Wynagrodzenie za pracę w podróży służbowej: regulamin, regulamin, formalności, kalkulacja i płatności

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Wiele firm wymaga od pracowników regularnych podróży w celu rozwiązania wielu problemów związanych z pracą. Jednocześnie każdy pracodawca i pracownik powinien wiedzieć, jak wygląda wynagrodzenie w podróży służbowej. W tym celu brane jest pod uwagę wynagrodzenie specjalisty w firmie, czas trwania podróży służbowej i inne czynniki. W przypadku naruszenia zasad naliczania płatności, firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności administracyjnej z tytułu naruszenia przepisów Kodeksu pracy.

Koncepcja podróży służbowej

Podróże służbowe są reprezentowane przez wyjazd pracownika do innego miasta lub kraju na polecenie kierownika. Ich głównym celem jest realizacja określonych zleceń, nawiązywanie kontaktów z innymi firmami lub załatwianie różnych spraw z kontrahentami lub klientami. Czas trwania takich wycieczek zależy od ich celu.

Najczęściej podróże służbowe są wymagane w celu rozwiązania ważnych problemów dla firmy:

• budowanie relacji z innymi firmami;
• kontrola działańoddziały;
• konieczność podpisania nowej umowy;
• uczestnictwo w wystawach lub prezentacjach.

Pracownik, który wyjechał w podróż służbową, zachowuje pracę, a średnia pensja nie ulega obniżeniu. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do kompetentnego zwrotu wszystkich wydatków związanych z tą podróżą. Dlatego wynagrodzenie za podróż służbową jest obliczane przez dział księgowości.

Kogo można wysyłać w podróże służbowe?

Aby wysłać pracownika w podróż służbową wystarczy, że szef wyda specjalne zamówienie. Na jej podstawie specjalista musi wykonać określone zadanie w innym regionie Rosji lub nawet w innym państwie. W tym celu pracownik musi posiadać odpowiednie umiejętności i doświadczenie.

Jednocześnie istnieją specjaliści, których nie można wysłać w podróż służbową. Należą do nich pracownicy firmy:

• kobiety w ciąży;
• obywatele z małymi dziećmi;
• pracownicy nieletni;
• osoby opiekujące się niepełnosprawnymi dziećmi lub chorymi krewnymi.

Powyżsi specjaliści mogą wyjeżdżać w podróże służbowe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody i nie może być żadnych przeciwwskazań medycznych do wysyłania w podróż służbową.

Pojęcie diet podróżnych

Wynagrodzenie za pracę w podróży służbowej musi być realizowane według określonych zasad. Środki otrzymywane przez obywatela nazywane są dodatkami na podróż. Doobejmują one płatności:

• Dzienna. Reprezentowane są przez wydatki niezbędne do życia i jedzenia obywatela w innym mieście lub kraju. Fundusze są dostarczane wyłącznie z góry, więc muszą zostać odebrane przez specjalistę przed wysłaniem w podróż. Do przelewu środków wymagane jest, aby kierownik wydał odpowiednie polecenie. Pieniądze mogą być wydawane w formie gotówki lub przelewem na kartę bankową pracownika. Po powrocie obywatel musi sporządzić raport, który jest przekazywany księgowemu. Wymienia wszystkie wydatki poniesione przez obywatela podczas podróży, więc musi zachować wszystkie czeki, bilety lub inne dokumenty płatnicze. Jeśli wcześniej otrzymanych pieniędzy jest za mało, przydzielane są dodatkowe środki.
• Płatność podczas podróży służbowej. Jest to bezpośrednie wynagrodzenie obywatela podczas podróży służbowej. W takich warunkach środki są naliczane i naliczane jednocześnie z wynagrodzeniem za wszystkie pozostałe dni w miesiącu. Wynagrodzenie podczas podróży służbowej przekazywane jest w porządku ogólnym, czyli w dniu wypłaty wynagrodzenia w firmie.

Wyliczenie wynagrodzenia jest nieco inne, a wynika to z faktu, że obywatel jest zmuszony spędzać nie tylko dni powszednie, ale także weekendy w innym mieście.

Nuanse naliczania

Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia w podróży służbowej księgowi muszą brać pod uwagę pewne zasady, które są regularnie podnoszone w związku z wprowadzaniem zmian w przepisach. Do tychzasady obejmują:

• Dzienna dieta nie może przekroczyć 700 rubli, jeśli podróż nie wiąże się z przekroczeniem granicy państwowej.
• Jeśli planujesz odwiedzić inny kraj, kwota ta wzrasta do 2,5 tysiąca rubli.
• Dozwolone są płatności dzienne w walucie obcej, ale kalkulacja uwzględnia kurs wymiany z dnia, w którym środki zostały przekazane bezpośrednio pracownikowi firmy.
• Jeżeli specjalista samodzielnie nabywa walutę w innym kraju, musi wydać księgowemu świadectwo wymiany, a jeśli tego dokumentu brakuje, stosuje się kurs Banku Centralnego w momencie wydawania środków.
• Jeżeli podróż służbowa nie trwa dłużej niż jeden dzień, dieta dzienna nie jest wypłacana.
• Wszystkie wydatki poniesione przez pracownika podczas podróży nie podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych ani składkom ubezpieczeniowym.
• Firma może przeznaczyć dzienne diety przekraczające 700 lub 2500 rubli, ale podatek dochodowy od osób fizycznych jest wymagany od nadwyżki.
• Procedura obliczania wynagrodzenia pracownika w podróży służbowej ma podobne momenty z obliczaniem wynagrodzenia urlopowego.
• Wynagrodzenia są naliczane dla osób w podróży służbowej tylko w dni robocze, ale środki na wakacje są naliczane na podstawie pełnych dni kalendarzowych.

Księgowy musi uzyskać dokładne informacje o tym, ile dni pracownik spędził w podróży służbowej.

Regulacje prawne

Opłatę za pracę w czasie podróży służbowej należy dokonać na podstawie przepisów art. 167 TK. Wskazuje, że szef firmy jest zobowiązany do zachowania miejsca pracy dla pracownika orazpokrywa również wszelkie wydatki związane z wyjazdem.

Dlatego nielegalne jest przekazywanie tylko pensji bez różnych dodatków.

Procedurę obliczania reguluje art. 139 TK i PP nr 749. Jeśli księgowy firmy naruszy prawo, firma i urzędnicy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności administracyjnej.

Jaka pensja jest wypłacana?

Wynagrodzenie za podróże służbowe, zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, powinno być obliczane na podstawie średnich zarobków pracownika rocznie. Dodatkowe środki są przydzielane pracownikowi oprócz bezpośredniego wynagrodzenia. Należą do nich wypłaty:

• zwrot kosztów utrzymania w innym regionie lub kraju;
• środki przeznaczone na prowadzenie działalności zawodowej w podróży służbowej;
• płatność za transport.

W niektórych firmach płatność za dni w podróży służbowej następuje bezpośrednio przed podróżą, ale tylko pewna część tej kwoty może zostać zapłacona z góry, a reszta środków jest przekazywana po podróży służbowej. Zapłata nie zawsze jest ściśle określona, ponieważ na wydatki mają wpływ różne czynniki, do których zalicza się kurs walut, koszt zakwaterowania i biletów, a także czas trwania podróży.

Pracownik powracający z podróży służbowej musi wypełnić specjalny raport. Zawiera wykaz wszystkich wydanych środków i zakupionych przedmiotów, a wszystkie wydatki muszą być poparte odpowiednimi dokumentami płatniczymi. Na podstawie raportu ostatecznaopłata za podróż służbową na podstawie średniego wynagrodzenia pracownika.

W jakie dni są wypłacane?

Przed obliczeniami należy określić, ile dni pracownik będzie przebywał w podróży służbowej. Wynagrodzenie za pracę w podróży służbowej w dzień wolny nie jest naliczane, dlatego brane są pod uwagę tylko te dni, w których firma pracuje bezpośrednio, dla których uwzględniany jest harmonogram pracy przedsiębiorstwa.

Księgowy podczas obliczeń musi korzystać z karty czasu pracy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której firma korzysta ze zmiennego harmonogramu pracy. Wakacje w podróży służbowej nie są płatne, ale każda organizacja może samodzielnie gromadzić środki, jeśli jest to konieczne dla pracowników.

Procedura obliczeniowa

Proces ustalania wynagrodzenia pracownika przebywającego od dłuższego czasu w delegacji służbowej polega na wykonaniu przez księgowego kilku kolejnych czynności. Wskazane jest w trakcie postępowania skorzystanie z przepisu o wynagrodzeniu za podróże służbowe, który może być utworzony przez spółki bezpośrednie i zabezpieczony odpowiednim zarządzeniem.

Proces obliczeń jest podzielony na etapy:

• określa, ile dni roboczych pracownik spędzi w podróży służbowej;
• oblicza wysokość wynagrodzenia, które zostałoby naliczone specjaliście, gdyby kontynuował pracę w firmie w okresie rozliczeniowym;
• pokazuje, ile dni jest uwzględnionych w obliczeniach;
• oblicza średnie zarobki za okres, w którym specjalista będzie przebywałpodróż służbowa.

Przy naliczaniu wynagrodzenia kierowców w podróży służbowej brane są pod uwagę dodatkowe wydatki, które pracownik będzie musiał ponieść w podróży służbowej. Obejmuje to koszty benzyny, noclegów w różnych hotelach lub zajazdach, a także koszty niezbędne do wykonania poleceń kierownictwa firmy. Wszystkie te wydatki są przewidziane w Regulaminie wynagrodzeń.

Funkcje wypłaty środków

Podczas obliczeń księgowi mogą korzystać z różnych sposobów i metod obliczania wynagrodzeń dla osób będących w podróży służbowej. Dlatego cechy tego procesu obejmują:

• W razie potrzeby może zostać pobrana dodatkowa opłata do średniej pensji obywatela. Często zdarza się, że po podróży służbowej okazuje się, że pracownik otrzymał znacznie mniej pieniędzy niż otrzymałby, gdyby zrezygnował z podróży służbowej i pracował w biurze. W takim przypadku mogą wystąpić z roszczeniem do inspekcji pracy. Aby uniknąć konfliktów z pracownikami, naliczana jest dopłata. Jego wielkość może być różna, ponieważ głównym warunkiem jest konieczność wypłacenia takiej kwoty środków, która jest równa średniej pensji obywatela. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy na akord w podróży służbowej. Skoro obywatel nie ma praktycznie żadnych wyników działalności, to przy standardowej kalkulacji może się okazać, że otrzymuje za mało wynagrodzenia, w związku z czym dopłacana jest dopłata do średniego dochodu. Decyzję taką podejmują sami liderzy firm, których nie interesująpogorszyć sytuację finansową pracowników, którzy zgodzą się na podróże służbowe.
• Wypłacanie dni wolnych. Często specjalista organizacji musi wyjechać w podróż służbową tylko na kilka dni. W tym okresie jest dużo pracy do wykonania. W takim przypadku w weekend mogą wypadać dwa dni. Zgodnie z prawem wynagrodzenie za podróż służbową w dzień wolny nie jest wymagane, ale w rzeczywistości w tym okresie obywatel nie odpoczywał, ale był zaangażowany w pracę. W takim przypadku podwójne wynagrodzenie wyznacza kierownik przedsiębiorstwa. Zamiast takiej płatności kierownictwo może zaoferować możliwość wzięcia wolnego w przyszłości.
• Zasady płacowe dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Często specjaliści łączą kilka stanowisk na raz, więc pracują w firmie w niepełnym wymiarze godzin. Po przeniesieniu obywatela na główne stanowisko pojawiają się trudności z obliczeniem jego średnich zarobków, jeśli wyjeżdża on w podróż służbową. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę okresy, w których obywatel pracował w niepełnym wymiarze godzin. W tych warunkach kwota płatności będzie na tyle niska, że kierownictwo może nałożyć dopłatę.

Ze względu na powyższe punkty prawidłowe naliczanie wynagrodzeń dla osób wyjeżdżających w podróże służbowe uważane jest za dość specyficzny i złożony proces. Podczas jego realizacji księgowy musi brać pod uwagę przepisy rosyjskiego ustawodawstwa. Jeśli popełnią poważne błędy, pracownik może napisać roszczenie do inspekcji pracy. W takim przypadku firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności administracyjnej.

Jak refundowane są dni świąteczne?

Jeśli pracownik firmy jest zmuszany do pracy w podróży służbowej nawet w weekendy, powinien otrzymać rekompensatę. W tym celu można wybrać jedną z opcji:

• w przyszłości pracownik będzie miał możliwość wzięcia wolnego w dowolnym dniu;
• Płatna praca w weekendy podwaja.

Aby przelać podwójną płatność, kierownictwo firmy wydaje odpowiednie zamówienie. Wskazuje stanowisko i imię i nazwisko pracownika, który został wysłany w podróż służbową. Podano kraj i region, w którym przebywał, okres wyjazdu oraz powód wyjazdu.

Aby zapobiec podwójnym sytuacjom, zaleca się całkowitą konsolidację wewnętrznego aktu regulacyjnego w firmie, na podstawie którego dokonywane jest prawidłowe naliczanie wynagrodzeń dla pracowników, którzy zmuszeni są do pracy w weekendy podczas podróży służbowej. To znacznie uprości pracę księgowego.

Jak można przelać środki?

Płatności można dokonać na dwa różne sposoby:

• dostarczenie środków w formie gotówki wydanej pracownikowi przed wyjazdem w kasie firmy;
• przelew pieniędzy na kartę bankową, która jest wynagrodzeniem.

Jeśli wynagrodzenie podstawowe jest przelewane na konto bankowe, płatność za podróż służbową odbywa się zwykle w ten sam sposób.

Jakie okablowanie jest używane?

Księgowy musi poprawnie odzwierciedlać różne transakcje związane zwynagrodzenie pracownika w podróży służbowej. W tym celu wykorzystywane są księgowania:

• D71 K50 - wydanie pieniędzy w ramach raportu pracownikowi organizacji na pokrycie wydatków poniesionych podczas podróży służbowej;
• D71 K50 - wypłata odszkodowania pracownikowi, jeśli podczas podróży wydał nie tylko otrzymane środki, ale także własne pieniądze, dlatego składa raport księgowemu ze wszystkimi swoimi wydatkami;
• D50 K71 - zwrot środków przez pracownika, jeśli po podróży służbowej ma dodatkowe pieniądze.

Pracownik musi zgłosić do organizacji wszystkie poniesione wydatki, dla których sporządza raport z wyprzedzeniem. Dołączone są do niej różne dokumenty płatnicze potwierdzające wydatki. Należą do nich paragony, czeki lub bilety. W przypadku stwierdzenia niewłaściwych kosztów organizacja może odmówić wypłaty odszkodowania. Często w dokumentacji wydatkowej znajdują się faktury, w których alokowany jest VAT. Na takich warunkach podatek może zostać zaakceptowany do odliczenia.

Wniosek

Podróże służbowe są wymagane w różnych firmach, ponieważ tylko podróże służbowe mogą rozwiązać różne problemy, zawrzeć nowe umowy lub kontrolować pracę oddziałów. Specjaliści firmowi wysyłani w podróże służbowe muszą otrzymywać dzienne i poprawnie obliczone zarobki.

Przy obliczaniu wynagrodzeń brana jest pod uwagę średnia pensja obywatela za rok pracy. Jednocześnie mogą pojawić się trudności, jeśli pracownik pracuje w firmie przez krótki czas lub został przeniesiony do państwaostatnio. W takim przypadku przypisywana jest dodatkowa płatność do średnich zarobków. W tym celu konieczne jest prawidłowe sporządzenie zapisów księgowych.