Cykl PDCA - filozofia ciągłego doskonalenia biznesu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

cykl PDCA (cykl Deminga) jest jednym z podstawowych pojęć we współczesnej teorii zarządzania. Stanowi również podstawę serii norm ISO 9000, które są stosowane na całym świecie do zarządzania jakością w przedsiębiorstwach każdej wielkości i typu.

Definicja

Cykl Deminga PDCA to technologia ciągłego doskonalenia procesów w biznesie oraz w każdej innej dziedzinie działalności. Nazwa tej metody to skrót 4 angielskich słów, oznaczających logiczną kolejność etapów doskonalenia:

• P - Plan (plan);
• D - Wykonaj (wykonaj);
• C - Sprawdź (sprawdź, przeanalizuj);
• A - Ustawa (ustawa).

Wszystko jest logiczne i proste: najpierw musisz przemyśleć działania. Następnie są wykonywane zgodnie z planem. Trzecim krokiem jest analiza uzyskanych wyników. I wreszcie ostatni etap – Ustawa – polega na wprowadzeniu konkretnych zmian w celu usprawnienia procesu i/lub wyznaczenia nowych celów. Następnie ponownie rozpoczyna się faza planowania, w której należy wziąć pod uwagę wszystko, co zostało zrobione wcześniej.

Schematycznie, cykl kontrolny PDCA jest pokazany jakokoła, które świadczy o ciągłości tego procesu.

Teraz przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu krokowi.

Plan (Plan)

Pierwszym krokiem jest planowanie. Konieczne jest jasne sformułowanie problemu, a następnie określenie głównych obszarów pracy i znalezienie najlepszego rozwiązania.

Częstym błędem jest opracowanie planu opartego na subiektywnych domysłach i założeniach kierownictwa. Bez znajomości przyczyn problemu można w najlepszym razie zneutralizować jego konsekwencje, i to tylko tymczasowo. Jakich narzędzi można do tego użyć?

Metoda „5 Dlaczego”

Został opracowany w latach 40., ale zyskał popularność 30 lat później, kiedy Toyota zaczęła go aktywnie używać. Jak przeprowadza się taką analizę?

Najpierw musisz sformułować i zapisać problem. Następnie zadaj pytanie: „Dlaczego tak się dzieje?” i zapisz wszystkie powody. Następnie musisz zrobić to samo dla każdej odpowiedzi. Następnie podążamy tym samym schematem, aż do pytania „Dlaczego?” nie zostanie poproszony 5 razy. Z reguły jest to piąta odpowiedź, która jest prawdziwym powodem.

Diagram Ishikawy

Ta metoda pozwala na graficzne przedstawienie związków przyczynowo-skutkowych dowolnych zjawisk w biznesie. Nazwany na cześć swojego twórcy, chemika Kaory Ishikawy, jest szeroko stosowany w zarządzaniu.

Podczas tworzenia diagramu istnieje 5 prawdopodobnych źródeł problemów: ludzie, materiały, środowisko (środowisko), sprzęt i metody. Każdy z nich z kolei może zawierać bardziej szczegółowe powody. Na przykład,praca pracowników zależy od poziomu umiejętności, stanu zdrowia, problemów osobistych itp.

Sekwencja konstruowania diagramu Ishikawy:

1. Narysuj poziomą strzałkę w prawo i napisz dobrze zdefiniowany problem w pobliżu jej końcówki.
2. Pochylony w kierunku głównej strzałki, przedstaw 5 głównych influencerów, o których mówiliśmy powyżej.
3. Użyj małych strzałek, aby pokazać szczegółowe powody. W razie potrzeby można dodać mniejsze gałęzie. Odbywa się to do momentu, aż wszystkie prawdopodobne przyczyny zostaną opisane.

Następnie wszystkie otrzymane opcje są zapisywane w kolumnie, od najbardziej realistycznej do najmniejszej.

"Burza mózgów"

Grupowa dyskusja z ekspertami i kluczowym personelem, w której zadaniem każdego uczestnika jest wymienienie jak największej liczby potencjalnych przyczyn i rozwiązań problemu, w tym tych najbardziej fantastycznych.

Po analizie teoretycznej konieczne jest znalezienie rzeczywistych danych faktycznych potwierdzających, że przyczyny problemu są prawidłowo zidentyfikowane. Nie możesz działać na przeczucia ("najprawdopodobniej…").

Jeśli chodzi o samo planowanie, to tutaj również ważna jest konkretność. Ważne jest ustalenie terminów, nakreślenie jasnej sekwencji działań i wymiernych rezultatów (w tym pośrednich), do których powinny one doprowadzić.

Wykonaj (Wykonaj)

Drugim etapem cyklu PDCA jest realizacja planu, wdrożenie zmian. Najczęściej lepiej jest najpierw wdrożyć decyzje podjęte wna małą skalę, przeprowadź „test w terenie” i sprawdź, jak działa na małej powierzchni lub obiekcie. Jeśli są opóźnienia, opóźnienia, ważne jest, aby zrozumieć, co jest przyczyną (nierealistyczne planowanie lub brak dyscypliny ze strony pracowników). Dodatkowo wprowadzany jest system kontroli pośredniej, który pozwala nie tylko czekać na wyniki, ale stale monitorować to, co już zostało zrobione.

Sprawdź

W prostych słowach, teraz musimy odpowiedzieć na jedno pytanie: „Czego się nauczyliśmy?”. Cykl PDCA implikuje stałą ocenę osiągniętych wyników. Konieczna jest ocena postępów w stosunku do wyznaczonych celów, określenie, co działa dobrze, a co należy poprawić. Odbywa się to głównie poprzez sprawdzenie raportów i innej dokumentacji przedsiębiorstwa.

Dla pomyślnego wdrożenia cyklu Shewharta-Deminga (PDCA) w biznesie, konieczne jest ustanowienie regularnych raportów z wykonanej pracy i omawianie wyników z pracownikami. Idealnym narzędziem do tego jest wprowadzenie kluczowych wskaźników wydajności KPI, na podstawie których budowany jest system motywacji i nagradzania najbardziej produktywnych pracowników.

Akt

Ostatnim krokiem jest właściwie działanie. Tutaj może być kilka opcji:

• wdrożenie zmiany;
• odrzuć decyzję, jeśli okazała się nieskuteczna;
• powtórz wszystkie etapy cyklu PDCA, ale wprowadź pewnekorekty.

Jeśli coś działa dobrze i można je powielić, rozwiązanie należy ustandaryzować. W tym celu dokonuje się odpowiednich zmian w dokumentacji przedsiębiorstwa: regulaminie pracy, instrukcjach, listach kontrolnych do sprawdzania wyników pracy, programach szkolenia pracowników itp. Równolegle należy ocenić możliwość wprowadzenia usprawnień w innych procesach biznesowych, w których mogą wystąpić podobne problemy.

Jeśli opracowany plan działania nie przyniósł oczekiwanych rezultatów, musisz przeanalizować przyczyny niepowodzenia, a następnie wrócić do pierwszego etapu (Plan) i wypróbować inną strategię.