Określenie zapotrzebowania na personel: koncepcja, metody planowania i sposoby jego pokrycia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Jednym z najcenniejszych zasobów każdej firmy są jej pracownicy. Jest jednak dość drogi. Dlatego niezwykle ważne jest określenie liczby pracowników, u których można jak najmniejszym kosztem osiągnąć maksymalny efekt ekonomiczny. W tym celu stosuje się specjalne metody i podejścia. Jednym z priorytetowych zadań kierownictwa jest określenie zapotrzebowania na personel. Sposób przeprowadzania tego procesu zostanie omówiony później.

Rodzaje potrzeb pracowniczych

Proces określania zapotrzebowania na personel to system wbudowanych kompleksowych środków. Jego zadaniem jest osiąganie określonych celów dla procesu produkcyjnego. Jest to dość skomplikowana procedura, ponieważ konieczne jest określenie nie tylko liczby pracowników, którzy wykonają niezbędnezadań, ale także stworzenie najbardziej wydajnego systemu produkcyjnego. Dlatego też personel dobierany jest zgodnie z jego kwalifikacjami i doświadczeniem. Szkolenia są zapewniane w razie potrzeby.

W organizacji planowanie musi obejmować kilka różnych obszarów rozwoju. W takim przypadku proces planowania w zakresie zasobów pracy będzie jak najbardziej efektywny.

Istnieją różne podejścia i metody określania potrzeb kadrowych. Najczęściej dzieli się je na 2 główne typy:

• Obiecując. To podejście jest również nazywane strategicznym. Wiąże się to z przyszłością organizacji. Zapotrzebowanie na personel w tym przypadku określa się zgodnie z wybranym kursem organizacji. Jednocześnie w dłuższej perspektywie obliczana jest nie tylko ilość zasobów pracy, ale również poziom kwalifikacji pracowników.
• Sytuacyjne. Takie planowanie pozwala w krótkim czasie zapewnić produkcji niezbędną ilość zasobów. Przy takim podejściu zwraca się uwagę na rotację personelu, a także wskaźniki liczby urlopów, zwolnień chorobowych, urlopów macierzyńskich i długoterminowych, zwolnień itp.

Procedura planowania jest przeprowadzana w sposób ciągły w różnych okresach. Podobna procedura może wyglądać tak:

• Krótkoterminowe - do 12 miesięcy.
• Średni okres - od 1 roku do 5 lat.
• Długoterminowe - ponad 5 lat.

Ponadto doświadczeni menedżerowie określają jakościowe i ilościowe potrzeby personelu. WW drugim przypadku możesz ustalić dokładną liczbę pracowników firmy. W ocenie jakościowej określa się zapotrzebowanie na personel o określonych kwalifikacjach.

Potrzeba ilościowa

Definicje jakościowych i ilościowych potrzeb kadrowych są znacząco różne. Planowanie działa w obie strony. Przy określaniu wskaźników ilościowych wybiera się metodę, za pomocą której można obliczyć optymalną liczbę pracowników w państwie. Określenie tej wartości odbywa się w określonym przedziale czasowym.

Określenie ilościowego zapotrzebowania na personel odbywa się za pomocą kilku podstawowych wskaźników:

• Regularna liczba pracowników. Jest to liczba pracowników na liście na konkretną datę. Uwzględnia to liczbę pracowników, którzy odeszli i przybyli w dniu analizy.
• Numer załącznika. Liczba pracowników, którzy są w stanie firmy i którzy muszą przyjść do pracy tego dnia, aby wykonywać swoje obowiązki służbowe. Jeśli znajdziemy różnicę między średnią a liczbą frekwencji, otrzymamy wskaźnik całodniowego przestoju z powodu urlopu, podróży służbowej, choroby pracowników.
• Średnia liczba pracowników. Ten wskaźnik służy do śledzenia liczby pracowników w określonym okresie. Służy do obliczania przeciętnego wynagrodzenia, wydajności pracy, wskaźników rotacji, rotacji personelu itp. Jeśli potrzebujesz znaleźć średnią liczbępracowników na miesiąc lub inny okres, stan zatrudnienia za każdy dzień jest sumowany, dzielony przez liczbę dni. Obejmuje to weekendy i święta. Jeśli chcesz wyznaczyć średnią za rok, zsumuj średnią liczbę pracowników na każdy miesiąc. Wynik jest dzielony przez 12.

Aby określić prezentowane wskaźniki, produkcja rejestruje listę płac i frekwencję. Jednocześnie źródłem informacji są nakazy zatrudnienia i zwolnienia ze stanowiska, przeniesienia, zastąpienia, czasowej nieobecności pracownika z ważnego powodu itp.

Aby obliczyć liczbę pracowników w określonym dniu, stosuje się różne metody określania zapotrzebowania na personel:

1. Metoda intensywności pracy. Zakłada wykorzystanie informacji o czasie procesu pracy.
2. Metody obliczeń. Korzystaj z danych o stawkach za usługi, zadaniach, liczbach i możliwościach zarządzania.
3. Metody stochastyczne. Umożliwia określenie charakterystyk liczbowych za pomocą analizy korelacji lub regresji.
4. Metoda szacunków eksperckich. Obejmuje proste lub rozszerzone (pojedyncze, wielokrotne) obliczenia.

Wskaźniki jakości

Określenie jakościowego zapotrzebowania na personel charakteryzuje się znacznymi trudnościami. Analityk musi w trakcie takiego badania określić nie tylko liczbę personelu, ale także stopień profesjonalizmu, kwalifikacje pracowników, jakich potrzebuje organizacja.

Trudność polega na tym, że w tej chwili nie ma jednego systemu określania jakości pracy, potencjału pracowników. Istnieje tylko podstawowa lista cech i cech, które określają stopień kwalifikacji, umiejętności pracownika:

• Gospodarka. Określają złożoność pracy, którą wykonuje pracownik, jego kwalifikacje, warunki pracy, staż pracy oraz przynależność branżową.
• Osobiste. Obecność pewnych umiejętności, dyscypliny, sprawności, sumiennego wykonywania obowiązków, kreatywności i kreatywności.
• Organizacyjne i techniczne. Techniczne wyposażenie pracy, jego atrakcyjność, poziom organizacji technologii produkcji, racjonalizacja.
• Społeczno-kulturowe. Aktywność społeczna, kolektywizm, rozwój moralny i kulturalny.

Określenie zapotrzebowania na personel organizacji na podstawie jakościowej opiera się na następujących danych:

• Struktura organizacyjna.
• Podział pracowników według poziomu kwalifikacji zawodowych (wskazany w dokumentacji produkcyjnej i technicznej).
• Wymagania dotyczące pracy.
• Obsada pionów strukturalnych firmy.
• Regulacje procesów organizacyjnych i zarządczych.

Dla każdej cechy jakości określana jest liczba pracowników. Całkowitą liczbę pracowników potrzebną do prawidłowego działania organizacji określa się poprzez zsumowanie wynikówdla każdego kryterium. W tym celu opracowywane są następujące dokumenty organizacyjne:

• Cele systemowe, na podstawie których budowana jest struktura organizacyjna firmy.
• Ogólna struktura organizacyjna przedsiębiorstwa i jego oddziałów.
• Personel.
• Opisy stanowisk. Wykorzystywane są również przy obliczaniu pracochłonności funkcji kadry głównej i kierowniczej.

Czynniki wpływające na zapotrzebowanie na zasoby pracy

Istnieją pewne czynniki, które wpływają na procesy planowania siły roboczej i wymagania kadrowe.

Mogą być bezpośrednie lub pośrednie, wewnętrzne lub zewnętrzne. Największy wpływ mają następujące czynniki:

• Warunki na rynku pracy. Definiuje je kilka cech. Warunki to sytuacja demograficzna, bezrobocie, jakość kształcenia, podaż i popyt na pracę w różnych sektorach, zaangażowanie służb zatrudnienia w procesy kształcenia specjalistów.
• Innowacje technologiczne. Aktywny postęp we współczesnym świecie prowadzi do uproszczenia pracy ludzkiej, zmienia jej treść. Wymaga to terminowego przekwalifikowania wykwalifikowanych specjalistów.
• Zmiany w zakresie legislacji. Ten czynnik jest trudny do przewidzenia. Odnosi się to do ustawodawstwa w dziedzinie ochrony pracy i zatrudnienia.
• Podejście do rekrutacji konkurentów. Organizacja musi stale monitorować i badać metody i podejścia do pracy z personelemkonkurenci. Na podstawie tych informacji dostosowywana jest własna polityka personalna organizacji.
• Cele firmy. Mogą być krótkoterminowe lub długoterminowe i stosować wspólną strategię.
• Finansowanie. Każda organizacja ma określone możliwości finansowe. Na tej podstawie wybierana jest również polityka personalna organizacji.
• Potencjał personelu. To podstawa powodzenia realizacji planu marketingowego. Jeśli dział personalny przedsiębiorstwa może rozważyć strefę rozwoju, możliwości personelu, pozwala to na zamknięcie pojawiających się wakatów na czas.

Etapy pracy

Istnieje kilka podstawowych etapów określania potrzeb kadrowych. Najczęściej w trakcie wykonywania podobnego zadania wyróżniają się trzy duże procesy.

Na pierwszym etapie firma analizuje własne zasoby. Jest to konieczne, aby ustalić, czy w przyszłości możliwe jest samodzielne zaspokojenie takich potrzeb. W tym przypadku ważnymi wskaźnikami są zysk, obrót firmy. Musi mieć wystarczającą ilość środków, aby zapłacić swoim pracownikom.

Następnie, w drugim etapie, przeprowadzana jest analiza zapotrzebowania na personel w minionym okresie. Wyciągnięto wniosek o celowości i efektywności wykorzystania zasobów pracy. Analityk identyfikuje słabości tego procesu. Opracowywany jest długoterminowy plan, który pozwoli całkowicie wyeliminować lub zminimalizować negatywny wpływ czynników odstraszających.

Na trzecim etapie jest akceptowanyw chwili obecnej podejmowanie decyzji o konkretnych działaniach w zakresie polityki personalnej. Uwzględnia to ogólne cele i zadania organizacji. Podejmowane są decyzje o zatrzymaniu i redukcji niektórych pracowników. Po analizie określenia zapotrzebowania na personel można podjąć kilka decyzji:

• redukcja personelu;
• przyciąganie personelu z zewnątrz;
• szkolenie i przekwalifikowanie personelu.

Ponadto wymienione działania mogą być wykonywane jednocześnie. To zależy od sytuacji, jaka rozwinęła się w organizacji.

Metody określania potrzeby

Określanie potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie personelu odbywa się zgodnie z określonymi metodami.

Istnieje kilka popularnych technik:

1. Fotografowanie dnia roboczego. Jest to skuteczna, ale bardzo czasochłonna metoda. Pracownik ma szereg obowiązków. Podczas ich wykonywania rejestrowany jest czas. Takie podejście pozwala zidentyfikować zbędne akcje. W niektórych przypadkach podejmuje się decyzję o potrzebie pracy konkretnego pracownika w całym procesie produkcyjnym lub wakat jako takim. W przypadku niewielkich nakładów pracy może być konieczne połączenie dwóch działów personelu w jedną.
2. Obliczenia zgodnie ze standardami usług. Dla każdego pracownika określone wskaźniki wydajności są ustalane na podstawie różnych standardów i zasad. Dysponując informacjami o dziennym tempie produkcji, menedżerowie mogą obliczyć zapotrzebowanie na personel najakiś czas.
3. Oceny eksperckie. To jedna z najpopularniejszych metod. Jest używany przez różne firmy. Opinia menedżerów ma decydujące znaczenie w określeniu zapotrzebowania na personel. Ale jednocześnie menedżerowie muszą charakteryzować się wysokim poziomem wyszkolenia i profesjonalizmem. Ważne jest, aby mieć jasne zrozumienie rozwoju tej branży w przyszłości.
4. Ekstrapolacja. Na podstawie aktualnych danych sporządzana jest prognoza długoterminowa. Uwzględnia to możliwe zmiany. Może to być wzrost cen, planowane działania państwa w tej branży, jej rozwój w przyszłości itp. Takie podejście stosuje się, gdy warunki wewnętrzne i zewnętrzne organizacji są stabilne. W naszym kraju może być używany tylko do planowania krótkoterminowego.
5. Budowanie modelu komputerowego. Kierownicy działów przekazują informacje, na podstawie których budowana jest komputerowa prognoza zapotrzebowania organizacji na siłę roboczą dla danej perspektywy. Jest to stosunkowo nowa metoda, dlatego nie zdążyła uzyskać znaczącej dystrybucji. Wymaga to znacznych nakładów finansowych, a także zaangażowania w prace odpowiednich specjalistów. Technika jest bardziej odpowiednia dla dużych przedsiębiorstw.

Wzory obliczeniowe

Określenie zapotrzebowania na personel odbywa się za pomocą specjalnych obliczeń.

Przed wyborem formuły należy określić, na co firma jest bardziej skłonna w procesie prowadzenia polityki personalnej:

• Aby zwiększyćwielkość produkcji, która wymaga zaangażowania dodatkowego personelu.
• Aby zmniejszyć wielkość produkcji, co prowadzi do uwolnienia zasobów pracy.
• Wielkość produkcji nie jest planowana do zmiany. Zapotrzebowanie na personel zależy od naturalnego przepływu personelu w przypadku zwolnienia, orzeczenia, wieku emerytalnego itp.

Dlatego w działach planowania przedsiębiorstw odbywa się kalkulacja i uzasadnienie wzrostu produkcji. Aby zwiększyć produktywność, brane są pod uwagę wszystkie czynniki. Aby określić planowaną liczbę pracowników, zastosuj wzór:

Chpsp=ChbpI + OI, gdzie Nspp to średnie planowane zatrudnienie w okresie planowania, Nbp to zatrudnienie w minionym (bazowym) okresie, I to wskaźnik zmiany wielkości produkcji w przyszłości, OI to całkowita zmiana zatrudnienia w okres bazowy.

Średnia liczba pracowników

Zapotrzebowanie na personel można określić za pomocą innej formuły. Możesz określić średnią liczbę pracowników w następujący sposób:

Chss=ChyavKss, gdzie Nss to liczba średniego zatrudnienia, Nyav to liczba pracowników wymagana do wykonania zadania podczas jednej zmiany, Kss to współczynnik średniego zatrudnienia.

Sposoby zaspokajania potrzeb

Po określeniu zapotrzebowania na zasoby pracy, określ sposoby jego pokrycia:

• Zewnętrzny. W tym przypadku zwraca się uwagę na absolwentów wyspecjalizowanych placówek edukacyjnych, ośrodków doskonalenia kadr, a także na propozycjeagencje rekrutacyjne, otwarty rynek pracy.
• Krajowy. Personel firmy przechodzi przekwalifikowanie, doskonali swoje umiejętności. W tym celu prowadzony jest rozwój zawodowy dla możliwości rozwoju kariery. Takie podejście zmniejsza rotację personelu.

Liczba personelu pomocniczego

Określenie zapotrzebowania na personel pomocniczy odbywa się również według prostej formuły:

Chsvr=KrmRSKss, gdzie Nvvr to liczba wymienionych pracowników wsparcia, Krm to liczba miejsc pracy dla pracowników wsparcia, RS to liczba zmian roboczych w ciągu jednego dnia.