Optymalizacja zatrudnienia: rodzaje, cele, czynności, procedury

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Pracownicy w każdej firmie muszą posiadać odpowiednie umiejętności i zdolności, aby wykonać swoją pracę. Aby działalność całego przedsiębiorstwa była efektywna i opłacalna, kierownictwo musi zadbać o optymalizację liczby personelu. Firma powinna zatrudniać taką liczbę obywateli, jaka jest niezbędna do optymalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlatego nierzadko, po dokładnej analizie, stwierdza się potrzebę zwolnienia, redukcji, przeniesienia lub zatrudnienia pracowników. Optymalizacja może być przeprowadzona przez bezpośrednie kierownictwo firmy lub przedstawicieli organizacji zewnętrznych specjalizujących się w tym wydarzeniu.

Koncepcja optymalizacji

Optymalizacja liczby personelu w przedsiębiorstwie to proces określania liczby pracowników niezbędnych do sprawnego i optymalnego funkcjonowania firmy. To w takich warunkach można się spodziewać, że przy minimalnych kosztach wynagrodzenia pracowników nastąpiąaby zapewnić doskonałą pracę firmy.

Optymalizacja struktury i liczby pracowników pozwala określić najlepszy stosunek kosztów pracy do wydajności specjalistów. Kierownictwo różnych firm może stosować różne metody realizacji tego procesu, ale rezultatem jest zwykle zmiana liczby pracowników w firmie. Dozwolone jest pozostawienie niezmienionej liczby zatrudnianych specjalistów, ale jednocześnie dokonuje się przeniesień między różnymi jednostkami strukturalnymi.

Funkcje procesu

Każdy pracodawca powinien być świadomy niektórych niuansów, które sprawiają, że optymalizacja zatrudnienia jest skuteczna:

• najczęściej po zakończeniu tego procesu wymagane jest wprowadzenie pewnych zmian w kadrach firmy;
• często kierownictwo musi całkowicie zmienić główne aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa;
• w dużych firmach optymalizacja jest przeprowadzana przez bezpośrednich pracowników firmy z niezbędnym wykształceniem i wiedzą;
• małe firmy zlecają tę procedurę na zewnątrz.

Dzięki temu procesowi firmy mogą określić, ilu pracowników jest potrzebnych, aby firma generowała wysokie zyski przy minimalnych kosztach pracy.

Jakie cele są osiągane?

Cele optymalizacji zatrudnienia są następujące:

• redukcja kosztów pracy dla właściciela firmywynajęci specjaliści;
• podnoszenie umiejętności pracowników, ponieważ wykonują oni tylko te zadania, które odpowiadają ich umiejętnościom, wykształceniu i kwalifikacjom;
• pozbywanie się pracowników, którzy nie przynoszą żadnej korzyści firmie, a prawie w każdym przedsiębiorstwie są tacy nieefektywni pracownicy, którzy nie chcą poprawiać swoich wyników i nie są zainteresowani rozwojem przedsiębiorstwa;
• poprawa struktury organizacyjnej firmy, która zapewnia łatwość zarządzania wszystkimi pracownikami firmy.

Chociaż dobrze zorganizowany proces może rzeczywiście osiągnąć wiele znaczących celów, ważne jest, aby powierzyć procedurę wyłącznie doświadczonym profesjonalistom.

Konsekwencje niepiśmiennej optymalizacji

Jeśli optymalizacja zatrudnienia nie zostanie przeprowadzona prawidłowo, może to prowadzić do negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorstwa. Kierownictwo nie będzie w stanie dostrzec żadnych korzyści z procesu, a to może również prowadzić do zmniejszenia zysku z działalności.

Jeżeli pracownicy, którzy są rzeczywiście ważni i niezbędni dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, zostaną zwolnieni lub zmniejszeni, spowoduje to stratę, pogorszenie wizerunku firmy lub zwolnienie innych pracowników firmy. Dlatego procedura powinna być wykonywana wyłącznie przez doświadczonych specjalistów, którzy najpierw dokładnie przeanalizują wszystkich pracowników firmy.

Kiedy wymagana jest procedura?

Środki optymalizacji zatrudnieniamoże być inny. Są wybierane w zależności od przyczyny procesu. Proces jest najczęściej wymagany w następujących sytuacjach:

• firma wydaje zbyt dużo, aby zapłacić dużą liczbę pracowników, ale zysk z działalności jest uważany za niski;
• dokonuje się pewnych korekt w kulturze korporacyjnej przedsiębiorstwa, a niektórzy konserwatywni pracownicy nie mogą zmienić zasad swojej pracy, co prowadzi do spadku efektywności ich działań, a to staje się przyczyną trzeba szukać bardziej lojalnych i odnoszących sukcesy specjalistów;
• do procesu produkcyjnego wprowadzane są różne technologie lub urządzenia, z którymi dotychczasowi specjaliści nie pracowali wcześniej, więc istnieje możliwość, że po prostu nie będą w stanie poradzić sobie z nowymi zadaniami;
• ze względu na niskie zyski kierownictwo firmy może podjąć decyzję o zaprzestaniu pracy w dowolnym obszarze działalności, w związku z czym znika zapotrzebowanie na usługi niektórych specjalistów, co prowadzi do redukcji etatów lub personelu.

Głównym celem tego procesu jest obniżenie kosztów wynagrodzeń pracowników i zwiększenie zysków z działalności przedsiębiorstwa. Jednak w procesie optymalizacji liczby personelu w przedsiębiorstwie konieczne jest uwzględnienie przyczyn jego wdrożenia.

Formularze procesowe

Istnieją różne formy i rodzaje optymalizacji zatrudnienia. Są one dobierane w zależności od powodu realizacji procesu orazcechy zmiany liczby pracowników. Wybierane są następujące formy postępowania:

• zmniejszenie wysokości kosztów pracy pracowników;
• poszukiwanie nowych pracowników o wysokich kwalifikacjach, doświadczeniu i innych niezbędnych umiejętnościach;
• wdrażanie różnych działań, których głównym celem jest podnoszenie kwalifikacji obecnych pracowników lub wykorzystanie motywacji do poprawy wydajności.

W zależności od dostępnego formularza wybierane są najlepsze metody.

Jakie metody są wykorzystywane do optymalizacji zatrudnienia?

Aby przeprowadzić ten proces, kierownictwo przedsiębiorstwa może korzystać z różnych metod. Z reguły uciekają się do takich metod:

• zwolnienie pracowników (możliwe zmniejszenie, a także zwolnienie z własnej woli lub na podstawie specjalnego porozumienia stron);
• usunięcie z firmy poszczególnych jednostek, które nie przynoszą zysku;
• leasing pracowniczy, outsourcing lub outstaffing.

Dobór metod optymalizacji liczebności personelu zależy od powodów realizacji procesu, a także celów, jakie musi osiągnąć kierownictwo przedsiębiorstwa. Następnie rozważ każdy proces bardziej szczegółowo.

Jakie skuteczne interwencje są stosowane?

W celu optymalizacji liczby pracowników coraz częściej stosuje się różne metody, które są wysoce skuteczne i nowatorskie dla pracodawców. Należą do nich:

• Outstaffing. Jest to proces, podczas którego pracownicy są wyprowadzani z firmy. Mogą być zarejestrowane w innej firmie wykonującej te same zadania.
• Outsourcing. Oznacza to wycofanie bezpośredniego procesu pracy z pracy firmy. Prowadzi to do obniżenia kosztów firmy, a także zmniejszenia liczby pracowników.
• Leasing pracowniczy. Zakłada, że firma korzysta z usług pracownika, który nie jest oficjalnie zarejestrowany. Takich specjalistów oferują specjalne firmy leasingowe na podstawie określonej umowy. Przez pewien czas kierownictwo organizacji ocenia umiejętności i możliwości specjalisty. Jeśli współpraca się powiedzie, zostaje zawarta umowa o pracę na czas nieokreślony.

W Rosji powyższe metody optymalizacji liczby personelu w organizacji są stosowane dość rzadko, ale są skutecznie stosowane w krajach zachodnich, ponieważ pozwalają osiągnąć zamierzone cele przy minimalnych kosztach i wysiłku ze strony właścicieli przedsiębiorstwa.

Polityka oszczędności

Menedżer, który planuje optymalizację, musi zapoznać się z pewnymi zaleceniami specjalistów, dla których dobiera odpowiednią literaturę fachową. Optymalizacja liczby personelu prawie zawsze wiąże się z koniecznością zmniejszenia liczby pracowników w firmie. Może to być spowodowane zmianą kierunku, wprowadzeniem nowego sprzętu lub innymi czynnikami.

Aby zmniejszyć ilośćpracownicy mogą być wykorzystywani na różne sposoby:

• zwolnienie obywateli poprzez sporządzenie porozumienia pokojowego, dzięki któremu pracownicy mogą liczyć na dobre wynagrodzenie;
• jeżeli wymagane jest zaprzestanie współpracy z pracownikami, którzy nie radzą sobie z głównymi zadaniami, w związku z czym ich działania prowadzą do słabych wyników w funkcjonowaniu firmy, to przeprowadzana jest certyfikacja, więc jeśli okaże się to z punktu widzenia wynika z tego procesu, że obywatel tak naprawdę nie posiada niezbędnych umiejętności i wiedzy, następnie zostaje zwolniony z powodu niezgodności ze swoim stanowiskiem;
• redukcja personelu lub stanowiska, ale procedura musi być przeprowadzona w oparciu o wymogi prawa, dlatego wszyscy pracownicy, z którymi zostaną rozwiązane umowy, są powiadamiani o planowanym procesie z dwumiesięcznym wyprzedzeniem, a niektóre osoby mają również preferencyjne prawo do pozostania w firmie;
• zwolnienie pracowników, którzy regularnie naruszają dyscyplinę pracy, ponieważ w takich warunkach nie przynoszą firmie żadnych zysków, w związku z tym mogą zostać zwolnieni w ramach postępowania dyscyplinarnego.

Konieczność zaprzestania współpracy z wynajętymi specjalistami przy jednoczesnej optymalizacji wskaźnika zatrudnienia powoduje, że pracownicy mają negatywny stosunek do tego procesu.

Przyczyny posiadania zbędnych pracowników w firmie

Optymalizacja liczby pracowników prawie zawsze wiąże się z koniecznością rozwiązywania umów o pracęz różnymi pracownikami. Mogą nie sprostać zadaniu lub mogą nie być w stanie pracować w innej dziedzinie działalności. Zidentyfikowanie takich specjalistów jest dość proste, ale ważne jest, aby wiedzieć, skąd dokładnie pochodzą w firmie. Przyczyny pojawienia się dodatkowych pracowników, którzy nie przynoszą firmie żadnych zysków, to m.in.:

• jeśli firma aktualizuje sprzęt i technologie, to wielu pracowników po prostu nie radzi sobie z tymi elementami i zazwyczaj ten problem występuje u osób po 45 latach;
• firma używa źle napisanych i źle przemyślanych opisów stanowisk pracy, więc wielu pracowników nie rozumie, jakie działania są objęte ich obowiązkami;
• całe biuro nie jest podzielone na żadne strefy i działy, dzięki czemu wszyscy pracownicy znajdują się w jednym dużym pomieszczeniu, pełniąc różne funkcje;
• szef firmy jest nowicjuszem w biznesie, dlatego podczas otwierania przedsiębiorstwa nie utworzył kompetentnej struktury organizacyjnej;
• w firmie nie ma planowania personelu, więc pracownicy są zatrudniani spontanicznie, co zwykle odnosi się do przedsiębiorstw, w których ludzie zapraszają do pracy swoich krewnych lub znajomych;
• firma nie ma jasnego podziału kompetencji pomiędzy wszystkich pracowników firmy;
• w każdym oddziale dyrektor naczelny może samodzielnie wykonywać usługi funkcjonalne, co często prowadzi do niepiśmiennej organizacji pracy pracowników;
• standardowa umowa o pracę jest sporządzana z pracownikami, którzy muszą wykonywać pracę tymczasową;
• wfirma otrzymuje nowy sprzęt, który potrzebuje nowych pracowników, a byli specjaliści pozostają jako asystenci, chociaż w rzeczywistości nie przynoszą one firmie żadnych korzyści.

Aby nie stawić czoła konieczności zwalniania pracowników w przyszłości, przedsiębiorcy muszą przyjąć odpowiedzialne podejście do selekcji pracowników. W przypadku pracy sezonowej lub jednorazowej wskazane jest sporządzanie umów na czas określony.

Jak są identyfikowani dodatkowi pracownicy?

Przed optymalizacją kadr należy ustalić przyczyny jej wdrożenia, a także wybrać najlepsze metody i formy. Zazwyczaj procedura jest wymagana w przypadku zidentyfikowania dużej liczby pracowników, którzy nie przynoszą firmie żadnych korzyści. Możesz je zdefiniować w następujący sposób:

• przeprowadzany jest audyt personalny w celu określenia struktury pracowników według stanowiska, wieku i innych kryteriów;
• porównuje tempo wzrostu kosztów pracy z tempem wzrostu zysku z działalności firmy;
• oszacuj liczbę pracowników w konkurencyjnych firmach.

Przed zwolnieniem lub zwolnieniem pracowników należy ocenić, czy proces ten przyniesie pozytywny skutek dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Jak przebiega ten proces?

Jeżeli szef przedsiębiorstwa zdaje sobie sprawę z potrzeby optymalizacji pracowników, to może przeprowadzić proces samodzielnie lub zwrócić się do profesjonalistów. W przypadku wyboru klasycznego podejścia do tego wydarzenia, wykonywane są następujące metody:

• dyrektor firmy określa obiecujące kierunki rozwoju firmy, a także cele, które muszą zostać osiągnięte w określonym czasie;
• wybrane są formy i metody przyszłej optymalizacji;
• wdrażana jest wybrana procedura, do której mogą zostać zatrudnieni nowi specjaliści, a obecni pracownicy mogą zostać zwolnieni lub zwolnieni;
• wszystkie procesy realizowane w firmie są poddawane przeglądowi, ponieważ przyczyną strat mogą być nie tylko pracownicy nieposiadający wymaganego poziomu kwalifikacji, ale także inne niuanse działalności firmy;
• tworzenie nowej tabeli kadrowej;
• Wprowadzane są nowe opisy stanowisk lub inne dokumenty, na podstawie których pracują specjaliści.

Jeśli firma wykorzystuje zwolnienia w celu zmniejszenia liczby pracowników, pracodawca musi przygotować się na znaczne straty finansowe, ponieważ konieczne jest wypłatę odpraw zwalnianym pracownikom.

Często nawet instytucje budżetowe otrzymują nakaz optymalizacji liczby pracowników. Wynika to zwykle z niskiej efektywności takiej organizacji.

Rekomendacje dla pracodawców

Jeżeli szef przedsiębiorstwa zdecyduje się na optymalizację, warto wziąć pod uwagę następujące wskazówki:

• konieczne jest znalezienie indywidualnego podejścia do zwolnienia każdego pracownika;
• pracodawca musi przygotować się na niezadowolenie pracownika;
• pożądane jest stosowanie różnych zachęt, które pozwalają obywatelom na samodzielne rzucenie palenia lub poprzez kompilacjęzgoda stron;
• w razie potrzeby stosuje się zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin;
• jeżeli pracownik ma duże doświadczenie, ale nie radzi sobie dobrze z nowymi zadaniami, wskazane jest wysłanie go na zaawansowane szkolenie, a nie zmuszanie go od razu do rezygnacji.

Jeżeli w ramach optymalizacji pracownicy zostaną zwolnieni nielegalnie, mogą wystąpić do sądu o przywrócenie do pracy i otrzymać od dyrektora odszkodowanie moralne.

Wniosek

Restrukturyzacja i optymalizacja liczby personelu w przedsiębiorstwie to złożone procesy, które można realizować w różnych formach i rodzajach. Ich głównym celem jest minimalizacja kosztów pracy pracowników. Mogą polegać na zatrudnianiu lub zwalnianiu różnych pracowników.

Procedurę mogą wykonać pracownicy firmy lub specjaliści zewnętrzni. Jeśli planowane jest zwolnienie specjalistów, ważne jest, aby przeprowadzić ten proces z uwzględnieniem wymogów prawa, aby taka decyzja pracodawcy nie była podważana.