Organizacja systemu kontroli wewnętrznej w organizacji: tworzenie, cel, wymagania i analiza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Właściciel dowolnego obiektu gospodarczego zawsze dba o jakość organizacji swojej działalności gospodarczej. Każde dochodowe przedsiębiorstwo niesie ze sobą potencjalny zysk dla swojego właściciela. Jaki kompetentny przedsiębiorca nie byłby zainteresowany warunkami funkcjonowania własnego potomstwa, przynosząc mu tak poważne dochody? Zapewne trzeba być głupcem, żeby wszystko potoczyło się dalej i założyć, że zawsze będzie tak, że praca w organizacji będzie przebiegała zgodnie z planem i przyniesie na zawsze te same pozytywne wyniki finansowe, bez zagłębiania się i bez ingerencji w proces pracy twoich podwładnych. Właśnie dlatego, że każdy biznesmen przy zdrowych zmysłach i obiektywnie nastawiony do zarządzania swoją firmą boi się utraty zysków i pewnego dnia stanie sięw stanie upadłości wprowadza system wewnętrznej kontroli organizacji. Co to jest? Co daje ten system? Jak to jest zorganizowane? A jakie są cele? Najpierw najważniejsze.

Jaki jest system kontroli wewnętrznej w organizacji

Próbką każdego przykładowego podmiotu gospodarczego jest przedsiębiorstwo, które nieprzerwanie prowadzi swoją działalność gospodarczą i spełnia główny warunek swojego istnienia - osiąga zysk, regularnie go zwiększając. Właściciel firmy zawsze kieruje wszystkie wysiłki i inwestycje tylko na to, co czyni jego organizację jeszcze silniejszą i potężniejszą, poszerzając źródła zwrotu w postaci dochodu. Oczywiście każdy właściciel chce, aby jego firma działała sprawnie. I rozumie, że do tego trzeba podjąć odpowiednie działania. Tu pojawia się globalna potrzeba organizacji systemu kontroli wewnętrznej organizacji. Widać tu wyraźnie potrzebę stworzenia w przedsiębiorstwie takiego aparatu do monitorowania i identyfikacji niedociągnięć w procesie zarządzania, który będzie sygnalizował właścicielowi wszelkie naruszenia i niezgodności. Jakie powinno być takie urządzenie?

System kontroli wewnętrznej w zarządzaniu organizacją to zestaw metod śledzenia, monitorowania, sprawdzania, oceniania i analizowania wszystkich procedur i procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie, które są bezpośrednio związane z wynikami działalność gospodarcza firmy jako całości. Innymi słowy są to specjalni pracownicy, specyficzne metodybadania, wykaz aparatury analitycznej i powiązanych technologii, które razem dają taki sam efekt kontrolny, jaki chce otrzymać właściciel firmy. Takiego controllingu potrzebuje, aby uchronić się przed nieuczciwymi podwładnymi lub złym wykonywaniem ich obowiązków, co w efekcie może wpłynąć na wynik finansowy przedsiębiorstwa jako całości. Ale jak jest zorganizowany ten proces?

Organizacja systemu kontroli wewnętrznej w firmie to tworzenie tak korzystnej podstawy dla funkcjonowania organów regulacyjnych w połączeniu z ich dostępem do urządzeń technicznych i wszelkich niezbędnych informacji podmiotu gospodarczego, które mogą zapewnić wysoką -kontrola jakości w monitorowaniu pracy pracowników i ich bezpośrednich zadań zgodnie z ich opisami stanowisk. Mówiąc najprościej, stworzenie aparatu kontrolnego w przedsiębiorstwie polega na wykonywaniu przez wyspecjalizowanych audytorów kontroli we wszystkich obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa.

Cele

Kompetentny przedsiębiorca nigdy nie robi niczego bezcelowo, dlatego zastanawia się nad każdym szczegółem swojego działania, innowacji, rozkazu czy rozkazu wydanego przez dyrektora i wdraża go w działalność biznesową swojego przedsiębiorstwa, aby osiągnąć określony wynik. W związku z tym tak samo jest z aparatem sterującym. Istnieją cztery główne cele systemu kontroli wewnętrznej w organizacji, którymi kieruje się każdy właściciel, aby uniknąć:występują problemy:

1. Sprawdzanie efektywności prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to konieczność monitorowania i monitorowania transakcji gospodarczych przeprowadzanych w przedsiębiorstwie w celu zidentyfikowania możliwych odchyleń i ich stłumienia.
2. Bezpieczeństwo informacji. Polega na organizacji przejrzystego funkcjonowania działu księgowości w dostarczaniu rzetelnej, obiektywnej, pełnej i terminowej sprawozdawczości do kierownictwa i władz wyższych.
3. Tłumienie kradzieży i nielegalnych działań pracowników. Odnosi się to do ściślejszej kontroli nad możliwymi przypadkami prania pieniędzy i oszustw dokonywanych przez pracowników w przedsiębiorstwie.
4. Zgodność z przepisami. Każda jednostka państwowa w aparacie personalnym musi ściśle przestrzegać wewnętrznego harmonogramu prac regulacyjnych.

Starając się zabezpieczyć siebie i owoce funkcjonowania swojej firmy w postaci przychodów, jej właściciel stawia sobie konkretne cele. Cele te są z powodzeniem osiągane dzięki efektywnej organizacji systemu kontroli wewnętrznej w organizacji.

Struktura

Mechanizm kontroli w każdym przedsiębiorstwie realizowany jest poprzez hierarchiczne podporządkowanie organów kontrolnych. W każdym miejscu znajdują się organy odpowiedzialne za prowadzenie działań monitorujących i weryfikacyjnych. Jak wygląda przykład systemu kontroli wewnętrznej w organizacji w aspekcie podporządkowania strukturalnego i hierarchicznego?

OczywiścieWiele zależy od formy rządu w przedsiębiorstwie. W przypadku małej firmy i trzy- lub czteroosobowego personelu wszystko jest jasne, nie ma nic specjalnego do kontrolowania, robi to bezpośredni przełożony. Ale w dużych przedsiębiorstwach wszystko jest inne: im większa firma, tym bardziej odpowiednie środki kontroli wewnętrznej powinny być dystrybuowane do jej działów strukturalnych. Na przykład organizacja kontroli wewnętrznej w systemach korporacyjnych odbywa się w kontekście kilku bloków strukturalnych:

• Pierwszy blok to rada dyrektorów, główny i niewzruszony aparat administracyjny, który jest centralnie zarządzany i kontrolowany.
• Drugi blok obejmuje rozgałęzienie kontroli z zarządu na dwa główne organy w postaci aparatu zarządzającego i komisji rewizyjnej.
• Trzeci blok - przewiduje podział kontroli z aparatu zarządzania na kierowników wszystkich działów istniejących w firmie, którzy z kolei kontrolują bezpośrednie działania swoich podwładnych w każdym dziale.
• Czwarty blok - obejmuje rozproszenie obowiązków kontrolnych komitetu audytu na jednostkę zarządzania ryzykiem i jednostkę kontroli wewnętrznej.

Na podstawie struktury blokowej organów kontrolnych w firmie możemy stwierdzić, że w korporacyjnych formach rządów istnieją dwa kierunki: są to oddzielne organy strukturalne w przedsiębiorstwie i szefowie działów, którzy monitorują swoich podwładnych. Często tak wygląda organizacja systemu wewnętrznegokontrola w przedsiębiorstwie.

Nieco inaczej wygląda struktura nadzoru nad instytucjami finansowymi. System kontroli wewnętrznej instytucji kredytowej przewiduje sześć głównych źródeł rozpowszechniania odpowiednich środków na niektórych poziomach hierarchii:

• organy zarządzające instytucji kredytowej;
• głowa i jego zastępcy;
• główny księgowy i jego zastępca;
• komisja rewizyjna lub audytor w jednym;
• specjalne jednostki sterujące;
• inne działy strukturalne organów kontrolnych instytucji kredytowej.

Wyświetlenia

Klasyfikacja odmian nadzoru wewnętrznego jest dość wieloaspektowa ze względu na dużą liczbę cech jednostki. W ten sposób stworzenie systemu kontroli wewnętrznej organizacji przewiduje kilka oddziałów w głównych obszarach.

W kolejności realizacji:

• administracyjne;
• administracyjne;
• finansowe;
• technologiczne;
• legal;
• księgowość.

Zgodnie z formą zgłoszenia:

• rzeczywiste;
• komputer;
• dokument.

Tymczasowo:

• wstępne;
• bieżący;
• następny.

Według zasięgu:

• pełne i częściowe;
• stałe lub selektywne;
• złożone lub tematyczne.

Metody

Oprócz wymienionych rodzajów nadzoru, przeprowadzane w przedsiębiorstwie procedury audytowe mogą przejawiać się wdrażaniem różnych metodologicznych podejść do weryfikacji. Dlatego organizacja systemu kontroli wewnętrznej w przedsiębiorstwie obejmuje wykorzystanie zestawu trzech głównych obszarów metodologicznych.

Metody ogólne:

• Audyt - obejmuje kontrolę księgowości i sprawozdawczości finansowej.
• Monitoring - polega na badaniu poprawności procedur wykonywanych w określonych obszarach w poszczególnych działach przedsiębiorstwa.
• Weryfikacja - przeprowadzana poprzez manipulacje weryfikacyjne z dokumentacją.
• Analiza - oblicza określone wskaźniki ekonomiczne i porównuje je z wartościami normy.
• Kontrola tematyczna - wykonywana na temat czegoś konkretnego, na przykład sprawdzenie kasy i gotówki.
• Dochodzenie urzędowe - ma miejsce w przypadku ujawnienia niezgodności z regulaminem lub przestępstwa osoby odpowiedzialnej materialnie.

Kontrola dokumentów:

• Ocena prawna - odnosi się bezpośrednio do uprawnień działu prawnego w przedsiębiorstwie z czynnościami weryfikacyjnymi dotyczącymi umów i innej dokumentacji.
• Kontrola logiczna - jest wykonywana w celu sprawdzenia rentowności bieżących operacji biznesowych, odzwierciedlonej w odpowiednich dokumentach.
• Weryfikacja arytmetyczna - przejawia się w specyficznym przeliczeniu i porównaniu wskaźników w dokumentach z rzeczywistymidane.
• Kontrola licznikowa - polega na podnoszeniu podstawowej za określony okres i jej analizie: obejmuje to listy przewozowe, faktury podatkowe, korekty faktur VAT i nie tylko.
• Weryfikacja formalna - zapewnia kontrolę nad dostępnością obowiązkowych dokumentów, na podstawie których przeprowadzono określone operacje.
• Kontrola porównawcza - ujawnia nieścisłości i niespójności w danych cyfrowych, podsumowujących, równoważnych.

Techniki rzeczywistej kontroli:

• Inwentarz - zapewnia weryfikację przez system kontroli wewnętrznej rachunkowości w organizacji obecności i przeliczania takich aktywów jak środki trwałe, aktywa materialne i niematerialne, środki pieniężne w kasie, finanse bezgotówkowe na rachunkach bankowych, itp.
• Wiedza specjalistyczna - jest przeprowadzana poprzez przyciągnięcie eksperta lub specjalisty ds. personelu w określonym zagadnieniu o określonym zakresie.
• Obserwacja wizualna – polega na monitorowaniu pracownika i jego aktywności w pracy z zewnątrz. Na przykład w ten sposób starszy księgowy może obserwować wykonywanie swoich obowiązków przez zwykłego księgowego.
• Pomiar kontrolny - charakteryzujący się nagłą decyzją o sprawdzeniu reprodukcji ilościowej lub jakościowej określonej operacji w przedsiębiorstwie w celu porównania jej z normą.
• Analiza informacji zarządczej – z góry determinuje badanie zleceń, zarządzeń, zarządzeń o charakterze wewnętrznym oraz weryfikację wyników ich realizacji.

Funkcje

Organizacja systemu nadzoru wewnętrznego w organizacji o dowolnej formie własności przewiduje wykonywanie określonych funkcji przez odpowiednie organy. W końcu każda operacja kontrolna wiąże się z osiągnięciem określonego wyniku. Rezultatem globalnym powinno być nieprzerwane działanie przedsiębiorstwa o regularnych i stabilnych dochodach. I wydaje się, że można to osiągnąć tylko przy pełnieniu zestawu funkcji strategicznych. Oto niektóre z nich:

• Monitorowanie działalności biznesowej firmy i jej otoczenia zewnętrznego - obejmuje śledzenie trendów rynkowych, zmian potrzeb, a także konkurencyjnych obiektów i ich polityk.
• Rozwój strategicznych kierunków działalności firmy - przewiduje osiągnięcie głównego celu firmy poprzez taktyczne kroki w działalności operacyjnej i ekonomicznej.
• Stworzenie systemu oceny i zarządzania ryzykiem – organy regulacyjne każdego przedsiębiorstwa powinny mieć wyobrażenie o tym, jakie niekorzystne czynniki mu zagrażają w jego działalności.
• Ocena projektów inwestycyjnych i inwestycji kapitałowych - kontrola wewnętrzna powinna wykonywać prace mające na celu ocenę produktywności, racjonalności i opłacalności zainwestowanych przez nią projektów.

Przechodząc od ogólnych do szczegółowych, możemy wyróżnić bieżące funkcje systemu kontroli wewnętrznej rachunkowości w organizacji jako podstawowe dane informacyjne do prowadzenia wysokiej jakości wewnętrznejinspekcje fabryczne:

• badanie aktualnych systemów księgowych;
• ocena wydajności i rentowności tych systemów;
• analiza finansowa i kontrola księgowa;
• monitorowanie metod kontroli;
• globalna zgodność;
• przestrzeganie regulaminów wewnętrznych przez pracowników;
• ocena poziomu wiarygodności dostarczonych danych informacyjnych;
• doradztwo w sprawach księgowych, podatkowych, prawnych;
• udział w bezpośredniej automatyzacji rachunkowości, zarządzania i rachunkowości podatkowej;
• Sprawdzenie realizacji zaplanowanych wskaźników.

Kroki

Jak każda inna procedura gospodarcza lub proceduralna, przeprowadzanie środków kontrolnych przewiduje etapową kolejność wykonywania określonych zadań. Oto główne etapy organizacji systemu kontroli wewnętrznej, którymi charakteryzuje się ten rodzaj procesji:

1. Rozpoczęcie weryfikacji. Wszelkie działania kontrolne przeprowadzane są na polecenie kierownictwa firmy lub jako zaplanowane wydarzenie. Kontrola odbywa się na podstawie polecenia dyrektora lub w zaplanowanym harmonogramie procedur kontrolnych.
2. Kontrola planowania. Każda inspekcja poprzedzona jest stwierdzeniem jakiejś rozbieżności w funkcjonalności przedsiębiorstwa lub chęci menedżerów do oceny stanu rzeczy w kadrze i wykonywanej przez nich pracy. Dlatego przed procedurami bezpośredniej kontrolitrwa planowany przegląd terenu do sprawdzenia oraz opracowanie kierunków taktycznych w odtworzeniu nadchodzących wydarzeń.
3. Weryfikacja bezpośrednia. W określonym miejscu przez określony czas, pewne dokumenty są pobierane do badania, a transakcje biznesowe są analizowane pod kątem ich związku z powiązanymi procesami działalności gospodarczej w przedsiębiorstwie.
4. Przygotowywanie wyników testu. Na podstawie wyników wszystkich czynności weryfikacyjnych, wyniki kontrolingu podlegają obowiązkowej dokumentacji w celu dostarczenia ostatecznych wskaźników dla kierownictwa firmy.
5. Przeprowadzenie odpowiednich prac po zapoznaniu się z wynikami inspekcji. W trakcie wykonywania czynności kontrolnych ujawniane są wykroczenia popełnione przez osoby odpowiedzialne materialnie, wykrywane są odstępstwa od norm, obserwuje się przypadki niedbałego stosunku części pracowników do pracy, pociągające w pewnym sensie szkodę dla gospodarki przedsiębiorstwa jako całość. Dlatego takie precedensy sytuacyjne wywołują reakcję aparatu zarządzającego w postaci nagany, pozbawienia premii czy zwolnienia niedbałych podwładnych. Ponadto obowiązkowa jest analiza uzyskanych danych i wyciągnięcie wniosków dotyczących ewentualnej modernizacji procesu pracy wymaganej na tym etapie w celu zwiększenia efektywności firmy jako całości.

Analiza

Analiza systemu kontroli wewnętrznej w organizacji ma niemałe znaczenie dla utrzymania jakości i poprawności audytu wewnętrznego naprzedsiębiorstwo. Dlaczego jest tak ważny w nowoczesnym systemie biznesowym? Ponieważ analiza i ocena systemu kontroli wewnętrznej organizacji jest impulsem do opracowania rekomendacji dotyczących jego usprawnienia i unowocześnienia całego procesu biznesowego. Ważna jest nie tylko weryfikacja proceduralnych operacji działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, ale poziom efektywności jej realizacji może wpłynąć na pomyślność i rentowne funkcjonowanie firmy jako takiej.

Analiza systemu wewnętrznej kontroli finansowej organizacji jest przeprowadzana przez odpowiednie organy scentralizowanego podporządkowania firmy w następujących obszarach:

• analiza procesów controllingowych jako przedmiot badań analitycznych;
• badanie potencjału kwalifikacyjnego i profesjonalizmu pracowników wykonujących czynności kontrolne;
• uwzględnienie jakości organizacji planowanych prac prowadzonych przez audytorów w formie przygotowania do samego procesu audytu;
• sprawdzenie nakreślonego strategicznego planu działania podczas audytu wewnętrznego na poziomie przedsiębiorstwa;
• badanie dostępności planów kontroli na przyszłość, a także analiza ich istotności i głębi zagadnień rozpatrywanych przez aparat nadzorczy.

Ocena

Pojęcie analizy jest nierozerwalnie związane z pojęciem ewaluacji. W szerokim znaczeniu termin ten polega na ustaleniu bezwzględnej lub względnej wartości badanego przedmiotu, podmiotu, zjawiska. Pod względem ekonomicznymocena podtekstowa systemu kontroli wewnętrznej organizacji implikuje porównanie z normą przeprowadzoną przez audytorów podczas audytu działań, a także uwzględnienie jakości opracowanych przez nich środków, mających na celu identyfikację niespójności, nieścisłości, błędów w toku działalności gospodarczej. Mówiąc najprościej, jest to test jakości pracy samych inspektorów.

Połączenie dwóch powiązanych ze sobą koncepcji - oceny i analizy - predestynuje potrzebę dodatkowych działań po audycie. Wszakże na podstawie wyników analizy systemu kontroli wewnętrznej rachunkowości w organizacji należy zaostrzyć np. przepisy pracy dotyczące wykonywania i przechowywania obiegu dokumentów, czy też podejmowane są decyzje o dokładniejszym i częstszym inwentaryzacje środków trwałych przedsiębiorstwa, ponieważ w tej części rachunkowości często występują niezgodności z poprzednimi wynikami i tak dalej. I dotyczy to nie tylko działu księgowości przedsiębiorstwa. Innymi słowy, ocena wyników uzyskanych podczas audytu pozwala ocenić potrzebę doskonalenia systemu kontroli wewnętrznej organizacji lub odwrotnie, wyciągnąć wnioski na temat jego jakościowego funkcjonowania na tym etapie. Oceniając końcowe wskaźniki uzyskane podczas audytu, można również ocenić pracę samych organów regulacyjnych, w oparciu o głębokość i treść ich raportu na zakończenie działań kontrolnych.

Wymagania

Przy tym wszystkim nie należy zapominać, że system kontroli wewnętrznej stosowany przez organizacjęmuszą być zgodne z ustalonymi normami i przepisami. Co więcej, zgodność ta powinna być realizowana zarówno na poziomie przedsiębiorstwa, jak i pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Federalna Służba Podatkowa zapewnia, że wszystkie istniejące organizacje jako podmioty gospodarcze postępują zgodnie z postanowieniem z 16 czerwca 2017 r. „O zatwierdzeniu wymagań dotyczących organizacji systemu kontroli wewnętrznej”. Oto jakie są te wymagania:

• Stworzenie takiego aparatu kontrolnego w firmie, który zapewni uporządkowane i efektywne prowadzenie działalności gospodarczej, osiągnięcie pozytywnych wyników finansowych, bezpieczeństwo majątku i majątku przedsiębiorstwa.
• Tworzenie środowiska dostosowanego do wysokiej jakości kontrolingu w firmie.
• Opracowanie systemu zarządzania ryzykiem.
• Możliwość sprawdzenia istniejących faktów dotyczących uchylania się od płacenia podatków, opłat, składek ubezpieczeniowych.
• Ujawnianie niezbędnych informacji o możliwych zagrożeniach i przekazywanie ich kierownictwu w odpowiedniej formie.
• Wdrożenie procedur kontrolnych mających na celu minimalizację i redukcję ryzyka.

Na podstawie wymagań dotyczących organizacji systemu kontroli wewnętrznej możemy wyciągnąć wnioski o poważnym udziale ważności, jaki przypisuje się konkretnie ryzyku – istniejącym możliwym zagrożeniom, które są integralnym elementem potencjalnych obaw przedsiębiorców.

Zagrożenia

Model kontroli wewnętrznej oparty na ryzyku to model, który umożliwia analizę zagrożeńprzedsiębiorstw ze względu na potrzebę pozyskania wiarygodnych informacji o aktywach i pasywach danego podmiotu gospodarczego. Orientacja na ryzyko w organizacji systemu kontroli wewnętrznej implikuje dążenie kierownictwa firmy do uzyskania uzasadnionego stopnia pewności, że firma osiągnie swoje cele w najbardziej efektywny sposób. I w tym duchu głównym celem kontroli jest zapewnienie terminowej identyfikacji i analizy ryzyk wiarygodności sprawozdań finansowych, zgodności pracowników z przepisami i normami regulującymi proces pracy przewidzianymi w polityce rachunkowości przedsiębiorczości, a także realizacji planów finansowo-gospodarczych, efektywnego wykorzystania zasobów, prawdziwości informacji finansowych i zarządczych. Dlatego też główną tarczą dla podmiotu gospodarczego w walce z zagrożeniami i ryzykami, które uniemożliwiają mu funkcjonowanie w normalnych warunkach, jest dobrze zbudowana i właściwie zorganizowana kontrola.