Przetwarzanie podstawowej dokumentacji: wymagania, przykład. Podstawowa dokumentacja księgowa

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Działalność każdego przedsiębiorstwa jest ściśle związana z utrzymaniem i przetwarzaniem podstawowej dokumentacji. Jest niezbędny do raportowania, obliczania płatności podatkowych, podejmowania decyzji zarządczych. W artykule zastanowimy się, co to jest – podstawowa dokumentacja w rachunkowości – i jak jest przetwarzana.

Podstawowe koncepcje

Podstawowa dokumentacja księgowa - co to jest? Nazywa się to dowodem zawarcia transakcji biznesowej, odbitym na papierze. Obecnie wiele dokumentów jest kompilowanych w zautomatyzowanym systemie „1C”. Przetwarzanie podstawowej dokumentacji obejmuje rejestrację i księgowanie informacji o zrealizowanych transakcjach biznesowych.

Rachunkowość podstawowa to wstępny etap naprawy zdarzeń występujących w przedsiębiorstwie. Transakcje biznesowe to działania, które pociągają za sobą zmiany stanu aktywów lub kapitału organizacji.

Przetwarzanie podstawowej dokumentacji w księgowości: przykład schematu

Z reguły w przedsiębiorstwach pod pojęciem „praca z”dokumentacja” implikuje:

• Uzyskiwanie danych podstawowych.
• Wstępne przetwarzanie informacji.
• Dokumentacja.
• Zatwierdzenie przez kierownictwo lub specjalistów upoważnionych na polecenie dyrektora.
• Ponowne przetwarzanie podstawowej dokumentacji.
• Wykonywanie czynności niezbędnych do przeprowadzenia transakcji biznesowej.

Klasyfikacja

Istnieje jednorazowa i zbiorcza dokumentacja podstawowa. Przetwarzanie informacji zawartych w takich dokumentach ma szereg cech.

Dokumentacja jednorazowa ma na celu jednokrotne potwierdzenie zdarzenia. W związku z tym procedura jego przetwarzania jest znacznie uproszczona. Dokumentacja zbiorcza jest używana przez określony czas. Z reguły odzwierciedla operację wykonaną kilka razy. W takim przypadku podczas przetwarzania podstawowej dokumentacji informacje z niej przekazywane są do specjalnych rejestrów.

Wymagania dotyczące dokumentacji

Pierwotna dokumentacja jest sporządzana w czasie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu.

Refleksja informacji odbywa się na specjalnych ujednoliconych formularzach. W przypadku braku zatwierdzonych formularzy przedsiębiorstwo może je samodzielnie opracować.

Etapy przetwarzania podstawowej dokumentacji księgowej

W każdym przedsiębiorstwie w stanie jest pracownik odpowiedzialny za pracę z podstawowymi informacjami. Ten specjalista powinien wiedziećzasady przetwarzania dokumentacji pierwotnej, ściśle przestrzegać wymogów prawa i kolejności czynności.

Etapy przetwarzania podstawowej dokumentacji to:

• Taksówka. Jest to ocena transakcji odzwierciedlona na papierze, wskazanie kwot związanych z jej realizacją.
• Grupowanie. Na tym etapie dokumenty są dystrybuowane według wspólnych cech.
• Księgowość. Zakłada oznaczenie debetu i kredytu.
• Gaszenie. Aby zapobiec ponownej spłacie na podstawowych dokumentach, księgowy umieszcza znak "opłacony".

Błędy w dokumentach

Mogą wystąpić z różnych powodów. Zasadniczo ich wygląd spowodowany jest nieostrożnym podejściem pracownika do wykonywanej pracy, analfabetyzmem specjalisty oraz awarią sprzętu.

Poprawa dokumentów jest wysoce odradzana. Jednak w niektórych przypadkach nie da się tego zrobić bez poprawiania błędów. Księgowy musi poprawić błąd popełniony w podstawowej dokumentacji w następujący sposób:

• Przekreśl błędny wpis cienką linią, aby był wyraźnie widoczny.
• Wpisz prawidłowe informacje nad przekreśloną linią.
• Zaznacz "Poprawioną wiarę".
• Wskaż datę korekty.
• Podpis

Używanie środków naprawczych jest niedozwolone.

Praca z przychodzącymi dokumentami

Proces przetwarzania przychodzących dokumentów obejmuje:

• Określanie typu dokumentu. Dokumenty księgowe zawsze zawierają informacje o dokonanych transakcjach gospodarczych. Na przykład zawierają fakturę, zlecenie otrzymania środków itp.
• Sprawdzanie danych odbiorcy. Dokument musi być zaadresowany do konkretnej firmy lub jej pracownika. W praktyce zdarza się, że dokumenty na zakup materiałów są specjalnie wystawiane firmie, mimo że umowa z dostawcą nie została zawarta.
• Sprawdzanie podpisów, pieczęci. Osoby podpisujące dokument muszą mieć do tego uprawnienia. Jeżeli dostrzeżenie dokumentów pierwotnych nie leży w kompetencjach pracownika, są one unieważniane. Jeśli chodzi o nadruki, w praktyce błędy często występują w tych przedsiębiorstwach, które mają kilka plomb. Informacje na odcisku muszą odpowiadać rodzajowi dokumentu, na którym się znajduje.
• Sprawdzanie statusu dokumentów. W przypadku wykrycia uszkodzeń na dokumentach lub braku jakichkolwiek kartek konieczne jest sporządzenie aktu, którego kopię należy przesłać do kontrahenta.
• Sprawdzanie ważności zdarzenia odzwierciedlonego w dokumencie. Pracownicy przedsiębiorstwa muszą potwierdzić informację o fakcie transakcji. Dokumenty przyjęcia kosztowności poświadcza kierownik magazynu, warunki umowy potwierdza marketer. W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy dostawca otrzymuje fakturę za towar, którego firma nie otrzymała.
• Określ okres, do którego należy dokument. Podczas przetwarzania papierów pierwotnych ważne jest, aby nie zapisywać tych samych informacji dwukrotnie.
• Zdefiniuj sekcję księgową. Po otrzymaniu podstawowegodokumentacji, konieczne jest ustalenie, do jakich celów zostaną wykorzystane dostarczone wartości. Mogą pełnić rolę środków trwałych, materiałów, wartości niematerialnych, towarów.
• Określ rejestr, w którym dokument zostanie złożony.
• Zarejestruj papier. Jest przeprowadzany po wszystkich kontrolach.

Praca z papierami wychodzącymi

Przetwarzanie tego typu dokumentacji różni się nieco od powyższego.

Przede wszystkim upoważniony pracownik przedsiębiorstwa tworzy wstępną wersję dokumentu wychodzącego. Na jego podstawie opracowywany jest projekt dokumentu. Jest przesyłany do kierownika do zatwierdzenia. Jednak inny pracownik z odpowiednimi uprawnieniami może również zatwierdzić projekt dokumentu.

Po certyfikacji projekt jest sporządzany zgodnie z ustalonymi zasadami i wysyłany do odbiorcy.

Planowanie przepływu pracy

Ten etap jest niezbędny do zapewnienia szybkiego odbioru, wysłania i przetwarzania dokumentacji. W celu właściwej organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie opracowywane są specjalne harmonogramy. Wskazują:

• Miejsce i termin rejestracji głównych dokumentów.
• Nazwisko i stanowisko osoby, która przygotowała i złożyła dokumenty.
• Rachunki wyprowadzone z papierów wartościowych.
• Czas i miejsce na prowadzenie dokumentacji.

Rejestry księgowe

Są one wymagane do rejestracji podstawowej dokumentacji. W tym samym czasie włdokumenty są oznaczone znakiem księgowym. Jest to konieczne, aby zapobiec ponownej rejestracji dokumentów.

Główne dokumenty mogą być przechowywane w rejestrach elektronicznych. Jednak na żądanie agencji rządowych lub kontrahentów przedsiębiorstwo musi dostarczyć papierowe egzemplarze.

Funkcje odzyskiwania dokumentów

Obecnie nie ma jasnej procedury przywracania dokumentów w przepisach. W praktyce proces ten obejmuje następujące czynności:

• Powołanie komisji do zbadania przyczyn utraty lub zniszczenia dokumentów. W razie potrzeby kierownik przedsiębiorstwa może zaangażować w procedurę organy ścigania.
• Apel do instytucji bankowej, do kontrahentów o kopie podstawowych dokumentów.
• Korekta zeznania podatkowego. Konieczność przedłożenia zaktualizowanego raportu wynika z faktu, że nieudokumentowane koszty nie są zaliczane do wydatków podatkowych.

W przypadku utraty pierwotnej dokumentacji, IFTS obliczy kwotę odliczeń podatkowych na podstawie dostępnych dokumentów. Jednocześnie istnieje możliwość zastosowania przez organ podatkowy środków odpowiedzialności w postaci grzywny.

Częste błędy w procesie wydawania podstawowych dokumentów

Zazwyczaj prowadzący rejestr popełniają następujące naruszenia:

• Wypełnij formularze, które nie są ujednolicone ani zatwierdzone przez szefa przedsiębiorstwa.
• Nie podawaj szczegółów aniodzwierciedlają je z błędami.
• Nie zatwierdzaj dokumentów swoim podpisem ani nie zezwalaj pracownikom, którzy nie mają uprawnień do podpisywania dokumentów.

Dokumentacja potwierdzająca fakty transakcji gospodarczych jest niezwykle ważna dla przedsiębiorstwa. Do jego projektu należy podchodzić bardzo ostrożnie. Każdy błąd może prowadzić do negatywnych konsekwencji.