Płacenie diet podróżnych: co musisz o tym wiedzieć?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Opłacanie kosztów podróży to nie tylko możliwość wyjazdu na koszt firmy, ale także odpowiedzialność, która nakłada szereg ograniczeń na swobodę przemieszczania się pracownika. Niektórzy uważają, że darmowe podróże i minimum pracy to coś, o co należy dążyć, gdy pracodawca przypisuje odpowiedzialność za zadania poza miastem lub krajem. Jak fajnie: na konferencjach można się zrelaksować i trochę znudzić. Jednak nie wszystko jest takie, jak się wydawało na pierwszy rzut oka.

Co można uznać za podróż służbową?

Zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej podróż służbowa to wyjazd na czas określony na koszt pracodawcy w celu wykonywania obowiązków służbowych poza „murami” urzędu. Warunkiem jest przekroczenie granicy kraju, czyli podróż do innego miasta nie jest podróżą służbową. W takim przypadku dni wyjazdu i przyjazdu są brane pod uwagę jako obowiązkowe do włączenia do tego okresu podróży. Pracownik zostaje zbiuro, ale harmonogram pracy poza granicami kraju nie jest ustalany przez firmę wysyłającą.

Dopuszcza się również uznanie za podróż służbową w wyjątkowych przypadkach tych podróży, które wymagają podróży do sąsiedniego miasta. Zasada ta dotyczy tych stanowisk, które nie wiążą się z ciągłą koniecznością przekraczania granicy, np. taksówkarz. Może codziennie wyjeżdżać z miasta, ale czas spędzony w drodze nie jest uważany za podróż służbową. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku urzędników, którzy zajmują pracę w urzędach, a czasem muszą wyjechać do innego miasta, aby poprawić swoje umiejętności i wziąć udział w kursach. Wszelkie wydatki ponosi pracodawca, ponieważ leży to w jego kompetencjach, a prawo pracownika do odmowy przeprowadzenia testów i badań jest zachowane.

Dodatkowe różnice w podróży

Podróżowanie za granicę wiąże się z pewnymi wyjątkami od zasad. Związane są one głównie z czasem i kosztami czasu. Załóżmy, że pracownik zostaje wysłany do innego kraju, w którym musi zostać przez tydzień, aby mieć czas na zwiedzenie wystawy lub zapoznanie się z nowymi produktami dostawcy. Lot jest opóźniony, a pracownik zmuszony jest do pozostania w innym kraju z własnymi pieniędzmi:

• Płać za pokój w hotelu.
• Jedz.
• Korzystaj z transportu na terenie kraju/miasta.
• Miej niezbędne środki do pielęgnacji i higieny.

Wszystkie wydatki muszą być poparte czekami i rachunkami, aby później, po powrocie do pracy, wzmocnić wsparcie materialne dlazwrot. Jeśli mówimy o wyjeździe do innego miasta, to dodatek na podróż jest wypłacany tylko częściowo – transport i wyżywienie.

Za co dokładnie firma płaci?

Firma ponosi wszystkie koszty podróży jednego lub grupy pracowników. Cena obejmuje nie tylko podróż, zakwaterowanie, bilety i wizyty w niektórych muzeach czy wystawach. Rekompensata podróżna obejmuje również obowiązkowe płatności:

• Ubezpieczenie zdrowotne.
• Ubezpieczenie osobiste.
• Płatność za bagaż i jego ubezpieczenie.
• Deklaracja żądanej kwoty.
• Składki ubezpieczeniowe za wynajem samochodu (jeśli pracownik nie posiada pojazdów osobistych lub służbowych).

Weekendy są również brane pod uwagę, ponieważ dana osoba jest zmuszana do pracy poza godzinami pracy w związku z nakazem wyjścia. Opłata za wyjazdy służbowe w weekendy naliczana jest osobno i uwzględniana w sprawozdaniu finansowym jako wydatki jednorazowe lub wydatki dzienne. Jest to konieczne, aby osoba mogła coś zjeść i poruszać się. Resztę nadwyżki (wyjścia do teatrów, muzeów, kawiarni, restauracji, na zakupy) pracownik zapewnia sobie.

Procedura wypłaty zwrotu kosztów podróży: kiedy pieniądze są wydawane i zwracane?

W pierwszej kolejności należy wydać polecenie pracownikowi, który w opinii przełożonych jest kompetentny w sprawach, które wymagają załatwienia za granicą. Muszą to być urzędnicy, którzy spełniają określone obowiązki i spełniają kryteria wyboru na stanowisko. Innymi słowy, jeśli pracownik nie zna cudzoziemcajęzyk, władze są zobowiązane do wypłacenia mu tłumacza, jeśli jest to konieczne do negocjacji z zapraszającą firmą. Po zapoznaniu się z zamówieniem pracownik podpisuje je i najpóźniej 24 godziny przed wyjazdem otrzymuje zaliczkę na zamówienie biletów i wynajem hotelu.

Ważne! Zaliczka musi wynosić 50% kwoty przeznaczonej na wyjazd. Musi pokryć wszystkie wydatki, które są przewidziane podczas pobytu za granicą. Opłacanie dziennych kosztów podróży nie dotyczy komunikacji komórkowej i mobilnego ruchu internetowego.

Pozostała połowa kwoty zostanie wykorzystana do przeliczenia pozostałych wydatków, które zostaną uznane za nieprzewidziane lub dodatkowe. Pracownik wystawia na nie czeki i dopiero po powrocie do domu może liczyć na odszkodowanie za straty. Na przykład zapewniono kierowcę, który zapewnia transport. Dla niego przeznaczany jest osobny dodatek za przejazd na naprawę maszyny, wymianę części, materiałów eksploatacyjnych i tankowanie. Inny pracownik nie może ubiegać się o zwrot kosztów transportu, ponieważ zapewniony jest transfer i osobisty kierowca.

Inny przypadek, jeśli bilety zostały zamówione, ale lot był opóźniony. Pracownik został pilnie wezwany z powrotem i musiał kupić bilety autobusowe za własne pieniądze. Wtedy koszty są zwracane. Gdy w ogóle nie ma pieniędzy, firma przesyła je na konto odbiorcy w najszybszy i najwygodniejszy sposób.

Kiedy jest to korzystne dla podróżnika?

Podróże do pracy nie zawsze wiążą się z wydatkami osobistymi. Jestprzypadki, w których strona wysyłająca zwraca koszty wyżywienia, a pracownik pozostaje „na plusie”. Dotyczy to momentów, w których gospodarz pokrywa wszystkie wydatki związane z wyżywieniem w hotelu, w którym osoba przebywa, lub wydawane z pieniędzy osobistych (gość przyjeżdża do domu/mieszkania). Jednocześnie 50% kosztów przewidzianych na wyżywienie obywatela jest mu zwracane bez konieczności przedstawiania rachunków za zakup żywności lub gotowej żywności w restauracjach i kawiarniach.

Jest to przewidziane przez prawo i wynika z faktu, że dana osoba ma prawo odmówić przyjęcia pokarmu, który jest dla niego niepożądany ze względów zdrowotnych. Może więc kupić coś według własnego gustu i potrzeb, ale zapłata za dni podróży zostanie dokonana w sposób przewidziany prawem. Czasami wydatki mogą zostać zwrócone za obopólną zgodą pracownika i szefa.

Płacenie kosztów podróży: podróże i komunikacja w weekendy

Jeżeli dana osoba jest zmuszana do wykonywania czynności w pracy w weekendy, na przykład zawierania umów lub ich podpisywania, należy zapłacić za komunikację komórkową. Takie nieprzewidziane, ale oczekiwane wydatki mogą być częściowo lub w całości zwrócone za obopólną zgodą. W praktyce często zdarza się, że wyjazd służbowy za granicę może obejmować nie tylko inną strefę czasową, ale także dni tygodnia czy pory roku.

1. Jeżeli pracownik został wysłany do USA, gdzie niedziela jest dniem roboczym, wówczas wydatki za ten dzień zostaną zwrócone w wysokości 100%. Jednak niezaufanie należy lekceważyć, bo to też trzeba będzie udowodnić.
2. Jeżeli podróżnik jest w drodze do RPA, uwzględnia się również sezonowość i zmianę pór roku. Na przykład „od zimy do wiosny” latanie z walizkami z zimowymi ubraniami to dodatkowy ładunek wymiennej bielizny na ciepły sezon. Opłata za przechowanie bagażu jest dzielona na pół, jeśli strony ustalą: pracownik nie zabiera wielu rzeczy – płaci kierownik, jest nadwyżka z winy pracownika – koszt.

To samo dzieje się w innych przypadkach, gdy dochodzi do nieporozumień i kontrowersyjnych kwestii dotyczących kosztów. Czasem wypłata dni podróży implikuje jej wyjątkowe wystąpienie z winy firmy, ale ten fakt należy również udowodnić pracownikowi. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę kilka innych okoliczności, które wpływają na rozdział zobowiązań.

Wynagrodzenia

Czy szef musi płacić pensję, gdy pracownik jest za granicą? Jest to kontrowersyjna kwestia, ponieważ pracownik już wykonuje swoje czynności, otrzymując potrącenia. Z drugiej strony spędza wolny czas, który mógłby spędzić z rodziną lub na wakacjach z pracy. A zamiast tego zmuszony jest pracować w weekendy, ale tylko kosztem odliczeń za wyjazd.

Ponieważ dodatek na wyjazdy weekendowe jest tylko częściowy, należy płacić pracownikowi za roboczogodziny, oceniając jego wkład w rozwój firmy według stawki bazowej zgodnie z podpisaną umową o pracę. Wynagrodzenie nie może wpływać na dodatkowe podróże, jeśli leży to w najlepszym interesie firmy orazczłowiek jest zobowiązany do wypełniania swoich uprawnień. Ale motywem może być sytuacja lustrzana, gdy nadgodziny w podróży służbowej mogą wpłynąć na wysokość ryczałtu. Oznacza to, że dieta dzienna, zgodnie z częścią 1 art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, są dodawane do stawki wynagrodzenia.

Co wpływa na dietę w różnych strukturach organizacyjnych?

Wypłata dziennej diety na podróż nie zależy od kraju i miejsca zamieszkania osoby. Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego nr CAS 05-151 z dnia 26.04.2015 r. wydatki na diety są pokrywane w całości do czasu wyjazdu. Jeśli zostały przekroczone, muszą zostać zwrócone przez kierownictwo. Są to „wydatki kieszonkowe” niezbędne do wykonywania pracy poza stałym miejscem zatrudnienia w związku z momentami pracy lub zadaniami służbowymi. Warto zauważyć, że pieniądze są wypłacane z budżetu ogólnego, który tworzy fundusz państwowy.

Jeżeli pracownik należy do organizacji budżetowej, to ma osobny fundusz, z którego pochodzą pieniądze na takie wydatki. Mówimy o Ministerstwie Spraw Wewnętrznych – socjalne i medyczne aspekty tej organizacji są w pełni zapewniane przez państwo, nie mające nic wspólnego z funduszami ubezpieczeniowymi i obsługą obywateli pracujących na stanowiskach pozarządowych.

Tutaj opłacenie kosztów podróży w instytucjach budżetowych zależy całkowicie od państwowego typu zarządzania i zaopatrzenia jednostek. Jeśli chodzi o służbę wojskową, odliczenia są nieco wyższe niż w strukturach niepaństwowych lub prywatnych firmach biznesowych. „Ponieważ obowiązkiem i zadaniem pracownika jest zadanie państwa, to wydatki”kraj płaci.”

Podatki podróżne

W bieżącym okresie sprawozdawczym obowiązuje następujące prawo: nie ma minimalnych i maksymalnych limitów dla organizacji, co oznacza, że każda firma może ustawić własny limit płatności, aby zapewnić pracownika na jeden dzień poza miejscem pracy. Jeśli jednak wyjeżdża na kilka godzin, wówczas dzienna dieta jest wypłacana w całości, ponieważ nie jest to świadczenie, ale pokrycie kosztów.

Małe firmy próbują ograniczyć się do dziennej diety w wysokości 700 rubli, ponieważ kwota ta nie jest opodatkowana zgodnie z ust. 3 art. 217 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej. Podatek dochodowy od osób fizycznych będzie musiał zostać potrącony z kwoty stanowiącej różnicę przekraczającą ustalone minimum.

Ważne! Jeśli pracownik jest wysyłany za granicę, limit wolny od podatku wynosi 2500 rubli. Płatność za koszty podróży w instytucji budżetowej odbywa się dokładnie w ten sam sposób.

Przykład obliczania potrąceń z dziennych płatności

Załóżmy, że pan Pietrow wyjechał w podróż służbową na 5 dni, z czego 2 dni przypadały na weekend. Przysługuje mu 1000 rubli za każdy dzień spędzony w innym mieście, zgodnie z decyzją władz. Z tych 5000 rubli kwota równa 5700=3500 rubli nie jest opodatkowana. Pozostałe półtora tysiąca podlega opodatkowaniu i opłacaniu składek ubezpieczeniowych.

Podróżując za granicę przez te same 5 dni, osoba otrzymuje 3000 rubli dziennie. Z 15 000 rubli pozostaje kwota 2500 rubli, która podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych iskładki. W takim przypadku w żadnym wypadku okazanie czeków i pokwitowań nie jest wymagane.

Jakie dokumenty należy przedstawić?

Od razu warto zacząć od transportu - jeśli podróżujesz prywatnym samochodem, dział księgowości wystawia list przewozowy, na którym wystawiane są czeki i pokwitowania zapłaty za paliwo i inne materiały eksploatacyjne. Bilety na samoloty, pociągi i autobusy należy zachować do powrotu do domu. Paszport ze znakami przejścia granicznego powinien być również kserowany w celu dołączenia do listu przewozowego. W przypadku wycieczek miejskich na terenie kraju należy wystawiać raporty o oddelegowaniu - jest to arkusz, który odzwierciedla listę zobowiązań serwisowych.

Jeśli hotel został zarezerwowany osobiście przez pracownika, należy wcześniej dowiedzieć się, czy ma on formularze nr 3-G do wydawania gościom. W przeciwnym razie zakwaterowanie będzie na koszt pracownika, ponieważ KKM nie jest potrzebne takim organizacjom. Wystawiając notatkę (dla organizacji budżetowych) należy dodatkowo dołączyć bilety z datą wyjazdu i przyjazdu. Wypłata diet za przejazdy w weekendy może być przymusowa w przypadku sporządzenia aktu lokalnego i podpisania nakazu na formularzu T-9. Dokumenty te mają pierwszeństwo przed prawami, którymi kierują się księgowi. Należy je najpierw wziąć pod uwagę, aby nie przepłacać odszkodowania za podróż.

Główna różnica między przedsiębiorstwami budżetowymi a prywatnymi polega na obowiązkowym zapewnieniu pracownika „z winy” kierownictwa poza granicami kraju. Ważne jest, aby zrobić wszystko, aby pracownik mógł terminowo i ostrożniewykonać wszystkie zadania firmy. Prywatne firmy rzadko są zainteresowane takimi płatnościami, ponieważ zawsze trzeba wypełnić dodatkową dokumentację i odliczyć opłaty podatkowe. Dlatego sprawdź z góry wszystko, co zostanie wydane i podpisane na Twoje nazwisko. Dowiedz się również, które organizacje poza miastem lub krajem wydają odpowiednie dokumenty. Czasami dość trudno jest zdobyć bilet w komunikacji miejskiej, aby udowodnić fakt podróży służbowej.