Rodzaje i funkcje kontroli zarządczej
Rodzaje i funkcje kontroli zarządczej

Wideo: Rodzaje i funkcje kontroli zarządczej

Wideo: Rodzaje i funkcje kontroli zarządczej
Wideo: What is Training and Development? 2024, Marsz
Anonim

Proces zarządzania składa się z pięciu funkcji: planowania, organizowania, obsady personelu, kierowania i kontroli. W ten sposób kontrola jest częścią procesu kontroli.

Kontrola to główna celowa funkcja zarządzania w organizacji: proces porównywania rzeczywistych wyników z ustalonymi standardami firmy. Każdy kierownik musi monitorować i oceniać działania swoich podwładnych. Kontrola zarządcza pomaga podejmować działania naprawcze ze strony menedżera w odpowiednim czasie, aby uniknąć nieprzewidzianych okoliczności lub strat finansowych dla firmy.

Podstawowy proces kontroli obejmuje trzy kroki:

  • Ustanawianie standardów.
  • Pomiar wydajności w stosunku do tych standardów.
  • Korekta odchyleń od standardów i planów.

W ramach ogólnego planu strategicznego organizacji liderzy wyznaczają cele dlajednostki w konkretnych, precyzyjnych warunkach operacyjnych, które obejmują planowanie wydajności w stosunku do rzeczywistych wyników.

Normy, z którymi porównywana będzie rzeczywista wydajność, można wyprowadzić z wcześniejszych doświadczeń, statystyk i testów porównawczych (w oparciu o najlepsze praktyki branżowe). O ile to możliwe, standardy są opracowywane na zasadzie dwustronnej, a nie najwyższe kierownictwo podejmujące decyzje jednostronnie w oparciu o cele organizacji.

Dlaczego kontrola zarządcza jest konieczna?

Gdyby pracownicy zawsze robili to, co jest najlepsze dla organizacji, nie byłoby potrzeby kontroli i zarządzania. Ale jasne jest, że ludzie czasami nie są w stanie lub nie chcą działać w najlepszym interesie organizacji i należy wprowadzić zestaw kontroli, aby zapobiegać niechcianym zachowaniom i zachęcać do pożądanych działań.

Nawet jeśli pracownicy są odpowiednio przygotowani do wykonywania swojej pracy, niektórzy decydują się tego nie robić, ponieważ cele indywidualne i cele organizacyjne mogą nie być dokładnie takie same. Innymi słowy, nie ma zbieżności celów. W takich przypadkach należy podjąć kroki w celu zwiększenia motywacji i produktywności pracowników.

Proces wyznaczania celów
Proces wyznaczania celów

Skuteczna organizacja to taka, w której menedżerowie rozumieją, jak zarządzać i kontrolować. Celem kontroli jako koncepcji i procesu jest pomoc w motywowaniu i kierowaniu pracownikami w przydzielonych im rolach. Zrozumieniesystemy kontroli procesów i zarządzania mają zasadnicze znaczenie dla długoterminowej efektywności organizacji.

Bez wystarczającej liczby systemów kontroli zamieszanie i chaos mogą przytłoczyć organizację. Jeśli jednak systemy kontroli dławią organizację, może ona cierpieć z powodu braku przedsiębiorczych innowacji.

Nieodpowiednia kontrola nad realizacją decyzji menedżerskich może prowadzić do spadku produktywności lub co najmniej wzrostu ryzyka słabych wyników finansowych. W skrajnym przypadku, jeśli wydajność nie jest monitorowana, może dojść do awarii organizacji.

Cechy skutecznego systemu zarządzania

Skuteczny system zarządzania przedsiębiorstwem to zintegrowany zestaw procesów i narzędzi do zarządzania, które pomagają dostosować strategię firmy i cele roczne do codziennych działań, monitorować wydajność i inicjować działania naprawcze.

System kontroli zarządzania to ciągły proces doskonalenia wyników poprzez ustalanie indywidualnych i zbiorowych celów, które są zgodne z celami strategicznymi organizacji, planowanie wyników w celu osiągnięcia tych celów, przeglądanie i ocenianie postępów oraz rozwijanie wiedzy, umiejętności i zdolności ludzi. System kontroli powinien koncentrować się na wynikach.

Praca zespołowa
Praca zespołowa

Skuteczny system zarządzania ma następujące cechy:

  1. Pomaga osiągnąć cele organizacyjne.
  2. Ułatwia optymalne wykorzystanie zasobów.
  3. Poprawia się ogólniewydajność organizacji.
  4. Motywuje i podnosi morale pracowników.
  5. Kontrola ustanawia również dyscyplinę i porządek.
  6. Jasno zdefiniowane i zrozumiałe wskaźniki wydajności.
  7. Zapewnia przyszłe planowanie poprzez zmianę standardów.
  8. Cele strategiczne dotyczą wszystkich poziomów organizacji.
  9. Skuteczne sterowanie minimalizuje błędy.
  10. Wzmacnianie zarządzania i zaangażowania pracowników.
  11. Szybciej osiągaj priorytetowe cele.

Proces kontroli zarządczej reguluje działania firm w taki sposób, aby rzeczywista wydajność odpowiadała z góry ustalonemu planowi. Skuteczny system kontroli pozwala menedżerom uniknąć okoliczności, które przynoszą firmie straty.

18 zarządczych funkcji kontrolnych

Kontrola zarządcza to dowolny proces, narzędzie lub system, który jest skonfigurowany w celu umożliwienia kierownictwu regulowania działalności firmy zgodnie z jej celami.

Kontroling odbywa się na niższym, średnim i wyższym poziomie zarządzania. Na każdym poziomie kontrola będzie inna: kierownictwo najwyższego szczebla będzie zaangażowane w kontrolę strategiczną, kierownictwo średniego szczebla w kontrolę taktyczną, a niższy poziom w kontrolę operacyjną.

Funkcje kontroli zarządzania
Funkcje kontroli zarządzania

Poniższe są funkcje kontroli decyzji zarządczych:

  1. Strategia planowania. Proces ustalania planu działania w celu osiągnięcia celów.
  2. Kontrolawymagania. Formalna dokumentacja planów jako wymagań i zarządzanie zmianami w tych planach w razie potrzeby.
  3. Kontrola finansowa. Monitorowanie i rozliczanie budżetu firmy.
  4. Zarządzanie wydajnością. Proces uzgadniania zestawu celów z pracownikami i oceny ich wyników w odniesieniu do tych celów.
  5. Kontrola pracy. Monitoruj pracowników, aby poprawić produktywność, wydajność i jakość pracy.
  6. Zarządzanie programami i projektami. Wdrażanie zmiany.
  7. Kontrola ryzyka. Powtarzany proces identyfikacji, analizy i eliminacji ryzyka.
  8. Kontrola bezpieczeństwa. Identyfikacja i eliminacja zagrożeń bezpieczeństwa oraz wdrażanie sposobów ograniczania różnych zagrożeń.
  9. Kontrola zgodności. Wdrażanie procesów, procedur, systemów, audytów, pomiarów i raportów zgodnie z przepisami prawa, regulacjami, standardami i politykami wewnętrznymi organizacji.
  10. Wskaźniki i raportowanie. Obliczanie i przekazywanie istotnych pomiarów wydajności organizacji.
  11. Benchmarking. Iteracyjny proces porównywania wyników z branżą firmy, konkurencją lub aktualnymi najlepszymi praktykami.
  12. Ciągłe doskonalenie. Proces mierzenia wydajności, ulepszania jej i ponownego mierzenia.
  13. Kontrola jakości. Zapewnienie zgodności produktów wyjściowych ze specyfikacjami. Na przykład wdrożenie procesu testowania produktu na linii produkcyjnej.
  14. Zapewnienie jakości. Zapewnienie jakości to proces zapobiegania przyszłym błędom jakości. Na przykład praktyka badania pierwotnych przyczyn wszystkich niepowodzeńaby szukać ulepszeń produkcyjnych.
  15. Automatyzacja. Zwiększ produktywność, wydajność i jakość dzięki automatyzacji.
  16. Zarządzanie danymi. Praktyka zbierania informacji, które mogą być przydatne w przyszłości, a także analiza danych.
  17. Zarządzanie zapasami. Zarządzanie zapasami i księgowość w celu uniknięcia niedoborów lub nadwyżek.
  18. Zarządzanie zasobami. Kontrola aktywów, takich jak zakłady produkcyjne, infrastruktura, maszyny, oprogramowanie i własność intelektualna.

Rodzaje kontroli i ich charakterystyka

Organizacje potrzebują kontroli w celu ustalenia, czy ich plany zostały osiągnięte i podjęcia działań naprawczych, jeśli to konieczne. Główne cele kontroli decyzji zarządczych:

  1. Dostosowywanie się do zmian. System sterowania może przewidywać, monitorować i reagować na zmieniające się warunki środowiskowe.
  2. Minimalizowanie błędów. Wydajna kontrola zarządzania i księgowość ograniczą liczbę błędów występujących w działalności firmy.
  3. Minimalizacja kosztów i maksymalizacja zysków. Skutecznie wdrożona organizacja kontroli zarządczej może obniżyć koszty i zwiększyć produktywność.
System decyzji zarządczych
System decyzji zarządczych

Firmy instalują systemy kontroli w wielu różnych obszarach i na różnych poziomach zarządzania. Odpowiedzialność za kontrolowanie decyzji zarządczych jest duża. Istnieją różne klasyfikacje i cechy tej funkcji kontrolnej. Jeden z najczęstszych wygląda tak:

  1. Kontrola wyprzedzająca, znana również jako kontrola wyprzedzająca, koncentruje się na zasobach, które organizacja wydobywa ze swojego środowiska. Kontroluje jakość i ilość tych zasobów, zanim dotrą one do organizacji.
  2. Monitorowanie koncentruje się na utrzymaniu standardów jakościowych i ilościowych produktu lub usługi w procesie transformacji.
  3. Kontrola końcowa, znana również jako kontrola sprzężenia zwrotnego, koncentruje się na wynikach organizacji po zakończeniu procesu transformacji. Chociaż ostateczna kontrola może nie być tak skuteczna jak wstępna lub bieżąca, może dostarczyć kierownictwu informacji do przyszłego planowania.

Według innej klasyfikacji kontrola dzieli się na dwie szerokie kategorie - kontrolę regulacyjną i normatywną, aw ramach tych kategorii jest kilka typów. Rodzaje kontroli zarządczej przedstawia poniższa tabela.

Kontrola regulacyjna Kontrola regulacyjna
  • Biurokratyczny
  • Finansowy
  • Jakość
  • Polecenie
  • Organizacyjne

Poniższe sekcje opisują każdy typ i podtyp kontroli w działaniach zarządczych.

Kontrola regulacyjna

Kontrola regulacyjna wynika ze standardowych procedur operacyjnych, co skłania do krytyki tego rodzaju wdrażania kontroli zarządczej jako przestarzałego i przynoszącego efekt przeciwny do zamierzonego. Oznacza to całkowitą i całkowitą kontrolę nadwszystkie obszary organizacji.

Ponieważ firmy stały się bardziej elastyczne w ostatnich latach, dzięki spłaszczeniu hierarchii organizacyjnych i poszerzeniu granic, krytycy zwracają uwagę, że nadzór regulacyjny może raczej utrudniać osiągnięcie celu. Kluczem z punktu widzenia kontroli organizacji decyzji zarządczych jest zgodność kontroli z celami organizacji.

Kontrola biurokratyczna

Kontrola biurokratyczna wywodzi się z linii władzy, które zależą od pozycji w hierarchii organizacyjnej. Im wyższy poziom podporządkowania, tym bardziej dana osoba będzie miała prawo dyktować swoją politykę. Biurokratyczne kontrole zyskały złą reputację i słusznie. Organizacje, które w zbyt dużym stopniu polegają na relacjach łańcucha dowodzenia, utrudniają elastyczność w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Istnieją jednak sposoby, dzięki którym menedżerowie mogą sprawić, by firma była tak elastyczna i reagowała na obawy klientów, jak każda inna forma organizacji kontroli zarządzania.

Jak utrzymać łańcuch dowodzenia przy zachowaniu elastyczności i responsywności w systemie? Właśnie to pytanie musi rozwiązać biurokratyczna kontrola. Jednym z rozwiązań są standardowe procedury operacyjne, które delegują odpowiedzialność w dół hierarchii w firmie.

Kontrola finansowa

Kontrole finansowe regulują kluczowe cele finansowe, za które odpowiedzialni są menedżerowie. Takie systemy kontroli zarządzania są powszechne wśród firm zorganizowanych w wiele strategicznych jednostek biznesowych (SJB). SBUto produkt, usługa lub linia geograficzna, w której menedżerowie są wyłącznie odpowiedzialni za zyski i straty. Są odpowiedzialni przed kierownictwem wyższego szczebla za osiąganie celów finansowych, które przyczyniają się do ogólnej rentowności firmy.

Ta kategoria kontroli decyzji zarządczych nakłada ograniczenia na wydatki. Dla menedżerów wzrost wydatków musi być uzasadniony wzrostem dochodów. Dla kierowników działów utrzymanie budżetu jest zwykle jednym z kluczowych wskaźników wydajności.

Kontrola finansowa
Kontrola finansowa

Tak więc rolą kontroli finansowej jest poprawa ogólnej rentowności, a także utrzymanie rozsądnych kosztów. Aby określić, jakie koszty są niezbędne, niektóre firmy porównają wyniki innych firm z tej samej branży, a następnie przeprowadzą analizę kontroli zarządczej. Ta analiza porównawcza dostarcza danych umożliwiających określenie, czy koszty są zgodne ze średnimi branżowymi.

Kontrola jakości

Kontrola jakości opisuje stopień zmienności procesów lub produktów, który jest uważany za dopuszczalny. Dla niektórych firm standardem jest brak wad, czyli brak jakichkolwiek zmian. W innych przypadkach dopuszczalne jest odchylenie nieistotne statystycznie.

Kontrola jakości wpływa na wynik końcowy produktu lub usługi oferowanej klientom. Gdy firma stale utrzymuje doskonałą jakość, klienci mogą polegać na atrybutach produktu lub usługi firmy, ale jest to równieżstwarza ciekawy dylemat. Nadmierna kontrola jakości istniejących produktów może ograniczyć reakcję na unikalne potrzeby klientów.

Kontrola regulacyjna

Zamiast polegać na standardowych zasadach i procedurach organizacji, jak w poprzednich rodzajach kontroli, kontrola regulacyjna reguluje zachowanie pracowników i menedżerów poprzez ogólnie przyjęte wzorce zachowań.

Kontrola normatywna decyduje o tym, jak bardzo dany rodzaj zachowania jest słuszny, a inny mniej. Na przykład smoking może być akceptowalnym strojem na ceremonię wręczenia nagród dla amerykańskich biznesmenów, ale zupełnie nie na miejscu na ceremonii wręczenia nagród dla Szkotów, gdzie formalny kilt jest bardziej zgodny z lokalnymi zwyczajami. Nie przyjęto jednak żadnego pisemnego ubioru.

Tak więc różnica między regulacyjnym a normatywnym systemem kontroli decyzji zarządczych jest formalnością. Kontrola regulacyjna to nieformalny system zarządzania, w przeciwieństwie do kontroli regulacyjnej.

Kontrola poleceń

Ta organizacja kontroli decyzji zarządczych stała się powszechna w wielu firmach. Normy zespołowe to nieformalne zasady, które uświadamiają członkom zespołu ich obowiązki wobec kolegów.

Kontrola poleceń
Kontrola poleceń

Podczas gdy zadanie zespołu jest zwykle formalnie udokumentowane, sposoby interakcji między uczestnikami procesu są zwykle rozwijane w czasie, gdy zespół przechodzi przez fazy rozwoju. Nawet przywództwo jest nieformalnie uzgodnione: czasamiwyznaczony lider może mieć mniejszy wpływ niż lider nieformalny. Jeśli na przykład lider opinii ma większe doświadczenie niż formalny lider zespołu, członkowie zespołu prawdopodobnie zwrócą się do lidera opinii o poradę, która wymaga określonych umiejętności lub wiedzy.

Normy zespołowe zwykle rozwijają się stopniowo, ale raz utworzone mogą mieć silny wpływ na zachowanie firmy.

Kontrola organizacyjna

Normy oparte na kulturze organizacyjnej są również rodzajem kontroli normatywnej. Kultura organizacyjna obejmuje wspólne wartości, wierzenia i rytuały danej organizacji. Ten rodzaj kontroli polega więc na prawidłowym dostosowaniu norm i celów.

Formalne i nieformalne systemy zarządzania

Wspomniano wcześniej, że kontrola regulacyjna i wszystkie jej podgatunki należą do systemu kontroli formalnej, podczas gdy kontrola normatywna należy do systemu nieformalnego. Poniższa tabela opisuje różnice między dwoma systemami sterowania.

Formalny system zarządzania Nieformalny system zarządzania
  • Organizacja posiada jasne procedury, zasady i wytyczne wyjaśniające różne wymagania dotyczące zarządzania
  • Motywują kierownictwo, a także podwładnych do realizacji powierzonych zadań w taki sposób, aby osiągnąć cele operacyjne w optymalnym czasie
  • Służy do koordynowania zachowań przełożonych i podwładnych
  • Organizację charakteryzujenieformalne i niepisane procesy nadzoru zarządczego
  • Mają na celu zwiększenie motywacji pracowników oraz zapewnienie właściwej realizacji celów i strategii organizacji
  • Nieformalne systemy zarządzania również zwiększają zgodność celów
Przykładem systemu formalnego mogą być zasady i wytyczne stosowane przez dział zasobów ludzkich do funkcji takich jak rekrutacja i rozwój personelu. Przykładem nieformalnego systemu kontroli jest lojalność wobec organizacji i szacunek dla kultury organizacyjnej jako stylu zachowania pracowników.

Szerokie kategorie nadzoru regulacyjnego i regulacyjnego są obecne w prawie wszystkich organizacjach, ale względny nacisk każdego typu jest różny. W kategorii regulacyjnej znajdują się kontrole biurokratyczne, finansowe i jakościowe. Kategoria normatywna obejmuje normy nakazowe i organizacyjne. Obie kategorie norm mogą być skuteczne. Zadaniem kierownictwa jest dostosowanie zachowań pracowników do celów organizacji.

System kontroli decyzji zarządczych
System kontroli decyzji zarządczych

Dlatego skuteczną kontrolę zarządczą można osiągnąć na kilka różnych sposobów. Systemy kontroli są zaprojektowane do zbierania danych i wykorzystywania tych informacji do pomocy organizacji w osiągnięciu jej celów. System skupia się na efektywności różnych elementów organizacyjnych, od:działalność człowieka na wyniki finansowe.

Ustalony system monitorowania może przynieść firmie realne korzyści - wskazywać problemy, planować nowe strategie i zapewniać lepszą koordynację między różnymi działami i działami.

Zalecana: