Korespondencja wychodząca: rejestry rejestracyjne, księgowość, próbki, zasady wypełniania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W każdej dziedzinie gospodarki narodowej istnieje dokumentacja, która obejmuje wiele funkcji. Wśród nich jednym z głównych jest rozliczanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Nie ma jednego przedsiębiorstwa działającego w oderwaniu od innych organizacji. Komunikacja i współpraca z klientami, dostawcami, instytucjami finansowymi i innymi jest obowiązkowa. Dlatego proces produkcji nie może obejść się bez korespondencji. Kto zajmuje się rejestracją pism przychodzących i wychodzących? Jak prawidłowo je rozliczyć? Kto tego potrzebuje i dlaczego? Kwestie te rozważymy w artykule.

Kategorie korespondencji. Funkcje dokumentacji wychodzącej

Istnieje bardzo wiele form i typów dokumentów, ale wszystkie dzielą się tylko na dwie główne kategorie:

• Wysyłanie (poczta wychodząca).
• Odebrano (poczta przychodząca).

Spójrzmy na znaczenie każdej kategorii.

Korespondencja, zwana wychodzącą, może być wysyłana do następujących odbiorców:

• Wyższe władze.
• Podwładniorganizacje.
• Przedsiębiorstwa partnerskie.
• Oddziały, warsztaty i inne działy strukturalne przedsiębiorstwa.

Jakie dokumenty są wysyłane do wyższych organów?

Praktycznie każde przedsiębiorstwo podlega dowolnym organizacjom (rejonowym, wydziałowym, regionalnym, a także ministerstw). Korespondencja wychodząca wysyłana do tych instytucji może być raportami, raportami, planami na miesiąc, kwartał, rok, odpowiedziami na wnioski. Z reguły wydawana jest na zatwierdzonych standardowych formularzach lub na zwykłych arkuszach z logo firmy.

Dokumenty dla organizacji downline

Nie wszystkie, ale wiele przedsiębiorstw współpracuje z organizacjami im podległymi. Mogą to być organy wykonawcze, oddziały, małe firmy i inne. Przesyłana przez niego korespondencja może stanowić dyrektywy, rozkazy, zawiadomienia, regulaminy, instrukcje, materiały szkoleniowe. Wydawany jest również na papierze firmowym lub zwykłym arkuszu z logo firmy. Ponadto instrukcje i materiały szkoleniowe mogą mieć formę broszur i podręczników, ale muszą im towarzyszyć instrukcje na standardowych formularzach lub pismach przewodnich z pieczęciami i podpisami. Jeśli ich nie ma, to same instrukcje i broszury muszą posiadać pieczęć przedsiębiorstwa wysyłającego oraz podpisy osób odpowiedzialnych.

Dokumentacja dla firm partnerskich

Z reguły w tym przypadku mówimy o dostawcach, dystrybutorach i klientach. Korespondencja, którą wysyła to rozkazy, zawiadomieniaprzyjmowanie towarów, reklamacje, broszury reklamowe, powiadomienia o zmianach jakichkolwiek warunków umowy lub kontraktu, propozycje biznesowe.

Należy zauważyć, że materiały reklamowe, cenniki, gratulacje, zaproszenia np. na prezentację nie wymagają rejestracji.

Dokumentacja w ramach tej samej organizacji

Ten rodzaj korespondencji wychodzącej ma miejsce w przedsiębiorstwach, w których są 2 lub więcej działów, warsztatów, oddziałów. W takich przypadkach kierownictwo wydaje polecenia, uchwały, wytyczne, instrukcje i tym podobne dokumenty, które przesyłane są do działów i warsztatów. Wtedy dla managerów i administracji taka korespondencja będzie wychodząca, a dla warsztatu lub działu - przychodząca.

Zasady projektowania czasopism

Bez względu na to, dokąd dokument zostanie wysłany, należy go rozliczyć. W tym celu istnieją logi umożliwiające rejestrację korespondencji wychodzącej. W czasach, gdy nie istniały komputery i Internet, takie dzienniki prowadzono ręcznie. Mogą być arbitralne. Można użyć zwykłego notatnika, księgi rachunkowej, notatnika. Co najważniejsze, pismo musiało mieć zszyte arkusze, aby nie dało się ich wyrwać. Ponadto musiały być ponumerowane. Na stronie tytułowej czasopisma wskazano datę jego powstania. Wcześniej należało zszyć strony nitkami, zapieczętować ich końce kartką papieru, na której należało umieścić pieczęć i podpis osoby odpowiedzialnej. Również na tej kartce została zapisana całkowita liczba ponumerowanych stron. Korekty były niedozwolone.

Teraz szycie magazynu z nitkami jest zapisywane, gdyrejestracja szczególnie ważnych dokumentów o wartości finansowej lub prawnej.

Strony w magazynie są ponumerowane w większości firm.

Gdy ostatni wiersz dziennika jest wypełniony, data jego końca jest zapisywana. Jest przechowywany od 3 do 5 lat. Zależy to od rodzaju zarejestrowanej w nim korespondencji. Nakazy sądowe, rachunki finansowe, umowy długoterminowe itp. są uważane za szczególnie ważne. Dziennikiem można rozporządzać tylko wtedy, gdy każdy z zapisanych w nim dokumentów utracił moc prawną.

Pomoc komputerowa

W dobie technologii komputerowej trudno jest znaleźć urzędnika, który ręcznie śledziłby dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Teraz jest pewien program, który pozwala drukować formularze lub prowadzić ewidencję na komputerze. Aby z niego skorzystać, musisz mieć:

• Komputer z programami MS Office, MS Excel.
• Drukarka.
• Skaner.
• Komputerowa poczta e-mail.
• Stempel taki: „Wejście. Nr _, „_” _20_” Można go wpisać ręcznie lub kupić gotowy.

Następnie musisz wejść do programu, pobrać wymagany formularz i zacząć z nim pracować. Możesz wydrukować formularz, zrobić dużo fotokopii, uszyć. Otrzymasz dziennik, w którym będziesz musiał robić notatki odręcznie. Nie możesz drukować, zarejestruj się bezpośrednio na swoim komputerze. Z reguły w ten sposób przechowywane są dokumenty, których nie trzeba podpisywać.

Ile czasopism potrzebujesz?

Częściejw sumie przedsiębiorstwa prowadzą jeden dziennik korespondencji wychodzącej. Jednak niektóre organizacje z wieloma partnerami i innymi odbiorcami mogą mieć kilka takich czasopism, takich jak:

• Do rejestracji korespondencji wysyłanej do stron trzecich oraz dokumentów w przedsiębiorstwie.
• Dla listów wysyłanych do firm krajowych i zagranicznych.
• Dla dokumentów przeznaczonych dla określonych organizacji (na przykład biura centralnego, ministerstwa itd.) i wszystkich innych. Odbywa się to dla wygody zarządzania dokumentami, ale każdy dziennik jest sporządzany zgodnie z jednym standardem.

Ponadto, niektóre organizacje posiadają oddzielne czasopisma dla każdego typu dokumentacji. Na przykład, aby zarejestrować zamówienia wychodzące, zamówienia księgowe, powiadomienia, instrukcje, reklamacje klientów, protokoły i tak dalej. Do rozliczenia takich dokumentów można wykorzystać formularze z innymi kolumnami.

Jak przechowywać wpisy do dziennika

Należy powiedzieć, że formy formularzy są w przybliżeniu takie same w przypadku rozliczania wszystkich rodzajów korespondencji wychodzącej. Przykład pokazujący, jak powinien wyglądać projekt, znajduje się w naszym artykule.

Na górze każdej strony znajduje się „nagłówek” z kolumnami:

• Numer seryjny wpisu, został również umieszczony na dokumencie.
• Data wyjazdu.
• Tytuł dokumentu (np. „Raport z postępów”).
• Podsumowanie (dosłownie kilka zdań, możesz też podać numer dokumentu).
• Nazwa instytucji, do której wysyłana jest korespondencja.
• Podpis odpowiedzialnego rejestrującego.
• Metoda wyjazdu (zwykły lub e-mail, faks). Ten przedmiot został dodany wraz z pojawieniem się nowych technologii. Wcześniej nie było go w logach korespondencji.
• W przypadku wysłania odpowiedzi na żądanie lub raportu z realizacji, dziennik powinien wskazać numer dokumentu, na podstawie którego został utworzony wysłany list. Niezbędne jest również wskazanie danych o wykonawcy (nazwisko, stanowisko).
• Liczba kopii. Czasami osobno przydzielana jest kolumna, w której podana jest liczba stron kopii.
• Uwaga. Informacje, które nie zostały uwzględnione w poprzednich kolumnach, są tutaj wskazane.

Jeżeli dokument wychodzący nie jest odpowiedzią na żądanie lub raport, myślniki są umieszczane w kolumnach dotyczących wykonania i osoby odpowiedzialnej.

W naszych czasach treść i wypełnienie dziennika korespondencji wychodzącej nie uległy zmianie. Próbka pokazana powyżej.

Poczta przychodząca

Listy i dokumenty mogą być odbierane przez przedsiębiorstwo z następujących źródeł:

1. Wyższe władze.
2. Podwładni.
3. Firmy partnerskie.
4. Inne instytucje niewymienione powyżej (policja, banki, sądy, osoby prywatne itp.).
5. W obrębie przedsiębiorstwa korespondencja przychodząca może pochodzić z administracji lub innej jednostki strukturalnej, na przykład z działu księgowości.

Nad namirozważyliśmy, jakie dokumenty mogą stanowić korespondencję organizacji wskazanych w pierwszych trzech akapitach.

Dokumenty z innych instytucji mogą być wezwaniem do sądu do pracownika, nakazem egzekucji, decyzją sądu, pozwem, skargą lub oświadczeniem osoby prywatnej i tak dalej.

Dokumenty reprezentujące przepływ pracy w przedsiębiorstwie mogą być bardzo różne: rozkazy zarządzania, rozkazy, instrukcje, przepisy, normy, przepisy bezpieczeństwa, zawiadomienia i tak dalej.

Praca z przychodzącymi dokumentami

Konieczne jest prowadzenie ewidencji nie tylko korespondencji wychodzącej, ale także przychodzącej. Dziennik, w którym rejestrowane są pisma otrzymane przez przedsiębiorstwo, sporządzany jest na takich samych zasadach, jak w przypadku dokumentów wysyłanych.

Różnica tkwi w "czapce" na formularzach. Powinien zawierać następujące kolumny:

• Liczba porządkowa. Jest również dołączony do dokumentu.
• Data otrzymania.
• Organizacja, która wysłała dokument.
• Jak został odebrany (faksem, e-mailem lub zwykłą pocztą).
• Nazwa dokumentu.
• Liczba kopii.
• Gdzie dokument został wysłany (nazwa warsztatu, działu lub folderu).

Poniżej przedstawiono przykład jednego z formularzy dziennika korespondencji przychodzącej.

Jeżeli dokumentem przychodzącym jest zamówienie lub instrukcja metodologiczna kierownictwa otrzymana przez warsztat (dział) do wykonania, rejestr rejestracji musi wskazywać, kto jest osobą odpowiedzialną, a także umieszczaćnotatka wykonawcza, data i podpis artysty.

Kto prowadzi ewidencję?

Każda odpowiedzialna osoba wyznaczona przez kierownika może rejestrować korespondencję przychodzącą i wychodzącą. W takim przypadku ten rodzaj pracy musi być uwzględniony w jego opisie stanowiska lub zatwierdzony na polecenie kierownika przedsiębiorstwa. Z reguły pracą biurową w organizacjach zajmuje się sekretarka. Dodatkowo pracownik urzędu lub administrator (w małych firmach) może dokonać rejestracji korespondencji. W niektórych organizacjach korespondencję prowadzi dwóch pracowników - kompilator i sekretarka.

Sklepy i wydziały również prowadzą ewidencję dokumentacji przychodzącej i wychodzącej. Odbywa się to przez pracownika, któremu powierzono tego typu czynności na zlecenie kierownictwa.

Jak prawidłowo rejestrować przychodzącą dokumentację?

Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej nie jest zadaniem trudnym, ale odpowiedzialnym. Wszystkie dokumenty otrzymane przez przedsiębiorstwo podlegają rachunkowości. Jeśli pochodzą z organizacji, muszą być ostemplowane i podpisane przez szefa. Czasami wymagany jest również podpis osób odpowiedzialnych, na przykład głównego księgowego, jeśli jest to faktura wystawiona na przedsiębiorstwo. Listy od osób fizycznych, takie jak wyjaśnienia lub roszczenia, mogą zawierać wyłącznie podpis osoby, która skompilowała ten dokument.

W większości przedsiębiorstw cała przychodząca korespondencja musi zostać przejrzana przez kierownika, aby być na bieżąco z procesami produkcyjnymi. samego siebiedecyduje, co zrobić z otrzymanymi dokumentami - przyjąć do realizacji, zapoznać osoby zaangażowane z informacją, czy po prostu złożyć papier do teczki. Dlatego sekretarz, po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej, przekazuje ją kierownikowi. Na każdym dokumencie zaznacza, do którego działu należy go wysłać.

Na podstawie tego "wyroku" sekretarz w rejestrze przychodzących notatek korespondencyjnych w odpowiedniej kolumnie przedstawia dalszy "los" każdego listu. Na przykład nowe rozporządzenie dotyczące obliczania składki może zostać przesłane do działu księgowości, wytyczne dotyczące bezpieczeństwa do działu technicznego, a roszczenie obywatela Iwanowa do działu kontroli jakości produktu. To kończy pracę sekretarza z przychodzącą dokumentacją.

Jak mogę śledzić wychodzącą pocztę?

Powyżej sprawdziliśmy, jakie artykuły mogą dotyczyć tego typu dokumentacji. W niektórych organizacjach na indywidualne prośby odpowiada asystent sekretarza lub kompilator. Według GOST R 6.30-2003.12 taki dokument jest sporządzany na specjalnym formularzu lub na pustym arkuszu z logo firmy. Każdy list biznesowy wysłany do organizacji lub osoby musi być ostemplowany i podpisany przez kierownika. Z reguły sekretarz musi wykonać kserokopię dokumentu, którą należy umieścić we właściwym folderze.

Korespondencja wychodząca jest rejestrowana w odpowiednim dzienniku. Sekretarz musi sprawdzić, czy wszystkie niezbędne pieczęcie i podpisy, dane jego firmy iorganizacja, dla której dokument został sporządzony, umieścić na nim numer odpowiadający temu, pod którym jest wpisany do dziennika, datę wyjazdu, nazwę folderu, w którym znajduje się odpis. Jeżeli wysyłana korespondencja jest odpowiedzią na pismo przychodzące, należy również wpisać numer, pod którym została zarejestrowana. Dokumenty należy wysłać w dniu wskazanym w rejestrze rejestracji.

Dlaczego potrzebujemy rozliczania korespondencji?

Niektórzy ludzie, którzy są daleko od produkcji, uważają, że skrupulatna rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej to dodatkowa praca, tak zwana papierkowa robota. W rzeczywistości księgowość korespondencji spełnia następujące funkcje:

• Organizuje przepływ pracy.
• Zapewnia szybką reakcję na przychodzące sygnały.
• Ułatwia wymianę informacji w ramach produkcji.
• Gwarantuje efektywny udział firmy w zagranicznym życiu gospodarczym.
• Pomaga szybko znaleźć potrzebny dokument.

Ważność tej pracy jest oczywista, dlatego musisz odpowiedzialnie podejść do jej realizacji.