Jakie etapy obejmuje proces zarządzania? Podstawy procesów zarządzania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-17 19:04

Równość pytania o etapy procesu przywództwa wynika z faktu, że przebiega on jak czerwona nić przez wszystkie działania organizacji. Wydajność procesów zarządzania można porównać do zegara. Dobrze naoliwiony i przejrzysty mechanizm doprowadzi do planowanego rezultatu. Jednocześnie dobry system zarządzania charakteryzuje się elastycznością – możliwością dostosowania się do nowych warunków.

Esencja kontroli

Zarządzanie oznacza zarządzanie obiektem (przedsiębiorstwo, zasób) lub podmiotem (osobą). Zarządzanie jako proces to połączenie różnych działań, koordynacja, utrzymanie porządku niezbędnego do pomyślnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, osiągania celów i rozwoju.

Proces zarządzania obejmuje rozwiązanie zadania taktycznego i strategicznego:

• zadanie związane z taktyką wymaga zachowania harmonii, integralności i efektywności elementów zarządzanego podmiotu;
• strategia to rozwój, doskonalenie i pozytywna zmiana stanu.

Charakterystyka procesów zarządzania

Proces zarządzania jest ciągły i cykliczny. Składa się z pracy kierowniczej, podmiotu, środków i produktu końcowego. Zarządzanie dowolnym obiektem wiąże się z okresowym powtarzaniem poszczególnych etapów pracy. Mogą to być etapy zbierania i analizowania danych, opracowywania decyzji zarządczej, organizowania jej realizacji.

Technologia procesu zarządzania poprawia się wraz z rozwojem organizacji. Jeśli lider spóźnia się z podejmowaniem decyzji, proces zarządzania staje się chaotyczny, inercyjny.

Zamknięta sekwencja działań zarządczych, które są powtarzane w celu osiągnięcia celów, nazywana jest cyklem zarządczym. Początek cyklu to identyfikacja problemu, wynikiem jest osiągnięcie efektu roboczego. Częstotliwość procesów zarządzania pomaga znaleźć wspólne wzorce i zasady dla organizacji o różnych profilach.

Zasady zarządzania

Podstawy procesów zarządzania są wyrażone poprzez podstawowe zasady. Są obiektywne i zgodne z prawami zarządzania. Lista ogólnych zasad zarządzania, jakie można znaleźć w podręcznikach, nie jest mała. Wśród nich są:

• focus;
• informacje zwrotne;
• transformacja informacji;
• optymalność;
• obiecujące.

Tworzenie i działanie systemu zarządzania opiera się na kilku innych zasadach.

Podział pracy	Funkcje zarządzające są od siebie oddzielone i stają się podstawą struktury zarządzania. Istnieją działy, zespoły wykonujące różne, ale powszechne rodzaje pracy.
Łączenie funkcji	Połączenie operacji w funkcjach kierowniczych. Związek funkcji organów zarządzających ze strukturą wewnętrzną.
Centryzm i niezależność	Proces zarządzania i struktura organizacyjna pozostają scentralizowane i niezależne od środowiska zewnętrznego.
Podporządkowanie w systemie sterowania	Przepływ informacji łączy wyższy, średni i niższy poziom zarządzania poprzez kroki.

Wdrażanie zasad przyczynia się do efektywnego ujednolicenia funkcji kierowniczych, wzmacniając więzi na wszystkich szczeblach władzy.

Funkcje zarządzania

Zawodowe działania menedżerów są stopniowo odzwierciedlane w funkcjach kierowniczych.

Grupowanie funkcji	Proces zarządzania obejmuje działania
Funkcje wspólne (uniwersalne)	Planowanie, realizacja prognoz, koordynacja, organizacja, kontrola, księgowość i inne. Przyczynia się do rozwoju, doskonalenia i wzajemnych połączeń procesów zarządzania.
Funkcje specjalne	Administracja, zarządzanie personelem, motywacja. Jako narzędzia do ogólnych funkcji pomagająorganizować działania produkcyjne.
Funkcje narzędziowe	Utrzymanie procesów zarządzania dla pomyślnego funkcjonowania wszystkich poziomów zarządzania.

Ze względu na charakter działalności rozróżnia się funkcje, które są wykorzystywane w różnych obszarach związanych z produkcją, częścią gospodarczą, gospodarką i technologią.

Henri Fayol podzielił funkcje zarządzania organizacji przemysłowej na 6 grup: działania administracyjne, handlowe, produkcyjne, księgowe, ubezpieczeniowe i księgowe.

Kroki procesu zarządzania

Każdemu działaniu i decyzji kierowniczej towarzyszy jedność informacji, celów, społeczeństwa i innych aspektów. Istota zarządzania odzwierciedla cykl zarządzania, który można przedstawić jako zbiór etapów.

Proces zarządzania obejmuje etapy, które zmieniają się w sposób ciągły.

Identyfikacja problemu	Prognoza	Wyznaczanie celu	Decyzja zarządu
Analiza sytuacji, „diagnoza” problemu	Określenie prawdopodobnego scenariusza	Rozwój celów i zadań, strategii ich osiągnięcia	Proces rozwoju i podejmowania najlepszej decyzji

Oprócz powyższych kroków, proces zarządzania obejmuje działania mające na celu wdrożenie decyzji zarządczej.

Planowanie	Tworzenie systemu działań dla osiągnięcia celu
Organizacja	Mobilizacja pracowników do wykonywania zadań, podział ról
Motywacja	Stymulowanie lub nakłanianie wykonawców do pracy
Kontrola i księgowość	Obserwacja, koordynacja i przetwarzanie wyników
Regulamin	Zapewnienie komunikacji między pracownikami

7 kroków w procesie HR

Zadania zarządcze w obszarze zasobów ludzkich są zróżnicowane. Proces zarządzania personelem składa się z siedmiu etapów.

• Planowanie personelu dla wszystkich funkcji przedsiębiorstwa.
• Przyciąganie personelu, tworzenie rezerwy personelu, selekcja i zatrudnianie.
• Motywacja do pracy. Stworzenie materialnego (wynagrodzenie, premie) i niematerialnego systemu motywacji do tworzenia stabilnego zespołu.
• System adaptacji i doradztwa zawodowego pracowników. Dzięki temu każdy powinien szybko zabrać się do pracy, znać cele firmy, rozumieć istotę i wymagania dla swoich działań.
• Ocena pracowników i siły roboczej. Ocena wiedzy, umiejętności, umiejętności do efektywnej pracy. System oceny pracy każdego i informowania zespołu jako całości.
• Relokacja, planowanie kariery, rotacja pracy.
• Szkolenie personelu w celu zastąpienia liderów. Zaawansowane szkolenie menedżerskiepracownicy.

Efektywny proces zarządzania personelem jest niemożliwy bez rozwoju i wzmacniania potencjału zawodowego pracowników. Ten czynnik staje się decydujący w produkcji i wydajności pracy.

Zarządzanie projektami

Procesy zarządzania projektami to zbiór funkcji i zdefiniowanych działań.

Wyznaczanie celów i prognoza

Planowanie

Zarządzanie i dystrybucja zasobów

Motywacja i kontrola wykonawców

Zarządzanie operacyjne i bieżące

Cały projekt i każdego wykonawcę można ocenić za pomocą wielu wskaźników. Są to: wielkość, okres i jakość prac wykonanych zgodnie z terminami, wielkość zainwestowanych zasobów (rzeczowych, finansowych), obsada zespołu projektowego, oczekiwany poziom ryzyka.

Procesy zarządzania projektami są powiązane z następującymi zadaniami:

• formułowanie celów projektu;
• poszukiwanie i wybór rozwiązań do realizacji projektu;
• tworzenie struktury (zespół wykonawców, zasoby, harmonogram i budżet);
• komunikacja ze środowiskiem zewnętrznym;
• prowadzenie zespołu wykonawców i koordynowanie postępów prac.

Zarządzanie informacjami

Informacje to zbiór wiedzy, informacji o dowolnym wydarzeniu, fakcie, zjawisku lub procesie. W zarządzaniu produkcją informacja staje się niezbędnym środkiem komunikacji,komunikacja między pracownikami.

Wielkie znaczenie informacji w systemie zarządzania wynika z jej uniwersalności. To nie tylko przedmiot i wytwór pracy kierowniczej, ale także zbiór danych o stanie systemu zarządzania, środowisku wewnętrznym i zewnętrznym.

Procesy zarządzania informacją to etapy gromadzenia, przesyłania, przekształcania, przetwarzania i stosowania informacji. Przechowywanie i niszczenie infobazy są wyodrębnione jako oddzielne procesy.

Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem w każdej firmie nie jest jednorazowym wydarzeniem, ale ciągłą koniecznością. Zarządzanie ryzykiem stało się etapem zarządzania biznesem, bez którego nie da się zarobić i osiągnąć celów. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje pięć etapów ukierunkowanych działań.

Analiza rynku

Alternatywne metody zarządzania ryzykiem

Wybór metod zarządzania

Wdrożenie środków zarządzania ryzykiem

Monitorowanie i ulepszanie systemu oceny ryzyka

W praktyce te procesy nie zawsze są wykonywane w tej kolejności lub mogą być wykonywane jednocześnie.

Ogólny obraz należy uzupełnić o informację zwrotną dla każdego z etapów, co oznacza powrót w razie potrzeby do etapu zaliczonego. Ostatni etap związany jest z wnioskami i oceną końcową. Wyniki należy wykorzystać podczas pracy nad oceną i minimalizacją ryzykaw przyszłości.

Zarządzanie technologią produkcji

Systemy kontroli procesów zależą od struktury organizacyjnej, która jest prezentowana we współczesnych przedsiębiorstwach w trzech wersjach.

• Scentralizowana metoda zarządzania obejmuje koncentrację funkcji w działach. W produkcji jest właściwie tylko zarządzanie linią. Dlatego centralizacja ma zastosowanie tylko w przypadku małej produkcji.
• Decentralizacja - struktura procesu zarządzania związana jest z przeniesieniem wszystkich funkcji do sklepów. Warsztaty stają się częściowo niezależnymi dywizjami.
• Połączenie centralizacji i zdecentralizowanego systemu jest używane przez większość przedsiębiorstw produkcyjnych. Kwestie operacyjne rozwiązywane są w warsztatach lub biurach, natomiast metody zarządzania i kontrola jakości pozostają w gestii działów zarządzania. Warsztaty posiadają własny aparat do zarządzania i prowadzą cały proces technologiczny.

Zarządzanie finansami

System zarządzania finansami powinien być obecny nawet w małej firmie i składać się nie tylko z księgowości. Proces zarządzania obejmuje pięć obszarów pracy finansowej.

Kontrola procesów biznesowych	Pomaga zidentyfikować możliwe straty gotówkowe
Utwórz dział finansowy	Struktura finansowa i podział działów finansowych to jasny podział odpowiedzialności, skuteczna kontrola przepływów pieniężnych.
Kontrolowanie przepływu pieniędzy i towarów	Wdrażane poprzez plan przepływów pieniężnych.
Wprowadzenie rachunkowości zarządczej	Wprowadzono po opracowaniu wskaźników do oceny stanu finansów, efektywności działów.
Zarządzanie budżetem	Proces zarządzania obejmuje planowanie budżetu na podstawie informacji analitycznych z działów finansowych.

Analiza procesu zarządzania

Głównym celem analizy zarządzania jest dostarczenie kierownictwu informacji umożliwiających podejmowanie świadomych decyzji. Obejmuje trzy obszary analizy:

• retrospektywa (bada informacje o przeszłych wydarzeniach);
• operacyjny (analiza obecnej sytuacji);
• przyszłościowe (krótkoterminowa i strategiczna analiza możliwej sytuacji w przyszłości).

Poprawa systemu zarządzania

Proces doskonalenia systemu zarządzania opiera się na analizie danych zarządczych i księgowych. Do oceny jego efektywności konieczne jest obliczenie szeregu współczynników: sterowalność, stopień automatyzacji pracy, wydajność pracy, ekonomiczna efektywność zarządzania, efektywność zarządzania, wydajność pracy.

Poprawa systemu zarządzania jest nieuniknionym procesem dla odnoszącej sukcesy organizacji. Na tym etapie proces zarządzania obejmuje np.:

1) audyt zarządzaniasystem;

2) weryfikacja zgodności z prawem, normami międzynarodowymi, zaleceniami Banku Federacji Rosyjskiej;

3) opracowanie środków w celu poprawy systemu zarządzania i aktualizacji wewnętrznej dokumentacji;

4) współpraca zarządu z akcjonariuszami i tworzenie propozycji.

Obecny stan społeczeństwa i gospodarki przyczynia się do ponownego przemyślenia zarządzania i profesjonalizmu menedżerskiego. Dla kierownika istotna staje się aktywna praca nad rozwojem personelu, głównego zasobu przedsiębiorstwa. Skuteczny menedżer wie, jak patrzeć w przyszłość, być elastycznym w podejmowaniu decyzji w obliczu całkowicie nieprzewidywalnego środowiska zewnętrznego.