Kontrola bieżąca, wstępna i końcowa: dlaczego i jak jest przeprowadzana

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Skuteczność zarządzania determinowana jest osiągnięciem celu, na wszystkich etapach dążenia do wyniku menedżer musi sprawować kontrolę i nadzór nad procesem, zasobami, otoczeniem. Kontrola jest jednym z najważniejszych celów funkcjonalnych lidera.

Koncepcja kontroli w zarządzaniu

Zarządzanie jest niezbędne do efektywnego organizowania działań, racjonalnego wydatkowania zasobów i osiągania celów. Zarządzanie tradycyjnie pełni pięć podstawowych funkcji: planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrolowanie i koordynowanie. Każdy z nich ma swoją specyfikę i znaczenie. Tak więc kontrola, bieżąca czy strategiczna, jest ważną czynnością kierownika, aby porównywać wyniki pracy z planem na wszystkich etapach procesu produkcyjnego, sprawdzać wyniki pod kątem zgodności ze standardami i normami oraz eliminować pojawiające się odchylenia.

Wagę kontroli tłumaczy się potrzebą usunięcia niepewności co do stanu rzeczy w firmie i postępu procesu produkcyjnego. Ponadto kontrola jest warunkiem wstępnym udanej działalności. Onpozwala ocenić sytuację i zapobiec wystąpieniu kryzysów. Kontrola i nadzór są konieczne, ale mogą przybierać różne formy i pełnić różne funkcje. W zależności od stylu przywództwa w organizacji, kontrola może być skoncentrowana w rękach jednego menedżera, zwykle starszego menedżera, lub delegowana na kilku pracowników.

Funkcje sterujące

Kontrola to nieprzyjemny moment pracy zarówno dla lidera, jak i wykonawcy, ale jest konieczny. W zarządzaniu zwyczajowo mówi się o kilku podstawowych funkcjach sterowania:

- Ocena środowiska zewnętrznego i wewnętrznego. W toku kontroli menedżer zbiera informacje i usuwa niepewność w zrozumieniu aktualnego procesu. Przeprowadzanie kontroli pozwala na wykrycie negatywnych lub zagrażających czynników w środowisku zewnętrznym i wewnętrznym oraz znalezienie możliwości ich wyeliminowania lub uwzględnienia przy wykonywaniu działań.

- Reagowanie na odchylenia. Kierownik kontroluje, aby mieć świadomość wszystkich szczegółów procesu produkcyjnego i mieć czas na reakcję na zmiany i odchylenia. Kontrola pozwala w porę dostrzec błędy i zagrożenia oraz szybko odbudować proces produkcyjny.

- Alokacja zasobów. Kontrola taktyczna i techniczna pozwala na najbardziej racjonalne wykorzystanie dostępnych pieniędzy, sprzętu, znalezienie odpowiedniego miejsca dla kompetencji pracowników. Jednocześnie kontrola pozwala identyfikować rezerwy i produktywnie je wykorzystywać.

- Utrzymanie informacji zwrotnej. Interaktywna funkcja kontroli polega na tym, że w trakcie jej realizacjinawiązywana jest interakcja między wszystkimi elementami systemu, między menedżerem a wykonawcą.

- Ocena wydajności pracowników. Aby kompetentnie motywować pracowników i efektywnie opłacać ich pracę, konieczne jest zbudowanie przejrzystego systemu ocen, w tym kierownik pomaga kontrolować na wszystkich etapach produkcji.

Rodzaje kontroli

Złożoność procesu nadzoru skutkuje wieloma kwalifikacjami kontrolnymi.

Zgodnie z częstotliwością zabiegów rozróżnia się je:

- Kontrola wstępna. Jeszcze przed rozpoczęciem prac należy podjąć działania w celu śledzenia i oceny kluczowych zasobów: materiałowych, ludzkich, produkcyjnych. Jej celem jest zapobieganie możliwości negatywnych konsekwencji działań wykonawców. Pozwala na wprowadzanie poprawek w planie jeszcze przed rozpoczęciem jego realizacji i przed popełnieniem błędów.

- Bieżąca kontrola. Przeprowadzana jest w trakcie wykonywania pracy, jej celem jest identyfikacja na etapie wystąpienia oraz zapobieganie błędom i odchyleniom. Ma na celu monitorowanie zgodności z normami i standardami. Bieżąca kontrola wymaga stałego przepływu informacji i szybkiej korekty błędów.

- Ostateczna kontrola. Przeprowadza się ją na etapie podsumowania i oceny osiągnięcia wyników. Głównym celem tego typu kontroli jest zapobieganie podobnym błędom w przyszłości. Dane uzyskane na tym etapie stają się podstawą do tworzenia nowych planów.

Na podstawie częstotliwości działań kontrolnych, strategicznych, taktycznych ikontrola operacyjna. Poprzez przynależność funkcjonalną eksperci nazywają kontrolę finansową, produkcyjną, marketingową i personalną. Możesz także rozróżnić zewnętrzne i wewnętrzne rodzaje kontroli w oparciu o kierunek działania.

Kontrola strategiczna i taktyczna

Najważniejszym narzędziem realizacji planów przedsiębiorstwa jest kontrola strategiczna i taktyczna. Zadaniem tego typu działań zarządczych jest monitorowanie poprawności planów i prowadzonych działań. Kontrola strategiczna to systematyczne sprawdzanie zgodności z globalnymi celami, programami i działaniami strategicznymi. Celami tego typu działalności są: ustalenie poprawności wybranych celów długofalowych oraz poprawności sposobu ich osiągnięcia, identyfikacja potencjalnych szans dla firmy. Kontrola taktyczna wiąże się ze sprawdzaniem osiągnięcia krótkoterminowych, doraźnych celów. Jego narzędziem jest kontrola techniczna, która ma na celu określenie ścisłej zgodności procesu produkcyjnego z przepisami, normami i przepisami.

Kontrola na etapach przygotowania

Cały proces zarządzania jest przesiąknięty etapami kontroli. Istnieje tradycja klasyfikacji etapowej, w tym przypadku są to: kontrola wstępna, bieżąca i końcowa. Każdy z nich spełnia swoje funkcje i ma charakterystyczne cechy. Kontrola wstępna poprzedza rozpoczęcie pracy, jest integralną częścią planowania. Jej celem jest stworzenie warunków do efektywnego uruchomienia produkcji. Na toNa tym etapie oceniana jest gotowość i kompetencje personelu, dostępność niezbędnych zasobów oraz dokumentacja działań.

Obecna kontrola, w przeciwieństwie do wstępnej, zbiega się w czasie z etapami produkcji. Jego główną funkcją jest usprawnienie przepływu pracy. Kierownik stale monitoruje zgodność wszystkich operacji produkcyjnych i działań wykonawców z zatwierdzonymi planami i standardami. Czasami ten etap nazywany jest również „kontrolą pośrednią”, co podkreśla jego główną cechę – identyfikację niedociągnięć i odchyleń na drodze do celu. Stosuje się go do oceny rozwiązania problemów bieżących i strategicznych. Szczególnie ważna jest kontrola ostateczna lub ostateczna. Bardzo różni się od innych etapów w swoich zadaniach i przebiegu.

Ostateczna kontrola: szczegóły

Końcowy etap procesu produkcyjnego obejmuje rozwiązanie kilku ważnych zadań. Jest to identyfikacja stopnia zgodności z założonymi celami i wynikami, ocena pracy personelu, sporządzenie listy pomyłek i błędów, aby na ich podstawie przejść do nowego etapu planowania. Ostateczną kontrolę należy przeprowadzić według ustalonych kryteriów, aby wykonawcy rozumieli, w jaki sposób sprawdzana jest ich praca i jak wpłynie to na ich wynagrodzenie. Ten rodzaj nadzoru wiąże się z oceną wydatkowania środków, określeniem skuteczności strategii i taktyk oraz oceną poprawności podjętych wcześniej decyzji. Wyniki tego etapu są niezwykle ważne dla przyszłości organizacji, ponieważ jego wyniki mogą:unikaj błędów podczas tworzenia planów na przyszłość.

Procedura kontroli

Kontrola, bieżąca i końcowa, odbywa się według jednego algorytmu.

Na pierwszym etapie gromadzone są informacje, następnie formułowane są kryteria oceny dla każdej operacji i procesu, a następnie określane są cele i metody kontroli. To jest etap przygotowawczy. Ponadto kontrola wchodzi w etap faktycznej oceny procesu i działań. Ostatnim etapem jest analiza otrzymanych informacji i sformułowanie wniosków, jest to równoznaczne z końcową kontrolą. W wyniku tych wszystkich działań powinna narodzić się decyzja menedżerska.

Zasady kontroli

Menedżer sprawujący kontrolę, bieżącą, strategiczną lub ostateczną, musi pamiętać o podstawowych zasadach jej realizacji. Należą do nich:

- Terminowość. Pomiędzy procedurami kontrolnymi powinien być pewien czas, nie powinien być zbyt częsty, aby pracownik nie czuł, że nie jest mu ufany. Nie należy jednak robić tego zbyt rzadko, aby pracownik nie miał wrażenia braku kontroli.

- Elastyczność. Musi dostosować się do aktualnych warunków.

- Rentowność. Jego celem jest oszczędzanie zasobów, więc nie powinno wymagać dużych inwestycji.