Proces podejmowania decyzji menedżerskiej: czynniki wpływające, etapy, istota i treść

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Zarządzanie decyzjami (DM) to zestaw procesów służących do optymalizacji działań. Jego celem jest doskonalenie metody zarządzania, wykorzystując wszystkie dostępne informacje do poprawy dokładności, spójności i wydajności. Do jego wdrożenia wykorzystywane są takie narzędzia jak reguły biznesowe, business intelligence (BI), ciągłe doskonalenie (Kaizen), sztuczna inteligencja (AI) oraz analityka predykcyjna. Aby skutecznie zarządzać firmą, musisz wiedzieć wszystko o czynnikach wpływających na proces podejmowania decyzji menedżerskich.

System decyzyjny

To podstawa działań menedżerskich. Jest to ciągły cykl funkcjonowania ważnego elementu całościowego procesu przywództwa. Decydować oznacza dojść do pewnych wniosków dla właściwego wyboru z zestawu alternatyw.

Przyjęty wariant działań zespołu jest niezbędny do zarządzania organizacją, planowaniem, monitoringiem i rekrutacją. Badanie czynników wpływających na procespodejmowanie decyzji zarządczych jest obowiązkowym etapem zarządzania.

Wyższe kierownictwo jest odpowiedzialne za wszystkie strategiczne kamienie milowe, takie jak cele biznesowe, wydatki kapitałowe, zdarzenia operacyjne, szkolenia personelu i inne kontrole. Bez takiego SD nie można podjąć żadnych działań, a zużyte środki staną się bezproduktywne. Decyzje muszą być jak najdokładniejsze. W dzisiejszej przestrzeni biznesowej wymagają naukowego podejścia.

Oxfordzka terminologia i nowoczesność

W słowniku Oxford Dictionary termin „podejmowanie decyzji” jest definiowany jako „działanie na rzecz realizacji lub realizacji”. Oznacza to wybór dwóch lub więcej alternatywnych kursów. Dla każdego problemu biznesowego istnieją alternatywne ścieżki z własnymi czynnikami, które wpływają na proces podejmowania decyzji menedżerskich.

Menedżerowie rozważają te alternatywy i wybierają najlepszą opcję. W celu faktycznego wdrożenia menedżerowie powinni rozważyć dostępne środowisko biznesowe i wybrać obiecujący plan alternatywny. Przy podejmowaniu decyzji należy krytycznie rozważyć różne opcje i wybrać jedną z najlepszych. Alternatywa może być słuszna lub nie, ale zostanie oceniona w przyszłości na podstawie rzeczywistych wyników uzyskanych z jej wdrożenia.

Etapy pracy lidera

Podejmowanie decyzji składa się z szeregu logicznie wybranych kroków. To racjonalny procesco jest czasochłonne i zawiera kilka zasad i wskazówek, jak je wykonywać, w tym wiele zorganizowanych zajęć.

Peter Drucker był pionierem podejścia naukowego w swojej znanej na całym świecie książce The Practice of Management, opublikowanej w 1955 roku. Wyraźnie nakreślił w nim wszystkie czynniki wpływające na proces podejmowania decyzji menedżerskiej oraz zalecił metodę naukową w następujących krokach:

1. Zdefiniuj prawdziwy problem biznesowy. Istotne dla niej informacje powinny być gromadzone w taki sposób, aby możliwa była ich krytyczna analiza. Należy wyraźnie rozróżnić problemy i objawy, które mogą przesłonić prawdziwą przyczynę. Menedżer musi poszukać czynnika krytycznego, rozważyć wszystkie awarie i dowiedzieć się, czy można je kontrolować, czy nie.
2. Analiza sytuacji. Parametr ten jest klasyfikowany w celu określenia kręgu decydentów i osób, dla których wymagane są informacje obowiązkowe. Czynniki w procesie podejmowania decyzji zarządczych brane pod uwagę w analizie: przyszły etap, wielkość wpływów, liczba argumentów, ich wyjątkowość.
3. Zbieranie danych o problemie. W świecie biznesu istnieje potężny przepływ informacji dzięki najnowszym osiągnięciom w dziedzinie technologii informacyjnej. Wszystkie dostępne informacje o profilu są w pełni wykorzystywane do analizy problemu, co pozwala wyjaśnić wszystkie jego aspekty.
4. Opracowywanie alternatyw. Zarządca jest zobowiązany do określenia dostępnych alternatyw, które można wykorzystać do rozwiązania tego problemu. W trakciepodejmując i wdrażając decyzje zarządcze, należy brać pod uwagę tylko realistyczne alternatywy. Równie ważne jest rozważenie ograniczeń czasowych i kosztowych, a także psychologicznych barier, które je spowalniają.
5. Optymalny wybór rozwiązania jest najbardziej racjonalną opcją. Na wybraną w ten sposób alternatywę zwraca się uwagę tych, którzy mogą wpłynąć na wdrożenie.
6. Przekształcenie decyzji w działanie. Bez tego pozostanie tylko deklaracją dobrych intencji. Zespół musi ją w pełni wdrożyć, zgodnie z zatwierdzonym przez kierownictwo planem, uzyskanym z uwzględnieniem wszystkich czynników procesu podejmowania decyzji zarządczych.
7. Przekaż opinię. Menedżer musi podjąć kroki w celu uzyskania informacji zwrotnej poprzez ciągłe testowanie rzeczywistych zmian w celu spełnienia oczekiwań związanych z wdrożeniem planu działania. Informacja zwrotna jest możliwa w postaci uporządkowanych informacji, raportów i osobistych obserwacji. Konieczne jest podjęcie decyzji, czy kontynuować przyjęty już plan, czy też dostosować go w świetle zmieniających się okoliczności.

Współczynniki wielopoziomowe

Podejmowanie decyzji jest ważnym aspektem nowoczesnego zarządzania, ponieważ determinuje działania organizacyjne firmy. To jest główna funkcja zarządzania. Można to zdefiniować jako sposób działania, który jest celowo wybrany z zestawu alternatyw w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu.

Niektóre czynniki są ważniejsze na wyższych poziomach administracji, inne na niższych poziomach. Są różnetypy decyzji:

• zaprogramowany;
• nieprogramowalny;
• dane wejściowe;
• uprzedzenie;
• ograniczenia poznawcze.

Programowalne są określane w procesie podejmowania i wdrażania decyzji zarządczych w założonych warunkach, gdy menedżerowie mają jasne parametry i kryteria, gdy problemy są dobrze ustrukturyzowane, a alternatywy są jasno określone. Trudności należy rozwiązywać za pomocą ustalonych wytycznych i procedur.

Nieprogramowalne są wynikiem wyjątkowych okoliczności, a ich wyniki są często nieprzewidywalne. Menedżerowie mają do czynienia ze słabo ustrukturyzowanymi problemami, które wymagają reakcji w trybie użytkownika. Zwykle zajmuje się nimi kierownictwo wyższego szczebla.

Dane wejściowe są ważne, ponieważ konieczne jest posiadanie odpowiednich i dokładnych informacji o sytuacji w celu podjęcia decyzji, w przeciwnym razie ucierpi ich jakość.

Uprzedzenia i uprzedzenia powstają podczas podejmowania decyzji kierowniczych. W procesie zarządzania, ze względu na specyfikę ludzkiego postrzegania świata, można wybierać opcje nieefektywne. Ponieważ percepcja jest selektywna, menedżer otrzymuje informacje ze świata zewnętrznego poprzez filtrowanie swoich uczuć. Ponadto subiektywne postawy zniekształcają dane zgodnie z wcześniej ustalonymi przekonaniami, postawami i wartościami.

Ograniczenia poznawcze również wpływają na rozwiązywanie problemów. Ludzki mózg, będący źródłem myślenia i kreatywności, ma ograniczoną zdolność do przyjmowania złożonej opcji z wieluodłączone elementy konstrukcyjne z kilku powodów. Na przykład ludzka pamięć jest krótkotrwała, zdolna do przechowywania tylko kilku pomysłów, słów i symboli na raz. Dlatego trudno jest jednocześnie porównać wszystkie możliwe alternatywy i dokonać wyboru przy podejmowaniu decyzji menedżerskich.

Proces zarządzania i ryzyka

Decyzje są kształtowane w osobie przez pewne cechy osobiste i cechy organizacyjne. Na wskaźnik ryzyka mają wpływ następujące zmienne:

1. Umysł programisty. Wyższy poziom inteligencji zwykle prowadzi do bardzo konserwatywnych poglądów, takie osoby podejmują decyzje na niskim poziomie.
2. Czekam na sukces. Osoby o wysokich oczekiwaniach są zazwyczaj bardzo optymistyczne i skłonne do wyciągania pochopnych wniosków nawet przy mniejszej ilości informacji. Menedżerowie, którzy podejmują działania z sukcesem na niskim poziomie, będą potrzebować więcej informacji w procesie podejmowania decyzji zarządczych w organizacji.
3. Limit czasu. We współczesnym świecie zdarzają się sytuacje, gdy z wielu powodów osobistych (rodzinne, domowe, zdrowotne) wykonawca potrzebuje więcej czasu na podjęcie racjonalnej decyzji. Istnieje jednak kategoria pracowników, którzy pracują lepiej w krótszym czasie i mogą szybko wpadać na pomysły.
4. Podejście heurystyczne. Większość ludzi z braku czasu polega na tym podejściu opartym na zadowalających, a nie optymalnych opcjach. Takie działania ograniczają poszukiwanie dodatkowychinformacji, rozważ mniej alternatyw, nie skupiając się na przyczynach odchyleń. Takie podejście można również zastosować, gdy koszt zebrania informacji i oszacowania ich jest zbyt wysoki.

Osobiste nawyki i wpływ społeczny

Nawyki osobiste menedżerów kształtują się w wyniku społecznych oddziaływań otoczenia i procesów osobistej percepcji, zajmują ważne miejsce w głównych procesach podejmowania decyzji menedżerskich. Należy je przestudiować, aby zapewnić osobisty styl przywództwa.

Niektórzy ludzie trzymają się tylko swojej opinii, nawet jeśli nie jest ona optymalna dla sytuacji produkcyjnej. Inni nie mogą przyznać, że się mylili i nadal działają, ignorując wyraźne dowody wskazujące na potrzebę zmian. Są menedżerowie, którzy porażkę przypisują czynnikom zewnętrznym, a nie własnym błędom. Te osobiste nawyki mają duży wpływ na działania organizacyjne i wydajność.

Normy społeczne i grupowe również mają istotny wpływ na styl podejmowania decyzji. Specjaliści definiują normę społeczną jako skalę ocen i wskazują akceptowalny i niepożądany zakres aktywności behawioralnej, wydarzeń, przekonań lub jakiegokolwiek przedmiotu, który ekscytuje członków grupy społecznej.

Innymi słowy, norma społeczna jest standardowym i akceptowanym sposobem wydawania osądów. Podobnie edukacja kulturalna i jej różne aspekty mają głęboki wpływ nastyl przywództwa. Na przykład w japońskim systemie organizacyjnym osoba podejmuje decyzję w porozumieniu z innymi uczestnikami. Ten styl jest zorientowany na kulturę i znacznie ułatwia wdrożenie, ponieważ każdy członek zespołu jest zaangażowany w proces.

Analiza procesu podejmowania decyzji zarządczych

To ważny krok i być może najtrudniejszy. Menedżerowie muszą określić zalety i wady każdej alternatywy i rozważyć je w świetle różnych sytuacji przed opracowaniem ostatecznego planu.

Metody tworzenia alternatyw:

1. Burza mózgów, podczas której zespół pracuje razem w celu generowania pomysłów i alternatywnych rozwiązań.
2. Technika grupy nominalnej to metoda, która polega na wykorzystaniu wysoce ustrukturyzowanego spotkania z agendą. Model ten ogranicza dyskusję lub komunikację interpersonalną w procesie.
3. Technika Delphi, w której uczestnicy się nie spotykają, ale lider zespołu wykorzystuje pisemne metody w procesie podejmowania decyzji zarządczych i oceny alternatyw.

Alternatywne rozwiązania można oceniać na różne sposoby:

1. Pomiary jakościowe i ilościowe.
2. Analiza kosztów i korzyści dla każdej alternatywy.
3. Analiza marży.

Gdy alternatywy zostaną przeanalizowane i ocenione, kierownik musi wybrać najlepszą opcję, która daje największą preferencję pod względem spełnienia wszystkich wymaganych kryteriów. Czasami wybór jest prosty z oczywistymi korzyściami, ale zazwyczajnajlepszym rozwiązaniem jest połączenie kilku alternatyw. W przypadkach, w których najlepsza alternatywa może nie być oczywista, kierownik korzysta z prawdopodobieństw, badań i analiz opartych na swoim doświadczeniu i osądzie.

Praca menedżerów nie kończy się na podejmowaniu decyzji. Menedżerowie są odpowiedzialni za uzyskanie pozytywnych wyników z wdrożonego planu, którego skuteczność jest weryfikowana poprzez systemy oceny, które dostarczają informacji zwrotnej w celu monitorowania jakości ulepszeń.

Główna grupa czynników

Wiele czynników może wpływać na definicję podejmowania decyzji menedżerskich.

Są podzielone na trzy główne grupy:

1. Problemy percepcji. Można to opisać jako sposób, w jaki uczestnicy interpretują swoje otoczenie. Percepcja danej osoby może wpływać na sposób rozwiązywania problemów. Na przykład, gdy trzeba zebrać informacje o problemie, to uczucie wpływa na to, gdzie szuka się informacji.
2. Polityka organizacyjna dotyczy zachowań jednostek i grup, które będą miały wpływ na innych wykonawców planów firmy.
3. Problemy środowiskowe. Są to czynniki zewnętrzne wpływające na organizację. Rodzaje czynników zewnętrznych - jest to rynek, na którym działa firma, gospodarka, ustawodawstwo rządowe, reakcja klientów na produkty i usługi organizacji.

Styl lidera

Rozwój procesu podejmowania decyzji zarządczych w dużej mierze zależy od jednostki ipodejście do rozwiązywania problemów. Każdy lider lub menedżer ma swój indywidualny styl, uzupełniony doświadczeniem i osobistymi umiejętnościami. Istnieje kilka stylów zachowania kadry kierowniczej:

1. Uzasadnione lub autokratyczne działanie. Menedżerowie, którzy stosują ten styl, oceniają kilka alternatyw na podstawie ograniczonych informacji. Nie uważają za ważne konsultowanie się z innymi, poszukiwanie pełniejszych i bardziej wiarygodnych informacji.
2. Działanie analityczne. Menedżerowie, którzy używają tego stylu, chcieliby uzyskać więcej informacji i rozważyć szereg alternatyw przed podjęciem ostatecznej decyzji. Wyszukują odpowiednie informacje ze swoich źródeł, znajdują je i szczegółowo badają, wykorzystując wszelkie możliwe zasoby. Ci menedżerowie to ostrożni ludzie, którzy są w stanie dostosować się i poradzić sobie z wyjątkowymi sytuacjami.
3. Behawioralny proces podejmowania decyzji. Liderzy wyznający ten model wierzą we współzarządzanie, biorą pod uwagę zdanie i doświadczenie podwładnych i zawsze ich słuchają.
4. Koncepcyjne podejmowanie decyzji. Menedżerowie posługujący się tym stylem mają intuicyjne myślenie i tolerancję niepewności. Badają wiele alternatyw i koncentrują się wyłącznie na długoterminowej.

Technologia

Sekwencja procesu podejmowania decyzji zarządczych obejmuje różne typy technologiczne. Technologia informacyjna zapewnia wsparcie dla rozwiązań biznesowych DSS i sztucznej inteligencji. Połączenie tych systemów pomaga stworzyć bazę danych przez internetProces analityczny OLAP ułatwiający procedurę wymagającą dużego wysiłku i analizy, co upraszcza proces podejmowania decyzji zarządczych.

Poziom technologii w przedsiębiorstwie zapewnia stworzenie planu realizacji wybranej opcji:

1. Moc przetwarzania danych rośnie wraz z wprowadzeniem technologii, które pomagają w podejmowaniu szybkich decyzji biznesowych, zapewniając możliwość przetwarzania ogromnych ilości informacji za pomocą narzędzi do eksploracji danych.
2. Zapewnienie szybkości technologii w procesie podejmowania decyzji zarządczych, przetwarzanie ogromnych macierzy i złożonych modeli przetwarzania, pomaga w tworzeniu przydatnych informacji.
3. Technologia wspiera grupowe podejmowanie decyzji, zespół pracowników może korzystać z systemu wsparcia grupowego, aby przyspieszyć proces.
4. GDSS System Wspomagania Decyzji to rodzaj systemu, który ułatwia formułowanie problemów grupowych, przyjmowanie planów zespołu poprzez integrację, pracę zespołową, możliwości DSS i telekomunikację. Im bardziej złożona i mniej ustrukturyzowana decyzja, którą zespół musi podjąć, tym więcej GDSS może pomóc.

Elastyczne systemy interaktywne

W celu podejmowania szybkich i ważnych decyzji w organizacji wykorzystywana jest nowoczesna technologia:

1. Systemy wspomagania decyzji DSS to wysoce elastyczny i interaktywny system informatyczny zaprojektowany do wspierania procesu, gdy problem nie jest ustrukturyzowany.
2. Grupawspomaganie decyzji GDSS to system ułatwiający formułowanie problemów grupowych.
3. Systemy informacji geograficznej (GIS) to systemy zaprojektowane specjalnie dla informacji przestrzennych.
4. Sztuczna inteligencja (AI) to nauka o tworzeniu maszyn, które naśladują ludzkie myślenie i zachowanie.
5. Systemy eksperckie to systemy sztucznej inteligencji, które wykorzystują moc logiki do wyciągania wniosków.
6. Sieć neuronowa to inteligentny system, który może nauczyć się rozpoznawać wzorce.
7. Algorytm genetyczny to system sztucznej inteligencji, który naśladuje ewolucyjny proces przetrwania najsilniejszych w celu opracowania lepszych rozwiązań.

Zalety strategicznego konsensusu

Przyjmowanie planów jest główną funkcją zarządzania. Rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy kierownictwo obiera strategiczne kierunki rozwoju. Bez tego działania etapy procesu podejmowania decyzji zarządczych nie mogą zostać zakończone, a zasoby nie zostaną wykorzystane. Tak więc przyjęcie strategii jest główną funkcją kierownictwa i ułatwia cały proces poprzez zapewnienie odpowiedniego tła dla pierwszej czynności zarządczej zwanej „planowaniem”.

Nadaje konkretną formę decyzjom dotyczącym ogólnych celów biznesowych podejmowanych przez najwyższego menedżera. Ten proces ma funkcję ciągłej kontroli. Menedżerowie wszystkich szczebli podejmują decyzje w ramach swoich obowiązków służbowych. Ciągłość procesu jest koniecznością dla wszystkich menedżerów i kierownictwapersonel.

Żadne dalsze działania nie są możliwe, dopóki nie zostaną podjęte decyzje. Muszą powstawać na bieżąco, gdy w biznesie pojawiają się nowe problemy, zawiłości i niepowodzenia. Może to być spowodowane zmianami w środowisku. Na rynek mogą wejść nowe produkty, mogą wejść konkurenci, a polityka rządu może ulec zmianie. Wszystko to prowadzi do zmian w otoczeniu wokół struktury biznesowej.

To delikatna i odpowiedzialna praca. Menedżerowie muszą podejmować szybkie i prawidłowe decyzje podczas wykonywania swoich obowiązków. W rzeczywistości są opłacani za swoją dojrzałość i zdolność do odpowiedzialności. Działalność zarządcza jest możliwa tylko w przypadku przyjęcia odpowiednich planów. Właściwe działania dają możliwości rozwoju, a niewłaściwe prowadzą do strat i niestabilności firmy.

Częste błędy w zarządzaniu

Wiele czynników wpływających na proces podejmowania decyzji może prowadzić do błędów. W lepszej sytuacji jest lider grupy, który jest szybko iw pełni świadomy wszystkich możliwych rodzajów błędów i ich przyczyn. Kilka typowych błędów i ich rodzaje w procesie podejmowania decyzji zarządczych:

1. Odejście od szablonu osobistego. Każda osoba ma swój unikalny zestaw mocnych stron lub uprzedzeń, które prowadzą do określonego stylu przywództwa. Najlepszym sposobem radzenia sobie z tym problemem jest próba otwarcia się na informacje w systemie zarządzania.
2. Nadmierne zaufanie do informacji innych osób. Liderzy często polegają na opiniach innych ludzi. Jeśli jednak nie są bezpośrednio zaangażowaniw problematycznej sytuacji mogą nie mieć niezbędnego poziomu świadomości do podejmowania decyzji.
3. Ignorowanie informacji otrzymanych od członków kolektywu. Ten problem może łatwo pojawić się w sytuacji zespołowej. W wielu przypadkach pracownicy firmy to osoby najbardziej związane z problemem. Jeśli ich opinia nie zostanie wysłuchana, oznacza to ogólną awarię zespołu. Najlepszym sposobem rozwiązania tego problemu jest upewnienie się, że wszyscy członkowie organizacji są zaangażowani w proces.
4. Ignorowanie intuicji. W wielu przypadkach ludzie działają poprawnie na poziomie podświadomości. Niestety, często mają tendencję do ignorowania swojej intuicji i robienia złej rzeczy.

Porada dla najlepszych menedżerów

Istnieją strategie, których możesz użyć, aby uniknąć typowych błędów i doskonalić swoje umiejętności menedżerskie. Podejmowanie lepszych i szybszych decyzji pomoże zespołowi wykorzystać możliwości biznesowe i uniknąć pułapek:

1. Przemyśl problem. Gdy zespół napotyka przeszkodę w działaniu, konieczne jest zbadanie jego pełnego kontekstu i spojrzenie na problem z jak największego punktu widzenia. Pomoże to zignorować jeden aspekt lub zaniedbać inne. Musisz znaleźć co najmniej 3 różne sposoby spojrzenia na problem.
2. Podejmuj świadome decyzje. Celem zarządzania jest wykorzystanie dowodów naukowych do tworzenia planów, a nie tylko poleganie na intuicji.
3. Zastosuj dane o wydajności do wsparciarozwiązania.
4. Uzyskaj najbardziej aktualne i kompletne informacje ze środowiska biznesowego.
5. Rzuć wyzwanie swoim wewnętrznym odczuciom i znajdź obiektywne dowody, aby je wesprzeć.
6. Słuchaj opinii innych.
7. Bądź otwarty.
8. Znajdź sposoby na zachęcenie do komunikacji w firmie.
9. Bądź otwarty na rozmowę i stwórz środowisko, w którym ludzie mogą być bezpośredni, nawet gdy prawda wychodzi na jaw.
10. Rozwiń poczucie ryzyka.
11. Zapomnij o błędach z przeszłości. Ludzie mają tendencję do dokonywania wyborów, które uzasadniają przeszłe doświadczenia, nawet jeśli poprzednia decyzja nie zadziałała. Mają również tendencję do spędzania czasu i pieniędzy na naprawie przeszłych problemów, podczas gdy bardziej korzystne byłoby przyznanie się do błędu i przejście dalej.
12. Bądź ze sobą szczery.
13. Bądź zdecydowany.

Tak więc jasne jest, że podejmowanie decyzji jest ważnym aspektem nowoczesnego zarządzania i najlepiej wykonywać je profesjonalnie.