Macierz RACI jako narzędzie do zarządzania zobowiązaniami. RACI: transkrypcja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Jedną z najczęstszych przyczyn nieudanych projektów jest nieprawidłowy podział funkcji między członków zespołu. Z pewnością już się z tym spotkałeś: przy najmniejszych trudnościach uczestnicy zaczynają szukać winnych i zamiast rozwiązywać problem, zrzucają na siebie odpowiedzialność. Aby uniknąć takich sytuacji, wymyślono macierz RACI – proste i skuteczne narzędzie do planowania zasobów ludzkich.

"Pod mikroskopem": 4 kluczowe role w każdym projekcie

Podział zadań jest jednym z głównych obowiązków menedżera. Ale w praktyce wszystko zwykle wygląda inaczej: menedżer po prostu wyznacza członków zespołu z oczekiwaniem, że specjaliści sami zadecydują, kto powinien co robić. Ale co się stanie, jeśli dotrzyma się terminów lub zostanie wydany produkt niskiej jakości? „Nie robię tego”, „Nie powiedziano mi”… I żadnych przydatnych działań.

Dobrze zaprojektowana macierz odpowiedzialności RACI rozwiązuje wiele problemów. Zgodnie z tą metodyką, niezależnie od złożoności i zakresu prac, członek zespołu w dowolnym projekcie pełni jedną z czterech ról.

R - Odpowiedzialny

Przetłumaczone przez odpowiedzialnegooznacza „wykonawca”. Jest to pracownik bezpośrednio odpowiedzialny za realizację określonego obszaru pracy. Jednocześnie w większości przypadków nie wybiera rozwiązań i raportów do kierownika projektu.

Do tej roli wyznaczani są kompetentni pracownicy i specjaliści - ludzie, którzy wiedzą, jak to zrobić. W RACI wykonawcy wykonują następujące funkcje:

• określ, co konkretnie należy zrobić, aby wdrożyć projekt i jak długo to zajmie (w warunkach określonych "z góry");
• zrób listę potrzebnych zasobów;
• uczestniczyć w koordynacji i zatwierdzaniu dokumentacji technicznej;
• analizuj postęp projektu i wyniki pośrednie;
• dostarczaj menedżerowi raporty o postępach.

W zespole może być kilka takich osób. Ponadto tę rolę można łączyć z innymi. Najpopularniejszą kombinacją jest Odpowiedzialny + Odpowiedzialny (przetłumaczony jako „odpowiedzialny + wykonawca”).

A - Odpowiedzialny

„Odpowiedzialny” lub „odpowiedzialny” to główny kierownik projektu. To on jest odpowiedzialny za terminowe wykonanie zadań, z zachowaniem wymaganej jakości iw ramach przyznanego budżetu. Również A:

• wybiera wykonawców i zespół zarządzający projektem;
• przypisuje zadania wszystkim uczestnikom;
• kontroluje postęp prac;
• dystrybuuje zasoby wśród wykonawców;
• prowadzi ewidencję wykorzystania zasobów iuzasadni również kuratorowi konieczność przeznaczenia dodatkowych środków;
• rozważa pomysły i sugestie innych członków zespołu i może je zatwierdzać lub odrzucać.

Zazwyczaj kierownik projektu działa jako „łącznik” między klientem lub wyższym kierownictwem a zespołem.

C - Konsultacja

Trzecia rola w matrycy RACI to „konsultant” (czasami nazywany również „moderatorem”). Wraz z managerem bierze udział w zarządzaniu projektami, ale przede wszystkim zajmuje się kwestiami strategicznymi:

• zatwierdza wszelkie zmiany zakresu i terminów prac;
• przydziela zasoby potrzebne do realizacji projektu;
• w razie potrzeby uzgodnij z klientem potrzebę zwiększenia budżetu;
• otrzymuje raporty o postępach od kierownika;
• podejmuje decyzje w nieprzewidzianych sytuacjach, w przypadku krytycznych zmian, które mogą wpłynąć na harmonogram i koszt projektu.

Rola konsultantów jest zwykle przypisywana menedżerom wyższego szczebla. To oni określają cele globalne, a następnie wyznaczają kierownika projektu, który już rozdziela zadania między członków zespołu.

I - Poinformowany

Oprócz wymienionych ról, „poinformowany” („obserwator”) jest wskazany w macierzy RACI. Pełni funkcje administratora i zajmuje się głównie organizacją zarządzania dokumentami. Obserwator zgłasza się do kierownika projektu, jednak w przeciwieństwie doinnych uczestników, nie ponosi odpowiedzialności za jej wyniki. Zamiast tego:

• gromadzi i organizuje wszystkie informacje dotyczące projektu, zasobów i planów;
• zajmuje minuty spotkań;
• przyjmuje dokumentację od uczestników projektu, aby następnie przenieść ją do odpowiednich struktur;
• monitoruje terminy składania i poprawność wypełniania raportów.

Zauważ, że komunikacja z obserwatorem jest głównie jednokierunkowa. Jej główną funkcją jest odciążenie menedżera od konieczności marnowania czasu na biurokratyczne procedury i „odciążenia” go.

Nauka budowania macierzy RACI na przykładzie

Porozmawiajmy o praktycznej stronie problemu. Jak sporządzić schemat podziału uprawnień i odpowiedzialności?

1. Kompilowanie do listy zadań

Przede wszystkim musisz zapisać wszystko, co należy zrobić. Poziom szczegółowości zależy od konkretnego projektu. Czasami, dla ułatwienia kontroli i zarządzania, opracowywanych jest kilka macierzy. Najpierw wypisz główne bloki pracy, a następnie podziel każdy na osobne funkcje i zadania. Lista prac jest wskazana w tabeli pionowo.

Kroki
Warunki odniesienia
Prototyp
Projekt
Kod programu
Raport z testu
Prezentacja strony internetowej

2. Wybór członków zespołu

Tu musisz odpowiedzieć na pytanie: „Kto będzie zaangażowany w ten projekt?”. Poziomo należy wymienić wszystkich pracowników i/lub działy, które są zaangażowane we wdrożenie na wszystkich etapach – od planowania po prezentację wyników i złożenie raportu.

Kroki	Analityk	Projektant	Sys. architekt	Programista	Tester	Sys. admin	Kierownik projektu
Warunki odniesienia
Prototyp
Projekt
Kod programu
Raport z testu
Prezentacja strony internetowej

3. Wypełnianie tabeli

Powtedy możesz zacząć dystrybuować funkcje. Aby to zrobić, musisz mieć jasne zrozumienie każdego etapu pracy i tego, jak działa praca w zespołach.

Weźmy nasz przykład jako podstawę i zatrzymajmy się na etapie „Projektowania”. W tym przypadku R - wykonawca - tylko jeden. W trakcie pracy skupia się na przygotowanym wcześniej prototypie strony. Dlatego architekt systemu, który go opracował, na tym etapie pełni rolę konsultanta C. Również analityk i programista mogą wyrazić swoje życzenia. Gotowy projekt zatwierdzany jest z kierownikiem projektu (A). Jednak testerzy i administrator systemu na tym etapie nie podejmują żadnych decyzji, a jedynie otrzymują informację o tym, jak przebiega praca, dlatego przypisuje się im rolę poinformowanego - I.

Kroki	Analityk	Projektant	Sys. architekt	Programista	Tester	Sys. admin	Kierownik projektu
Warunki odniesienia	R	I	C	C	I	C	A
Prototyp	C	I	R	C	I	I	A
Projekt	C	R	C	C	I	I	A
Kod programu	C	I	C	AR	I	I	I
Raport z testu	C	C	C	C	AR	I	I
Prezentacja strony internetowej	C	I	C	C	I	AR	I

Warianty modelu

W większości przypadków można sobie poradzić ze standardową matrycą. Jednak przy pracy nad bardziej złożonymi projektami czasami potrzebne są dodatkowe role. Dlatego w ostatnich latach pojawiły się 2 rozszerzone wersje diagramu odpowiedzialności.

RACI-VS

Tutaj dwie dodatkowe role zostały dodane do standardowych ról:

• Weryfikuje (V) - pracownik lub specjalny zespół, który sprawdza, czy wynik realizacji określonego zadania spełnia zatwierdzone kryteria.
• Signs off (S) koordynuje dostawę projektu z klientem, przeprowadza prezentację i dostarcza raporty. Zwykle tę funkcję pełni odpowiedzialny księgowy, ale RACI-VS zatrudnia do tego osobnego specjalistę.

Dzięki zwiększonej kontroli i bliższemu kontaktowi z klientem, ten model jest idealny do złożonych technicznie lub dużych projektów, w które zaangażowane są dziesiątki (a nawet setki) osób.

RASCI

W tym wariancie w matrycy pojawia się jedna nowa rola - Wspierająca (S). Jego kluczowymi funkcjami jest zapewnienie projektowi dodatkowych zasobów, czyli wsparcie dla menedżera i wykonawców.

Doskonała równowaga ról

Macierz RACI jest kompilowana nie tylko po to, aby wiedzieć, kogo „represjonować” w przypadku jakichkolwiek problemów. Już na etapie planowania, korzystając z tej tabeli, możesz zobaczyćsłabości w organizacji przepływu pracy.

Analiza pionowa pozwala zobaczyć obowiązki i uprawnienia każdego z uczestników projektu, aby obiektywnie ocenić poziom obciążenia pracą:

• dużo R - najprawdopodobniej osoba będzie musiała być rozdarta między kilkoma zadaniami, co negatywnie wpłynie na szybkość i wyniki pracy;
• dużo A - pracownik "wbija się w szyję" każdemu; zaleca się bardziej równomierne rozłożenie odpowiedzialności;
• brak komórek R i A - powód, aby pomyśleć o stosowności tej pozycji jako takiej (w rzeczywistości płacisz specjaliście, który nic nie robi);
• brak pustych komórek - znowu problem przeciążenia, nie każdy jest w stanie wykonać tyle zadań jednocześnie.

Analiza pozioma z kolei pokazuje jakość organizacji pracy na każdym etapie. Tutaj również często pojawiają się problemy:

• dużo R - być może dochodzi do powielania funkcji i jeden z członków zespołu wykonuje niepotrzebną pracę;
• dużo A - występuje „rozmycie” odpowiedzialności i zamieszanie w realizacji projektów;
• dużo C - dyskusje znacznie spowalniają przepływ pracy (trzeba poczekać, aż wszyscy wprowadzą swoje zmiany i komentarze, znajdą kompromisy itp.);
• nie ja - może być sygnałem, że nad jednym zadaniem pracuje zbyt wielu wykonawców, co również spowalnia projekt.

Dzięki RACI menedżer może szybko zidentyfikować przepracowanych lub niedostatecznie zatrudnionych pracowników, bezużyteczne prace i obszary pracy, za które nikt nie jest odpowiedzialny. Dobrze zaprojektowana matryca może znacząco poprawić jakość organizacji i kontrolę nad realizacją projektów, a także zmniejszyć liczbę konfliktów między wykonawcami („ja w ogóle tego nie robię…”, „Powinien był to zrobić to …”, itp.).

Przydatne wskazówki

Istnieje kilka ważnych rzeczy, o których należy pamiętać, aby matryca RACI spełniała swoje funkcje i zapewniała efektywną ciągłość biznesową w firmie.

1. Wypełniając tabelę, weź pod uwagę kwalifikacje pracowników. Tak więc księgowy nie powinien być wyznaczany jako konsultant (C) na etapie aranżacji terenu, przynajmniej dlatego, że nie rozumie tego obszaru.
2. Musi być tylko jeden odpowiedzialny (A) na partię. Jeśli jest więcej niż jeden, proszę określić warunki. Na przykład A1 odpowiada za testowanie komputerowej wersji witryny, a A2 za testowanie wersji mobilnej.
3. Każde zadanie musi być Odpowiedzialne i Odpowiedzialne (w tłumaczeniu - "Odpowiedzialny" i "Wykonawca").
4. Spróbuj sformułować każde zadanie tak szczegółowo, jak to tylko możliwe. Używaj czasowników - „opublikuj”, „przygotuj”, „napisz”, „sprawdź”, „aktualizuj” itp. Wskazane jest natychmiastowe wskazanie niezbędnych wyników - nie tylko „Sprawdź szybkość ładowania witryny”, ale „Upewnij się, że prędkość ładowania strony nie przekracza 0,8 s”.
5. Działania nie powinny dotyczyć konkretnego pracownika, ale całego stanowiska.
6. Lepiej kompilować macierz RACI w zespole, na podstawie analizyrzeczywiste sytuacje w pracy. Ważne jest, aby każdy uczestnik był świadomy swojej roli i zadań, przed którymi stoi.