Przykładowa regulacja interakcji między działami, przykłady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Każde przedsiębiorstwo posiada lokalne dokumenty regulujące jego działalność. Jedną z najważniejszych jest regulacja interakcji między działami (przykładowy dokument zostanie opisany poniżej). Dla szefa organizacji jest skutecznym narzędziem zarządzania. Rozważmy szczegółowo przykładową regulację interakcji między działami.

Wymagania

Jaka powinna być regulacja? W procesie działania nieuniknione jest współdziałanie działów księgowości i obsługi gospodarczej, oficerów personalnych oraz jednostki rozliczeniowo-planistycznej, innych jednostek strukturalnych przedsiębiorstwa. Jednocześnie kontakt pracowników powinien zapewnić realizację postawionych zadań w możliwie najkrótszym czasie. Próbka regulacji interakcji między działami powinna być przede wszystkim dostępna dla wykonawców. Jeśli osoba odpowiedzialna za jego opracowanie spisuje wszystkie zapisy, ale podwładni nic nie rozumieją, dokument nie będzie miał znaczenia. W związku z tym tworząc przykładowe rozporządzenieinterakcje między działami, należy wziąć pod uwagę trzy kluczowe zasady:

1. Dokument jest kompilowany na podstawie modelu procesu biznesowego. Jakość przepisów będzie bezpośrednio zależeć od dokładności programu.
2. Strukturę dokumentu określa model procesu. Wszystkie punkty schematu muszą być obecne w regulaminie.
3. Prezentacja informacji odbywa się w oficjalnym, suchym języku. Zaleca się stosowanie krótkich, prostych zdań w tekście dokumentu. Postanowienia powinny być sformułowane w sposób jednoznaczny. Wszystkie skróty i terminy muszą być podane.

Cele

Przykładowa regulacja interakcji między działami zapewnia:

1. Ustanowienie i utrzymanie porządku w przygotowaniu dokumentacji, efektywny kontakt pomiędzy jednostkami konstrukcyjnymi.
2. Zapobieganie sytuacjom konfliktowym w zespole. Jeśli schematy interakcji dla pracy zostaną ustalone z góry, udział udziału jednego lub drugiego pracownika w procesach, spory nie pojawią się.
3. Szybkie wejście do zespołu nowoprzybyłych. Rozporządzenie pomaga zrozumieć strukturę interakcji, wskazuje z jakich dokumentów pracownik będzie korzystał, z jakimi służbami się skontaktuje.
4. Kontrola dyscypliny.
5. Szybsze przekazywanie spraw innemu pracownikowi (w przypadku wyjazdu lub wyjazdu na urlop).
6. Zapobieganie utracie zasobów finansowych, ludzkich i czasowych.

Struktura

Jaka jest regulacja interakcji międzydziały można uznać za poprawnie sporządzone? Zazwyczaj dokument zawiera następujące sekcje:

1. Postanowienia ogólne.
2. Definicje, terminy i skróty.
3. Opisy procesów.
4. Odpowiedzialność.
5. Kontrola.

Akty ustawodawcze, GOST i inne dokumenty mogą służyć jako źródła definicji. Te ostatnie w szczególności obejmują rozporządzenia ministerstw, departamentów, dekrety rządowe. Jednocześnie w regulaminie współdziałania departamentów należy zawrzeć odniesienia do dokumentów regulacyjnych, których przepisy zostały zastosowane. Próba dla placówek ochrony zdrowia zawiera w szczególności wskazania Rozporządzenia Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego, Ministerstwa Zdrowia regionu.

Aplikacja

Zazwyczaj zawiera graficzny model procesu biznesowego. Jest przedstawiony jako schemat składający się z kilku bloków. Obraz graficzny można utworzyć za pomocą oprogramowania komputerowego. Schematy odzwierciedlają określoną procedurę realizacji określonych zadań. Wizualizacja jest wygodniejsza niż tekst. Diagram wyraźnie pokazuje początek procesu i każdy etap, związek między nimi a efektem końcowym. Model ten jest często używany przez twórców przepisów do interakcji między działami firmy zgodnie z 223-FZ. Schemat podkreśla kluczowe parametry, takie jak dane wyjściowe i wejściowe, uczestnicy i klienci. Jeśli początkujący zapozna się z takim modelem, od razu zrozumie specyfikę procesu i będzie gotowy do realizacji określonego zadania.

Instrukcje

Na pierwszym etapie należy określić temat dokumentu oraz osoby odpowiedzialne, czyli ktosporządza i jakie regulaminy. W szczególności interakcja między działami księgowymi odbywa się zgodnie z jasnym schematem, zapisanym w przepisach. W tej jednostce strukturalnej zawsze znajduje się najważniejsza osoba odpowiedzialna za spełnienie wymogów sprawozdawczych. Może stać się osobą odpowiedzialną za opracowanie regulaminu współdziałania między działami. Wzór dokumentu powinien zostać omówiony przez wszystkich pracowników. W tym celu organizowane jest walne zgromadzenie. Jeśli dokument reguluje proces, w którym kolidują interesy więcej niż dwóch działów, ważne jest, aby w dyskusję zaangażować kluczowych pracowników. Osoba odpowiedzialna za rozwój powinna wyjaśnić współpracownikom, jak ważne jest wdrożenie zasad.

Opis procesów

Jego głośność będzie zależeć od złożoności interakcji. Jeśli proces jest prosty, a odpowiedzialny za niego pracownik dobrze rozumie wszystkie etapy realizacji, to sam może opracować schemat pracy z innymi jednostkami strukturalnymi. Następnie powinien omówić dokument z resztą uczestników. Jeśli proces biznesowy jest złożony, to każdy pracownik opracowuje własną część modelu. Następnie wszystkie projekty są kompilowane i omawiane. W trakcie zapoznawania się z podstawowym dokumentem wszyscy zainteresowani pracownicy mogą zaproponować określone poprawki i uzupełnienia. Następnie do kierownika przechodzą zasady interakcji między działami firmy.

Oświadczenie

Można to zrobić bezpośrednio. W tym przypadku sam szef podpisuje zasady interakcji międzydziały firmy. Przykładowy dokument można również zatwierdzić pośrednio. W takim przypadku lider wydaje rozkaz. Dane rejestrowe aktu administracyjnego wpisuje się do stempla zatwierdzającego.

Szczegóły pracy osoby odpowiedzialnej

W niektórych organizacjach stanowisko kierownika ds. jakości zapewnia stan. W praktyce zostały opracowane pewne etapy przygotowania dokumentu. Muszą być przestrzegane przez kierownika, który opracowuje zasady współdziałania między działami. Przykład podstawowych kroków:

1. Zdefiniuj procesy.
2. Tworzenie wykresu.
3. Szczegółowy opis.
4. Tworzenie tekstu.

Odpowiedzialny specjalista bada harmonogram pracowników w różnych działach. Niezbędne jest sporządzenie opisu standardowych sytuacji zawartych w regulaminie interakcji między działami. Przykład: "Stacja benzynowa jest kontrolowana przy użyciu środków technicznych takich jak… Po zakończeniu kontroli generowany jest raport."

Definiowanie ostatecznego celu

Osoba odpowiedzialna za sporządzenie regulaminu musi mieć wyobrażenie o wszystkich procesach, znać obowiązki pracowników, posiadać odpowiednie kwalifikacje i poziom profesjonalizmu. Cel dokumentu powinien być jasny dla pracowników. W przeciwnym razie wdrożenie przepisów będzie dodatkowym obciążeniem dla pracowników.

Optymalizacja i projektowanie

Kompleksowe badanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, pozwala na identyfikacjęsłabe punkty. Analiza sytuacji, wyników, operacji pozwala na optymalizację działań. To z kolei pozwala nam na sformułowanie kilku scenariuszy dalszego rozwoju. Przedsiębiorstwo może więc zostawić wszystko tak, jak jest, stworzyć nowy model pracy lub poprawić stary.

Nuanse

Ważne jest, aby każdy pracownik jasno rozumiał, co musi zrobić i jak osiągnięte wyniki wpłyną na jego zarobki. Dlatego konieczne jest omówienie rozporządzenia przed jego zatwierdzeniem. Kluczową rolę w przygotowaniu dokumentu przypisuje się oczywiście kierownikowi grupy roboczej (projektu). Zadaniem tego specjalisty jest zadawanie krytycznych pytań. Musi umieć przedstawić jasny model procesu. Każdy uczestnik widzi obraz na własne oczy. Potrzebne jest wspólne zrozumienie. Każdy uczestnik musi wyjaśnić odpowiedzialność przy tworzeniu regulaminu. W większości przypadków zespoły są sceptycznie nastawione do wdrożenia takiego dokumentu. W zależności od złożoności procesu, wprowadzenie regulacji trwa 4-12 miesięcy.

Funkcje wprowadzające

Aby wprowadzić nowe rozporządzenie, musisz:

1. Rozpoznaj poprzednie dokumenty jako nieważne.
2. Wprowadź nowe akty lokalne, aby aktywować rozporządzenie.
3. Opracuj dokumenty niezbędne do stosowania zatwierdzonych zasad.
4. Dopracuj lub zaimplementuj nowe moduły automatycznych baz informacji.
5. Tworzenie formularzy niestandardowych dokumentów.
6. Zmień lub uzupełnij personelharmonogram.
7. Znajdź kandydatów na nowe stanowiska, wyznacz lub przenieś pracowników.
8. Naucz wykonawców nowych zasad.
9. Prowadź kontakt z pracownikami.
10. Wykonaj próbne wdrożenie rozporządzenia.
11. Popraw tekst na podstawie wyników eksperymentalnego wykonania.
12. Wprowadź w życie ostateczną wersję dokumentu.
13. Określ procedury kontroli jakości rozporządzenia.

Po ustaleniu środków do realizacji dokumentu kierownik wydaje polecenie. Należy zauważyć, że ze względu na czas trwania wydarzeń, data zatwierdzenia i bezpośredniego wejścia w życie rozporządzenia będzie się różnić. Rozważmy dalej główne błędy popełniane przez pracowników podczas kompilacji dokumentu.

Niespójność z praktyką

Ważne jest powierzenie tworzenia regulaminu pracownikowi bezpośrednio związanemu z wykonywaniem pracy w przedsiębiorstwie. Załóżmy, że organizacja stała się bardzo duża. Kierownictwo może sobie pozwolić na utworzenie specjalnej służby, której zadania będą obejmowały rozwiązywanie problemów rozwojowych. W związku z tym dział wyznaczy zadanie opisania wszystkich procesów przedsiębiorstwa. Ale cel tego wydarzenia jest dla nich nieistotny. Jeżeli regulamin jest wykonywany przez osoby, które nie są zaangażowane w rzeczywistą działalność, to zarządzający nim pracownik nie zrealizuje schematu. W związku z tym dokument nie ma sensu działać.

Brak elastyczności

Wiele odpowiedzialnych osób dąży do maksimumSzczegół. Sytuacja ta spowodowana jest nieznajomością różnic pomiędzy przygotowaniem regulaminów a opisem rzeczywistych procesów produkcyjnych. Jeśli zadaniem jest automatyzacja operacji, ich uszczegółowienie ma pomóc pracownikom. Potrzeba regulacji pojawia się, gdy w produkcję zaangażowanych jest wiele osób. Ich działania są często powielane, ale każda osoba interpretuje tę lub inną operację na swój własny sposób. Rozporządzenie ma na celu rozstrzyganie sporów. Należy pamiętać, że pracownicy organizacji muszą mieć pewną swobodę działania, pozwalającą im podejmować taką lub inną decyzję w zależności od sytuacji. Na przykład klient może otrzymać odpowiedź natychmiast zamiast po pewnym czasie.

Duża objętość i złożoność tekstu

Regulamin składający się z 5-7 stron jest uważany za optymalny. Jednocześnie jego treść powinna być pojemna, ale zwięzła. Nie zaleca się używania zdań złożonych, wieloczęściowych. Tekst musi być zrozumiały. Ponadto należy zwrócić uwagę na warunki. Nie powinieneś zastępować pojęć synonimami, używaj skrótów bez dekodowania.

Interakcja między działami bezpieczeństwa informacji i IT

Obecnie w wielu przedsiębiorstwach kontakty tych usług są bardzo trudne. Trudności wiążą się z konfliktami wewnętrznymi działów IT i bezpieczeństwa informacji. Istnieje kilka możliwości zapewnienia ich efektywnej współpracy. Pierwszą i najprostszą jest obecność pracowników (jednego lub więcej) specjalizujących się w bezpieczeństwie informacji w ramach usługi informatycznej. Zasady współdziałania działów IT iIB w tym przypadku odzwierciedla typowe podejście do współpracy. Organizacja pracy odbywa się w oparciu o panujący stereotyp, że bezpieczeństwo informacji jest częścią dostarczania technologii informatycznych. Jeśli nie ma konfliktów między tymi usługami w przedsiębiorstwie, to menedżer może pomyśleć o zorganizowaniu usługi bezpieczeństwa informacji jako odrębnej struktury działu IT. W związku z tym konieczne będzie przeznaczenie większych środków, w tym finansowych, na zapewnienie takich działań.

Typowa próbka

Postanowienia ogólne określają:

1. Cel dokumentu. Z reguły pojawia się takie sformułowanie: „Niniejszy przepis określa procedurę…”.
2. Zakres. Regulacja może dotyczyć pracowników lub obiektów.
3. Dokumenty prawne, zgodnie z którymi została opracowana ustawa.
4. Zasady zatwierdzania, dostosowywania, anulowania regulaminu.

W sekcji „Terminy, skróty, definicje” podane są pojęcia użyte w dokumencie. Wszystkie skróty muszą być przeliterowane. Terminy należy podawać w kolejności alfabetycznej. Każda koncepcja jest oznaczona w nowej linii w jednostkach. h. Definicję terminu podaje się bez słowa „to” za pomocą myślnika. W sekcji „Opis procesu” podany jest opis krok po kroku. Wskazane jest wprowadzenie akapitów. Każdy z nich będzie odpowiadał konkretnemu etapowi. Ta sama sekcja wskazuje pracowników zaangażowanych w wykonywanie określonych operacji. Opisane są nie tylko działania, ale także ich skutki.

Odpowiedzialność i kontrola

Regulamin powinien zawierać wskazanie możliwości zastosowania sankcji wobec osób, które nie przestrzegają przepisów. Odpowiedzialność jest dozwolona zgodnie z prawem. Może mieć charakter karny, administracyjny lub dyscyplinarny. Obowiązkowe jest wskazanie imienia i nazwiska oraz stanowiska pracownika monitorującego realizację regulaminu.