Koszty podróży: płatność, rozmiar, księgowania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W celu wypełnienia swoich obowiązków służbowych pracownicy są często wysyłani w podróże służbowe. Wszystkie wydatki związane z podróżą, zakwaterowaniem i wyżywieniem pokrywa organizacja. Przeczytaj więcej o obliczaniu i opłacaniu kosztów podróży w 2018 roku.

Regulacje prawne

Dzienna dieta to wydatki pracownika związane z jego życiem poza miejscem zamieszkania. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, koszty te muszą zostać pokryte przez pracodawcę w wysokości określonej w polityce statutowej organizacji.

Koszty podróży w Rosji nie są wynagrodzeniem za pracę, ale wypłatą odszkodowania. Diety dzienne nie są uzależnione od pełnienia przez pracownika funkcji pracowniczych. Nawet jeśli te obowiązki nie zostały wykonane podczas podróży służbowej z powodu przestoju, przedsiębiorstwo nadal musi płacić za diety.

Na poziomie legislacyjnym istnieją normy dotyczące kosztów podróży, które nie podlegają opodatkowaniu. Zgodnie z art. 217 Ordynacji podatkowej, jeżeli kwota odszkodowania nie przekracza 700 rubli za podróże służbowe w kraju i 2500 rubli za podróże służbowe za granicę, wówczasorganizacja nie może płacić podatków. Nie oznacza to, że organizacja nie ma prawa do ustalenia płatności powyżej normy. Musisz tylko zapłacić podatek od różnicy. Jeżeli polityka rachunkowości przedsiębiorstwa wskazuje kwotę dodatku na podróż na poziomie 1000 rubli, wówczas podatek dochodowy od osób fizycznych powinien zostać potrącony z różnicy (1000 - 700=300 rubli).

Procedura wypłaty

Dzienna dieta jest zwracana za każdy dzień spędzony w podróży służbowej. Wynagradzane są również weekendy, dni wolne od pracy, dni wolne od pracy i podróże. Jeśli pracownik wyszedł w niedzielę rano i wrócił tydzień później w sobotę, to wszystkie weekendy za ten okres (4 dni) muszą zostać zrekompensowane. Przepisy nie przewidują wypłat za jednodniowe diety, ale pracodawca według własnego uznania może wprowadzić taką klauzulę do polityki rachunkowości. Jednocześnie zobowiązany jest do wystawienia zaliczki przed wyjazdem.

Wydatki podlegające zwrotowi:

• dla podróży i wynajmu mieszkań;
• wydatki na życie (na dzień);
• inne wydatki poniesione na polecenie lub za zgodą kierownika, nawet jeśli nie zostały wcześniej uzgodnione.

Przykład 1

Polityka rachunkowości firmy przewiduje wypłatę 45 euro (3330 rubli) za dzień pobytu w podróży służbowej za granicę i 700 rubli. - na terytorium Federacji Rosyjskiej. Pracownik był nieobecny przez 10 dni: od 1 do 10 lipca. Za pierwsze 9 dni ma prawo do wypłaty 45 x 9=405 euro (29 965 rubli). Dzień powrotu do Rosji jest płatny w wysokości 700 rubli. W dniu wpłaty zaliczki kurs euro wynosił 70 rubli, a w dniu zatwierdzeniaraport zaliczkowy - 68 rubli. Oblicz wysokość kosztów podróży.

Ponieważ pracownik otrzymał odszkodowanie przed podróżą, ponowne przeliczenie wydanych kwot zostanie przeprowadzone według kursu emisji środków:

• 405 x 70=28 350 rubli - przez pierwsze 9 dni.
• Łącznie naliczone: 28 350 + 700=29 050 rubli
• Stawka płatności wolnych od podatku zgodnie z prawem=9 x 2500=22 500 rubli.
• Różnica: 29 050 - 22 500=6 550 rubli - podatek dochodowy od osób fizycznych powinien zostać potrącony z tej kwoty.

Dokumentacja

Podstawą wyjazdu jest pisemne zlecenie pracodawcy – zlecenie. Organizacja może skorzystać z jednolitego formularza nr T-9 lub opracować własny. Dokument musi wskazywać miejsce, datę, cel podróży, numer certyfikatu, przydział pracy. Ta sama ustawa określa wysokość diety i innych ograniczonych płatności.

Przed wyjazdem pracownik musi otrzymać zaliczkę, a po powrocie złożyć sprawozdanie z wykorzystania środków i wykonanego zadania. Na przygotowanie dokumentu przeznaczono trzy dni. Organizacja sama opracowuje formularz raportu. Oprócz dokumentu należy dołączyć oryginały wszystkich materiałów eksploatacyjnych.

Jeżeli kierownik zaakceptuje pracę pracownika, wówczas księgowy ma obowiązek odzwierciedlić wszystkie wydatki w bilansie. Jeżeli cel podróży nie zostanie spełniony, część wydatków może zostać odliczona od dochodu pracownika. Jeśli pracownik wydał więcej pieniędzy niż otrzymał z kasy, tonastąpiły zmiany w kosztach podróży, należy zapłacić przekroczenie. Niewydana kwota musi zostać zwrócona kasjerowi, w przeciwnym razie saldo zostanie potrącone z dochodu pracownika.

Zagraniczne podróże służbowe

W przypadku wyjazdów zagranicznych datą przekroczenia granicy jest pierwszy dzień wyjazdu służbowego za granicę, a w przypadku wyjazdów do Federacji Rosyjskiej jest ona płatna według stawki przewidzianej dla krajowych wyjazdów służbowych. Obliczenia dokonywane są według oznaczeń służb granicznych w paszporcie.

Jeśli pracownik wyjeżdża za granicę, będzie musiał kupić walutę kraju goszczącego. Tę funkcję może przejąć organizacja, nakazując w lokalnych aktach wypłatę środków w walucie obcej. Dolary i euro można wymieniać w dowolnym banku w kraju, w przeciwieństwie do rzadszych jednostek narodowych. Należy to wziąć pod uwagę przy sporządzaniu aktów lokalnych. Jeśli organizacja jest gotowa zapłacić koszty podróży w obcej walucie, lepiej wymienić na dolara lub euro.

Księgowanie takich kwot w księgach rachunkowych jest nadal prowadzone w rublach, ale z uwzględnieniem następujących cech:

• jeżeli zaliczka zostanie przelana na kartę rublową, kwota powinna być przeliczona po kursie z dnia wpłaty;
• jeśli płatność jest dokonywana gotówką, należy zastosować kurs wymiany rubla określony w certyfikacie zakupu waluty.

Liczba dni

Rzeczywistą długość pobytu w podróży służbowej określają dokumenty podróżne, czyli bilety. Jeśli pracownik wyjechał w podróż służbową samochodem, obliczdni mogą znajdować się na notatce, którą zobowiązany jest podać po powrocie. Dodatkowo należy dołączyć wszystkie dokumenty potwierdzające korzystanie z transportu (list przewozowy, rachunki, paragony, czeki itp.).

Wycieczki jednodniowe

Nie ma prawnie określonego minimalnego okresu podróży służbowej. Zadanie lidera można wykonać w jeden dzień. Jak w takim przypadku mogę odzyskać koszty? Proces dokumentowania podróży służbowej nie jest uzależniony od czasu jej trwania. Dział księgowości musi sporządzić zamówienie, umieścić znak w karcie czasu pracy i wydać pracownikowi zaliczkę. Po powrocie zobowiązany jest zgłosić poniesione wydatki, a różnicę zwrócić do kasy organizacji. Nie ma diety na krótkie podróże. Jednak pozostawienie pracownika bez pieniędzy nie jest dobrym pomysłem. W takim przypadku pracodawca może wypłacić mu określoną kwotę, na przykład 50% należnego odszkodowania za dzień. Ta rekompensata jest wolna od podatku.

Kraje WNP

Podróże do krajów WNP są brane pod uwagę oddzielnie. Ponieważ w paszporcie nie ma stempla przy przekraczaniu granicy, okres ten określają dokumenty podróży. Dzień wyjazdu jest datą wyjazdu pojazdu, a dzień przyjazdu jest dniem, w którym przypada godzina przyjazdu pojazdu do rodzinnego miasta. Wysokość wypłaty ustala pracodawca. Kwoty odszkodowania niepodlegające opodatkowaniu pozostają takie same - 700 i 2500 rubli. Opóźnienia w drodze są opłacane decyzją kierownika, jeśli istnieją dokumenty potwierdzające fakt przymusuopóźnienia.

Przykład 2

Pracownik wyjeżdża w podróż służbową na 3 dni.

• 10.08.17 o 22:10 pracownik pojechał pociągiem do Astany.
• 11.08.17 o godzinie 11:00 pociąg przybył do Astany. Oznacza to, że pracownik przekroczył granicę już 11.08.17.
• 11.08 i 12.07 pracownik był na służbie.
• 12.08 - pociąg do Rosji odjechał o 15:05.
• 12.08 o 23:40 pociąg przybył do Rosji. Oznacza to, że pracownik przekroczył granicę już 12.08.17.

Dzienna dieta w Federacji Rosyjskiej w wysokości 700 rubli została naliczona za 10 i 12 sierpnia. Do 11 sierpnia powinna zostać naliczona opłata w wysokości 2500 rubli. W sumie za okres podróży służbowej pracownik otrzyma: 700 x 2 + 2500=3900 rubli

Operacje w BU

Rozliczanie kosztów podróży w 2018 r., podobnie jak dotychczas, odbywa się na podstawie raportu zaliczkowego. Kwoty wydatków są odzwierciedlane na kontach rachunku kosztów, ponieważ podróż służbowa jest podróżą służbową.

Warunkiem wyjazdu jest wstępne wydanie zaliczki. Księgowy może wydawać środki z kasy fiskalnej lub przelewać na kartę bankową. Zaliczka wyliczana jest na podstawie czasu trwania podróży i przybliżonych kosztów podróży służbowej. W BU ta operacja jest wykonywana w następujący sposób:

• Dt 71 Ct 50 - wydawanie kwot rozliczeniowych z kasy.
• Dt 71 Ct 51 - przelew należności na kartę.

Dalsze księgowanie kosztów podróży zależy od celu podróży. Koszty zostaną naliczone do rachunku kosztów jednostki, której problemy są kierowane.decyduje pracownik. Na przykład:

• Dt 20 Kt 71 - pracownik został wysłany na wycieczkę w celu wykonania pracy z klientem.
• Dt 44 Kt 71 - wyjazd związany ze sprzedażą towarów.
• Dt 08 Ct 71 - pracownik wyjeżdża w podróż służbową, aby sfinalizować transakcję sprzedaży nieruchomości.
• Dt 28 Kt 71 - konieczność wyjazdów służbowych w celu zwrotu wadliwych produktów.
• Dt 19 Kt 71 - rozliczanie podatku VAT od kwot zaliczek.
• Dt 68 Ct 19 - odliczenie podatku na fakturze.

Zwrot niewydanych środków znajduje odzwierciedlenie w następujących transakcjach:

• Dt 50 Kt 71 - zaliczka do kasjera.
• Dt 51 Kt 71 - wpłata salda środków na rachunek bieżący.
• Dt 70 Kt 71 - zatrzymanie salda zaliczki z wynagrodzeń.

Możesz zatrzymać kwotę tylko wtedy, gdy minął więcej niż miesiąc, a pracownik nie sprzeciwia się tej operacji. W przeciwnym razie pracodawca będzie musiał iść do sądu.

UST, składki na ubezpieczenie społeczne i inne podatki

Zgodnie z ustawą federalną nr 216 „O zmianie kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej” od 01.01.2008 zwrot kosztów podróży przekraczających 700 rubli. i 2500 rubli. za każdy dzień pobytu w podróży służbowej na terytorium Federacji Rosyjskiej i za granicą podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, UST oraz składkami na ubezpieczenie społeczne. Wysokość wypłaty odszkodowania ustala sam pracodawca. Niezależnie od ich wielkości, podstawę podatku dochodowego pomniejsza się o rzeczywistą wypłatę odszkodowania.

Dla celów podatkowych wydatki organizacji obejmują:

• Podróż pracownika doobie strony.
• Wynajem zakwaterowania, w tym usługi dodatkowe w hotelu (z wyjątkiem kosztów obsługi w barach, w pokoju, korzystania z zaplecza odnowy biologicznej).
• Wydawanie i wydawanie wiz.
• Wjazd pojazdu.

Cechy obliczeń

Pracownik nie musi zgłaszać, gdzie korzystał z diet. Federalna Służba Podatkowa może jednak sprawdzić uczciwe obliczenie kwoty na podstawie czasu trwania podróży. Mogą to być dokumenty potwierdzające podróż, zakwaterowanie lub dokument podróży.

Podczas podróży służbowej mogą wystąpić wydatki, które nie zostały wcześniej uzgodnione. Na przykład koszt pakowania bagażu. Zwrot tych wydatków jest dozwolony tylko w przypadku, gdy możliwość ich zrekompensowania jest określona w ustawie miejscowej i istnieją dowody na to, że operacja była prowadzona na cele produkcyjne. Oznacza to, że trzeba było spakować dokumenty, własność organizacji. W przeciwnym razie takie wydatki będą musiały zostać przypisane do dochodu pracownika z późniejszym potrąceniem podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zwrot kosztów posiłku nie jest związany z podróżami służbowymi. Przyjmuje się, że pracownik rekompensuje te wydatki samodzielnie w wysokości diety dziennej. Ale dyrekcja może, w lokalnych ustawach, przewidzieć koszty płacenia za żywność oprócz diety dziennej i potrącać od tych kwot podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli koszt zakwaterowania w hotelu, przelotu lub podróży obejmuje koszt wyżywienia, wówczas podatek nie jest potrącany.

Oddzielnie rozważymy sytuację, w której wyjazd jest inicjowany przez organizację zamawiającą. Bardzo często strony zgadzają się, żezwrot będzie oparty na rzeczywistych kosztach. Jednak organizacja może wysyłać w podróż służbową tylko swoich pracowników. I w tym przypadku klient nie zatrzymuje wydatków księgowych, ponieważ jest to uważane za zapłatę za usługi innej organizacji (wykonawcy). W takim przypadku umowa między przedsiębiorcami powinna określać, że zwrot takich wydatków będzie wliczony w cenę towaru, a także wskazywać wymagania dotyczące dokumentów i terminy ich składania. W przypadku biletów podróżnych i innych czeków klient może jedynie sprawdzić poprawność kalkulacji kosztów. Jeżeli wykonawca jest w powszechnym systemie podatkowym, to koszt usług podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Jeśli klient jest firmą zagraniczną, zwrot podatku nie przysługuje.

Wniosek

Jeśli pracownik zostanie wysłany w podróż służbową, powinien otrzymać zwrot kosztów podróży. Dieta dzienna ustalana jest przez pracodawcę i ustalana w ustawach lokalnych. Dieta dzienna jest wypłacana za każdy dzień podróży służbowej, w tym dni wolne, święta. Przed wyjazdem pracownik musi naliczyć i wpłacić zaliczkę. Raportuje o wszystkich należnych kwotach po podróży. Niewydane kwoty muszą zostać zwrócone kasjerowi, a nadmierne wydatki muszą zostać zrekompensowane pracownikowi natychmiast po zatwierdzeniu raportu z podróży.