Plan zarządzania projektem: opis, zestawienie, analiza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Co to jest plan zarządzania projektem, można zrozumieć, rozumiejąc termin Zarządzanie projektem. Jest to jednocześnie sztuka i nauka o ugruntowanej pozycji w zorientowanej na konsumenta gospodarce rynkowej. Jest to ustrukturyzowane opracowanie planu pracy z wyznaczeniem celów pośrednich w określonych terminach. W ramach jego realizacji powoływany jest odpowiedzialny projekt, który będzie wykonywał prace oraz organy regulacyjne, które będą monitorować przestrzeganie przepisów. Czy zarządzanie projektami jest zawsze skuteczne? Kto lub co wpływa na ostateczny wynik?

Aspekt teoretyczny

Plan zarządzania projektem zawsze kojarzy się z innowacyjnymi wdrożeniami i składa się z elementów analizy nowego produktu, rynku, kategorii konsumenckich. Jego głównym celem jest rozwiązanie zaplanowanego zadania w jak najkrótszym czasie przy maksymalnej oszczędności pieniędzy.zasoby.

Z założenia każdy projekt ma ograniczony efekt innowacyjny. Innowacyjność przejawia się w indywidualnym podejściu do tworzenia towarów różniących się od podobnych towarów lub usług. Ta umiejętność pozwala na systematyczne udoskonalanie i poprawianie właściwości produktu lub usługi.

Ten parametr jest integralną częścią planu zarządzania komunikacją projektu, rozwoju nowych produktów, naprawy prac budowlanych lub kampanii wyborczej, tworzenia systemu informacyjnego w firmie.

Aspekt teoretyczny obejmuje połączoną wiedzę, umiejętności, sposoby i środki do stworzenia nowego produktu i usługi. Aby sprostać wymaganiom rynku i oczekiwaniom inwestorów konieczne jest znalezienie optymalnej równowagi pomiędzy kosztami, terminami, celami i jakością realizowanego projektu.

Plan projektu powinien logicznie łączyć wszystkie obszary wiedzy z dostępnymi zasobami i potencjałem wykonawców.

Rodzaje systemów

Każde zadanie, takie jak tworzenie nowego produktu, a następnie jego sprzedaż, można wykonać z planem zarządzania projektem lub bez niego.

Pierwsza opcja będzie oparta na wykorzystaniu systemu matrycowego, który określa osobę odpowiedzialną (kierownika) projektu. Będzie podlegał dyrektorowi, a jego zespół będzie składał się z pracowników różnych działów, zwolnionych na czas trwania projektu z bezpośrednich obowiązków służbowych. Takie zmiany personalne wymagają spójności zespołu oraz jasnego zrozumienia celów i wyników projektu.

Druga opcja zakłada, że jeden z kierowników działów zostanie wyznaczony jako odpowiedzialny. Wszystkie zadania projektowe będą wykonywane przez pracowników tej jednostki. Ale generalnie pracownicy nie będą mieli pełnego zrozumienia tego zadania i będą postrzegać je jako dodatkowe obciążenie. W rezultacie czas i wyniki mogą być nieprzewidywalne.

Różne projekty

Firmy wykorzystują projekty w pracy jako nietradycyjną metodę podejmowania inicjatyw, która nie może być wykorzystywana w codziennej działalności. Ich udział w spółkach rośnie z roku na rok.

Projekty są zawsze inne, ale mają coś wspólnego. Są to warunki ograniczonego czasu, poszukiwania kompetentnych wykonawców i dodatkowych pieniędzy. Wyróżnia się następujące kierunki:

1. Projekt architektoniczny. Aby odnieść sukces w biznesie, niezbędny jest udział inżynierów, projektantów, konsumentów i inwestorów. Uderzającym przykładem jest wynalazca i architekt z USA B. Fuller, któremu udało się zainteresować ludzi i opracować model modułowych łazienek. Pomieszczenia te są opcją ekonomiczną i do dziś są wykorzystywane przy budowie budynków mieszkalnych.
2. Wizja koncepcyjna. Chodzi o stworzenie warunków sprzyjających powstawaniu nowych pomysłów. Przykładem jest projekt z firmami telefonicznymi w USA poszukującymi sposobu na ochronę budek telefonicznych przed rabusiami. Spośród wielu opcji zdecydowaliśmy się na konstrukcję ze stali nierdzewnej. Dziś ten element można zaobserwować na drzwiach wejściowych.w wielu budynkach.
3. Planowanie. Bardzo ważne jest zbudowanie sekwencji realizacji projektu. Na przykład według tego kryterium Park Narodowy Yellowstone zdołał wdrożyć plan zagospodarowania przestrzennego węzła i jego utrzymanie.
4. Budowa obiektów. Praca skupia się na przestrzeganiu norm i zasad budowy, a także na systematycznej kontroli każdego etapu. Brak organu kontrolnego może doprowadzić do zniszczenia obiektu z nieprzewidzianym uszkodzeniem.

Przed podjęciem decyzji o jednym z podejść konieczne jest opracowanie planu zarządzania jakością dla projektu. W produkcji sprzętu medycznego czy leków lepiej skupić się na jakości etapów planowania. W przypadku, gdy gotowy produkt musi zostać przeniesiony z jednego obszaru do drugiego, na przykład instalacja systemów klimatyzacji i ogrzewania w budynkach wielopiętrowych, nacisk kładziony jest na sterowanie.

Czynnik sukcesu

Plan zarządzania projektem jest dziś integralną częścią pomyślnego wyniku. W przeszłości jego tworzenie było charakterystyczne dla tradycyjnych obszarów produkcji (obronność, energetyka, budownictwo). Obecnie takie podejście stosuje prawie co druga firma, a właściwie 45% wszystkich organizacji. Należą do nich instytucje finansowe, które dostarczają firmie usługi i towary.

Często firma skoncentrowana na produkcie odczuwa potrzebę systematycznego modyfikowania go w odpowiedzi na nowe wymagania klientów. W tym przypadku tworzeniePlan zarządzania projektem. Obecnie większość organizacji działa dzięki takiemu podejściu.

Wskazówki dotyczące tworzenia planu

W praktyce wiele firm napotyka trudności i bankrutuje. Na przykład Lockheed, który zawiódł z samolotem L-1011, czy projekt Deep Tunnel, mający na celu zwiększenie infrastruktury kanalizacyjnej miasta Chicago. Firmy poniosły ogromne koszty, starając się zachować to, co udało im się zrobić i do pewnego stopnia sprzedać – swój produkt.

Główną przyczyną niepowodzeń było to, że nie przeprowadzono szczegółowego opracowania planu zarządzania projektem, a kierownictwo firmy było całkowicie skoncentrowane na efekcie końcowym, a nie na kolejnych etapach realizacji celu.

Aby zrealizować udane przedsięwzięcie, konieczne jest opracowanie koncepcji z jasną sekwencją działań, biorąc pod uwagę następujące wskazówki:

1. Wyświetl projekt od strony trzeciej. Ta technika pozwoli Ci obiektywnie ocenić, co się dzieje, świeże spojrzenie na sytuacje, rozwiązywanie powstałych problemów i przegląd kosztów;
2. Podejmowanie decyzji przez delegację. Takie podejście zapewni zrozumienie celów pośrednich projektu, kilkukrotnie zwiększy efektywność;
3. Utwórz plan tworzenia kopii zapasowych. Dodatkowe opcje rozwiązywania powstałych problemów pomogą zaoszczędzić czas i pieniądze. A podzielenie koncepcji na kilka części przybliży ją do ukończenia.

Odpowiedzialny za zarządzanie

Plan Zarządzania JakościąProjekt jest wtedy skuteczny, gdy jego lider spełnia określone kryteria. Wybór osoby, która jest w stanie przeprowadzić niezbędne czynności i przenieść firmę na nowy poziom jest przedsięwzięciem ryzykownym. Lepiej jednak nie zwlekać z rozwiązaniem problemu.

Głównymi atrybutami kandydata powinny być odpowiedzialność, ambicja, umiejętność zarządzania ludźmi oraz wysoki poziom kompetencji. W praktyce to nie wystarczy, bo musi znać też treść pracy. Plan zarządzania zakresem projektu w większości przypadków składa się z etapów:

• opracowywanie dokumentacji;
• podział uprawnień i zadań;
• zatwierdzenie planu pracy;
• tworzenie scenariuszy na nieoczekiwane sytuacje.

Na koniec lepiej jest dać pierwszeństwo zmotywowanym i samodzielnie nominowanym kandydatom. To pokazuje główną cechę lidera - umiejętność szybkiego podejmowania poważnych decyzji.

Ryzyko projektowe

Plan zarządzania ryzykiem to zorganizowany system identyfikacji czynników, ich oceny i reagowania na nie. Składa się z dostępnych i akceptowanych norm prognostycznych pod kątem konsekwencji scenariusza.

Istnieje kilka poziomów zarządzania ryzykiem w biznesie:

• identyfikacja podejść i opracowanie planu działania;
• szukaj zagrożeń, które mogą zmienić wynik projektu;
• jakościowa i ilościowa ocena ryzyka;
• opracowanie metod i procedur ograniczania możliwych zagrożeń;
• monitorowanie wykonania całego cyklu projektu.

Zasoby

Możesz wpłynąć na zwiększenie efektów końcowych koncepcji, a także obniżyć koszty i czas pracy, wybierając nowoczesne technologie, wykwalifikowanych pracowników i środki finansowe do wykonania zadania. Stosowane technologie i plan zarządzania zasobami projektu są uważane za kluczowe narzędzia dla sukcesu firmy.

Wraz z kluczem do zarządzania kluczem potrzebne są dodatkowe narzędzia. Na przykład mogą być zawierane umowy, które pozwalają przyciągnąć niezbędne zasoby we właściwym czasie. Statki przypisują system zarządzania personelem i samą koncepcję, tworzenie interakcji informacyjnej wszystkich uczestników.

Ocena

Analiza planów zarządzania projektami obejmuje dwa elementy: ocenę struktury oraz badanie stopnia realizacji. Potrzebna jest analiza, aby w pełni zrozumieć, w jaki sposób koncepcja jest skuteczna pod względem zainwestowanych zasobów.

Pierwszy element obejmuje ocenę przez pracowników wskaźników, zadań, końcowych wyników pracy. Tutaj dokonuje się korekt w przyszłym procesie pracy. Wszystkie dalsze procesy będą związane z elementem analizy wydajności, w którym wykonywane są prace i opracowywane są prognozy.

Większość firm korzysta z systemu oceny kryteriów koncepcji, w którym oceniają koszty, czas pracy i ich jakość. Jeśli którekolwiek z kryteriów nie jest spełnione, tworzony jest plan zarządzania zmianą projektu. W tym przypadku następuje rewizja wartości wskaźników, zadańw trakcie regulacji.

Końcowym etapem analizy jest porównanie osiągniętych wyników z planowanymi.

Nieprzewidziane okoliczności

Opanowanie dyrektora w nieprzewidzianych sytuacjach i jego adekwatna ocena powstałych problemów odgrywają ważną rolę w realizacji planu zarządzania projektem.

Brak tej jakości u lidera oraz brak czasu na zastanowienie się nad konsekwencjami niektórych decyzji to główne przyczyny problemów. Nierozwiązane zadania, które pojawiły się na samym początku pracy, mogą nie zostać rozwiązane, co doprowadzi do przekroczenia terminów lub niepotrzebnych kosztów ekonomicznych. Jednocześnie strach i niepewność w działaniach kierownictwa mogą szybko rozprzestrzenić się na całą grupę roboczą. To jest zachowanie psychologiczne. Dlatego bardzo ważne jest, aby lider miał koncentrację i nie tracił opanowania przez ukrywanie emocji.

Wszechstronność projektu

Każdy plan zarządzania projektem wymaga jednoczesnego wykonania wielu zadań. Jednocześnie na każde pytanie należy odpowiedzieć dokładnie i szczegółowo. Każdy pojawiający się niuans decyduje o losie samego projektu. Kwestia zapobiegania ryzyku jest rozwiązywana głównie poprzez kompetentne podejście specjalistów.

Aby zrealizować udany projekt, musisz obserwować szybkość wykonywania zadań, zwracać uwagę na szczegóły, delegować pracę kolegom i oceniać jej jakość na wszystkich etapach uruchamiania projektu.

Uwaga na szczegóły

Przeprowadź analizę rynku, analizę SWOT, kalkulację przepływów pieniężnych iinne kluczowe wskaźniki zapewniają wzrost efektywności projektu. Biznesplan zarządzania projektami określa nie tylko rodzaj realizowanego przedsięwzięcia, ale zawiera również prognozy przychodów i kosztów. Obejmuje następujące elementy:

• opis firmy;
• strategia marketingowa;
• ocena konkurencji;
• procedury operacyjne;
• personel.

Planuj jako całość

Wszyscy pracownicy projektu działają jako część jednej całości, ponieważ efekt końcowy zależy od ich działań.

Każdy uczestnik, w ramach swojego obszaru odpowiedzialności, wpływa na ducha grupy roboczej i ogólnie na efektywność pracy. W zarządzaniu ważne jest nieustanne prowadzenie kampanii na rzecz realizacji zadań wyznaczonych w celu osiągnięcia wymaganych wskaźników wydajności, ale zapewnienie, że każdy uczestnik poczuje swoje znaczenie we wspólnej sprawie.