Przypisanie usługi w podróży służbowej

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Organizacja wysyła swoich pracowników w podróże służbowe, przydzielając każdemu z nich określone zadanie. Może być indywidualny lub grupowy. Wszystko zależy od konkretnych zadań stojących przed oddelegowanymi pracownikami.

Organizacja, która wysyła pracowników w podróż służbową, wydaje rozkaz lub instrukcję, która wskazuje cel podróży, lokalizację, do której pracownik jest wysyłany, czas i listę wysłanych osób. Pracownicy podróżujący muszą otrzymać certyfikaty podróży wraz z przydziałem pracy. Są to obowiązkowe dokumenty potwierdzające ważność wyjazdu do miejsca pracy poza organizacją. Notatka wyjazdu jest umieszczana na świadectwie podróży. Po przybyciu na miejsce pracownicy w zaświadczeniu podróży muszą otrzymać znak przybycia, a po zakończeniu - wyjazdu. Po powrocie do swojej organizacji pamiętaj o zaznaczeniu powrotu z podróży służbowej.

Specjaliści, którzy służą w innym obszarze, aby rozwiązać określone problemy, otrzymują indywidualne przydziały pracy. Na przykład pracownicy łańcucha dostawsą wysyłane do zakładów, z którymi ich przedsiębiorstwo ma stosunki handlowe na dostawę określonych materiałów, części składowych i zespołów. Czasami komunikacja telefoniczna nie wystarcza do omówienia warunków dostawy lub jakichkolwiek cech dostarczanych produktów: koordynacja specyfikacji technicznych, określenie parametrów, wybór optymalnych cech.

Pracownicy działów marketingu oraz usług inżynieryjnych i technicznych również otrzymują przydział pracy. Na przykład udział w wystawach wymaga obecności nie tylko kierowników sprzedaży, którzy mogą zaprezentować swoje produkty i ustalić cenę. Przydatni mogą być również projektanci, technolodzy i pracownicy produkcyjni, którzy wyjaśniają specjalne wymagania i życzenia potencjalnych konsumentów. Podczas takich podróży służbowych specjaliści wymieniają się doświadczeniami, zarysowują perspektywy rozwoju swoich zakładów produkcyjnych.

Niektóre organizacje kierują całe grupy ludzi do określonych obiektów, dając im zadanie serwisowe, którego przykład podano w postaci instrukcji lub arkuszy tras. Aby oddelegowana grupa jasno wypełniła zadanie urzędowe, kierownik grupy odpowiedzialny za jego realizację musi zostać powołany w drodze zarządzenia. Szczególnie często potrzeba takich wyjazdów biznesowych pojawia się w przypadku wprowadzenia sprzętu lub całych kompleksów w przedsiębiorstwie klienta. Aby zespół w nowej lokalizacji mógł pracować wydajniej, dopracowywane są kwestie pobytu czasowego: rezerwacja hoteli czy apartamentów. Miejsca, w których będą pracownicywyżywienie, a także warunki dostawy pracowników do miejsca pracy. Bilety na transport tam iz powrotem opłaca przedsiębiorstwo, które wysłało swoich pracowników. W takich przypadkach warunki są ściśle ograniczone. Płatne są również diety dzienne. Płace są przechowywane przez cały okres nieobecności pracowników.

Przy wysyłaniu specjalistów sporządzane są dokumenty podróży, które zawierają świadectwa podróży, a także wykaz zadań. W zależności od cech i rodzaju zadań oddelegowani specjaliści kompletują niezbędne narzędzia i urządzenia. Zadanie serwisowe jest w tym przypadku głównym kryterium doboru niezbędnych materiałów eksploatacyjnych.

Na podstawie wyników pracy w podróży służbowej pracownicy, którzy wrócili do swojego przedsiębiorstwa, sporządzają raport z wykonanej pracy. Sprawozdania te zatwierdza kierownik lub jego zastępcy. Do raportu wydatków sporządzane są raporty zaliczkowe, do których dołączane są dostępne dokumenty potwierdzające wydatki.

Podróż służbową uważa się za pomyślnie ukończoną, pod warunkiem, że zadanie serwisowe zostanie wykonane w całości. W przypadku niewykonania (mogą wystąpić sytuacje, gdy zadanie jest częściowo wykonane lub nie jest możliwe jego wykonanie) należy podać przyczyny. Często powody są całkiem uzasadnione, ale czasami zdarzają się zaniedbania pracowników. Kierownictwo organizacji podejmuje decyzję na podstawie wyników rozważenia wszystkich przyczyn, które uniemożliwiają uzyskanie pozytywnej decyzji od delegowanych pracowników.