczający sprzęt do ich obsługi.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Cechą charakterystyczną wpływającą na wdrażanie zasad rachunkowości jest dostępność wysokiej jakości, drogiego, złożonego i pożądanego oprogramowania. Wiele dużych firm pozyskuje nowe rozwiązania, które umożliwiają rozproszone przetwarzanie ogromnych ilości informacji.

Jednak to radykalne podejście w terenie niewiele różni się odsytuacja w średnich i małych przedsiębiorstwach. Nie możesz nawet wspomnieć o organizacjach rządowych. Do dziś Excel i podobne produkty o uniwersalnym przeznaczeniu oraz zastrzeżone oprogramowanie dominuje wszędzie.

Ta okoliczność (współistnienie poważnego systemu informacyjnego i kilku zastrzeżonych programów) wskazuje, że oprogramowanie w tym obszarze wymaga ciągłego doskonalenia.

Na podstawie powyższego wydaje się, że przy opracowywaniu polityki rachunkowości dla przedsiębiorstwa należy skoncentrować się nie na używanym oprogramowaniu, ale na momencie regulacyjnym i zgodności zapisów prawnych harmonogramu przepływu pracy z obowiązującymi przepisami i realna potrzeba konkretnego przedsiębiorstwa.