Mentoring jako metoda szkolenia personelu. Pomóż młodym profesjonalistom w nowych miejscach pracy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Mentoring w przedsiębiorstwie jest uznawany za jedną z najskuteczniejszych i najbardziej wydajnych metod wykorzystywanych do szkolenia nowych pracowników.

Cecha obecnej sytuacji w świecie biznesu można nazwać poważnymi trudnościami w doborze profesjonalnej kadry. Znalezienie gotowego specjalisty, który może natychmiast zabrać się do pracy, jest prawie niemożliwe. Mentoring, jako metoda szkolenia personelu, pozwala na praktyczne kształcenie personelu posiadającego konkretną wiedzę i umiejętności, które są istotne dla danej firmy. Wiele dużych przedsiębiorstw przechodzi na tę metodę budowania zespołu. Technika ta nabiera szczególnego znaczenia w przypadkach, gdy personel przedsiębiorstwa to młodzi ludzie z minimalnym doświadczeniem zawodowym.

Co to jest mentoring

W zależności od wielkości organizacji, a także specyfiki i złożoności działalności gospodarczej (produkcja, handel, usługi, konsultacje) kierownik może zatrudniać pracowników z niewielkim doświadczeniem lub bez niego. W procesie szkolenia wysoko wykwalifikowany specjalista (jest tomentor) dostarcza nowicjuszowi informacje niezbędne do pracy.

Do jego obowiązków należy również monitorowanie procesu przyswajania tej wiedzy, kształtowania niezbędnych umiejętności i ogólnie chęci do pracy. Po ukończeniu szkolenia młody specjalista zdaje zaświadczenie i może być dopuszczony do pełnienia funkcji pracowniczych.

Wyróżniające cechy mentoringu polegają na tym, że cały proces odbywa się bezpośrednio w miejscu pracy, dotyka rzeczywistych sytuacji i ilustruje cały proces pracy. Oznacza to, że takie szkolenie zawiera minimum teorii, skupiając uwagę ucznia na praktycznej stronie działania.

Szkoła wewnętrzna i zewnętrzna w firmie

Najczęściej termin „mentoring” jest używany w połączeniu z koncepcją „firmy uczącej się”. To nazwa organizacji i przedsiębiorstw, które z dużą szybkością i skutecznością reagują na pojawiające się zmiany w swoim obszarze biznesowym. Tworzą nowe technologie, studiują i zdobywają umiejętności i wiedzę oraz niezwykle szybko integrują nowe rozwiązania z procesem produkcyjnym (handlowym, konsultingowym lub innym). Celem tych działań jest przekształcenie podstawowej działalności w celu utrzymania i poprawy konkurencyjności.

Integralną częścią tego procesu jest ciągłe podnoszenie kwalifikacji i profesjonalizmu personelu. Do efektywnego i wysokiej jakości szkolenia pracowników wykorzystywane są dwa systemy:

1. Zewnętrzna szkoła zapewniaorganizacja swego rodzaju centrum szkoleniowego na terenie firmy lub poza jej murami. Tutaj personel przedsiębiorstwa, szkolony „od podstaw” lub doskonalący swoje umiejętności, może uczestniczyć w szkoleniach, seminariach lub wykładach prowadzonych przez własnych trenerów lub zaproszonych ekspertów.
2. Szkoła wewnętrzna to bardziej indywidualny sposób nauki. Młody specjalista korzysta w swoim miejscu pracy z instrukcji, porad i zaleceń bardziej doświadczonego pracownika. Atutem szkoły wewnętrznej jest przekazywanie indywidualnych doświadczeń i obserwacji.

Kto jest mentorem i kim powinien być

Mentoring, jako metoda szkolenia personelu, polega na wstępnym szkoleniu samego instruktora. Mogą być wybierani tylko przez tego lidera, specjalistę lub menedżera, który pozytywnie przeszedł selekcję, został zapisany do grupy mentorów i spełnia szereg wymagań:

• Obecny poziom kompetencji odpowiada profilowi zajmowanego stanowiska.
• Uważaj podczas wykonywania swojej pracy, a także w stosunku do innych pracowników.
• Doświadczenie zawodowe w tej organizacji przez co najmniej rok.
• Doświadczenie w wykonywaniu obowiązków zawodowych przez co najmniej trzy lata.
• Pragnienie zostania mentorem.
• Dobra wydajność w MVO.

Kiedy przedsiębiorstwo musi przeszkolić nowych pracowników, kierownik wybiera kandydata i podpisuje zlecenie na opiekę mentorską. Zgodnie z tym dokumentempóźniej wykonywane są wszelkie czynności mające na celu przypisanie praktykanta do konkretnego instruktora, naliczenie ostatniego wynagrodzenia oraz zapisanie nowego pracownika w stanie po jego pomyślnym szkoleniu.

Jak wygląda rejestracja w grupie mentorów

Wychodząc z faktu, że praca z personelem jest procesem dość złożonym, a jej wyniki mają istotny wpływ na produktywność firmy, do wyboru i szkolenia mentorów podchodzimy z najwyższą odpowiedzialnością. Wraz z umiejętnościami i chęcią pracownika ubiegającego się o rolę mentora, decyzję o włączeniu do grupy podejmuje specjalista ds. HR w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym pracownika.

Dzieje się tak, gdy szef sam zapoznaje się z wnioskiem złożonym przez pracownika w formie pisemnej lub elektronicznej (zależy to od organizacji portalu korporacyjnego). Ponadto menedżer może samodzielnie wybrać i zarekomendować danego pracownika, a kandydat na mentorów ma szansę na zapisanie się do grupy na podstawie wyników rocznej oceny pracowników.

Będąc w grupie, mentorzy przechodzą szkolenia mające na celu usystematyzowanie i harmonizację procesu mentoringu. Przedstawiane są im treść, styl i poprawna kolejność prezentacji materiałów edukacyjnych.

Dlaczego mentorzy są wykluczeni z grupy

Będąc wśród instruktorów, pracownicy muszą wykonywać swoje obowiązki na odpowiednim poziomie, w przeciwnym razie zostaną wykluczeni. Przyczynami tak radykalnego działania ze strony liderów mogą być następujące czynniki:

• Pracownik nie wykazuje postępu osobistego, jego kompetencje się nie rozwijają.
• Ponad 20% nowych pracowników firmy, którzy byli nadzorowani przez tego mentora, nie przeszło programu onboardingowego.
• Specjalista nie jest w stanie wykonywać swoich bezpośrednich obowiązków zawodowych z wysoką jakością.
• Ponad 30% stażystów skarżyło się na tego pracownika w ciągu jednego roku.

Zaangażowanie mentora

Mentoring, jako metoda szkolenia personelu, nakłada na instruktora i szkolonego pewne obowiązki, ale daje im również możliwość skorzystania z szeregu praw.

Oprócz realizacji swoich aspiracji i umiejętności, przydzielony uczniowi specjalista otrzymuje nagrodę pieniężną. Aby jednak otrzymać te pieniądze, mentor musi dobrze wykonywać wszystkie swoje funkcje i poczekać na zakończenie procesu szkolenia personelu i zaliczenie certyfikacji. Powszechną praktyką jest wypłacanie odszkodowania dwa miesiące po tym, jak specjalista ds. HR oceni wiedzę nowego pracownika i zatwierdzi jego rekrutację.

Takie działania są jak najbardziej uzasadnione, ponieważ celem mentoringu jest przekazywanie doświadczenia i kształcenie przydatnego dla przedsiębiorstwa pracownika. Firma nie jest zainteresowana utratą pieniędzy z powodu niekompetencji mentorów, zaniedbań, lenistwa czy niedbalstwa uczniów.

Znaczenie prawidłowego wyznaczania celów

Jednym z najważniejszych zadań, które wysoko wykwalifikowany specjalista wykonuje jako mentor, jest kształtowanie obrazu wyniku w umyśle i wyobraźni osoby szkolonej.

Z czegoto, jak przystępny i zrozumiały będzie cel, zależy od realiów jego osiągnięcia dla ucznia. Ponadto właściwe sformułowanie może zainspirować elastycznego pracownika do podejmowania trudniejszych zadań.

Istotność i adekwatność wyznaczonych celów można ocenić, porównując je z następującymi kryteriami:

• Konkretne.
• Wymierne.
• Dostępny.
• Znaczenie.
• Powiązane z konkretną datą.

Cele szczegółowe

Dla każdego lidera lub mentora praca z personelem opiera się przede wszystkim na zasadzie szczegółowości w formułowaniu zadań, odpowiedzialności i wymaganych wyników.

Jednocześnie, wraz z konkretnością, cel jest ustalany z pozytywnej pozycji. Na przykład błędem byłoby poprosić o układ strony tytułowej bez czerwieni i czerni.

W przeciwieństwie do tego, zadanie polegające na wykonaniu kilku opcji układu według szablonu znanego pracownikowi będzie bardziej poprawne.

Mentoring, jako metoda szkolenia personelu, powinien opierać się na pozytywnych stwierdzeniach bez cząstki „nie”. Udowodniono, że nie jest to odbierane przez podświadomość, więc istnieje poważne ryzyko uzyskania dokładnie takiego wyniku, którego tak bardzo chciałeś uniknąć (układ w kolorze czerwonym i czarnym).

Zamiast mówić o tym, czego nie robić, dobry mentor zapewnia praktykantowi właściwy i jasny kurs.

Co oznacza pojęcie „mierzalny cel”

Charakterystyka poprawnacelem staje się możliwość jego ilościowego lub jakościowego pomiaru. Aby to zrobić, użyj różnych parametrów i miar: sztuk, arkuszy, procentów, rubli, metrów.

Przykładem błędnie sformułowanego zadania jest znana anegdota, której solą jest ostatnie zdanie chorążego wojskowego: „Kop stąd aż do świtu”.

Właściwym celem byłoby wykonywanie dziesięciu zimnych telefonów dziennie lub negocjacje z trzema osobami.

Osiągnięcie celu: czy to naprawdę ma znaczenie

Budowanie zaufania uczniów do własnych umiejętności i kompetencji to jedna z funkcji, jaką pełni mentor. Mentoring nie powinien być sposobem na to, by doświadczeni pracownicy mogli się bronić kosztem nowicjuszy.

Dlatego dobry menedżer, dając uczniowi zadanie, porównuje jego złożoność z możliwościami ucznia. Nie ma tu nadziei na szczęście ani cud

Specyfika wyznaczania odpowiedniego celu polega na tym, że powinien on motywować praktykanta do dalszych działań, co oznacza, że powinno to być trudniejsze niż jest do tego przyzwyczajony. Jednocześnie nadmierna złożoność przeraża niepewnych uczniów.

Najlepszym opisem celów, które mieszczą się w „złotym środku” między złożonymi a prostymi, byłoby wyrażenie „trudne, ale wykonalne”. Z biegiem czasu poziom trudności celów dla szkolonego będzie wzrastał, ponieważ otrzymuje nową wiedzę i musi umieć ją zastosować.

Ustalanie terminu wykonania zadania

Niejasne sformułowania przy ustalaniu celów są jednym z głównych czynników powodujących niepowodzenie zadania lubjego słaba wydajność.

Nowa praca musi mieć przede wszystkim termin, a także czas dostarczenia lub uzgodnienia wyników pośrednich.

Wyjątkowo nieprofesjonalne podawanie przybliżonego szacunkowego terminu, np. „do końca miesiąca” lub „w następnym tygodniu”. Zadanie ukończenia makiety do 15 września brzmi znacznie jaśniej i bardziej konkretnie.

Ważność celu

Nowa praca staje się dla stażysty wyzwaniem, a nie uciążliwym obowiązkiem tylko wtedy, gdy jest dla niego interesująca. Wiedząc, że musi zmotywować ucznia, wykwalifikowany mentor sformułuje cel w taki sposób, aby stał się on ważny dla samego wykonawcy.

Mentor ma do dyspozycji wyłącznie motywację pozafinansową; nagrody pieniężne lub kary od stażystów nie są dla niego dostępne. Dlatego sztuką dobrego menedżera jest mocne i trwałe zainteresowanie ucznia procesem pracy.

Przykład złego wyznaczania celów: „Potrzebuję, abyś ułożył ten układ”. Uczeń nie rozumie, dlaczego powinien wykonać to zadanie, wewnętrznie się sprzeciwia.

Prośba o wykonanie takiego układu ma radykalnie odwrotny skutek i, w przypadku dobrego wyniku, cały zespół będzie wiedział o zaletach kursanta.

Informacje zwrotne jako narzędzie mentorskie

W procesie uczenia się rolą instruktora jest nie tylko mechaniczne przekazywanie uczestnikowi niezbędnych informacji, ale także kontrolowanie jego prawidłowego i pełnego przyswojenia.

Korzystanie z biegu wstecznegokomunikacji, kierownik może analizować poziom percepcji ucznia, jego błędy, niedociągnięcia i urojenia. Korekta wykonywania funkcji pracy odbywa się poprzez dyskusję i delikatne sugerowanie właściwego kierunku, czyli poprzez konstruktywną krytykę.

Każdy komentarz powinien mieć następującą strukturę:

1. Mentor opisuje sytuację, która jest przedmiotem dyskusji (zadanie, projekt, zachowanie zespołu, przestrzeganie etyki korporacyjnej).
2. Potem wyraża swój stosunek do niej i jej konsekwencji.
3. Kierownik wyraża swoje życzenia dotyczące przyszłych wyników działań ucznia w tych samych (podobnych) okolicznościach. Może również oferować prostsze zachowanie w celu osiągnięcia najbardziej wydajnego przepływu pracy.

W każdym przypadku zachowanie mentora wobec pracowników adaptacyjnych powinno być oparte na takcie, cierpliwości i dyplomacji.