Budżet zamówień: istota zestawienia, wskaźników i formowania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Podczas przygotowywania budżetu plany sprzedaży i produkcji są przekształcane we wskaźniki przychodów i wydatków działów. Aby każdy z działów mógł osiągnąć zamierzone cele, niezbędny jest zakup materiałów w ramach kosztorysu. W tym celu tworzony jest budżet zakupowy.

Model organizacji zaopatrzenia 1

Pierwszym krokiem jest określenie celu utworzenia działu zakupów. W oparciu o specyfikę produktu i liczbę dostawców tworzy dział składający się z 2-5 osób (maksymalnie 7 dostawców na kierownika). Każdy z nich odpowiada za terminy dostaw, stan zapasów, płatności, realizację kontraktów. Praca działu nie może być wykonywana wyłącznie na polecenie kierownika. Pion jest tworzony w celu realizacji planu sprzedaży, który sporządzany jest na miesiąc, kwartał i rok. Za realizację planu przewidziana jest premia:

• dochód podstawowy: 40% dla kierownika, 60% dla kierownika;
• bonusy: 50% - dla menedżera, 30% - dla szefa;
• premium - 10%.

Premie dla menedżerów są naliczane na podstawie wskaźników wydajności:

• dostawa na czas;
• ilość towarów niepłynnych;
• średni obrót zapasami.

W przypadku premii można również użyć wskaźników jakościowych, na przykład współczynnika obsługi, czyli liczby towarów w aplikacji, które można natychmiast zaspokoić.

Model organizacji zaopatrzenia 2

Ten schemat różni się od poprzedniego tym, że na podstawie planu sprzedaży kierownik działu oblicza budżet zakupów. Oznacza to, że w ramach jednostki tworzone jest oddzielne centrum kontroli finansowej. Przeprowadzany jest bardziej efektywny dobór kierowników, ponieważ brane są pod uwagę koszty logistyki i warunki dostawy. Wszyscy pracownicy są zainteresowani realizacją planu zakupowego, a co za tym idzie rozwojem firmy. Z kolei kierownictwo będzie mogło zredukować program łapówki do minimum.

Zbudowanie pierwszego modelu pracy zajmie 1,5-2 miesiące. Zadaniem dyrektora jest rekrutacja kadry z doświadczeniem. W drugim przypadku zbudowanie oddziału zajmie 6-18 miesięcy. Główny problem tkwi w pracy psychologicznej. Dyrektor musi zmienić pracowników w indywidualnych biznesmenów. Nie każdy może podołać tej roli.

Planowanie operacyjne

Budżet operacyjny odzwierciedla planowane działania na rok dla segmentu lub określonej funkcji przedsiębiorstwa. Jest rozwijany we wszystkich ośrodkach odpowiedzialności, a następnie konsolidowany w jeden skonsolidowany budżet. Sporządzenie dokumentu można uznać za proces księgowy i zarządczy. Różnica polega na tym, że raport odzwierciedla działania przedsiębiorstwa w przyszłości, a nieutrwalenie poprzednich wydarzeń. Składa się z budżetów kosztów zakupów, sprzedaży, kosztów administracyjnych, produkcji. Przyjrzyjmy się każdemu z tych elementów.

Sprzedaż

Wielkość sprzedaży i jej struktura określają charakter przedsiębiorstwa. Dlatego jednym z pierwszych jest plan sprzedaży. Przygotowując go należy wziąć pod uwagę nie tylko wyprzedaże za poprzednie okresy, ale także przeanalizować czynniki, które mogą na nie wpływać (sezonowość, promocje itp.).

Budżet sprzedaży jest opracowywany z uwzględnieniem poziomu popytu, położenia geograficznego sprzedaży, kupujących. Zawiera docelowy poziom przychodów, który można odzwierciedlić w budżecie gotówkowym. Ale obliczenie tego wskaźnika powoduje trudności, ponieważ firma nie może kontrolować działań klientów. Planowana kwota wydatków jest obliczana na podstawie działań organizacji. Najłatwiej to policzyć. Sprzedaż jako proces biznesowy ma ogromne znaczenie. W przypadku organizacji zajmujących się sprzedażą produktów to plan sprzedaży ustawia błąd w obliczeniach. Jeśli zostanie napisany niepoprawnie, wpłynie to na wszystkie inne obszary działalności.

Produkcja i zapasy

Plan wydania produktu jest oparty na wielkości sprzedaży. Uwzględnia również moce produkcyjne, zmiany zapasów i budżety zakupowe. Obliczenia przeprowadza się według następującego wzoru:

Wydajność produktu=zapas na koniec okresu + wielkość sprzedaży - stan na początku okresu.

Wielkość produkcji jest obliczana na podstawie charakterystyki produkcji produktów.

Całkowite koszty produkcji to koszty związane z wytwarzaniem produktów. Jednocześnie osobna linia uwzględnia koszty pracy w dwóch częściach: stałej i akordowej (premie pracownicze na podstawie realizacji planu produkcyjnego).

Budżet na koszty komercyjne i administracyjne

Koszty sprzedaży to wszystkie koszty związane ze sprzedażą, promocją towarów. Ich wielkość zależy od decyzji z zakresu zarządzania. Decyzja o zmianie powierzchni lokalu wpłynie na koszty związane z magazynowaniem towaru. Na wysokość kosztów zmiennych składa się prowizja, koszt opakowania, przetworzenia, transportu. Wszystkie pozostałe koszty stałe mają charakter administracyjny.

Budżet zakupowy

Plan zakupów według rodzaju towarów lub według dostawców pokazuje, ile produktów firma powinna kupić od dostawców zewnętrznych i wewnętrznych. Budżet zaopatrzenia jest tworzony na podstawie planu sprzedaży, poziomu zapasów, nakładu pracy produkcyjnej, warunków i procedury spłaty zobowiązań.

Zakupy=planowane wykorzystanie + zapasy na koniec okresu - zapasy na początek okresu.

Zapasy do produkcji

Zapotrzebowanie na stałe materiały produkcyjne jest uwarunkowane kosztami naprawy sprzętu, planem budowy i przygotowaniem nowych produktów. Ekonomiści często popełniają błąd, ignorując te koszty podczas budżetowania.

Planowana kwota wydatków zależy od rodzaju zasobów i sposobu ich wykorzystania. Powstaje budżetw oparciu o normy zużycia zasobów w produkcji, w ośrodkach gospodarczych oraz zapotrzebowanie na środki trwałe. Pierwszy artykuł oblicza się poprzez pomnożenie planowanej wielkości produkcji przez normy. Wymóg ten jest dostosowany do stanów magazynowych i standardów zapasów. W ten sposób powstaje w naturze budżet zakupowy. Aby przeliczyć ją na wartości, musisz pomnożyć przez planowaną cenę.

Przykład

Stalownia planuje wyprodukować 3000 ton produktów w przyszłym roku. Będzie to wymagało miedzi i kwasu oleinowego. Wskaźnik zużycia na 1 tonę: miedź - 0,06 kg, kwas - 0,0058 l. Bilans miedzi na początek roku wynosi 100 kg, a na koniec 50 kg. Cena surowców wynosi 4500 rubli. /t. miedź i 10 000 rubli. / litr kwasu.

Potrzeba na rok:

• 3000 0,006=180 kg miedzi
• 30000,0058=17,4 litra kwasu

Planowana wielkość zakupów:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rubli. - dla miedzi.
• (17, 410 000)=174 000 rubli. - dla kwasu.

Akcje ADC

Planowanie budżetu zamówień w działalności administracyjnej i gospodarczej (AHA) odbywa się w inny sposób. Asortyment towarów jest bardzo szeroki (od artykułów papierniczych po materiały do renowacji biur), a nie ma wskaźników zużycia. Istnieją trzy sposoby określenia wymagań dotyczących zapasów:

• Użyj żądań z jednostek strukturalnych. Usługa zaopatrzenia zbiera wnioski, przetwarza, ocenia salda, aktualizuje ceny i oblicza budżet.
• Zainstalujnormy inwentaryzacyjne dla najpopularniejszych artykułów, takich jak artykuły papiernicze, środki piorące. Budżet jest obliczany na podstawie dostępnych zapasów.
• Ustaw limit zakupu zapasów dla AHD jako procent kosztu materiałów podstawowych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na zestawienie zapasów w celu zidentyfikowania nadmiernych zasobów. Przy tworzeniu budżetu zakupowego takie materiały należy skorygować w dół. Zwłaszcza jeśli podaż nie jest ograniczona.

Funkcje budżetu zakupów

• Budżet to narzędzie planowania, które wskazuje, w jaki sposób można wykorzystać zasoby w oparciu o możliwości. Jest to również sposób monitorowania i oceny wyników poprzez porównanie planowanych i rzeczywistych wskaźników.
• Pracę menedżerów można ocenić po strukturze i stopniu wykonania budżetu zakupowego. Organizacje używają ich do oceny wydajności swoich jednostek zarządzających.
• Budżet działu zakupów może pełnić funkcję motywacyjną, jeśli zawiera cel działania. Na przykład dział otrzymał zadanie zakupu surowców za pół miliona rubli na zasadzie post-paid. Jeśli cel zostanie osiągnięty, to kierownik i jego zastępcy otrzymają premię, która zwiększy wydatkową stronę budżetu w kolejnym okresie.
• Pracownik musi zrozumieć, jakie zadania są dla niego postawione. Jeśli cele rozwojowe organizacji będą utrzymywane w tajemnicy, nie zostaną osiągnięte. W tym sensie budżet stanowi środowisko komunikacji w zespole, a także pomiędzypracownicy i podwładni.

Pracuj z przetargami

W celu ustalenia budżetu na zakup materiałów można organizować przetargi - na znalezienie najlepszych dostawców towarów określonej kategorii. Zgodnie z dokumentami regulacyjnymi opracowano strategię dystrybucji materiałów według grup, wskaźniki jakości i klasyfikację wykonawców. Powstaje lista przetargowa z propozycjami dostawców. „Zwycięzca” jest wyłaniany automatycznie zgodnie z określonymi kryteriami oceny. Ponadto trwają prace nad zawarciem umowy i stworzeniem budżetu zamówień.

Opcje zakupu:

• Jedna partia. Proces przygotowywania dokumentów jest uproszczony, ale organizacja będzie potrzebowała dużych magazynów do przechowywania zapasów. Zwiększa się ryzyko strat spowodowanych psuciem się produktu.
• Małe partie. Szybki obrót kapitału i zmniejszona przestrzeń magazynowa.
• W razie potrzeby. Towar dostarczany jest na fakturach (bez zawierania umowy) w małych partiach na zasadzie pełnej przedpłaty.

Kontrola zamówień

W celu kontroli wykonania budżetu zakupy mogą być obliczane przez centra odpowiedzialności finansowej. Jednocześnie planowanie odbywa się na dwóch poziomach:

• Zarządzanie perspektywiczne - kształtowanie zapotrzebowania na materiały na rok w rozbiciu na kwartały/miesiące. Po utworzeniu planu rocznego następuje wybór dostawców i zawarcie kontraktów długoterminowych.
• Zarządzanie kalendarzem - tworzenie miesięcznikaoraz dziesięciodniowe/tygodniowe plany zakupów w celu nieprzerwanego zaopatrzenia przedsiębiorstwa w określone surowce. To jest szczegółowy plan roczny.

W celu obliczenia miesięcznego budżetu zakupów należy postępować zgodnie z następującym algorytmem:

• Oblicz zapotrzebowanie na materiały do produkcji, biorąc pod uwagę bieżące salda, oczekiwane przychody i zapasy bezpieczeństwa.
• Wymaganie jest dostosowywane do zamówień, pozycji i dozwolonych zamienników.
• W przypadku zmian w planach produkcyjnych, budżet zakupów jest korygowany.
• Tworzy się harmonogram dostaw surowców i plan płatności dla dostawców.
• Jeśli dostawa się nie powiedzie, następuje krok wstecz i wybierany jest nowy dostawca. Jeżeli zmiana dostawcy nie jest możliwa, inicjowana jest zmiana zaopatrzenia lub gatunku materiału.

Oto jak zaplanować swoje zakupy.