Raport z wyprzedzeniem o podróży służbowej. Formularz raportu z wyprzedzeniem

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-17 19:04

Aby rozliczyć fundusze wydawane pracownikom organizacji na podróże lub inne potrzeby, używany jest specjalny formularz. Nazywa się to „raportem z podróży z wyprzedzeniem”. Ten dokument jest dowodem użycia pieniędzy. Podstawą wydania środków jest zlecenie szefa. W tym artykule znajdziesz przykładowy raport z wyprzedzeniem z podróży służbowej, poznasz zasady składania formularza.

Przepływ dokumentów

Aby zostać wysłany w podróż służbową, musisz wydać:

• zamówienie;
• przypisanie usługi;
• ID.

Po zwrocie należy złożyć raport z wykonania przydziału usługi.

Pracownik musi zawsze mieć przy sobie zaświadczenie o podróży. W każdym miejscu sporządzane są w nim notatki o godzinie przyjazdu i wyjazdu. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca musi zwrócić pracownikowi takie wydatki: podróż, zakwaterowanie, diety, inne koszty, które zostały uzgodnione z kierownictwem.

Zazwyczaj pieniądzewydawane pracownikowi przed wyjazdem. Zgodnie z Regulaminem przeprowadzania transakcji gotówkowych na terytorium Federacji Rosyjskiej operacja ta jest wykonywana za pomocą zlecenia gotówkowego (RKO) na podstawie wniosku pracownika, który wskazuje kwotę i warunki. Środki są dostarczane: gotówka z kasy, czek bankowy, karta firmowa, przekaz pieniężny.

Projekt

Od 2002 roku osoby prawne wszystkich form własności używają specjalnego formularza nr AO-1. Zaliczkowy raport z podróży służbowej, którego formularz można pobrać z działu księgowości przedsiębiorstwa, wypełniany jest w jednym egzemplarzu w ciągu trzech dni od daty powrotu. Jest przesyłany do weryfikacji do działu finansowego.

Na przedniej stronie znajdują się następujące dane:

• nazwa organizacji;
• numer i data dokumentu;
• nazwa pododdziału;
• F. pracownik I. O., jego stanowisko;
• pozyskiwanie funduszy: potrzeby domowe, podróż służbowa, zakup materiałów itp.;
• dane dotyczące ewentualnej poprzedniej zaliczki są deklarowane w tabeli. Wskazywana jest również wydana kwota, wydana część, saldo środków lub przekroczenie wydatków (w rublach i kopiejkach).

Formularz raportu z wyprzedzeniem jest wypełniany po obu stronach. Na odwrocie znajduje się spis dokumentów potwierdzających wydatki (czeki, bilety, paragony itp.), ich numery i daty oraz wysokość wydatków. Pod tabelą osoba odpowiedzialna musi złożyć swój podpis.

Notatki księgowe

Po otrzymaniu formularza specjalista ds. finansów musi wypełnić następujące informacjeszczegóły:

• "zapis księgowy" - transakcje z numerami subkont odzwierciedlającymi wydane kwoty;
• skład wniosków - liczba złożonych dokumentów;
• zatwierdzona kwota wydanych pieniędzy jest rejestrowana i podpisana przez głównego księgowego;
• spłacone saldo lub wystawiony kredyt w rachunku bieżącym;
• numer i data PKO lub RKO;
• pod linią cięcia znajduje się potwierdzenie przyjęcia do weryfikacji dokumentów. Tutaj księgowy zapisuje inicjały pracownika, numer i datę raportu, wydaną kwotę (słownie), liczbę dostarczonych dokumentów.

Wypełniony raport kosztów podróży jest przesyłany do zatwierdzenia kierownikowi organizacji.

Po powrocie z podróży służbowej pracownik musi przekazać:

• certyfikat;
• przypisanie usługi;
• wczesny raport z podróży z dokumentami potwierdzającymi wydatki.

Jeśli użyto karty, należy dołączyć czeki z bankomatów. W przypadku wyjazdu służbowego za granicę pracownik musi dostarczyć kopie paszportu oraz strony oznaczone datą przekroczenia granicy.

Raport z podróży, którego przykład zostanie przedstawiony poniżej, jest przesyłany do kierownika do zatwierdzenia. Niewydana część środków jest natychmiast zwracana do kasjera lub potrącana z wynagrodzenia. Maksymalna kwota jest ograniczona do 20% dochodu, w rzadkich przypadkach do 50%.

Wprowadzanie danych do programu „1C Accounting”

Na podstawie ukończonych izatwierdzony raport z wyprzedzeniem, program generuje księgowania dotyczące wykorzystania środków. W tym celu dostarczany jest dokument o tej samej nazwie, który otwiera się za pomocą menu Kasjer na pasku narzędzi.

W dzienniku musisz utworzyć nowy formularz, klikając przycisk „Dodaj”. Wypełnione są w nim następujące dane:

• "Fiz. osoba" - imię i nazwisko pracownika.
• „Miejsce docelowe” - „koszty podróży”.
• W zakładce „Zaliczki” w części tabelarycznej dokumentu, numer CSC, dla którego zostały wydane środki.
• Na dole okna, w polu „Wniosek”, wskazana jest liczba przesłanych dokumentów.
• Na karcie „Inne” wydatki wskazane w dokumencie „Raport z podróży” są podpisane.

Przykład

Bilet nr 8956 od 20.03.14 - 2500 rubli. bez VAT.

Pokwitowanie za zakwaterowanie nr 1245 z dnia 20.03.14 - 2400 rubli. bez VAT.

Obliczanie referencji (na dietę) - 600 rubli. bez VAT.

Po zaksięgowaniu dokumentu należy wygenerować księgowania: DT 26 KT 71.01.

Dzienna dieta

Jest to oddzielna część kosztów, która nie jest udokumentowana. Pieniądze wydawane są na własne potrzeby pracownika. Dieta dzienna jest taka sama dla wszystkich miejscowości. Zgodnie z prawem maksymalna dieta dzienna, która nie podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych, wynosi 700 rubli. Kwoty przekraczające tę wartość powinny być opodatkowane stawką 13%. Dieta dzienna za zagraniczne podróże służbowe zależy od kraju docelowego. Kalkulacja dokonywana jest w dni kalendarzowe, w tym w weekendy iwakacje, czas podróży. Płatności można dokonać gotówką na wniosek pracownika lub przelewem bankowym. Druga opcja jest częściej używana. Jednak przy przekazywaniu takich kwot na karty „wynagrodzeń” może pojawić się ryzyko podatkowe związane z przekwalifikowaniem funduszy. Aby uniknąć konfliktów, organizacja musi odzwierciedlić w polityce rachunkowości możliwość przekazywania pieniędzy na dowolne dane pracowników. W przeciwnym razie agencje rządowe mogą naliczyć im dodatkowy podatek dochodowy od osób fizycznych, składki ubezpieczeniowe, a także kary i grzywny.

Kilka słów o zagranicznych podróżach służbowych. Organizacja może wydać pracownikowi pieniądze w gotówce w rublach, walucie obcej lub przelać na kartę. Dietę dzienną określa układ zbiorowy lub lokalne akty prawne. Czas pobytu w podróży służbowej liczony jest według oznaczeń w paszporcie. W przypadku wymuszonego opóźnienia w drodze, diety są wypłacane według uznania kierownictwa.

Przykład raportu z wydatków na podróż służbową

Nazwa firmyNumer EDRPO

Raport wydatków nr 10 z dnia 04.01.2015

Indywidualne: Iwanow A. A. Dział: Warsztat Stanowisko: Elektryk

Miejsce przeznaczenia: potrzeby gospodarstwa domowego

Raport o wykorzystaniu środków przewidzianych na podróż służbową nr _-_lub pod raportem nr RKO -15 z dnia 19.04.2015 kwota 500 rubli. 00 kop.

Saldo/Wydatki z poprzedniej zaliczki	Data	Cel	Kwota	Saldo/przekroczenie
-	20.04.15	Olej silnikowy	500 rub.	0, 00
Łącznie			500

Zgłoszenie sprawdzone:Łączna liczba otrzymanych: 500 rub. 00 kop.

Całkowite przywrócono do zatwierdzenia: 0 rub. 00 kop.

(do wypełnienia przez księgowego)

Łączna otrzymana kwota: 500 RUB

Wydane 500 rubli. 00 kop.

Saldo: 0,00 zł

Raport potwierdzony w kwocie: 500 rubli. 00 kop.

Przekroczenie: 0 rubli 00 kopiejek.

Załącznik: 1 dokumenty

1. czek nr 1245 z dnia 20.04.2015.

Saldo wpłacone w wysokości _ wystawione przez PKO nr _ z dnia _ Przekroczenie wystawione przez: Kasa fiskalna nr _ z dnia _.

Data Podpis

W ten sposób wypełniany jest formularz raportu z wyprzedzeniem. Wszystkie wydatki są stałe z uwzględnieniem kopiejek.

Wniosek

Raport kosztów podróży potwierdza wykorzystanie środków przez pracowników. Formularz wskazuje: przez kogo, kiedy i ile wydano pieniędzy. Dołączone są do niego wszystkie czeki i paragony, które potwierdzają użycie pieniędzy. Formularz jest przekazywany do weryfikacji do działu księgowości, a następnie do kierownika organizacji.