Balanced Scorecard to strategiczne narzędzie do zarządzania wydajnością

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Zrównoważona karta wyników to narzędzie, które pozwala dokładnie ocenić mocne i słabe strony wszystkich działów przedsiębiorstwa i firmy jako całości. Do jego efektywnego wykorzystania przez kierownictwo konieczne jest opracowanie wskaźników, które są istotne w ramach ogólnej strategii przedsiębiorstwa. Niezbędne jest również stworzenie systemu ocen dla poszczególnych działów firmy.

Jak do tego doszło

Ta technologia zarządzania, zwana także Balanced Scorecard, jest używana stosunkowo niedawno. Został opracowany na podstawie badań przeprowadzonych na początku lat 90.

Zajmowali się nimi prezes firmy konsultingowej David Norton i profesor Robert Kaplan. Ich głównym zadaniem było zidentyfikowanie nowych sposobów realizacji strategicznych celów przedsiębiorstwa oraz poprawy efektywności firmy na wszystkich poziomach jej działalności.

BW rezultacie uzyskano BSC, zrównoważoną kartę wyników. To odkrycie doprowadziło do powstania dwóch głównych przepisów:

• Tylko wskaźniki finansowe nie wystarczą do wyważonego (kompleksowego) i pełnego opisu stanu firmy. Muszą być uzupełnione.
• BSC może być używany jako system zarządzania, a nie tylko kompleksowy wskaźnik stanu przedsiębiorstwa. Jednocześnie wdrożona koncepcja jest w stanie zapewnić powiązanie właścicieli i najwyższego kierownictwa firmy z działalnością operacyjną kierownictwa organizacji.

Cel systemu

Zrównoważona poprawa wskaźników wydajności jest ważna dla każdej firmy. W tym celu używana jest zrównoważona karta wyników. Jest to narzędzie, które pozwala łączyć strategiczne pomysły i decyzje z codziennymi procesami. Dzięki temu wszystkie aspekty działalności firmy skierowane są na realizację kluczowych zadań.

Taka kontrola odbywa się za pomocą kluczowych wskaźników wydajności. Pozwalają uzyskać kilka poziomów oceny:

• charakterystyka wydajności procesów biznesowych;
• wskaźniki produktywności każdego pracownika;
• pomiar osiągalności celów.

Na podstawie tych informacji można argumentować, że zrównoważona karta wyników jest narzędziem nie tylko do zarządzania strategicznego, ale także do zarządzania operacyjnego.

Główną wartością BSC jest to, że korzystająca z niego firma będzie w stanie w ogóle oceniać i kontrolować proces osiągania celów strategicznychszczeble organizacji. Zrównoważona karta wyników przedsiębiorstwa nie jest więc narzędziem do pracy z wydzielonym obszarem funkcjonalnym, łączy je wszystkie jednocześnie.

Z tego powodu trudno będzie wdrożyć taką koncepcję w jednym kierunku i nie będzie możliwe uzyskanie pożądanych rezultatów.

Korzyść

Gdy najwyżsi menedżerowie analizują wyniki przedsiębiorstwa, mogą przeoczyć poszczególne elementy sukcesu lub porażki, zwracając uwagę tylko na wskaźniki finansowe.

Przykładem jest sytuacja z rozszerzeniem linii produktów. Jeśli nie zwiększysz asortymentu, to unikniesz inwestycji związanych z modernizacją produkcji, wprowadzeniem dodatkowego wyposażenia itp. W efekcie zmniejszają się koszty i od strony analizy kondycji finansowej wszystko jest w porządku. Ale jednocześnie, aby osiągnąć cele strategiczne, konieczne jest poszerzenie asortymentu, co pozwoli firmie zająć nowe pozycje na rynku. A z punktu widzenia globalnego planowania odmowa modernizacji jest błędną decyzją.

Z takimi lukami w analityce, jak te, zarządzanie wydajnością czasami przynosi niespodzianki. W końcu, jeśli nie ma wszystkich informacji o procesach, które wpływają na osiągnięcie celu, to nie wiadomo, kiedy pozytywne lub negatywne zmiany się powtórzą.

Aby w pełni i dokładnie kontrolować różne aspekty przedsiębiorstwa, wprowadzane są programy biznesowe, takie jak BSC. Ponieważpozwala na analizę dowolnych elementów działalności produkcyjnej i zarządczej oraz obsługi firmy. Menedżerowie mogą zidentyfikować wszystkie czynniki, które wpływają na wynik końcowy.

Dzięki tym informacjom będą mogli opracować kompetentną strategię zarządzania przedsiębiorstwem, która może znacząco podnieść poziom efektywności wszystkich działań jako całości.

Zasoby ludzkie

Są organizacje, których jakość usług w dużej mierze zależy od profesjonalizmu pracowników, ponieważ ich kwalifikacje są produktem. Przykładem może być firma konsultingowa lub prawnicza.

Przy tej formie prowadzenia biznesu okresowo ważne jest podnoszenie poziomu wiedzy i umiejętności specjalistów. Jest to konieczne do utrzymania pozycji na rynku lub zdobycia nowej niszy.

Na tle niepiśmiennych analityków kierownictwo firmy może uznać, że nie ma potrzeby płacenia za szkolenia menedżerskie, a wyspecjalizowani specjaliści są w stanie wykonywać zadania bez dodatkowego szkolenia. W efekcie z punktu widzenia wskaźników finansowych decyzja została podjęta prawidłowo, ponieważ udało się uniknąć dodatkowych kosztów.

Ale rynek usług stale się rozwija, pojawiają się nowe narzędzia do rozwiązywania problemów. Przy takim samym poziomie umiejętności nie będzie możliwe przyciągnięcie tylu klientów, co wcześniej. Pójdą do bardziej przeszkolonych specjalistów. W rezultacie firma traci.

Dlatego do pomyślnego rozwoju biznesu potrzebujesz analiz, które uwzględniają wszystkoczynniki.

Strategia

Każda poważna firma ma opracowany plan rozwoju, który obejmuje kilka głównych celów. Zwykle jest ich nie więcej niż 5-7. Ale czasami zdarza się, że cele albo są ze sobą sprzeczne, albo nie są ze sobą powiązane.

Zarządzanie strategiczne to technika unikania takich błędów. Kiedy system jest zrównoważony i oparty na jasnych zasadach wyznaczania celów, możliwe staje się wykonywanie kluczowych zadań na całkowicie nowym poziomie.

Dzięki dobrze wdrożonemu BSC dla wszystkich aspektów działalności firmy, opracowane zostaną wzajemnie powiązane cele. Aby kierownictwo mogło zaznaczyć kluczowe punkty interakcji, tworzona jest specjalna mapa strategiczna. To na nim odnotowuje się relacje między głównymi celami.

Za pomocą takiego systemu menedżerowie wyższego szczebla mogą stale monitorować pracę specjalistów w określonych obszarach i sprawdzać, czy pomagają w wykonywaniu kluczowych zadań, czy nie.

Konstrukcyjny pomysł

Główną cechą Balanced Scorecard jest podzielenie systemu na 4 grupy w celu doprowadzenia go do stanu zrównoważonego. Są to następujące kierunki:

• Pierwsza grupa. Obejmuje to standardowe wskaźniki finansowe. Właściciela firmy nieuchronnie zainteresuje poziom zwrotu z zainwestowanych w przedsięwzięcie środków. Dlatego pomimo znaczenia ugruntowanych procesów wewnętrznych i orientacji rynkowej firmy, system powinien zaczynać się od danych finansowych, a kończyć naich (ocena końcowa).
• Druga grupa. Tutaj zwraca się uwagę na opis otoczenia zewnętrznego – klientów i nastawienie do nich ze strony organizacji. Nacisk kładziony jest na zdolność firmy do zadowolenia klienta, utrzymania go i znalezienia nowych klientów. Pod uwagę brana jest również wielkość rynku i udział firmy w segmencie docelowym.
• Trzecia grupa. Używane do opisu zdolności firmy do rozwoju i uczenia się. Ta część systemu zarządzania strategicznego organizacji koncentruje się na systemach informatycznych, które dostarczają krytycznych informacji do systemów operacyjnych, które zapewniają interakcję między uczestnikami procesu, a także ludźmi, ich zdolnościami, umiejętnościami i motywacją.
• Czwarta grupa. Ma na celu scharakteryzowanie procesów wewnętrznych. Chodzi o rozwój produktu, innowacyjność, produkcję przedprodukcyjną, podstawowe zasoby, produkcję, sprzedaż i obsługę posprzedażną.

Elementy zrównoważonej karty wyników

W tej chwili podstawowe wymagania dotyczące oprogramowania obsługującego SSP zostały już opracowane i przetestowane w praktyce.

Na podstawie badań, w projekcie systemu powinno być obecnych sześć elementów, aby umożliwić pełną analizę i kontrolę:

1. Cele strategiczne. Są one potrzebne do określenia kierunków, w których strategia będzie realizowana.
2. Perspektywy. Komponenty użyte do oddzielenia strategii. Oni sąusprawnić proces wdrażania. W większości przypadków wystarczą cztery perspektywy: procesy, klienci, ludzie i finanse. Ale jeśli wymaga tego specyfika strategii przedsiębiorstwa, listę można rozszerzyć.
3. Wartości docelowe. Są one niezbędne do określenia ilościowego poziomu wydajności, któremu powinien odpowiadać dany wskaźnik.
4. Inicjatywy strategiczne. Obejmuje to zarówno programy, jak i projekty, które przyczyniają się do osiągnięcia kluczowych celów.
5. Związki przyczynowe. Służą do łączenia celów strategicznych, tak aby osiągnięcie jednego prowadziło do postępu w kierunku drugiego.
6. Wskaźniki. Chodzi o wskaźniki osiągnięć. Odzwierciedla poziom postępu w kierunku określonego celu strategicznego.

Balanced Scorecard to narzędzie do zarządzania, które można łatwo dostosować do zadań konkretnego przedsiębiorstwa, ale pod warunkiem, że koncepcja jest dobrze ustrukturyzowana i rozwinięta.

Motywacja

Na początku warto zauważyć, że programy biznesowe typu BSC nie obejmują bezpośredniej interakcji z każdym pracownikiem z osobna. Z tego powodu poziom wynagrodzenia pracownika jest powiązany nie z jego wynikami osobistymi, ale z poziomem efektywności całego działu, do którego należy.

Jeżeli prawidłowo wdrożysz taki schemat motywacyjny, pracownik będzie pracował równie aktywnie i z dużym zaangażowaniem, aby osiągnąć wysoką wydajność w swoim dziale.

W efekcie taki schemat organizacji pracy prowadzi do powstania związku między motywacją personelu a procesem realizacji celów strategicznych.

Również znaczenie wkładu pracownika we wspólną sprawę rośnie. Dzieje się tak dzięki wizualizacji jej wpływu na działalność jednostki i firmy.

Tak więc, wprowadzając kompetentną motywację i uzyskując jasne, dokładne wskaźniki wydajności dla wszystkich działów, menedżerowie mogą sprawować pełną kontrolę nad funkcjonowaniem organizacji. To ucieleśnienie koncepcji zarządzania strategicznego.

Oczywiście zawsze istnieje ryzyko różnych odchyleń, które uniemożliwiają osiągnięcie zaplanowanych wskaźników. W takim przypadku kierownictwo, dzięki wdrożonemu BSC, może przeprowadzić pełną i dokładną analizę przyczyn pogorszenia wyników oraz skorygować wartości docelowe.

Taki system umożliwia stałe posiadanie najbardziej odpowiedniego formatu dla działania systemu zarządzania operacyjnego. Co więcej, strategia przedsiębiorstwa nie straci elastyczności, dostosowując się do nowych okoliczności.

Platforma MTP działa w rzeczywistości jako firmowy panel sterowania. Został zaprojektowany z oczekiwaniem, że kierownictwo zakładu zajmie się niewielką liczbą kontrolowanych parametrów. Jednocześnie najwyższe kierownictwo i właściciele organizacji będą mogli szybko otrzymać wszystkie dane dotyczące wszelkich zmian, które są istotne w działalności firmy lub jej poszczególnych działów.

Jak prawidłowo korzystać z systemu

Jeśli weźmiemy pod uwagę zrównoważoną kartę wyników na przykładzie organizacji,działający na rynku rosyjskim, można zauważyć trzy jego cechy:

• BSC nie zastępuje planowania;
• system nie może być efektywnie używany bez dobrze zaprojektowanej strategii rozwoju przedsiębiorstwa;
• Głównym celem BSC jest systematyczne zarządzanie firmą z uwzględnieniem relacji wskaźników, a także ich wartości.

Tak więc system nie powinien być wykorzystywany do określania kluczowych celów i kierunku działania firmy jako całości. BSC zaczyna działać, gdy strategia została już opracowana i konieczne staje się szybkie i dokładne kontrolowanie procesu jej realizacji.

Na przykład celem jest zwiększenie rocznego zysku przedsiębiorstwa rolnego. Po przeanalizowaniu wszystkich aspektów pracy firmy za pomocą BSC, menedżerowie na podstawie uzyskanych danych widzą wyraźną potrzebę zmian ekonomicznych, technicznych, organizacyjnych i technologicznych. W rezultacie dokonają niezbędnej korekty i uzyskają nowe wyniki.

Zarządzanie strategiczne to system, który najlepiej sprawdza się w procesie osiągania celów 4-5 lat. Jednocześnie dla każdego z nich należy ukształtować konkretne wskaźniki i wartości. To oni będą służyć jako przewodnik w procesie wdrażania analityki.

Najpierw należy określić wskaźniki dla całego okresu planowania, a następnie opracować je dla poszczególnych okresów (od sześciu miesięcy). Następnie musisz dowiedzieć się dokładnie, jakie działania pomogą osiągnąć równowagę wyników wszystkichpodziały. Następnie konieczne będzie opracowanie konkretnych wskaźników do ich oceny.

Warto wziąć pod uwagę fakt, że czasem za osiągnięcie tego samego wyniku odpowiada kilka działów. Może to być dochód, który dają razem 2-3 oddziały w tym samym regionie. A taka kwota jest jednym ze wskaźników efektywności przedsiębiorstwa i tak należy ją rozpatrywać.

Jeśli przestudiujesz zrównoważoną kartę wyników na przykładzie organizacji, która ma biura regionalne, konieczne będzie zastosowanie kaskadowania danych. Mówimy o tworzeniu wskaźników dla poszczególnych jednostek, biorąc pod uwagę roczne cele przedsiębiorstwa jako całości. To za ich osiągnięcie partnerzy zostaną pociągnięci do odpowiedzialności.

W rezultacie działania każdego działu pomagają firmie osiągnąć jej cele strategiczne.

Wyniki

BSC to narzędzie do zarządzania działalnością firmy, które jest niezbędne dla każdego nowoczesnego dążącego do rozwoju przedsiębiorstwa. Taki system pozwala szybko i dokładnie zidentyfikować mocne i słabe strony procesów produkcyjnych i zarządczych. Za jego pomocą kierownictwo firmy będzie mogło na bieżąco dostosowywać strategię organizacji i dokonywać niezbędnych zmian w pracy poszczególnych działów.