Komunikacja pozioma: podstawowe pojęcia, rodzaje, metody zarządzania w organizacji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Komunikacja jest powszechnie określana jako różne formy przekazywania informacji. Jeśli chodzi o środowisko biznesowe, zwyczajowo rozróżnia się komunikację pionową i poziomą. Każdy z nich ma swoją własną charakterystykę, charakterystyczne cechy interakcji uczestników. W tym artykule omówimy to bardziej szczegółowo. Podkreślmy główne różnice między tymi rodzajami komunikacji.

Co to jest?

Najpierw rozważ kluczową koncepcję. Tak więc komunikacja jest procesem przekazywania informacji używanym przez ludzi. Może występować w kilku formach:

• Wyraźne. Jest to użycie języka mówionego, tekstu lub jakiegoś rodzaju grafiki, wizualizacji itp.
• Dorozumiane. Komunikacja poprzez niewerbalne gesty, mimikę twarzy, określone mimiki.

Jeśli chodzi o główne środki komunikacji biznesowej, są to:

• Spotkanie.
• Konferencja wideo.
• E-mail.
• Rozmowy telefoniczne.
• Transmisja notatek.
• Osobisterozmowa.
• Korzystanie z technologii internetowych (czaty, komunikatory).
• Przesyłanie raportów.

Zwyczajowo wyróżnia się następujące elementy komunikacji:

• Nadawcy. Są to osoby, które tworzą, szyfrują dane i przekazują je innym uczestnikom procesu.
• Wiadomości. Zakodowane informacje specyficzne dla nadawcy.
• Kanały. Tutaj wyróżniają się środki komunikacji, środowiska, w których informacje mogą być rozpowszechniane.
• Odbiorca. Osoba, do której wysłano informacje. Element, który interpretuje informacje.

Grupy wewnętrzne i zewnętrzne

Komunikacja pionowa i pozioma w organizacji to podkategorie z natury.

Komunikację biznesową dzieli się na ogół na zewnętrzną i wewnętrzną. Te ostatnie reprezentuje komunikacja, która odbywa się bezpośrednio w organizacji, w szczególności pomiędzy poszczególnymi pracownikami, działami, warsztatami, oddziałami firmy. Komunikacja zewnętrzna to komunikacja z podmiotami zewnętrznymi. Mogą to być wykonawcy, dostawcy, klienci, organizacje serwisowe, przedstawiciele agencji rządowych itp.

Z kolei komunikację wewnętrzną w organizacji reprezentują sieci poziome i pionowe oraz sieci komunikacyjne. Pionowe są dalej podzielone na dwie kolejne kategorie:

• Rewers (zasada od dołu do góry).
• Hierarchiczny (zasada odgórna).

Cechy tychprezentowane odmiany zostaną szczegółowo omówione w artykule.

Komunikacja pozioma

Co masz na myśli? Komunikacja pozioma to wymiana oficjalnych, biznesowych informacji pomiędzy pracownikami zajmującymi to samo, równorzędne stanowisko w firmie. Tutaj komunikacja może być istotna zarówno między pracownikami tego samego warsztatu, działu, oddziału, jak i między pracownikami równoważnych działów warsztatów i oddziałów.

Komunikacja pozioma to komunikacja między menedżerami, którzy mają ten sam zakres kompetencji, a także między pracownikami, którzy należą do tej samej kategorii, zajmują równorzędne stanowiska, mają równy zestaw uprawnień i obowiązków.

Komunikacja pozioma w organizacji jest niezbędna przede wszystkim do stworzenia zdrowej, przyjaznej, komfortowej atmosfery pracy. To organizacja pełnoprawnej, owocnej komunikacji biznesowej. Odpowiednio zorganizowany system komunikacji poziomej pozwala na osiąganie pozytywnych wyników w oparciu o wyniki pracy każdego członka zespołu.

Możliwe problemy

Ten rodzaj komunikacji biznesowej może zostać przyćmiony przez pewne problemy. Oto główne z nich, które charakteryzują komunikację poziomą w zarządzaniu:

• Korzystając z profesjonalnego żargonu. Może być niezrozumiały dla nowo zatrudnionych pracowników, pracowników innego działu.
• Spory dotyczące znaczenia ich konkretnej witryny, konkretnego rodzaju działalności.
• Ograniczenie komunikacji biznesowej dogospodarstwo domowe, omówienie problemów osobistych. Pojawienie się na tej podstawie plotek, rozmów za plecami, dyskusji, które odwracają uwagę od procesu porodowego.
• Skuteczność komunikacji biznesowej może spaść z powodu pojawienia się polubień, osobistych niechęci itp.

Rozwiązywanie problemów

Aby uchronić wewnętrzną komunikację poziomą w firmie przed takimi problemami, kierownik powinien wykonać następujące czynności:

• Poproś podwładnych, kolegów, aby porozumiewali się w języku zrozumiałym dla wszystkich, aby odszyfrowali terminy zawodowe.
• Reguluj komunikację między podwładnymi, neutralizuj spory i nieporozumienia między nimi.
• Organizuj walne zgromadzenia, w tym nieformalne, aby pracownicy mogli się ze sobą komunikować.

Typ pionowy

Komunikacja pozioma to komunikacja między pracownikami tej samej organizacji, komunikacja biznesowa między pracownikami tego samego działu, warsztatu, zajmujących równe stanowiska. Komunikacja pionowa w środowisku biznesowym to przekazywanie informacji pomiędzy kierownictwem a podwładnymi. Zawiera następujące formularze:

• Zamówienia.
• Rekomendacje.
• Zamówienia.

To jest wysyłane od szefa do jego podwładnych. Pracownicy wysyłają raporty, wiadomości, raporty itp. w odpowiedzi do kierownika.

Komunikacja pionowa dzieli się na dwa typy:

• Między działami, oddziałami, warsztatami zlokalizowanymi na różnych poziomach hierarchicznychw firmie.
• Bezpośrednio między podwładnymi a korpusem przywódczym.

Przekazywanie informacji jest tutaj dostępne w dwóch formach - downstream (hierarchiczna) i upstream (reverse). Przedstawmy je konkretnie.

Grupa odgórna

Tutaj informacje będą pochodzić z wyższych poziomów hierarchii do niższych. To znaczy od szefa do jego podwładnych. W ramach tej grupy można wyróżnić następujące formy komunikacji biznesowej:

• Zamówienia i zamówienia. Mogą towarzyszyć wyjaśnienia dotyczące osiągania celów, realizacji zadań, stosowania określonych technik i metod.
• Dokumenty-oceny wysiłków podwładnych.
• Wsparcie i kontrola.
• Zachęty dla pracowników.

Hierarchiczne problemy z podtypami

Problemy komunikacji biznesowej typu „top-down” (komunikacja menedżera z jego podwładnymi) obejmują:

• Nieporozumienie. Może zaistnieć sytuacja, że szefowie i wykonawcy mówią różnymi językami – zarówno dosłownie, jak i w przenośni. Nawet jeśli rosyjski zostanie wyraźnie wybrany jako język komunikacji, różne poziomy przygotowania zawodowego nadal pozostawiają miejsce na nieporozumienia. Na przykład, jeśli szef nadużywa profesjonalnego, technicznego słownictwa w komunikacji z personelem o niskich kwalifikacjach. Inny przykład: szef międzynarodowej firmy nie zawsze może znaleźć wspólny język z pracownikami będącymi przedstawicielami innej kultury narodowej. Nawet znając język obcy, mogą nie rozumieć osobliwości mowy jego native speakera - te same skróty, żargon, gra słów.
• Ilość informacji. Menedżerowie nie zawsze przesyłają niezbędne informacje w odpowiedniej ilości. W niektórych sytuacjach powierzone zadanie jest trudne do wykonania przez podwładnego ze względu na brak niezbędnych informacji. A w innych przypadkach wykonawca cierpi z powodu konieczności studiowania zbędnych, bezużytecznych, nieistotnych informacji.

Grupa oddolna

To są informacje wysyłane od podwładnych do lidera. Wyróżniają się tutaj następujące formularze:

• Pomniki.
• Raporty.
• Wiadomości o etapach wykonanej pracy.
• Zgłoszenia wystąpienia nieprzewidzianych problemów w trakcie rozwiązywania zadania serwisowego.
• Propozycje z innowacyjnymi pomysłami, sposobami usprawnienia produkcji, wprowadzenia nowych technologii i metod działania w firmie.

Taka informacja zwrotna jest nie mniej ważna dla menedżerów niż samodzielne wydawanie im poleceń. To właśnie od podwładnych można uzyskać najświeższe informacje o stanie rzeczy w firmie. Informacje te pozwalają nam ocenić nastroje zbiorowe, zidentyfikować rosnące niezadowolenie pracowników w zarodku.

Problemy z odwróceniem podtypów

Informacje zwrotne między wykonawcami a kierownictwem mogą być zakłócane przez następujące kwestie:

• Podwładni rzadko wysyłają negatywne opinie, skargi do swojego kierownictwa, nawet w tych aspektach, które są dośćpoważny. Powód jest prosty – strach przed zwolnieniem.
• Często nawet komentarze i sugestie przesłane przez pracowników pozostają bez odpowiedzi. Powodem jest albo nadmierne zatrudnienie kierownika, albo brak szacunku dla własnych pracowników. Uważa, że analizowanie ich wiadomości nie jest ważne. W odpowiedzi pracownicy są przekonani, że takie informacje zwrotne są bezużyteczne.
• Zgłoszona krytyka może w ogóle nie dotrzeć do ostatecznego celu. Na przykład w przypadku, gdy pracownik wysyła list do prezesa ze skargą dotyczącą jego bezpośredniego kierownictwa. Podwładny szef może uniemożliwić takie sprzężenie zwrotne, ponieważ będzie to miało dla niego negatywne konsekwencje.
• W celu wyjaśnienia niejasnych tematów, pomocy w rozwiązywaniu problemów, które nagle się pojawiły, w większości przypadków pracownicy wolą zwracać się do współpracowników niż do kierowników. Powodem może być to, że nie mają nadziei na otrzymanie pełnoprawnej, wykwalifikowanej pomocy, boją się, że zostaną posądzeni o niekompetencję.
• Często istnieje terytorialny, geograficzny powód niemożności takiego połączenia. Biura, w których znajdują się podwładni i sztab dowodzący, mogą znajdować się w różnych obszarach osady, a nawet w różnych miastach, stanach.

Sposoby rozwiązywania problemów

Wszystkie powyższe problemy można rozwiązać w następujący sposób:

• Zdefiniuj anonimową pocztę i skrzynki e-mail, w których pracownicybędzie mógł wysyłać skargi i sugestie w trybie incognito.
• Opracuj system nagradzania pracowników korzystających z opinii kierownictwa.
• Twórz schematy komunikacji między prostym pracownikiem a wysoko postawionym szefem bez pośrednich barier w formie bezpośrednich wskazówek dla pracowników.
• Wprowadź rejestrację wszystkich odwołań otrzymywanych przez kierowników od podwładnych z koniecznością zgłaszania działań podjętych w odpowiedzi.