Przykłady raportów z postępów. Jak napisać raport

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Nie ma takiego lidera, który przynajmniej raz w roku nie wymaga od swoich podwładnych sprawozdania z tego, co zostało zrobione. Problem w tym, że przy rutynowym zatrudnieniu opracowanie takiego dokumentu wydaje się dość trudnym zadaniem. I z jakiegoś powodu wstydzimy się prosić o przykłady raportów z pracy wykonanej od władz. Co jeśli uzna, że nie odpowiadamy zajmowanemu przez nas stanowisku?

Kto tego potrzebuje

To pytanie zadaje wykonawca, który otrzymał zadanie do zgłoszenia. Najczęściej pracownicy firm czują się niemal urażeni takimi wymaganiami. Ale wszystko ma sens.

Po pierwsze, raport z wykonanej pracy jest potrzebny samemu wykonawcy. Nie formalne, ale pełne zainteresowania podejście do tego procesu pozwoli Ci znaleźć wąskie gardła i słabości w Twoich kwalifikacjach. Tak więc określane są kierunki, w których jest możliwy (i konieczny) rozwój. W końcu wszyscy uczymy się na własnych błędach.

Po drugie, lider tego potrzebuje. Raport z wykonanej pracy pozwala obiektywnie ocenić jakość iszybkość rozwiązywania zadań. Dzięki temu dokumentowi zniknie wiele pytań - od najbardziej prymitywnego „co robisz cały czas” po złożone „dlaczego miałbym zmienić twój komputer na bardziej nowoczesny”. Ponieważ raport wskaże, że zapisanie zmian w dokumencie zajmuje dużo czasu. I to nie zależy od wykonawcy – przestarzały sprzęt biurowy nie może działać szybciej. Właściwie dlatego wydaje się, że pracownik cały czas pije herbatę - czeka tylko na zakończenie operacji.

I pytanie: „Dlaczego muszę napisać raport z pracy wykonanej za dany miesiąc?” samo w sobie jest nieprawidłowe. Ponieważ gromadzenie informacji statystycznych i wypełnianie baz danych ma sens dla strategów, a nie dla pracowników operacyjnych. Po prostu łatwiej jest im rozwiązać problem niż rozmawiać o metodach jego rozwiązania.

Co napisać

Przykłady raportów z postępów pokazują, że musisz pisać bardzo szczegółowo. Cokolwiek wydaje się drobnostką lub drobnym gestem, może być kluczowym elementem w wykonywaniu określonych funkcji. Ale zrozumienie tego nadejdzie dopiero po przestudiowaniu kilku pisemnych raportów.

Jeżeli praca ma charakter rutynowy, na przykład uzgadnianie dokumentów i identyfikacja niezgodności, to warto opracować formę tabelaryczną. W tym przypadku ponownie, na początku tabela powinna być bardzo szczegółowa i zawierać wiele kolumn; z biegiem czasu zniknie potrzeba niektórych kolumn, a forma raportu przybierze normalny (czytaj - rozsądny) wygląd.

Bw wielu przypadkach przy sporządzaniu sprawozdania z wykonanej pracy (na przykład nauczyciele) nie można formalnie podejść do kwestii introspekcji. Rzeczywiście, oprócz planowanego obciążenia edukacyjnego i metodologicznego oraz studiowania niezbędnego materiału, szkoła angażuje się również w działalność edukacyjną. Wymaga to specjalnego podejścia do przygotowania dokumentu: konieczne jest zrozumienie przyczyn opóźnień w liczbie studentów, znalezienie sposobów na zainteresowanie dzieci swoim tematem. A jednocześnie nie powinniśmy zapominać o udanych (a nawet uzdolnionych) uczniach.

Zgłoś cele

Dla prawidłowego zestawienia i minimalnych kosztów czasowych należy od samego początku decydować, w jakim celu i po co sporządzany jest raport z pracy wykonanej za dany rok. Wymieńmy najpopularniejsze:

- uzasadnienie rzeczywistej korzyści z określonego stanowiska w organizacji;

- potwierdzenie kwalifikacji pracownika;

- demonstracja efektywnej pracy dla kierownictwa;

- otrzymanie finansowania na kolejny okres sprawozdawczy;

- uzyskanie zgody na opracowanie kierunku (pomysłu);

- uzasadnienie wydatkowania przydzielonych zasobów i finansów itp.

Dobrze znane sformułowanie – prawidłowe sformułowanie problemu zapewnia 50% rozwiązania – również w tym przypadku działa. Im lepiej rozumiemy, do czego potrzebny jest raport, tym łatwiej nam go napisać. Do tego, że dokument „na pokaz” wcale nie wymaga od nas kreatywnego podejścia. I czasochłonne.

Struktura dokumentu

Jeśli firma nie posiadarozbudowany formularz sprawozdawczy, to trzeba go samemu opracować. Znając cel dokumentu, należy przemyśleć jego strukturę. Przykładowe raporty z postępów sugerują, że potrzebny jest jasny i prosty zarys.

Na samym początku należy wyjaśnić cel i logikę prezentacji informacji. Wyjaśnij kolejność prezentacji i sporządź spis treści. Do tabeli konieczne jest krótkie wyjaśnienie, dlaczego wybrano taką formę.

W ramach sekcji i podrozdziałów należy również przestrzegać jedności prezentacji. Dzięki temu dokument będzie bardziej zrozumiały, dzięki czemu łatwiej go dostrzec. W raporcie przez długi czas całkiem odpowiednie są ilustracje w postaci diagramów i wykresów, które ułatwią percepcję. Ale tutaj musisz przestrzegać zasady „złotego środka”: solidny tekst, a także wyłącznie materiały wizualne, bardzo szybko się męczą.

Stylizacja

Dla zwykłego pracownika prawdopodobnie najtrudniejszą rzeczą do napisania jest terminologia i sformułowania. Bombastyczny raport będzie wyglądał nienaturalnie i wywoła negatywną reakcję kierownictwa. Zbyt proste sformułowanie (na przykład 25 dokumentów kserowanych) również odstraszy czytelnika.

Ale szablonów należy unikać. Jedynym wyjątkiem jest dokument, którego nikt nigdy nie przeczyta. Czasami napotykamy takie problemy, ale w tym artykule interesują nas prawdziwe (nie pro forma) raporty.

W każdym razie nie powinieneś mówić tylko o osiągnięciach. Aby je podkreślićtrzeba mówić o trudnościach, jakie trzeba było napotkać w trakcie pracy. Między innymi analiza złożoności daje do myślenia o optymalizacji pracy dla kadry kierowniczej. Przykłady raportów z postępów wskazują, że nie należy używać niejasnych zwrotów, takich jak „niezadowalający stan”, „napotkane trudności” itp. Lepiej nazwać wszystko po imieniu: „zepsuta kserokopiarka”, „brak dostępu do Internetu”, „brak lub nieterminowe otrzymanie informacji z powiązanego działu. Wszystko to pozwala nam adekwatnie i obiektywnie ocenić obecną sytuację w firmie.

Ocena wyników

Każdy wynik musi być poparty liczbami. Taka konkretyzacja zapewnia zrozumienie dynamiki rozwoju.

Ponadto konieczne jest ustalenie kryteriów oceny wyników. Czy będzie to poprzedni okres sprawozdawczy (jeśli jest to na przykład raport kwartalny), czy odwrotnie, procent osiągnięcia wyznaczonych celów zależy od autora dokumentu.

Ogólnie rzecz biorąc, wskaźniki pośrednie mogą wiele powiedzieć o procesie rozwiązywania zadań. Jest tu również mnóstwo informacji do dalszej analizy. Od określenia kosztów pracy po zrozumienie poprawności wyznaczania celów.

Od problemu do rozwiązania

Większość raportów jest pisana na podstawie postępu po postępie. Bardziej korzystny jest dokument, który wyraźnie pokazuje relację problem-rozwiązanie. Czytelnik natychmiast rozumie, jakie metody i techniki (jeśli to konieczne)wykonawca skorzystał z terminowej i wysokiej jakości wykonania zadania.

Jeszcze bardziej szczegółowy łańcuch „konkretny problem – jego przyczyny – wyznaczanie celów – rozwiązanie” od razu sugeruje potrzebę przedstawienia raportu dziennego w formie tabelarycznej. Ponadto znane są już nazwy wykresów. Przedstawione w ten sposób informacje są łatwe do odczytania i przeanalizowania.

Prezentacja wskaźników ilościowych

W przypadkach, gdy raport składa się głównie z danych liczbowych, forma tabelaryczna może być bardzo trudna do zrozumienia. Ciągły strumień liczb po kilku minutach dosłownie męczy czytelnika. Kolejna sprawa - kolorowe wykresy i wykresy. Są jasne, zrozumiałe, łatwe do odczytania.

Każdy diagram musi być skomentowany. Ponadto konieczne jest wskazanie, w jaki sposób różne wykresy są ze sobą powiązane; wyjaśnienie związków przyczynowo-skutkowych dodatkowo ułatwi analizę raportu.

Jeśli podczas pracy wydano środki materialne, nie należy po prostu wymieniać ich wszystkich. Zamiast tego należy wymienić uzyskane korzyści. Suche zdanie: „Zakupiony sprzęt biurowy” zabrzmi zupełnie inaczej, jeśli napiszesz: „Utworzono 2 miejsca pracy, co umożliwiło zwiększenie wydajności działu”.

Jak wystawić dokument

Pomimo faktu, że nie ma jednej formy zestawienia, raport z wykonanej pracy można sporządzić zgodnie z GOST, który definiuje głównekryteria naukowe. Określa wymagania dotyczące formatowania, rodzaju i rozmiaru czcionki itp.

Jeśli chodzi o czytelność dokumentu, oto kilka wskazówek:

- spróbuj mieć nie więcej niż 5 zdań w jednym akapicie;

- kluczowe wskaźniki mogą być podświetlone czcionką lub kolorem;

- rozbij tekst tak, aby tabela lub wykres nie zajmowały całej strony; pamiętaj, aby zostawić miejsce na ich komentarze;

- napisz jasne i zwięzłe podsumowanie raportu.

Te wskazówki pomogą złagodzić postrzeganie Twojego raportu, co oznacza, że początkowo ustawią czytelnika na lojalny stosunek do autora dokumentu. Wyobraź sobie, że jesteś szefem. I przygotuj raport w sposób, który byłby dla Ciebie użyteczny i interesujący.