Zasady negocjacji: podstawowe zasady, techniki, techniki

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-17 19:04

Każda osoba ma do czynienia z czymś, co zwykle nazywa się komunikacją biznesową. Dlatego wielu jest zainteresowanych tym, jak napisać oficjalny list, zaakceptować partnera i negocjować z nim, rozwiązać kontrowersyjną kwestię i nawiązać obopólnie korzystną współpracę.

Komunikacja biznesowa ma szczególne znaczenie dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą. Pod wieloma względami sukces ich działań zależy od tego, jak dobrze opanowali naukę i sztukę komunikacji. W krajach zachodnich szkolenia z zakresu komunikacji biznesowej prowadzone są na prawie każdej uczelni. Nie tak dawno zasady negocjacji zaczęto badać w krajowych uczelniach wyższych. I niewątpliwie takie dyscypliny wychowują u uczniów umiejętność nawiązywania kontaktu z partnerami.

W tym artykule omówimy etykę komunikacji biznesowej i zasady negocjacji. Omówione zostaną główne etapy negocjacji, rodzaje zachowań ludzi oraz niektóre zasady interakcji z nimi. Przedstawione zostaną również zasady negocjacji technicznych środków komunikacji.

Co to są negocjacje?

Zanim zastanowisz się nad podstawowymi zasadami negocjacji, powinieneś dowiedzieć się, czym one są i czym mogą być. Negocjacje są więc komunikacją między ludźmi, która ma miejsce w celu osiągnięcia określonego celu. W negocjacjach każda ze stron komunikacji ma taką samą możliwość kontrolowania przebiegu sytuacji i podejmowania decyzji.

Negocjacje zawsze zakładają, że uczestnicy częściowo mają podobne zdanie, a częściowo nie zgadzają się z przekonaniami drugiej strony. Spotykają się, by dojść do wspólnego mianownika. Jeśli jednak strony zgadzają się ze sobą nawzajem lub wręcz przeciwnie, są bardzo krytyczne, to są to zupełnie inne rodzaje interakcji - odpowiednio współpraca i konfrontacja.

Funkcje i cele negocjacji

Powszechnie przyjmuje się, że negocjacje istnieją po to, aby dojść do wspólnej opinii i uzgodnić coś. Chociaż ta opinia jest bardzo logiczna, celów jest jeszcze kilka.

Negocjacje są potrzebne w celu omówienia problemów (istniejących lub możliwych), podjęcia wspólnej decyzji itp. Ponadto negocjacje mogą pełnić funkcję informacyjną, gdy ludzie wymieniają poglądy tylko na pewne rzeczy. zwane wstępnymi negocjacjami. Spotkanie organizowane w celu nawiązania nowych kontaktów ma taką funkcję, jak komunikacyjna, kiedy ludzie spotykają się w celu wzajemnego poznania się.

Negocjacjemoże również pełnić funkcje takie jak kontrola, koordynacja i regulacja. Różnią się one od komunikacyjnych tym, że są niezbędne w przypadkach, gdy są już porozumienia, a trwają negocjacje w sprawie realizacji wcześniej podjętych wspólnych decyzji.

Oprócz powyższego, w praktyce sytuacja jest taka, że negocjacje mogą nie być prowadzone w celu omówienia i podjęcia decyzji. Są potrzebne jako odwrócenie uwagi konkurentów lub partnerów. Czasami takie sztuczki są stosowane przez firmy handlowe, które chcą zwrócić uwagę określonego partnera poprzez nawiązywanie kontaktów biznesowych z innymi firmami.

Etapy negocjacji

Zasady negocjacji zobowiązują osobę do poznania etapów tego procesu. Dzięki temu można osiągnąć świetne rezultaty podczas planowania i prowadzenia komunikacji biznesowej.

Tak więc negocjacje składają się z przygotowania, samego procesu komunikacji i osiągnięcia porozumienia. Warto bardziej szczegółowo rozpatrzyć etapy negocjacji i ich etapy w poniższej tabeli.

Kroki	Etap przygotowawczy	Etap konserwacji	Etap konsensusu
Pierwszy	Wybór środków negocjacji	Udostępnianie informacji	Wybór uzgodnionych rozwiązań
Drugi	Nawiązanie kontaktu między rozmówcami (zaproszenie lub potwierdzenieudział w negocjacjach)	Formułowanie agendy	Końcowe omówienie wybranej strategii działania
Trzeci	Zbieranie i analizowanie informacji potrzebnych do negocjacji	Identyfikacja kwestii spornych	Osiągnięto formalne porozumienie
Czwarty	Przygotowanie planu negocjacji	Ujawnienie głębokich interesów stron	-
Piąty	Budowanie atmosfery zaufania	Opracuj propozycje wyrównania	-

Formalnie można wyróżnić jeszcze jeden etap - ostatni, kiedy obie strony, po negocjacjach, przeanalizują wyniki i przystąpią do realizacji osiągniętych porozumień.

Podejścia negocjacyjne

Warto pamiętać o jednej z najważniejszych zasad negocjacji - zawsze trzeba znać temat dyskusji i mieć określone podejście. Znając je, możesz przewidzieć zachowanie rozmówcy. Można wyróżnić następujące podejścia do negocjacji:

1. Wrogowie. Istota podejścia polega na tym, że strony występują przed sobą w roli żołnierzy, którzy muszą bronić swoich interesów. Innymi słowy, takie podejście można opisać jako przeciąganie liny.
2. Przyjaciele. Obie strony opowiadają się za przyjaznymi negocjacjami. Takie podejście zakłada, że słabsistrona dopasuje się do mocniejszej strony. Należy zauważyć, że takie podejście jest w praktyce niezwykle rzadkie.
3. Partnerzy. Trzecie podejście ma bardzo solidne podstawy – skupienie się na znalezieniu rozwiązania akceptowalnego przez obie strony. Ważne jest, aby strony stosujące takie podejście starały się znaleźć wyjście z sytuacji, które odpowiadałoby zarówno całkowicie, jak i całkowicie. Takie podejście można opisać jako „czyste” negocjacje.

Pomimo tego, które podejście zostało wybrane, należy pamiętać, że rozmówcy mogą stosować różne triki, które pomagają uzyskać więcej korzyści na korzyść ich strony.

Brudne sztuczki

Zasady negocjacji etykiety nie pochwalają stosowania różnych oszukańczych posunięć, jednak biznesmeni mogą celowo uciekać się do sztuczek w celu uzyskania korzyści. Należy zawsze uważać i być w stanie odpowiednio je zneutralizować. Warto zastanowić się nad najczęstszymi „brudnymi” sztuczkami:

1. Podwyższenie poziomu wejścia. Ten trik polega na tym, że partner na początku stawia zbyt złożone warunki współpracy, które są dla niego korzystne lub takie, które można bezboleśnie wykluczyć, a w trakcie rozmowy je upraszcza. Tak więc strona, przeciwko której stosuje się technikę, musi również pójść na ustępstwa. Aby uniknąć takiej sztuczki, przed spotkaniem należy przestudiować kwestię negocjacji i potencjał partnera.
2. Fałszywe akcenty. Ta sztuczka jest w zasadzie podobna do opisanej powyżej. Jedyna różnica polega na tym, że w tym przypadkudemonstruje skrajne zainteresowanie rozwiązaniem problemu, chociaż w rzeczywistości jest to kwestia drugorzędna.
3. Żądania w ostatniej chwili. Ten trik jest podobny do powyższego, ale można go zastosować tylko na ostatnim etapie negocjacji, kiedy wskazane jest skorzystanie z dwóch pierwszych na początku. Ta technika jest również nazywana „wymuszeniem”. Wysuwanie żądań w ostatniej chwili to bardzo niebezpieczny chwyt, bo gdy partnerzy uzgodnią wszystko i dojdą do konsensusu, jedna ze stron stawia nowe warunki w momencie, gdy druga jest już zainteresowana podpisaniem umowy.
4. Tworzenie beznadziejnej sytuacji. Ta technika jest bardzo bolesna dla strony, przeciwko której jest używana. Korzystając z niej, partner stwarza takie warunki, na których druga strona może albo zgodzić się na sytuacje, albo zaszkodzić sobie w przypadku odmowy. Często taka taktyka zachowania prowadzi do tego, że zaufanie strony, która jest pod presją, może zostać bezpowrotnie utracone.
5. Ostateczne. Zasada tego triku polega na tym, że jedna ze stron staje w pozycji „Albo zgadzasz się na nasze warunki, albo zostawiamy negocjacje!”. Jednak po takim podstępie negocjacje przeradzają się w jednostronne rozwiązanie problemu.
6. Salami. Zasada triku sprowadza się do tego samego podejścia, co w przypadku prawdziwego produktu wędliniarskiego. Salami to produkt spożywany w małych porcjach, ponieważ nie można go spożywać w całości i na raz. Jedna strona zaczyna podawać informacje o ocenie, osobistych zainteresowaniach itp. małeporcje w nadziei, że drugi zrobi to samo i zacznie opowiadać wszystkie sekrety. W zależności od tego, co mówi partner, przeciwko któremu użyto tej sztuczki, pierwsza strona zaczyna odpowiednio się zachowywać. W rezultacie negocjacje mogą przeciągnąć się w czasie, a rozmówca w pełni i całkowicie pozna zdanie, zainteresowania i poglądy drugiej strony.
7. Blef. Z nazwy sztuczki wynika, że mówimy o tym, że jedna ze stron podaje swojemu partnerowi świadomie nieprawdziwe informacje. Jednak w ostatnich latach uciekano się do tego coraz mniej, bo współczesne warunki pozwalają na samodzielne sprawdzenie wszystkiego, co mówi rozmówca.
8. Podwójna interpretacja. Ta sztuczka polega na tym, że jedna ze stron nadaje sformułowania o podwójnych znaczeniach, które następnie można interpretować we własnym interesie. Sztuczka polega na tym, że jeśli w trakcie umowy zostaną opracowane lub podpisane jakiekolwiek dokumenty o takim podwójnym brzmieniu, to jedna ze stron nie będzie mogła później nie spełnić warunków. Taka sztuczka jest bardzo niebezpieczna dla strony, która z niej korzysta, ponieważ dzięki niej można szybko stracić dobrą reputację i zyskać złą.

Zasady negocjacji mówią, że jeśli w trakcie komunikacji biznesowej zauważono, że partner idzie na sztuczki i sztuczki, to w żadnym wypadku nie należy się odwzajemniać. Musisz zrozumieć, dlaczego tak się dzieje, a następnie zbudować linię komunikacji. Nie przerywaj jednak nagle negocjacji, lepiej spokojnie wysłuchaj wszystkich żądań i zostaw sobie czas do namysłu.

Zasady do przestrzegania podczas negocjacji

Istnieją wspólne, by tak rzec, uniwersalne normy postępowania w negocjacjach i nie ma znaczenia, czy spotkanie odbywa się twarzą w twarz, czy negocjacje prowadzone są przy pomocy technicznych środków komunikacji. Zasady negocjacji, o których należy pamiętać, są zawsze następujące:

1. Zawsze bądź uprzejmy i unikaj wyrażeń i wskazówek, które mogą umniejszyć osobowość partnera. Zawsze należy przestrzegać świeckiej etykiety.
2. Nie możesz ignorować opinii partnera.
3. Nie zadawaj zbyt wielu pytań bez wyjaśnienia, dlaczego są one ważne. Innymi słowy, proste zapytania nie powinny być dozwolone.
4. Musimy odpowiednio reagować na wyjaśnienia i starać się przekazać informacje, aby wszystkie strony zrozumiały, o co toczy się gra.
5. Nie pozwól, aby twoje myśli były parafrazowane.
6. Jeśli myśl twojego partnera wydaje się niedopowiedziana, możesz ją kontynuować, określając, czy była sugerowana.
7. Podsumowanie jest możliwe tylko na końcu negocjacji lub po długich uwagach.
8. Jeżeli negocjacje są grupowe, konieczne jest zapewnienie wszystkim możliwości zabrania głosu, nawet jeśli trwa to zbyt długo. Ale zazwyczaj tylko jedna osoba po stronie potencjalnego partnera dotrzymuje słowa.

Jak przekonać partnera?

Z punktu widzenia komunikacji biznesowej i reguł negocjacji psychologowie opracowali zestaw wskazówek, które pomogą w tych momentach, kiedy konieczne jest nie tylko przekazanie informacji partnerowi, ale także przekonanie go dobyle co. Warto więc rozważyć tę listę:

1. Jeżeli zdecydowano się przekonać partnera do czegoś, należy zacząć od słabych argumentów, przejść do średnich, a na końcu wypowiedzieć najsilniejszy argument, tzw. "atut".
2. Nie możesz zepchnąć partnera na niekorzystną dla niego pozycję ani wywierać na niego presji. Każdy ma prawo do zachowania twarzy.
3. Jeśli chcesz uzyskać pozytywną odpowiedź na ważne pytanie, powinieneś zadać przed nim dwa proste pytania, na które partner z łatwością odpowie.
4. Warto pamiętać, że im bardziej wpływowy mówca, tym mocniej brzmią jego argumenty.
5. Musisz okazać empatię.
6. Podczas przekonywania musisz zacząć od tego, co jest jasne i akceptowalne dla obu stron.

Rozmowy telefoniczne: zasady prowadzenia rozmów telefonicznych

Rozmowy telekomunikacyjne różnią się od rozmów twarzą w twarz. Najważniejszą zasadą rozmów telefonicznych jest zwięzłość. Taka komunikacja biznesowa powinna być zwięzła i nie przedłużająca się. Musisz mówić wyłącznie w sprawach merytorycznych.

Ogólnie rzecz biorąc, istnieje kilka podstawowych zasad negocjowania za pomocą środków komunikacji:

1. Musisz być przyjazny i gościnny.
2. Rozmowy telefoniczne powinny być prowadzone przez kompetentną osobę, która rozumie porządek obrad.
3. Zanim zaczniesz mówić, musisz dostosować swój głos i, jeśli to możliwe, powiedzieć kilka łamań językowych.
4. Głos podczas rozmów telefonicznych powinien byćspokojna. W razie potrzeby możesz bawić się głosem, gdy musisz skupić się na pewnych rzeczach lub przekonywać partnera.
5. Nie możesz przerwać rozmówcy. To bardzo ważna zasada rozmów telefonicznych. Nawet jeśli rozmówca mówi nieprzyjemne rzeczy, krytykuje lub wyraża niezadowolenie, należy go posłuchać, a dopiero potem zacząć mówić.

Oprócz powyższego warto pamiętać, że zasady etykiety prowadzenia rozmów telefonicznych są takie same, jak te, którymi ludzie zwykle przestrzegają osobiście. Dodatkowo warto zaznaczyć, że jeśli z powodu problemów technicznych pominięto część rozmowy, czego rozmówca nie zauważył, należy przeprosić i poprosić o jej powtórzenie.

Krajowe cechy charakterystyczne negocjacji

Znając podstawy komunikacji telefonicznej z partnerami oraz zasady rokowań zbiorowych, zawsze należy brać pod uwagę specyfikę narodową wszystkich stron. Na przykład Niemcy nie tolerują spóźniania się i są niezwykle pedantyczni. Anglicy to ludzie, którzy zawsze wydają się powściągliwi, więc nie traktuj tego jako chłodu. Warto zaznaczyć, że jeśli taki partner dawał słowo honoru, to go dotrzyma.

Włosi są bardzo aktywni i towarzyscy i wolą spotykać się w nieformalnym otoczeniu. Ważną cechą takich partnerów jest to, że wolą rozmawiać z osobami tej samej rangi. Hiszpanie to ludzie, którzy wolą pracować w zespole. Są szarmanccy, otwarci, poważni, ale jednocześnie mają wspaniałe uczucie.humor. Podobnie jak Włosi, Hiszpanie wolą negocjować z osobami tej samej rangi.

Mówiąc o chińskich partnerach, należy pamiętać, że są oni bardzo uważni na słowa. Wypowiadane przez nich informacje są zawsze przemyślane i powściągliwe. Często Chińczycy nie są pierwszymi, którzy wyrażają swoje przemyślenia i propozycje, dlatego należy o tym pamiętać podczas negocjacji.

Wniosek

Po zrozumieniu podstaw komunikacji biznesowej i zasad etykiety rozmów telefonicznych znacznie łatwiej jest zbudować odpowiednią linię postępowania. Najważniejszą rzeczą w tym procesie jest bycie szczerym wobec siebie i swojego partnera.