Optymalizacja kosztów: plan, działania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie jest niezbędnym i ważnym krokiem w niestabilnej ekonomicznie sytuacji. Rozważ to szczegółowo.

Kluczowe pytania

Aby zrobić wszystko dobrze i nie stać się „tyranem i satrapą” w oczach personelu, musisz zrozumieć:

• istniejące typy i opcje redukcji kosztów;
• zasady i metody planowania towarzyszących czynnościom optymalizacji kosztów;
• najskuteczniejsze sposoby redukcji kosztów z praktycznego punktu widzenia;
• jak obniżyć koszty materiałów;
• istotność korzyści z obniżonych kosztów transportu;
• jak wybrać strategię redukcji kosztów;
• podstawowe zasady optymalizacji.

Budżet

Często budżetowanie przenosi się do działu, którego pracownicy uważają, że nie są w pełni kompetentni w tej kwestii. Jednak budżetowanie jest ważnym krokiem. Uczestnictwo w nim pozwala na uzyskanie dużej ilości informacji, które są ważne dla wszystkich działów.

Budżet jest tworzony w kilku etapach:

• tworzenie planu projektu dla przyszłego budżetu;
• rozważenie projektu budżetu;
• zatwierdzenie budżetu;
• wykonanie budżetu;
• analiza wykonania.

Optymalizacja wydatków budżetowych to kolejny krok po budżetowaniu.

Koszty

Optymalizacja kosztów jest niemożliwa bez zrozumienia treści pojęcia „koszty”.

Są to fundusze zaangażowane w tworzenie zysku przez określony czas. Część kosztów kumuluje się w postaci wyrobów gotowych, półproduktów, wartości niematerialnych lub w trakcie budowy w majątku spółki. Schemat przedstawia uproszczoną strukturę zgodną ze standardami MSSF.

W uproszczeniu wydatek to wzrost zobowiązań lub spadek aktywów, co skutkuje spadkiem kapitału.

Optymalizacja

Uważa się, że optymalizacja kosztów zaczyna się od cięcia kosztów w chwili obecnej. Jednak nie jest to do końca prawdą.

Optymalizacja wydatków budżetowych w przedsiębiorstwie nie zaczyna się w momencie, gdy zaczyna się ścisła kontrola wydatkowania pieniędzy, które już znajdują się na koncie. Niestety w tej chwili kwestia, skąd pochodzą pieniądze na koncie, nie jest w ogóle kontrolowana. Pozyskiwanie aktywnych pożyczek, a także zarządzanie tylko wydatkami, wiąże się z chronicznym niedoborem środków w przedsiębiorstwie, a następnie - możliwym bankructwem.

Skuteczność tej procedury zależy od prowadzenia ewidencji zarówno przychodów, jak i wydatków. Pozycje te należy zaplanować, a kierownictwo musi stale monitorować liczby według roku, kwartału, miesiąca lub innego okresu finansowego. Jest zawszeistnieje możliwość, że obecnie kosztowne projekty będą bardzo opłacalne w dłuższej perspektywie.

Obszary pracy

Optymalizacja kosztów nie oznacza podejmowania działań na szkodę interesów biznesowych. Zadanie redukcji kosztów powinno być rozwiązane w optymalny sposób, porównując ze sobą wydatki i dochody.

Możesz rozwiązać ten problem w kilku kierunkach:

1. Redukcja kosztów dzięki zasobom wewnętrznym (redukcja bezpośrednia). Działania te obejmują zwiększenie produktywności, zmniejszenie kosztów materiałów, zmniejszenie kosztów zarządzania, a także redukcję personelu przedsiębiorstwa.
2. Zmniejszenie kosztów produkcji (względna redukcja). Można to osiągnąć poprzez zwiększenie wielkości produkcji. W takim przypadku na jedną część zostanie wydanych znacznie mniej pieniędzy.
3. Formowanie oferty poprzez badania marketingowe. W tym przypadku stymulowany jest wzrost wolumenu zakupów dokonywanych przez klientów i formowany jest napływ nowych klientów.
4. Tworzenie ścisłej dyscypliny finansowej. W tym wariancie ograniczony krąg osób może wyrazić zgodę na wydatki.

Program optymalizacji wydatków budżetowych powinien obejmować najwęższe obszary. Wtedy będzie tak skuteczny, jak to tylko możliwe.

Ścieżki optymalizacji

Plan optymalizacji kosztów może obejmować trzy kierunki, w których firma może podążać.

Podkreśla ekspresową redukcję, redukcję kosztów w przedsiębiorstwie w szybkim tempie, systematycznieskróty.

Każda z metod jest używana w określonej sytuacji. Działania podejmowane w tym zakresie powinny być zgodne z aktualnym stanem rzeczy, a także opierać się na planowaniu długofalowym.

Zniżka ekspresowa

Wybierając tę metodę w celu obniżenia kosztów, należy pilnie przestać płacić za niektóre pozycje. Aby określić wynik, musisz poznać prawdopodobne konsekwencje każdej metody optymalizacji.

Wszystkie koszty są podzielone na:

• Wysoki priorytet. Takie wydatki są niezbędne, aby przedsiębiorstwo mogło kontynuować swoją działalność. Obejmują one wypłatę wynagrodzeń pracownikom, zakup surowców do produkcji.
• Priorytet. To jest koszt płacenia za komunikację komórkową, reklamę. Jeśli przestaniesz płacić na podstawie tego artykułu, praca firmy zakończy się niepowodzeniem.
• Dopuszczalne. Należą do nich świadczenia dla pracowników, opłata za leczenie sanatoryjne dla personelu. Jeśli firma nie ma wolnych środków, płatności te mogą zostać zawieszone, ale lepiej je zachować.
• Niepotrzebne. Przykładem takich kosztów jest opłacenie prywatnego lotu dla szefa firmy. Anulowanie takich wydatków nie wpłynie negatywnie na działalność firmy.

Wybierając ekspresową obniżkę kosztów, w pierwszej kolejności wstrzymuje się płatności za „niepotrzebny” przedmiot, a dopuszczalne są mocno ograniczane. Nie zaleca się redukowania dwóch pierwszych kategorii.

Szybka redukcja kosztów

Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie w szybkim tempie jest możliwa dzięki:szereg wydarzeń. Aby obniżyć koszty tak efektywnie, jak to możliwe, kierownictwo musi określić, gdzie najpierw oszczędza.

1. Oszczędzaj na materiałach do produkcji i surowcach. Sposoby optymalizacji kosztów mogą być różne. Weryfikacja umów z dostawcami w celu uzyskania towaru w korzystnej cenie to najskuteczniejszy sposób na obniżenie kosztów. Dostawcy mogą również oferować odroczenia płatności, co da firmie możliwość zebrania niezbędnej kwoty bez uzyskiwania dodatkowych pożyczek.
2. Analiza kosztów transportu i optymalizacja tej pozycji wydatków. Dodatkowo możesz obniżyć koszty energii elektrycznej, telekomunikacji. Dział transportu można zlecić na zewnątrz, a następnie skontaktować się z centrum logistycznym, które opracuje program redukcji kosztów transportu. Aby obniżyć koszty energii elektrycznej, kontroluj jej zużycie, monitoruj poziom oświetlenia w ciemności, instaluj sprzęt energooszczędny. Zmniejszenie listy pracowników uprawnionych do firmowej komunikacji mobilnej znacznie obniży koszty. Możesz negocjować z operatorem komórkowym lub dostawcą usług telekomunikacyjnych w celu zawarcia umowy korporacyjnej na korzystnych warunkach.
3. Cięcia personelu i redukcja płac. Outsourcing i freelancing skutecznie zmniejszają koszty wypłaty wynagrodzeń pracownikom, a rekrutacja firm lub wewnętrzny dział rekrutacji pomoże zastąpić nieefektywnych pracowników. Na przykład nie jest konieczne, aby personel sprzątał. zewnętrzny personel utrzymania ruchuzaoszczędzi do 20% płatności przypadających na każdego pracownika.

Inną opcją jest optymalizacja kosztów poprzez obniżenie wynagrodzeń, ale zapewnienie świadczeń socjalnych: rozszerzenie listy warunków ubezpieczenia zdrowotnego, zapewnienie pracownikom wyżywienia na koszt firmy czy darmowej kawy w automacie. Badania pokazują, że inwestycja w tym przypadku będzie opłacalna w dłuższej perspektywie, ponieważ zwiększy lojalność pracowników.

Skróty systematyczne

Jak sama nazwa tej metody optymalizacji wynika, jej istotą jest przeprowadzanie cyklicznych działań mających na celu redukcję kosztów.

1. Zarządzanie inwestycjami. Długoterminowe inwestycje zawsze powinny być dokładnie uzasadnione. Aby firma mogła zakupić nowy, wydajniejszy sprzęt, dany dział musi spierać się, co przyniesie firmie korzyści, gdy projekt się zwróci, kiedy zacznie przynosić zyski. Wprowadzenie nowych konkurencyjnych technologii wspomaga rozwój biznesu. Jednak podejmując decyzję o zakupie, kierownictwo musi mieć na uwadze główny cel – redukcję kosztów.
2. Zarządzanie zakupami. Polega na okresowym poszukiwaniu nowych dostawców, którzy dostarczają towary wysokiej jakości w lepszych cenach.
3. Zarządzanie procesami biznesowymi. „Nagłe zarządzanie”, tak tkwiące w naszym kraju, ma ogromny wpływ na zasady prowadzenia biznesu. Z punktu widzenia nowych metod, przy organizacji procesów biznesowych proponuje się spojrzeć na produkcję od strony kupującego. Przeprowadź analizę procesu. Kierownik przedsiębiorstwa musi zadać sobie pytanie, czy kupujący za to zapłaci? Klient nie będzie chciał płacić za przemieszczanie towaru, przestoje, ponowne wyposażenie produkcji bez zmian poprawiających produkt. Dlatego takie wydatki należy albo maksymalnie ograniczyć, albo całkowicie wyeliminować.

Zasady optymalizacji

Opracowując plan działania w celu optymalizacji kosztów, należy pamiętać, że sytuacyjne rozwiązanie problemu nie zawsze jest najlepszym wyborem. Obniżenie kosztów to obowiązek, który powinien stać się dobrym nawykiem każdego dnia.

Postępując zgodnie z zasadami optymalizacji, możesz osiągnąć maksymalny efekt przy jak najmniejszych stratach.

1. Koszty nie zawsze muszą być redukowane, częściej trzeba nimi efektywnie zarządzać. Czasami, w celu zmniejszenia kosztów całkowitych, konieczne jest zwiększenie kwoty kosztów w określonym kierunku.
2. Koszty są ograniczone do minimum, aby osiągnąć najlepszy wynik. Zasada wydajności mówi, że jedna jednostka kosztów musi koniecznie zapewnić maksymalny wynik.
3. Zawsze są koszty, niezależnie od tego, czy jest to działanie, czy brak działania.
4. Nie ma małych rzeczy, jeśli chodzi o wydatki. Niech pracownicy firmy złoszczą się z powodu raportu o wykorzystaniu trzeciego tuzina długopisów w ciągu miesiąca. Ale kiedy przyzwyczają się do zwracania uwagi na drobiazgi, w rezultacie mogą zauważyć wzrost wynagrodzenia lub lepsze warunki pracy.
5. Dążenie do utrzymania kosztów na jak najniższym poziomie nie zawsze jest pomocne. Optymalne może być nieznaczne obniżenie kosztów i utrzymanie ich na właściwym torze.wymagany poziom.
6. Optymalizacja wydatków budżetowych jest niemożliwa bez inwestycji finansowych.
7. Istnieje rodzaj wydatków, który pozwala uniknąć jeszcze większych strat. Obejmują one ubezpieczenie, zatrudnienie ochroniarzy, instalowanie alarmów i poprawę jakości produktu.
8. Wszyscy pracownicy firmy powinni zostać włączeni w proces, ale każdy powinien mieć dla siebie swoje ważne zadanie.
9. Uwaga nigdy nie jest za dużo. Myśl lub przeczucie, które pojawia się w wyniku lektury raportu wymusza głębszą analizę wskaźników i prawie zawsze prowadzi do redukcji kosztów.
10. Optymalizacja kosztów powinna być wykonywana stale. Nowe pozycje wydatków wpływają na zysk firmy. Pojawiające się nagle i nagle znikające niezauważone, mogą poważnie zaszkodzić budżetowi firmy. Śledzenie wydatków powinno być obowiązkowym zadaniem zgłaszanym najwyższemu kierownictwu firmy.

Optymalizacja przychodów i wydatków – procedury, które idą w parze. Niekontrolowane wydatki nie przyniosą firmie zysku, a wzrost zysków jest bezpośrednio związany z kontrolą kosztów.

Pomieszanie pojęć

Program optymalizacji kosztów finansów często zawiera pozycje niekosztowe.

Aby stworzyć najbardziej efektywny program, zespół zarządzający musi zrozumieć różnicę między rodzajami kosztów.

Na przykład kontrola kosztów oparta na rachunku zysków i strat nie będzie uważana za kontrolę kosztów.