Jak sporządzić raport wstępny? Wzór i zasady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Raport wydatków jest podstawowym dokumentem w przepływie pracy księgowej. Jego głównym celem jest potwierdzenie kwoty wydanej przez osobę odpowiedzialną.

Dwustronny ujednolicony formularz nr AO-1 - pojedynczy formularz dla każdego podmiotu prawnego dowolnej formy własności. Jedynymi wyjątkami są pracownicy państwowi, którzy od 2002 roku używają specjalnego formularza „0504049”.

Sprawozdanie z wydatków jest obowiązkiem każdego pracownika, który otrzymuje środki na podróż służbową lub zakup dowolnego materiału lub produktu (takiego jak artykuły biurowe lub żywność).

Raport wydatków podróżnika

Jak prawidłowo sporządzić raport z wyprzedzeniem, jeśli pracownik został wysłany przez organizację do wykonania jakiegoś zadania w innym mieście?

Podróż służbowa to wyjazd pracownika w celu wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą firmy. Nigdy nie obyło się bez wydatków, które podlegają rekompensacie pracownikowi zgodnie z obowiązującymustawodawstwo.

Koszty podróży obejmują:

• Podróż w obie strony, ale tylko jeśli pracownik ma bilety.
• Wynajem mieszkania (wymagane są czeki lub paragony).
• Dodatkowe wydatki zawarte w dietach.
• Rozmowy telefoniczne, poczta, wymiana walut, opłata tranzytowa i prowizja, bilet bagażowy i wszelkie inne wydarzenia, bez których główny cel podróży nie zostanie osiągnięty.

Wszystkie powyższe wydatki muszą być udokumentowane. Jeśli mówimy o dietach dziennych, to zazwyczaj ich wielkość jest określona w zamówieniu lub w stanowisku o podróży służbowej wydawanym przez każde przedsiębiorstwo. Kwota może się różnić w zależności od tego, dokąd wyjechał pracownik: w regionie, do innego przedmiotu Federacji Rosyjskiej lub za granicę.

Ustawodawstwo nie określa maksymalnej diety, ale jeśli ich wartość w kraju przekracza 700 rubli, a poza nim - 2500 rubli, to powinny podlegać podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Nie powinny pojawić się problemy z prawidłowym sporządzeniem zaliczki po powrocie z podróży służbowej. Termin dostarczenia dokumentu – nie więcej niż trzy dni od daty przybycia. Jeśli kwota podlegająca rozliczeniu nie została wydana w całości, różnicę należy zwrócić kasjerowi za pomocą przychodzącego polecenia gotówki, a jeśli wręcz przeciwnie, nastąpiło przekroczenie, pracownik otrzymuje rekompensatę za wszystko za pomocą gotówki wychodzącej zamówienie.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowego raportu z wyprzedzeniem?

Prawidłowo sporządź raport z wyprzedzeniempracownik musi odbyć podróż służbową w ciągu trzech dni, w przeciwnym razie organ nadzoru może uznać tę kwotę za dochód, od którego należy naliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ubezpieczeniowe.

Nawiasem mówiąc, przyjęcie nowej wersji ustawy nr 290-FZ z dnia 3 lipca 2016 r. wprowadza pewne korekty, na przykład poważną grzywnę za wykonanie niewłaściwej kontroli. Planowane jest również rozpoczęcie korzystania ze specjalnych kart bankowych zgodnych z międzynarodowym standardem Visa i MasterCard w celu pokrycia kosztów podróży.

Zasady ogólne

Jak sporządzić raport wstępny? Wystarczy postępować zgodnie z każdym z następujących punktów:

1. Protokół należy sporządzić nie później niż trzy dni robocze od momentu:

• okres wskazany przez pracowników we wniosku o wydanie środków upłynął;
• pracownik poszedł do pracy, jeśli upływ okresu, na który wydano pieniądze, przypadał na urlop lub chorobę;
• pracownik wrócił z podróży służbowej.

2. Aby sporządzić raport, skorzystaj z jednolitego formularza nr AO-1 lub formularza przyjętego przez przedsiębiorstwo.

3. Pracownik wraz z księgowym, który wie, jak poprawnie sporządzić raporty z wyprzedzeniem (przykład jest wyraźnie dostępny w używanym programie), musi wypełnić dokument.

4. Kierownik jest odpowiedzialny za zatwierdzenie raportu sprawozdawczego.

5. Każdemu dokumentowi zaliczkowemu muszą towarzyszyć czeki, faktury,bilety i inne dokumenty potwierdzające, że dana osoba faktycznie wydała należne środki.

Wypełnianie zamówienia

Jak sporządzić raport z wyprzedzeniem?

Pierwsza lub przednia część musi zostać wykonana przez księgowego. Nie da się tego zrobić bez podania szczegółów dokumentu (numer i data), informacji o przedsiębiorstwie i osobach odpowiedzialnych, wysokości wydanej zaliczki, informacji podsumowujących: wydanych środków i rachunków księgowych, na podstawie których można ocenić ruch i odpisać. Ponadto należy w tym miejscu wskazać niewykorzystaną zaliczkę, która została przekroczona lub zwrócona.

Druga część to oderwany paragon stwierdzający, że raport wstępny został przyjęty do weryfikacji. Po wypełnieniu księgowy musi go odciąć i przekazać odpowiedzialnemu pracownikowi.

Trzecia część (odwrotna strona formularza AO-1) musi zostać wypełniona zbiorczo. Zadaniem pracownika odpowiedzialnego jest odzwierciedlenie szczegółów i dołączenie każdego prawidłowo wykonanego paragonu sprzedaży do raportu zaliczkowego. Księgowy będzie musiał wypełnić kwotę i konto, które będą odzwierciedlać wydane pieniądze.

Dokument musi być podpisany przez pracownika, księgowego i głównego księgowego. Dopiero po tym może zostać zaakceptowany przez kierownika.

Rozsądne nadmierne wydatki

Jak złożyć raport o przekroczeniu wydatków? Najpierw musisz się upewnić, że jest to uzasadnione:

• wydatki są wyższeprzydzielona była wymagana do wykonania zadania w imieniu władz;
• pracownik ma dokumenty potwierdzające.

Jeśli przynajmniej jeden warunek nie jest spełniony, kwota pieniędzy nie podlega zwrotowi.

Procedura rekompensaty nadmiernych wydatków przy kasie

W przypadku przekroczenia wydatków księgowy staje przed pytaniem: jak poprawnie sporządzić raport z wydatków. Próbkę nakazu kasowego rachunku nr KO-2 można łatwo znaleźć na rozległych obszarach Internetu. Szczegóły tego dokumentu muszą być wskazane w raporcie - wiersz "Przekroczenie wydane przez zlecenie gotówkowe".

Okres dotyczący rekompensaty nadmiernie wydanych środków przez pracownika nie jest określony przez prawo. Dlatego też, jeśli księgowy nie podał od razu informacji o zleceniu wydania w raporcie wstępnym, nie będzie to wiązało się z żadnymi karami.

Warunki rekompensaty za przekroczenie wydatków na karcie wynagrodzeń

Obecnie prawie wszystkie organizacje przelewają pensje pracownikom na kartę bankową. Czy można w ten sam sposób zwrócić pracownikowi nadwyżoną kwotę zgodnie z raportem wydatków?

Prawodawstwo nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Sam dokument sugeruje tylko jedną formę zwrotu nadwyżki rozliczeniowej - gotówkę.

Centralny Bank Rosji podzielił tę samą opinię w 2006 r. w piśmie nr 36-3/2408. Jednocześnie jego pismo, ale z dnia 24 grudnia 2008 r. nr 14-27/513, zawiera informację na temat pytania: czy można użyć karty bankowej do zapłatykwota rozliczeniowa nie należy do kompetencji banku centralnego. To przedsiębiorstwo sieciowe powinno w tym przypadku samodzielnie zająć się swoimi problemami. Aby agencja controllingowa nie miała zbędnych pytań, warto skorzystać z kasy.

Jak zrekompensować osobiste pieniądze pracownika?

Pracownik organizacji może sam udać się na zakup niezbędnych towarów (robót, usług) na własny koszt. W takim przypadku nie ma potrzeby wypełniania raportu z wyprzedzeniem. Jak zorganizować powyższe kroki?

Wystarczy wniosek i dokumenty potwierdzające zakup (pokwitowania gotówkowe, faktury, ścisłe formularze sprawozdawcze, dokumenty podróżne itp.

Wydanie raportu z wyprzedzeniem w 1С

Każdy księgowy powinien zapoznać się z takim dokumentem, jakim jest zestawienie wydatków. Jak zaaranżować w 1C? Lokalizacja dokumentu w programie to sekcja „Bank i kasa”.

W utworzonym oknie musisz najpierw określić informacje o organizacji i osobach odpowiedzialnych. Przycisk „Dodaj” udostępni tabelę, w której musisz odzwierciedlić wszystkie informacje o wydanych środkach.

Istnieją trzy rodzaje zaliczki:

• Dokumenty pieniężne. Uwzględnia to bilety lotnicze i kolejowe, bony, znaczki pocztowe itp.
• Gotówka. Głównym celem dokumentu jest odpisanie gotówki.
• Konto rozliczeniowe. Dokument jest niezbędny w celu uwzględnienia odpisu kwoty bezgotówkowej z rozliczeniakonta firmowe.

Aby wygenerować informacje o wypłacie gotówki, musisz zacząć od utworzenia nowego wychodzącego zlecenia gotówkowego. Po wypełnieniu dokument należy wydrukować i przekazać osobie odpowiedzialnej, aby ta wypełniła wiersz po otrzymaniu środków i podpisów. Dopiero wtedy możesz zapisać i opublikować dokument.

W części tabelarycznej paragonu należy podać informacje o towarach i materiałach zakupionych przez osobę odpowiedzialną. Jeżeli zakupowi towaru towarzyszyło wystawienie faktury, to należy wystawić flagę SF, wybrać Dostawcę i uzupełnić jego dane.

Sekcja „Opakowanie zwrotne” wymaga uzupełnienia informacji o opakowaniu, na które z powrotem czeka Dostawca.

Sekcja „Płatność” rejestruje kwoty zapłacone dostawcy za wcześniej zakupione towary. Zaliczka jest odzwierciedlona w księgowaniu D 60.02 K 71.01.

Zakładka „Inne” jest przeznaczona do rozliczania innych wydatków osoby odpowiedzialnej (podróż służbowa, podróże, wydatki na paliwo itp.).