Dokumentacja działań zarządczych i jej podstawowych pojęć

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Dokumentacja odnosi się do rejestrowania informacji zgodnie z uregulowanymi zasadami, czyli procedury przetwarzania dokumentów w sposób szczególny. Ponieważ proces rejestracji danych może być prowadzony różnymi środkami, dokumenty w praktyce działań zarządczych są bardzo różne – odręczne, graficzne, typograficzne, fotograficzne i materiały wideo.

Dokumentacja działań zarządczych jest procedurą regulowaną, co daje jej gwarancję mocy prawnej – jakość, która jest w obowiązującym prawodawstwie.

Dziś stosowane są różne sposoby dokumentowania: od prostych (takich jak ołówki i zwykłe długopisy) po bardziej złożone elektromechaniczne (w tym magnetofon, kamera wideo, urządzenie gramofonowe itp.) i zautomatyzowane, komputer. Metody dokumentacji zależą również od zastosowanych środków. Może to być tekst, elektroniczna, filmowa i fotograficzna.

Zarządzanie zwykle wykorzystuje dokumenty tekstowe pisane ręcznie lub tworzone na komputerze. Dlategonazywają się one rekordami zarządzania.

Dokumentacja to zawsze utrwalenie pewnych informacji na konkretnym nośniku, ze specjalnymi szczegółami, dzięki którym jest on następnie identyfikowany. Dokumentacja czynności zarządczych stwarza środki i podstawy do regulowania działań zarówno pojedynczego urzędnika, jak i działań finansowych lub organizacyjnych całego przedsiębiorstwa.

Dokumentacja może różnić się funkcjami, przeznaczeniem, treścią, stopniem tajności i dostępnością informacji. Czynniki adresujące pozwalają podzielić je na międzyorganizacyjne i zewnętrzne. Pierwsza, która nie wykracza poza jedną instytucję czy organizację i prowadzona jest pomiędzy jej uczestnikami, nazywana jest służbą. Druga – dokumentacja zewnętrzna – prowadzona jest pomiędzy różnego rodzaju organizacjami, poszczególnymi urzędnikami, którzy nie są bezpośrednio sobie podporządkowani.

Dokumentacja techniczna jest wykonywana zgodnie z ustalonymi normami, które są różne dla każdego rodzaju dokumentu. Dla każdej działalności zarządczej jest to szczególnie ważne, ponieważ w ten sposób dokumentacja zyskuje moc prawną, będącą najpewniejszym dowodem autentyczności zawartych w niej informacji.

Dokumentacja działań zarządczych nakłada określone obowiązki na urzędników lub organy zarządzające, które ją wykonują. Tak więc podczas tworzenia wszelkich oficjalnych dokumentów należy przestrzegaćaktualne normy prawne, zasady rejestracji, które mają zasięg ogólnokrajowy. Ponadto do każdego dokumentu muszą być dołączone dane organizacji, prawnie istotne: nazwa i dekodowanie, podpisy i pieczęcie kierownictwa lub określonego działu przedsiębiorstwa, data sporządzenia i numer w księdze rejestrowej, pieczęcie zatwierdzenia, itp. Wreszcie, dokumentacja działań zarządczych powinna wydawać dokumenty ściśle w ramach własnych kompetencji.

Dokumenty różnią się stopniem autentyczności. Szkice lub kopie z głównej dokumentacji zawierają tylko określony tekst i nie mają takiej samej mocy prawnej jak oryginały. Za dokument autentyczny uważa się ten, który zawiera informacje i powyższe dane potwierdzające jego ważność i autentyczność.