Drzewo celów organizacji: formacja, schemat

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Dzisiaj istnieje narzędzie do planowania zwane drzewem celów. Przykłady i sposoby budowania go dla organizacji zostaną omówione w tym artykule.

Każda aktywność zaczyna się od planowania. Aby coś zrobić, musisz najpierw mieć określony model działania.

Umiejętne planowanie działań organizacji to ponad połowa sukcesu całej firmy.

Ogólna koncepcja terminu

Prawie każdy może wyjaśnić tę koncepcję. Celem jest pożądany rezultat, który organizacja planuje osiągnąć w toku swojej działalności. Każde przedsiębiorstwo, które chce odnieść sukces w biznesie, powinno do tego dążyć. Wyznaczony cel służy nie tylko jako punkt odniesienia dla działalności organizacji, ale służy również do wyznaczania standardów i oceny wyników.

Często wyznaczanie celów do osiągnięcia tego, co zamierzone, opiera się na założeniach dotyczących możliwego przyszłego rozwoju, więc rzeczywistość ich realizacji i adekwatności opiera się na dokładnościhipotezy.

Cele mają termin ostateczny. Im jest większy, tym większa niepewność możliwej przyszłości. W związku z tym cele z dłuższym z góry określonym okresem są ustalane w bardziej ogólnej formie.

Najbardziej ogólne stwierdzenie, które uzasadnia powstanie i działanie organizacji nazywa się misją.

Co to jest strategia

Firmy odnoszące sukcesy kładą duży nacisk na strategię. Jest to master plan realizacji określonych zadań, które określają ich znaczenie dla organizacji.

Innymi słowy, strategia to łańcuch celów prowadzący do określonego zaplanowanego wyniku wydarzeń.

Jaka jest misja

Ten termin jest używany w różnych dziedzinach - medycznych, religijnych i innych. Misją organizacji jest filozoficzne uzasadnienie działań firmy, jej element ideowy, ideał, do którego firma powinna dążyć w trakcie swojego istnienia.

Główne elementy misji organizacji:

• Koncentracja na kliencie.
• Prawdomówność. Misja musi być uczciwie sformułowana, nie może mieć niejednoznacznych interpretacji, a także odpowiadać rzeczywistemu stanowi rzeczy.
• Wyjątkowość. Misja powinna być czymś, co czyni Twoją firmę wyjątkową, wyróżnia ją na tle konkurencji.

Jeżeli misja wyznacza ogólne wytyczne dla wszystkich działań organizacji, wtedy cel jest bardziej uniwersalny i konkretny.

Zasady formułowania

Przy formułowaniu celu ważne jest przestrzeganie następujących zasad:

• Konkretne. Konieczne jest sformułowanie celów tak jasno i precyzyjnie, jak to tylko możliwe, aby wszyscy rozumieli, o co toczy się gra.
• Wymierność. Jest to okazja do określenia ilościowego, czy wynik został osiągnięty. odbywa się to poprzez porównanie go z wcześniej określonym celem. Możesz to zmierzyć według kryteriów, takich jak liczba pozytywnych recenzji, współczynnik, częstotliwość tego, co się dzieje, czas, średnie itd.
• Dostępny. Cel powinien być zgodny z aktualnymi możliwościami firmy.
• Znaczenie. Cel nie powinien być sprzeczny z misją, ani z innymi aspiracjami organizacji.

Zasady zarządzania organizacją

Zarządzanie opiera się na następujących zasadach:

• Rozwijanie celów aż do poziomu każdego pracownika. Jednocześnie plany pracowników i organizacji nie powinny być ze sobą sprzeczne.
• Synchronizacja i dostosowanie celów pracowników na pośrednich etapach oceny.
• Interakcja między menedżerem a pracownikiem w formułowaniu celów, ich koordynacji.
• Przeprowadzaj regularne oceny wyników i opinie pracowników.

Metody wyznaczania celów w organizacji

Planowanie w dowolnej firmie może być scentralizowane i zdecentralizowane.

• Zdecentralizowane planowanie to wyznaczanie celów przez każdą jednostkę strukturalną firmy osobno.
• Scentralizowane planowanie działań w organizacji obejmuje istnienie organu centralnego lubspółka macierzysta, która w sposób dyrektywny wyznacza cele dla swoich spółek zależnych. Wszystkie zasoby mające na celu rozwiązanie postawionych zadań są również dystrybuowane centralnie.

Rodzaje celów

Można je warunkowo podzielić na strategiczne i taktyczne.

• Strategiczne - to te, których osiągnięcie przeniesie organizację na nowy poziom finansowy lub strukturalny. Klasycznymi przykładami celów strategicznych są: innowacyjność i planowanie działań, zdobycie określonego udziału w rynku. Jednak każda organizacja ma swoją własną strategię.
• Taktyczne - to te, które odzwierciedlają określone etapy osiągania strategicznych. Działają (cele na określony czas, kwartał, rok itd.).

Ponadto wszystkie cele można podzielić na proste i złożone. Proste są wykonywane w jednym kroku. Złożone obejmują cały szereg działań na rzecz ich realizacji. W zależności od złożoności i ukierunkowania zadań budowana jest hierarchia celów.

Również są one krótko-, średnio- i długoterminowe. To zależy od podanego terminu.

• Krótkoterminowe - to te cele, które są realizowane w okresie do jednego roku. Wymagają maksymalnej precyzji i jasności sformułowań.
• Średniookresowe - to cele, których realizacja planowana jest od roku do pięciu lat.
• Długoterminowe - których wdrożenie wymaga ponad pięciu lat.

Mogą być również:

• Operacyjny - wykonywany regularnie przez długi czasczas.
• Projekt - wykonany jednorazowo.

W celu prawidłowego zbudowania struktury i hierarchii celów, w zależności od ich pilności i znaczenia dla firmy, często stosuje się metodę drzewa celów. Takie podejście jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi planowania zadań.

Co to jest drzewo celów

Ten termin pojawił się nie tak dawno temu, więc nie każdy zna jego istotę. Drzewo celów organizacji to hierarchiczna struktura wszystkich celów organizacji, wyświetlana jako wykres lub tabela.

Do realizacji planów strategicznych firmy można wykorzystać cele operacyjne i projektowe na różnych poziomach.

Metoda drzewa celów polega na takim podziale zadań strategicznych organizacji na prostsze, aby realizowane zadanie niższe stało się narzędziem do realizacji wyższego. Jednocześnie każde ważne zadanie dzielimy na kilka prostszych w celu maksymalnego uproszczenia konstrukcji.

Jak zbudować drzewo celów

Rozważmy bardziej szczegółowo algorytm tworzenia drzewa celów organizacji.

• Po pierwsze, określany jest główny cel strategiczny organizacji. Jest sformułowany w jednym lub dwóch zdaniach i powinien wyjaśniać, co powinno się na końcu wydarzyć.
• Następnie cel jest rozkładany – dzieli się go na prostsze zadania, których wspólna realizacja doprowadzi do jego osiągnięcia. Ten proces powinienspełniają następujące wymagania:

-podział musi być kompletny, żaden element nie powinien być pominięty;

-podział musi być wyłączny. Żadne proste zadanie nie może zawierać innego;

-podział musi mieć wspólną podstawę dla wszystkich prostych problemów.

-podział powinien być jednolity. Każdy poziom musi składać się z zadań o tej samej skali i znaczeniu.

• Utworzono ograniczenia mające zastosowanie do każdej konkretnej organizacji.
• Analiza opcji dla każdego zadania. Każdy z nich można wykonać na różne sposoby. Wszystkie możliwe opcje wdrożenia są analizowane i wybierane są najbardziej optymalne.
• Następnie konstruowane są zadania i funkcje dla pracowników i działów.

Diagram drzewa celów

Jak wiesz, informacje są zawsze lepiej postrzegane wizualnie. Dlatego drzewo celów organizacji jest przedstawione w formie tabeli lub warstwowego diagramu, gdzie najwyższy poziom jest głównym celem organizacji.

Następnym podpoziomem będą te cele, których realizacja doprowadzi do osiągnięcia głównego.

Istnieją cele, które doprowadzą do realizacji tych na wyższym poziomie. Każdy z nich podlega rozkładowi, o ile ma to logiczny sens. Liczba poziomów w drzewie celów zależy od złożoności i wielkości organizacji.

Im większe przedsiębiorstwo, im bardziej złożona jest jego struktura, tym więcej poziomów rozkładu będzie w drzewie. Zatem hierarchia celów organizacji jest bezpośrednio związana z jej strukturą ifunkcje.

Dla jasności, cały diagram powinien być pokazany na jednym arkuszu.

Podczas czytania diagramu powinno być jasne, jak osiągnąć dowolny z przedstawionych celów, zarówno głównych, jak i prostych.

Jasność zrozumienia, jak osiągnąć wyznaczone cele, jest kryterium oceny drzewa pod kątem jego przydatności do dalszej pracy.

Funkcje drzewa celów

Szczegółowy, wizualnie przedstawiony schemat wszystkich celów jest niezbędny nie tylko w dużych firmach, w których jest wiele działów, pracowników i zadań.

Drzewo celów organizacji usprawnia każdą działalność, służy jako przewodnik we wszystkich możliwych wyborach, sprawia, że pamiętasz o wszystkich niezbędnych elementach prowadzenia biznesu.

Drzewo bramek na przykładzie hotelu

Misją tej instytucji jest zapewnienie wysokiej jakości noclegów dla gości miasta w atmosferze przytulności, komfortu i luzu.

Wszystkie hotele dążą do maksymalizacji zysków.

Drzewo celów małego hotelu można zbudować w następujący sposób:

Poziom docelowy	Opis
Główny cel	Uzyskanie najwyższego możliwego zysku
Główne cele	Poprawa jakości usług				Rozszerzenie zakresu możliwych usług			Wprowadzenie reklamy i marketingu
Cele pośrednie pierwszego poziomu	Poprawa jakości procesu produkcyjnego		Poprawa interakcję z personelem		Usługikonferencje i bankiety		Świadczenie usług cateringowych	Reklama i przyciąganie nowych klientów		Zwiększanie lojalności klientów
Cele pośrednie drugiego poziomu	Zakup nowego sprzętu w celu wydajniejszego sprzątania	Tworzenie CRM - systemów przyspieszonej rezerwacji i obsługi	Szkolenie personelu	Nowy system motywacji pracowników	Przydział i remont sali konferencyjnej	Tworzenie sali konferencyjnej	Kawiarnia lub restauracja na miejscu	Reklama internetowa	Dystrybucja ofert handlowych na wyjazdy służbowe pracowników do organizacji	Karty klubowe dla stałych klientów z bonusami i rabatami

Jednocześnie dla każdego celu drugiego poziomu tworzona jest lista zadań i zasobów do ich realizacji.

Na przykład, aby przydzielić salę konferencyjną i ją naprawić, tworzona jest następująca lista zadań:

Warunek - na terenie hotelu musi być wolny pokój lub możliwość zwolnienia i zamiany jednego z pokoi. Jednocześnie taka innowacja musi być wykonalna finansowo. Dlatego zadania będą następujące:

1. Oblicz możliwy zysk z posiadania sali konferencyjnej.
2. Oblicz koszt naprawy.
3. Umów się z zespołem naprawczym i ustal wymagane ramy czasowe.
4. Umów negocjacje dla klientów.

Przeznaczenie restauracji lub kawiarni na terenie hotelu jest mniej specyficzne, należy je dalej podzielić nawiele poziomów. Dlaczego tego nie zrobiliśmy?

Faktem jest, że otwarcie lokalu gastronomicznego to bardzo trudne zadanie. Wiąże się to praktycznie z otwarciem kolejnego biznesu. Dlatego najpierw napisano wszystkie możliwe sposoby realizacji tego celu. Zwykle ma dwie alternatywy:

• Zaproszenie do współpracy z partnerem restauracyjnym.
• Otwarcie restauracji przez założycieli hotelu.

Na podstawie stosunku korzyści do ryzyka wybierana jest jedna ścieżka. Na jej podstawie opracowywane jest nowe drzewo celów na otwarcie restauracji na terenie hotelu.