Podstawa, style i struktura negocjacji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W życiu każdego człowieka negocjacje odgrywają ważną rolę. Na co dzień ludzie muszą uzgadniać coś w pracy iw domu. Negocjacje mają ogromne znaczenie w życiu przedsiębiorców, ponieważ od takiej komunikacji biznesowej zależy powodzenie działalności, a następnie dochody finansowe.

Jednak nie wystarczy spotkać osobę i rozpocząć z nią rozmowę. Doświadczeni biznesmeni twierdzą, że konieczna jest znajomość struktury negocjacji biznesowych, ich stylów i innych niuansów. Wszystko to może pomóc w tych momentach, kiedy trzeba przekonać partnerów lub zgodzić się na coś.

W dalszej części artykułu szczegółowo omówiona zostanie struktura negocjacji, opisane zostaną ich etapy i funkcje. Ponadto klasyfikowane będą style negocjacji i niuanse komunikacji biznesowej przez telefon oraz z partnerami z innych krajów.

Definicja pojęcia „negocjacje”

Zanim zaczniesz studiować strukturę negocjacji, musisz zrozumieć, czym one są i jaką ogólnie odgrywają rolę. Negocjacje są więc komunikacją biznesową, której celem jest wspólne podejmowanie decyzji w omawianych kwestiach. Z reguły negocjacje oznaczają:to komunikacja ludzi, którzy mają podobne zdanie i dążą do tych samych celów.

Rola negocjacji w biznesie

Konieczne jest odróżnienie takiej komunikacji od komunikacji, w której partnerzy całkowicie zgadzają się ze swoimi przekonaniami lub odwrotnie, są krytyczni. Rzeczywiście, w pierwszym przypadku jest to już współpraca, aw drugim konfrontacja. Głównym celem negocjacji jest znalezienie optymalnych rozwiązań problemu dla obu stron oraz ustalenie wspólnego planu działania.

Z reguły, jeśli strony spotykają się w tym celu, są zainteresowane współpracą. Dlatego rolą negocjacji jest rozwijanie owocnej współpracy.

Struktura negocjacji

Każdy rodzaj negocjacji zakłada taką samą strukturę. Doświadczeni biznesmeni starają się budować swoją rozmowę, podążając za określonymi etapami. Takie podejście oszczędza czas i ma na celu skuteczną komunikację. Tak więc struktura negocjacji obejmuje cztery główne etapy:

1. Przygotowanie.
2. Negocjacje.
3. Zakończ negocjacje.
4. Analiza wyników.

Każdy z tych etapów jest równie ważny w procesie komunikacji biznesowej. Należy zauważyć, że struktura procesu prowadzenia negocjacji międzynarodowych jest absolutnie podobna do przedstawionej powyżej. Warto jednak pamiętać, że komunikacja z partnerami z innych krajów również wymaga dodatkowego przygotowania, ponieważ istnieje potrzeba przestudiowania tradycji, norm komunikacji i innych szczegółów tych osób, z którymi będziesz musiał negocjować. Warto przyjrzeć się każdemu z nich bardziej szczegółowo.sposób.

Pierwszy etap: przygotowanie

Powodzenie każdej komunikacji biznesowej z partnerami zależy w większym stopniu od jakości przygotowania do negocjacji. Eksperci na tym etapie struktury negocjacji biznesowych proponują zastosowanie następującego modelu przygotowania:

1. Określ przedmiot negocjacji. Ważne jest, aby zrozumieć, o czym będzie mowa, ponieważ bez tego momentu nie można czerpać korzyści z komunikacji. Według doświadczonych menedżerów inicjatywa zawsze pochodzi od kogoś, kto ma większą wiedzę w omawianym temacie.
2. Konieczne jest sporządzenie przybliżonego programu negocjacji. Specyficzny scenariusz pomoże przewidzieć wynik komunikacji. Może być kilka scenariuszy w zależności od złożoności negocjacji.
3. Konieczne jest określenie momentów, w których można ustąpić partnerom, oraz tych, w których ustąpienie absolutnie niemożliwe. Jednocześnie należy przewidzieć, jakie mogą być ustępstwa na korzyść drugiej strony negocjacji.

Ten model jest bardzo wszechstronny. Nie jest jednak możliwe wdrożenie takiego planu działania w ramach przygotowań do komunikacji biznesowej, jeśli nie zbadano wcześniej następujących pytań:

1. Cel negocjacji.
2. Partner (jego pozycja na rynku, stan rzeczy itp.).
3. Do negocjacji.
4. Osoby obecne na prelekcji.
5. Warunki i możliwe warunki.

W proces przygotowawczy może być zaangażowanych wielu specjalistów, jednak osoba, która będzie bezpośrednio zaangażowana w komunikację z partneremjest zobowiązany do zbadania każdego szczegółu informacji, które zostały wcześniej zebrane. Warto zauważyć, że to jakość przygotowania decyduje o wyniku podejmowania decyzji. Na przykład pierwszy etap struktury negocjacji sprzedaży bada, co zostanie zaoferowane klientowi, cel spotkania, zdolność klienta do zapłaty i inne szczegóły, które pozwolą Ci wypromować produkt i sfinalizować transakcję.

Drugi etap: negocjacje

Struktura negocjacji obejmuje następujące metody prowadzenia drugiego etapu:

1. Metoda wariacyjna. Jest zbudowana na podstawie tego, że negatywna reakcja partnera na postawione warunki jest z góry znana. Takie negocjacje można nazwać złożonymi. Dlatego podczas rozmowy powinieneś popracować nad znalezieniem najlepszego rozwiązania problemu przy zróżnicowanym podejściu.
2. Metoda integracji. Wskazane jest uciekanie się do tej metody, gdy partner ma obsesję na punkcie własnych interesów, ale nie bierze pod uwagę niuansów relacji społecznych. Metoda ta ma na celu przekonanie drugiej strony o celowości szacowania strat w przypadku zaniedbania relacji społecznych. Głównym celem zastosowania tej metody jest przekonanie partnera, że odpowiedzialność za podejmowanie decyzji w omawianym temacie spoczywa na wszystkich stronach negocjacji.
3. Metoda równoważenia. Metoda ta polega na doborze najlepszych argumentów, aby przekonać partnera. Mogą to być fakty, statystyki, obliczenia itp. Ważne jest, aby korzystając z tej metody, stać namiejsce partnera i ocenić sytuację z jego strony. Pozwala to wybrać najbardziej poprawny argument we właściwym czasie.
4. Metoda kompromisu. Metoda ta oznacza, że partnerzy są gotowi z wyprzedzeniem szukać kompromisów, aw przypadku rozbieżności poglądów konsekwentnie dochodzić do porozumienia. Metoda kompromisowa nie oznacza odrzucenia pierwotnych warunków, ma na celu rozważenie problemu z wykorzystaniem wszystkich możliwości. Warto zauważyć, że metoda kompromisowa jest stosowana, gdy odmowa negocjacji i niemożność zawarcia określonych porozumień grozi obu stronom niekorzystnymi konsekwencjami.

Etapy negocjacji w drugim etapie

Ogólnie można wyróżnić następujące etapy negocjacji, które obejmują strukturę negocjacji na drugim etapie:

1. Spotkanie i nawiązanie kontaktu. Negocjacje rozpoczynają się od momentu spotkania z partnerem, nawet jeśli musiał mu towarzyszyć z lotniska i dworca. Ten etap może nie jest tak istotny z punktu widzenia przedmiotu negocjacji, ale w zależności od tego, jakie wrażenie strona spotkania zrobi na swoim partnerze, wynik negocjacji będzie częściowo zależał.
2. Początek części biznesowej. Na tym etapie zwraca się uwagę partnera na informacje i przedmiot dyskusji.
3. Przekazywanie informacji. Ten etap polega na przekonaniu drugiej strony, że będzie działać mądrze, akceptując twoje przekonania.
4. Szczegółowe uzasadnienie. Na tym etapie następuje argumentacja własnych pomysłów i propozycji. InniInnymi słowy, jeśli partner jest zainteresowany propozycjami, ale nie jest niczego do końca pewien, konieczne jest uargumentowanie wszystkich powyższych i wyeliminowanie wszelkich wątpliwości.

Trzeci etap: zakończenie negocjacji

Ostatnim etapem struktury negocjacji jest obowiązkowe odprawa. Jeśli przebieg komunikacji biznesowej był bardzo pozytywny, to zakończenie negocjacji oznacza krótkie podsumowanie. Jest to konieczne, aby każda ze stron miała pewność, że wszyscy doskonale się rozumieją. Następnie omawiana jest perspektywa nowych spotkań.

W przeciwnym razie, gdy w wyniku negocjacji nie osiągnięto porozumienia, ważne jest, aby utrzymywać subiektywny kontakt z partnerem. Ważne jest, aby podsumować to, co udało nam się znaleźć wspólną płaszczyznę i powiedzieć te punkty, które nie pasują do jednej ze stron. Pod koniec spotkania biznesowego, które kończy się negatywnym wynikiem, ważne jest, aby nie stracić twarzy i spróbować rozładować atmosferę swobodnym i przyjacielskim pożegnaniem. Ale w żadnym wypadku nie powinieneś rozmawiać niegrzecznie ze swoim partnerem i nagle przerywać negocjacje odejściem. Warto pamiętać, że lepiej zaproponować omówienie sprawy nieco później, odłożyć negocjacje, przygotować się do nich dokładniej i spróbować znaleźć takie argumenty, które pozwolą przekonać do czegoś drugą stronę.

Czwarty etap: analiza negocjacji

Nawet jeśli strony się pożegnały, negocjacje nie są zakończone na tym etapie. Dzieje się tak dopiero po ich szczegółowej analizie i przygotowaniu raportu. Ogólnieanaliza jest konieczna, aby porównać cele komunikacji biznesowej z osiągniętym wynikiem, określić dalsze działania i ocenić obecną sytuację. Recenzja może być pisemna (jeśli wymaga tego sytuacja) lub refleksyjna (jeśli nie ma potrzeby zgłaszania się do wyższego kierownictwa).

Zrozumienie struktury negocjacji z klientami i partnerami znacznie ułatwia budowanie komunikacji. Jednak oprócz tego trzeba wiedzieć, jakie mogą być style negocjacji.

Style

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją takie style negocjacji jak twarde, miękkie, handlowe i kooperacyjne. Twardy styl oznacza niezłomność i koncentrację tylko na własnych wymaganiach. Soft to strategia zakwaterowania. Najczęściej jest używany, gdy ważniejsze jest dla jednej strony utrzymanie przyjaznych relacji.

Styl tradingu implikuje zasadę kompromisu, kiedy jedna strona idzie na ustępstwa, ale jednocześnie „targuje się” o pewne ustępstwa dla siebie. Styl współpracy to komunikacja ukierunkowana na zaspokojenie interesów obu stron.

Krótki zestaw reguł negocjacji

Eksperci w dziedzinie komunikacji biznesowej zalecają przestrzeganie poniższego zestawu zasad, które pomogą ustalić wspólny język z każdym partnerem:

1. Nie możesz nabrać osobistego charakteru i poniżyć osobowości partnera.
2. Nie ignoruj obaw, oświadczeń i uczuć partnera.
3. Nie tylko powinieneś zadawać pytania, ale także wyjaśniać cel uzyskiwania odpowiedzi.
4. Jeślirozmówca chce coś wyjaśnić lub prosi o powtórzenie tego, co zostało powiedziane, nie denerwuj się. Musimy starać się przekazywać informacje w sposób zrozumiały dla każdego.
5. Nie poddawaj się emocjom.

Oprócz tego krótkiego podsumowania warto pamiętać, aby dobrze się przygotować, wcześniej przeanalizować strukturę negocjacji i opanować style ich prowadzenia. To wszystko pomoże znacznie lepiej poradzić sobie z zadaniem.

Zasady perswazji w negocjacjach

Istnieje kilka wskazówek od psychologów i doświadczonych menedżerów, które mogą się przydać w tych momentach, kiedy istnieje potrzeba przekonania partnera do czegoś. Przede wszystkim musisz nauczyć się przedstawiać argumenty. Najpierw musisz zrobić mocny argument, potem trochę słabszy, a na końcu przedstawić najsilniejszy, że tak powiem, argument o atucie.

Po drugie, musisz pamiętać, że nie możesz postawić rozmówcy w niewygodnej pozycji ani wjechać w róg. Szacunek jest kluczem do życzliwego związku i możesz przekonać się o czymś tylko wtedy, gdy dana osoba jest pozytywna.

Po trzecie, ważne jest, aby proponowane argumenty przecinały się z interesami partnera. W takiej sytuacji istnieje duże prawdopodobieństwo, że partner wyrazi zgodę.

Rozmowy telefoniczne

Czasami trzeba negocjować techniczne środki komunikacji. Oczywiście sprawia to, że komunikacja jest nieco trudniejsza, ponieważ trudniej jest zrozumieć reakcję rozmówcy.

Należy pamiętać, że struktura rozmów telefonicznych jest absolutnietak samo jak na osobiste spotkanie biznesowe:

1. Pozdrowienia.
2. Rozpocznij negocjacje.
3. Wykończenie.
4. Analiza.

Ogólnie przyjęte zasady negocjacji dotyczą rozmów biznesowych przez telefon. Jedyną ważną rzeczą do zapamiętania jest to, że nie możesz przerywać czyjejś mowy przez telefon, nawet jeśli jej słowa czegoś zaprzeczają.

Wniosek

Podsumowując, warto zauważyć, że negocjacje to sztuka, po jej opanowaniu można osiągnąć wszystko. Jak się okazało, znając 4 etapy struktury negocjacji, możesz przewidzieć wynik komunikacji biznesowej i przewidzieć wiele kroków partnera.

Najważniejszą rzeczą, aby osiągnąć dobre wyniki w negocjacjach, jest przestrzeganie powyższych zasad i szanowanie tych, z którymi musisz cokolwiek negocjować.