Metoda wartości wypracowanej w zarządzaniu projektami

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W dzisiejszym świecie każdy może spróbować swoich sił w biznesie. Możliwości jest więcej niż wystarczająco, jest coraz mniej ograniczeń, więc wszystko, czego potrzebujesz, to pragnienie. Jednak samo to nie wystarczy. Każdy może otworzyć własny biznes, ale tylko nieliczni mogą go utrzymać, rozwijać się i iść naprzód. To wymaga czegoś więcej niż tylko chęci, wymaga umiejętności, wymaga zrozumienia, jak działa świat biznesu. Weźmy za przykład zarządzanie projektami - wiele firm rozpoczynających działalność nie używa żadnych narzędzi do zarządzania projektami, nad którymi pracują oni lub ich podwładni, przez co popełniają błąd.

Jeśli masz określone narzędzia, będziesz w stanie wykonywać swoją pracę znacznie wydajniej. I nie musisz być geniuszem ekonomii, aby to zrobić – wystarczy spojrzeć na metodę wartości wypracowanej. W zarządzaniu projektami pozwala osiągnąć maksymalną wydajność i dokładność, ale jednocześnie jest elementarny i niedrogi. Co to jest metoda wartości wypracowanej? O tym będzie ten artykuł.

Co to jest?

MetodaWartość wypracowana to system praktyk, który pozwala monitorować i mierzyć wydajność projektu w stosunku do wcześniej ustalonego planu. Metoda ta wykorzystuje kilka wskaźników liczbowych, które są sumowane we wzory i pozwalają dokładnie i jasno pokazać, jaki jest stan projektu w danym okresie czasu, na ile jest opóźniony lub przed harmonogramem, na ile przekracza budżet, a także jakie będą oczekiwane rezultaty w momencie zakończenia projektu we wcześniej ustalonym dniu, który teraz nazywa się terminem.

W prawdziwym świecie metoda wartości wypracowanej jest naprawdę bardzo popularna - jest używana wszędzie, a wśród takich metod jest najczęściej stosowana w praktyce. Ogromną zaletą tej metody jest nie tylko jej prostota, przejrzystość i dostępność, ale także wszechstronność. Faktem jest, że możesz go używać w absolutnie każdej dziedzinie i do każdego projektu, w który jesteś zaangażowany ty lub twoi pracownicy. Jednak bez względu na to, jak prosta może być ta metoda, nadal należy ją zbadać, a także rozważyć w praktyce, aby można ją było bezpiecznie stosować w każdych warunkach. W dalszej części artykułu omówimy każdą z metryk używanych w tej metodzie, a na końcu przedstawimy prosty przykład, który pomoże Ci lepiej zobaczyć, jak ta metoda działa.

PV

Jak widać, metoda wartości wypracowanej pozwala naobliczyć opóźnienie od harmonogramu lub jego wyprzedzenia, a także wydatki budżetowe. W związku z tym obliczenia muszą zawierać dane początkowe, które zostaną teraz omówione. Przede wszystkim musisz spojrzeć na wskaźnik zwany PV, który oznacza „planowaną objętość”. Nie ma tu nic skomplikowanego - ten wskaźnik jest dokładnie tym, na co wskazuje jego nazwa. Jest to planowany koszt prac, które zostaną wykonane w ramach projektu - innymi słowy jest to budżet projektu. Jest to wartość konkretna i nie jest obliczana przez żadne formuły. Oczywiście wskaźnik ten będzie jednak aktywnie wykorzystywany do obliczania innych wskaźników wykorzystywanych w ramach tej metody. Metoda wartości wypracowanej pozwala na jak najdokładniejsze oszacowanie odchyleń od budżetu. Ale jaka jest ta najbardziej wypracowana wartość?

EV

Metoda wartości wypracowanej w zarządzaniu projektami jest dobra, ponieważ pozwala ocenić absolutnie wszystkie aspekty konkretnego projektu i cechy jego realizacji. I można to zrobić na przykład za pomocą tego wskaźnika, który jest w nazwie całej metody. To jest wartość wypracowana, ale co to jest? Jeśli planowany wolumen był dość prosty i jasny, to przy wypracowanej wartości wszystko nie jest już takie jasne. Faktem jest, że nie jest to dokładny wskaźnik, ale szacunek - wskazuje planowany koszt tylko tych prac, które zostały faktycznie wykonane na określony moment projektu. W związku z tym ten wskaźnikobliczana jest poprzez oszacowanie ilości pracy, która została wykonana w ramach projektu - i jest mu przypisywana kwota, która jest obliczana w stosunku do tego, jaki był zaplanowany budżet w danym momencie. Słowem brzmi to dość mylące, ale możesz to rozgryźć. Jeśli nadal nie jesteś zbyt jasny, co oznacza wartość wypracowana, powinieneś poczekać na studium przypadku z wykorzystaniem metody wartości wypracowanej w zarządzaniu projektami, co zostanie opisane później.

AC

Jak już zrozumiałeś, metoda wypracowanej wartości w zarządzaniu projektami to nie tylko zbiór różnych liczb, to sieć relacji, która pozwoli Ci przeanalizować, w jaki sposób projekt został zrealizowany. Ale do tego ważne jest, aby wziąć pod uwagę również inny główny parametr - rzeczywisty koszt. Podobnie jak w przypadku planowanego wolumenu, rzeczywisty koszt jest niezwykle łatwy do zrozumienia. Ściśle mówiąc, jest to kwota, która w konkretnym momencie rozważanym podczas realizacji projektu została wydana na jego realizację. Gdy masz już wszystkie trzy główne parametry, możesz przyjąć relację między nimi, która jest punktem kluczowym, głównym celem, dla którego istnieje metoda wypracowanej wartości w zarządzaniu projektami. Cele tej metody są proste - porównanie ilości pracy faktycznie wykonanej z planowaną, a także porównanie rzeczywistych wydatków budżetowych z planowanymi. I do tego masz teraz wszystkie niezbędne narzędzia.

SV

Teraz nadszedł czas, aby zastanowić się, do czego dokładnie służy ta metoda. Metoda wartości wypracowanej służy przede wszystkim do określenia przekroczenia kosztów budżetu w stosunku do ilości wykonanej pracy. W rzeczywistości służy do tego ta wartość, która oznacza „odchylenie od harmonogramu”. Oblicza się to po prostu - wskaźnik PV jest odejmowany od wskaźnika EV. Co to znaczy? Oznacza to, że musisz odjąć zarobioną wartość od planowanej wartości. W ten sposób możesz zrozumieć, ile pracy wykonali pracownicy w porównaniu z tym, ile powinni byli wykonać w danym momencie. W związku z tym wartość ujemna wskazuje na opóźnienie w harmonogramie, a wartość dodatnia wskazuje na jego wyprzedzenie. Opanowaną metodę projektową stosujemy na etapie projektu, który Cię interesuje – co oznacza, że możesz z niej korzystać pierwszego, dziesiątego i ostatniego dnia. W każdym dniu projektu ta metoda dostarczy Ci przydatnych informacji.

CV

Ten wskaźnik jest bardzo podobny do poprzedniego - z tą różnicą, że zmienia odchylenie nie od harmonogramu, ale od budżetu. W związku z tym do jego obliczenia konieczne jest użycie nieco innych parametrów. Tak jak poprzednio, od wartości wypracowanej trzeba odjąć (ten wskaźnik, jak sama nazwa metody wskazuje, jest kluczowy), ale tym razem odejmuje się nie planowaną objętość, ale rzeczywisty koszt pracy. W związku z tym, jeślizarobiona wartość jest mniejsza niż rzeczywisty koszt - wydano więcej środków niż planowano w danym momencie, jeśli więcej - to na odwrót. Te dwa wskaźniki są głównymi wskaźnikami dla każdego kierownika projektu i to do ich uzyskania stosuje się metodę wartości wypracowanej. To jednak nie jedyne statystyki, z którymi możesz skończyć.

CPI

Co jeszcze zawiera formuła metody obliczania wartości wypracowanej? Zapoznałeś się już z podstawowymi pojęciami i metodami ich obliczania - teraz czas przyjrzeć się kilku relatywnym wskaźnikom. Na przykład wskaźnik realizacji terminów jest bardzo ciekawym parametrem, który pozwoli Ci wizualnie zobaczyć, na ile jesteś przed terminami lub za nimi. Aby uzyskać tę liczbę, musisz podzielić zarobioną wartość przez planowaną wartość. Wynik można traktować jako liczbę ułamkową lub przeliczyć na wartości procentowe dla większej przejrzystości. Wynik może być postrzegany jako tempo postępu jako procent planowanego tempa. Ilustrujące przykłady można zobaczyć później, kiedy analizowany jest konkretny projekt.

SPI

Podobnie jak w przypadku poprzedniej pary, SPI jest bardzo podobne do CPI. Faktem jest, że jest to również wskaźnik względny, ale tym razem nie pokazuje szybkości projektu, ale koszt budżetu. Jeśli CV pokazało, ile budżet został wykorzystany lub przekroczony, to celem tego parametru jest pokazanie, ile pieniędzy wydano na jednego zaplanowanego dolara. Rezultatem tutaj może byćjednego dolara (jeśli budżet jest przestrzegany w stu procentach) i siedemdziesiąt pięć centów, a nawet półtora dolara. Ogólnie rzecz biorąc, wskaźnik ten pozwala ogólnie ocenić, jak bardzo budżet jest niewykorzystany lub przekroczony.

Inne opcje

To wszystkie kluczowe wskaźniki, o których musisz pamiętać, korzystając z metody wartości wypracowanej w zarządzaniu projektami. Możesz zacząć patrzeć na przykład już teraz – ale lepiej zatrzymać się na chwilę i przyjrzeć się kilku innym wskaźnikom, które można wykorzystać na bardziej profesjonalnym poziomie, jeśli chcesz uzyskać bardziej szczegółowe wyniki. Na przykład profesjonaliści wprowadzają również liczbę BAC, która odpowiada wysokości budżetu na cały projekt - i to z tego wyprowadza się kilka innych parametrów. Istnieje wskaźnik EAC, który oznacza „ocenę na zakończenie”. Pokazuje dokładnie, jakiej wartości można oczekiwać w wyniku realizacji projektu w danym momencie. Jeśli poprzednie metryki pomogły Ci nawigować po dokładnym stanie projektu w określonym momencie, to ta metryka (i kolejne) pomogą Ci obliczyć szacunkowe dane w momencie ukończenia projektu.

Więc ocena ukończenia jest obliczana poprzez podzielenie kwoty budżetu przez wskaźnik kosztów wykonanej pracy. Jeśli chodzi o parametr ETC, to pokazuje on oszacowanie do realizacji, czyli ile zajmie ukończenie projektu. Oblicza się go, odejmując od oszacowania rzeczywisty koszt całej pracy. No i jeszcze jeden parametr - VAC. To jest odejście odbudżet na zakończenie, czyli parametr, który pozwala obliczyć szacowane odchylenie od budżetu w momencie zakończenia projektu. Możesz to uzyskać, odejmując oszacowanie na zakończenie od kwoty budżetu. To wszystko, co musisz wiedzieć o tej metodzie - teraz czas przyjrzeć się konkretnemu przykładowi.

Przykład zastosowania

Oczywiście przy pierwszym kontakcie z tą metodą nie ma sensu brać żadnego realnego projektu - lepiej jest wziąć uproszczony przykład, który pozwoli wizualnie rozważyć każdy z powyższych parametrów. Istota projektu jest więc następująca - konieczne jest zbudowanie czterech ścian w cztery dni, wydając na to 800 USD. To wszystkie informacje, których możesz potrzebować w tym procesie. W tym przykładzie metoda wartości wypracowanej jest stosowana na etapie bliskim ukończenia, czyli trzeciego dnia projektu.

W ciągu trzech dni zbudowano tylko dwie i pół ściany, ale wydano 560 dolarów z budżetu. Wydawałoby się, że to mniej niż planowano - ale wykonano mniej pracy. Czy pracownicy dobrze wykonują swoją pracę? Tutaj pomoże ci ta metoda. Najpierw musisz zrozumieć trzy podstawowe wskaźniki - PV, EV i AC. Pierwsza to 600 dolarów, bo na trzeci dzień planowano wydać tyle. Drugi – 500 dolarów, bo tyle należało wydać na budowę dwóch i pół ściany. Otóż trzecia – 560 dolarów, tyle robotnicy wydali na budowę dwóch i pół ściany trzeciego dnia projektu. Możesz też od razu zauważyć wskaźnik BAC - towynosi 800 dolarów, czyli pełny budżet projektu. Cóż, czas obliczyć odchylenia - pod względem czasu i kosztów. 500 $ minus 560 $ to minus 60 $, czyli dokładnie tyle, ile wydano z budżetu. 500 dolarów minus 600 dolarów - okazuje się, że minus sto dolarów, czyli jest zaległość z harmonogramu. Nadszedł czas, aby wskaźniki były dokładniejsze, czyli obliczyć CPI i SPI. Jeśli podzielisz 500 USD przez 560 USD, otrzymasz 0,89, co oznacza, że jeden dolar zostanie wydany zamiast 89 centów – na każdy dolar przypada 11 centów nadwyżka. Jeśli podzielisz 500 USD przez 600 USD, otrzymasz 0,83, co oznacza, że prędkość projektu wynosi tylko 83 procent pierwotnie planowanej prędkości.

To wszystko - teraz otrzymałeś wszystkie główne wskaźniki i masz wyobrażenie o stanie swojego projektu w konkretnym dniu jego realizacji. Teraz możesz obliczyć pozostałe parametry - EAC, ETC i VAC. Wynik ukończenia to 800 podzielone przez 0,89. Okazuje się, że w tym tempie szacowany koszt projektu na koniec prac to 900 dolarów zamiast 800. Szacunek do ukończenia to 900 minus 560, czyli 340 dolarów. Jest to szacunkowa kwota potrzebna do ukończenia projektu. Cóż, odchylenie po ukończeniu wyniesie 800 minus 900 - minus 100 dolarów, czyli budżet zostanie przekroczony o sto dolarów. Naturalnie metoda wypracowanej wartości jest stosowana na etapie projektu, który może różnić się od powyższego – jest to metoda uniwersalna i może być stosowana na każdym etapie.