Cele i obowiązki działu zakupów

2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2025-01-24 13:23

Dlaczego potrzebujemy działu zakupów? W każdej organizacji ten dział jest reprezentowany w takiej czy innej formie. A jego praca bezpośrednio wpływa na efektywność całej organizacji jako całości. Przyjrzyjmy się bliżej, jak praca działu wpływa na wyniki organizacji.

Cele działu

Dział Zakupów to dział, który specjalizuje się w zakupie towarów od dostawcy na najkorzystniejszych dla firmy warunkach.

Praca działu ma bezpośredni wpływ na wszystkie działania firmy. Za asortyment, za sprzedaż, zapełnianie magazynów, dostępność niezbędnych towarów, efektywne wykorzystanie kapitału obrotowego.

Cele zakupowe można uszeregować na podstawie globalnych celów firmy, ale ogólna lista często wygląda mniej więcej tak:

• określić zapotrzebowanie firmy na konkretny produkt;
• kupuj towary w najlepszej możliwej cenie;
• promuj wysokie obroty;
• stwórz warunki do odbioru towaru na czas;



• ocenajakość produktu i zakup najwyższej jakości;
• utrzymuj relacje z dostawcą lub dostawcami;
• efektywnie współpracuj z resztą firmy;
• Skutecznie śledź zakupione towary;
• monitoruj obroty, uzyskując maksymalne korzyści dla firmy.

Główne funkcje

W różnych organizacjach funkcje działu zakupów mogą się znacznie różnić od siebie. Istnieją jednak funkcje i obowiązki, które będą charakteryzować dział w prawie każdej firmie:

• Monitorowanie rynku dostawców;
• monitorowanie dostępności towarów na magazynie;
• terminowe uzupełnianie asortymentu;
• szukaj najlepszych dostawców i cen;
• negocjacje z dostawcami;
• kontrola dostaw i przewozu ładunków towarów;



• odbiór towaru;
• kontrola jakości zakupionych towarów;
• w razie potrzeby reklamacje.

Dodatkowe funkcje działu zakupów, które mogą, ale nie muszą być obecne w organizacji - w zależności od jej specyfiki i struktury:

• zarządzanie asortymentem;
• zbieranie informacji o konkurentach;
• zaangażowanie dostawców w organizację marketingową.

Struktura

Struktura działu zakupów jest budowana w zależności od:

• rozmiar organizacji;
• branże;
• liczba jednostek asortymentowych w obrocie;
• liczba dostawców;
• ich położenie geograficzne.

W zależności od typu organizacji, dział zakupów może być zarządzany centralnie lub regionalnie.

Z reguły jest to struktura macierzowa składająca się z kierownika (kierownika, dyrektora) działu zakupów oraz kierowników (specjalistów) ds. zakupów.

Średnia liczba pozycji lub kategorii na kierownika wynosi około 7, ale może się różnić w zależności od wielkości produkcji lub obrotów.

Obowiązki działu i jego pracowników

Dla efektywnej pracy działu zakupów konieczny jest jasny podział obowiązków działu zakupów między jego pracowników.

Głównym obowiązkiem kierownika działu jest zapewnienie ciągłości i stabilności dostaw niezbędnych towarów poprzez optymalizację pracy działu i koordynację działań pracowników. Ponadto kierownik ds. zakupów musi mieć wyobrażenie o wszystkich zawartych umowach i kategoriach, aby zorganizować i kontynuować efektywną pracę działu nawet pod nieobecność któregokolwiek z pracowników.

Obowiązki kierowników ds. zakupów lub zwykłych specjalistów działu obejmują organizowanie dostaw towarów, śledzenie transportu ładunków, kontrolowanie płatności za zakupione partie i planowanie zakupów.

Skuteczny model będzie taki, w którym każdy kupujący ma swój własny obszar odpowiedzialności, składający się z listy artykułów lub kategorii produktów.

Wymagania dotyczące pracowników

Biorąc pod uwagę obowiązki pracowników i funkcje działu, możesz sporządzić listę wymagań dlaidealny kandydat na stanowisko kupującego.

Pracownicy działu zakupów powinni posiadać odpowiednio następujące umiejętności, wiedzę i cechy osobiste:

• Umiejętność analizowania informacji. Wybór dostawcy powinien opierać się na wielu kryteriach. To najlepsza cena i przewaga geograficzna oraz dopasowanie logistyki firmy dostawcy i Twojej organizacji.
• Znajomość zasad ustalania cen.
• Wiedza na temat ram prawnych dotyczących zamówień.
• Możliwość sporządzania i zawierania umów.
• Możliwość negocjacji. Czasami bardzo ważne jest ustalenie z dostawcą indywidualnych warunków dla Twojej firmy. Obniżenie ceny dostawcy lub wykorzystanie zasobów dostawcy na promocje, szkolenia pracowników dotyczące produktów, raty produktów i systemy płatności posprzedażowych mogą stanowić dobrą przewagę konkurencyjną wśród podobnych firm.
• Możliwość utrzymywania relacji biznesowych.
• Możliwość planowania działań.

Motywacja kupujących i menedżera zakupów

System motywacyjny działu zakupów powinien być zbudowany w taki sposób, aby pracownik pracował z maksymalną wydajnością. Ale jednocześnie nie należy przedstawiać sprzecznych wymagań i wymagań, które przekraczają możliwości pracownika.

Aby wdrożyć miesięczny system motywacyjny, potrzebujesz:

• Utwórz model KPI dla działu. Są to wskaźniki takie jak realizacja planu zakupowego, wskaźnik rotacji, rentowność sprzedażytowary, obecność i brak nieaktualnych towarów.
• Stwórz model kluczowych wskaźników wydajności dla każdego pracownika w oparciu o kryteria takie jak delta cenowa organizacji w porównaniu z konkurencją, dostępność wymaganego produktu, jakość zakupionego produktu, wprowadzenie nowych marek, indywidualna warunki dostawców i nie tylko.
• Na podstawie modelu KPI obliczana jest premia. Ponadto skuteczna będzie wypłata premii składającej się z dwóch części: premii za wyniki działu oraz premii za osobistą realizację planów.

Jednocześnie każde kryterium KPI musi mieć właściwości, takie jak:

• mierzalność;
• przezroczystość;
• Kryterium planowania powinno być tworzone z uwzględnieniem trendów rynkowych.

Oznacza to, że kupujący może, w razie potrzeby, niezależnie obliczyć kwotę swojej premii.

Premia kierownika działu może opierać się na wskaźnikach całego działu, a także obejmować wskaźniki wydajności każdego pracownika z osobna.

Jednocześnie premia części zwykłego pracownika działu zakupów powinna wynosić około 50% całego wynagrodzenia, a premia kierownika działu powinna wynosić około 30-40%. Reszta to wynagrodzenie, ponieważ nie wszystkie wskaźniki wydajności działu można powiązać z działaniami konkretnego pracownika.

Czy sprzedaż wchodzi w zakres odpowiedzialności kupującego

W obliczeniach KPI działu zakupów można zastosować takie kryterium jak obrót zakupionym towarem - stosunek sprzedaży do jego aktywów.

Wygląda na to, że kupujący powinienzajmują się tylko zakupem towaru, ale nadal jakość zakupionego towaru, jego atrakcyjność cenowa dla konsumenta końcowego lub klienta firmy znacząco wpływa na realizację planu sprzedaży.

Dlatego ilość i jakość sprzedaży w połowie zależy od dobrze przeprowadzonych zakupów.

Miejsce działu zakupów w strukturze organizacji

Zadania, które rozwiązuje dział zakupów, zgodnie z nowoczesnymi trendami marketingowymi, należy rozwiązywać w następującej kolejności:

• Najpierw budowana jest strategia sprzedaży (gotowy produkt lub zakupione towary).
• Wtedy, jeśli dział zakupów znajduje się w przedsiębiorstwie, rozstrzyga się kwestia strategii produkcji.
• I dopiero wtedy opracowuje się strategię zakupu niezbędnych towarów, surowców lub komponentów.

Kierownik zakupów często podlega bezpośrednio prezesowi firmy.

Musi również istnieć skuteczna komunikacja między działem zakupów a działem marketingu i sprzedaży. Bez tego wiele wysiłków zmierzających do stworzenia działu zakupów, poprawy jego struktury i motywacji pozostanie bez właściwego rezultatu.

Jeżeli system zarządzania kategorią jest wdrożony w gospodarstwie lub organizacji, kupujący musi współpracować z kierownikiem kategorii. Jednocześnie konieczne jest wytyczenie obszaru odpowiedzialności każdego specjalisty, aby system motywacyjny pozostał przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich.