Treść i rodzaje listów biznesowych

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

List biznesowy jest jednym z najważniejszych środków komunikacji w świecie biznesu pomiędzy przedstawicielami różnych organizacji. Charakteryzuje się surowym, precyzyjnym, formalnym stylem.

List biznesowy

Teraz, w dobie Internetu, znaczenie korespondencji biznesowej nie zmniejszyło się, ale po prostu zmieniło media – z papierowych na elektroniczne – i stało się szybsze. Dlatego niezwykle ważne jest, aby każdy pracownik, poszukujący pracy, a także osoby na stanowiskach kierowniczych potrafił poprawnie komponować różnego rodzaju pisma biznesowe.

Co więcej, to częściowo charakteryzuje go jako profesjonalistę, co poszerza jego możliwości kariery. Dlatego tak ważne jest, aby każda osoba, która nie jest obojętna na swoją karierę, znała zasady prowadzenia korespondencji biznesowej i uwzględniała różne jej rodzaje. A treść listów biznesowych, a także ich jakość, zależeć będzie od profesjonalizmu korespondenta.

Za pomocą korespondencji biznesowej problemy są rozwiązywane, prezentowaneroszczenia, umowy są omawiane, kosztowności i dokumenty są eskortowane.

Styl biznesowy

Styl pisma biznesowego powinien być precyzyjny i nie pozwalać na odmienną interpretację słów. Musi istnieć ścisłe podporządkowanie urzędowe, nawet jeśli jest to list do przyjaciela. Powtarzanie (w ograniczonej ilości) pieczęci leksykalnych jest dozwolone, a nawet mile widziane. Z reguły różnego rodzaju pisma biznesowe obejmują kilka zagadnień, ograniczonych do tematów biznesowych. Ton jest używany wyłącznie neutralnie, nie pozwalając na osobiste oceny i nieodpowiednią emocjonalność.

Korespondencja biznesowa jest zawsze oficjalna, często jest rejestrowana i rejestrowana.

Rodzaje liter

Rozwój biznesu, informatyka wpływa na pismo biznesowe i jego rodzaje, zmuszając je do przybierania nowych form. Do chwili obecnej rozróżnia się następujące typy liter:

1. Tematy komercyjne i biznesowe. Z pomocą biznesu rozwiązujemy kwestie ekonomiczne, organizacyjne, prawne. Objętość tych wiadomości wynosi od kilku linijek do kilku stron. Komercyjne rozwiązują problemy sprzedaży usług lub towarów i dostaw. Są to prośby, oferty, reklamacje.
2. Pisma wymagające odpowiedzi (takie jak prośby, odwołania, prośby, skargi, sugestie) i niewymagające (zawierają zdarzenia i fakty już opisane - akompaniamenty równoznaczne z paragonami, potwierdzeniami).
3. Są takie d



litery świerkowe: zwykłe i okrągłe - z jednym nadawcą ikilku odbiorców niższej rangi.

4. Korespondencja jest uważana za standard, która zawiera gotowe formularze dokumentów, próbki. Przedstawione w ten sposób rodzaje listów biznesowych nazywane są regulowanymi. Jeśli nadawca pisze wiadomość od siebie, jest to nieuregulowane.
5. Kiedy list ujawnia jeden temat, nazywa się to jednoaspektowym, jeśli kilka - wieloaspektowym.
6. Oddzielnie umieść rodzaje listów biznesowych, które odzwierciedlają indywidualne informacje adresata: gratulacje, podziękowania, kondolencje, rekomendacje, akompaniamenty.

Treść listu biznesowego

1. Apel mający na celu przyciągnięcie uwagi, zainteresowania, ustalenie poziomu kontaktu. Odwołanie może dotyczyć stanowiska, nazwiska, imienia i patronimiku lub uogólnić.
2. Wprowadzenie do istoty listu, wyjaśniające cel lub powód listu, składające się z opisu, linku, podziękowania, gratulacji, roszczeń i tak dalej.
3. Główna część (musi zawierać wszelką korespondencję biznesową). Rodzaje listów biznesowych do różnych celów zawierają główne informacje, propozycje, wymagania, zaproszenia, prośby, zamówienia. Zawiera uzasadnienia, ściśle chronologiczne stwierdzenia, analizę problemu, ustrukturyzowane zyski lub możliwe straty.
4. Wszystkie rodzaje listów biznesowych powinny mieć zakończenie, składające się z wniosków, propozycji, porozumień, odmów, ostrzeżeń. Na przykład takie: przypomnij, zaoferuj, zapytaj, ostrzec.
5. Standardowe frazy zamykające,przeznaczony do nawiązania dalszej współpracy, termin, ewentualna odmowa. Również ostateczny apel podlega systemowi wartości i priorytetów społecznych.

Zalecenia dotyczące pisania listów

1. List powinien być piśmienny i łatwy do odczytania, nie układać słów w stos i używać jednostek leksykalnych, których dokładne znaczenie nie jest znane.

2. Wszystkie rodzaje listów biznesowych nie powinny być zbyt duże, lepiej jest maksymalnie ograniczyć i uporządkować informacje.

3. W trakcie czytania adresat powinien czuć szacunek, indywidualność listu, własność tematu, pozytywny natchnienie autora.

4. Ważne w procesie pisania jest ustalenie terminów, warunków kontaktów i umów. Można to zrobić w formie listy opcji lub pytań wiodących.

5. Taktowny i profesjonalny, życzliwy ton listu z pewnością przygotuje odbiorcę do pozytywnej i szybkiej odpowiedzi.

Jednym z elementów udanego biznesu jest przestrzeganie zasad korespondencji biznesowej, która stanowi co najmniej 80% całej dokumentacji organizacji. Ścisłe przestrzeganie wszystkich norm podkreśla wartość prawną pism biznesowych i zapewnia szybką realizację celów handlowych.