Zarządzanie wiedzą: koncepcja, rodzaje i funkcje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W naukowej literaturze ekonomicznej pojęcie „zarządzania wiedzą” jest coraz powszechniejsze. Termin ten jest szeroko stosowany w pracach badawczych i praktycznych, wykorzystywanym przez przedsiębiorstwa z różnych dziedzin działalności. Zarządzanie wiedzą to zarządzanie procesem rozpoznawania, przechowywania, stosowania i przesyłania danych, które można następnie ulepszać i wykorzystywać zgodnie z ich przeznaczeniem.

Definicja

Zarządzanie wiedzą to niezależna gałąź nauki o zarządzaniu. Niektórzy eksperci uważają ją za jedną z odmian zarządzania, która powinna być stosowana w każdej działalności wymagającej kompetentnego zarządzania procesami informacyjnymi i analitycznymi.

Zarządzanie wiedzą oznacza posiadanie strategii, która może przekształcić wszystkie podtypy kapitału intelektualnego w lepszą wydajność pracy, wyższą wartość produktu końcowego i zrównoważoną konkurencyjność. Pojęcie zarządzania wiedzą implikuje komplekspołączenie składające się z kilku elementów zarządzania organizacją, w tym zarządzania dokumentacją kadrową, innowacyjnym i komunikacyjnym rozwojem przedsiębiorstwa z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informatycznych.

Jeśli ujawnisz pojęcie tego terminu z naukowego punktu widzenia, otrzymasz swego rodzaju mieszankę dyscyplin ekonomicznych, różnych kierunków, podejść i koncepcji. Sam model zarządzania wiedzą był używany w teorii i praktyce przez cały czas, ale niewiele o nim wiadomo, ponieważ był inaczej nazywany. System zarządzania wiedzą jest zbliżony do koncepcji marketingu osobistego, teorii relacji z konsumentami, przebudowy, administracji, zarządzania personelem przedsiębiorstwa itp.

W tej chwili należy zwrócić uwagę na pojawiające się nowe możliwości związane z rozwojem projektów informacyjnych, tworzeniem sieci lokalnych i Internetu. Z drugiej strony zarządzanie majątkiem intelektualnym nie jest utożsamiane z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych w środowisku zarządzania. Ważną częścią zarządzania wiedzą jest wybór odpowiedniej technologii do adaptacji, dystrybucji i konwersji danych.

Co obejmuje ta koncepcja?

Rola dyscypliny „Zarządzanie wiedzą” jest trudna do przecenienia, szczególnie na obecnym etapie, kiedy następuje wyraźne przejście od rozwoju wewnętrznego do zewnętrznego. Gałąź zarządzania wiedzą, powiązana z tradycyjnymi zasadami zarządzania w zakresie innowacji technologicznych, zajmuje się nie tylko rozwojem naukowym, technicznym i projektowym, ale również wymaga uwzględnienia polityki marketingowejprzedsiębiorstwa, interakcje z klientami, programy wymiany wiedzy i doświadczeń z partnerami itp.

Ponieważ głównym celem zarządzania wiedzą jest wzmocnienie pozycji rynkowej i poprawa konkurencyjności, branża ta obejmuje jednocześnie kilka obszarów. Struktura tej koncepcji obejmuje następujące elementy:

• tworzenie nowej wiedzy;
• stymulowanie wzrostu informacji;
• filtrowanie istotnych danych pochodzących z zewnątrz;
• korzystanie ze sprawdzonych i poszukiwanie nowych źródeł wiarygodnych informacji;
• przechowywanie, dystrybucja, przetwarzanie i zwiększanie dostępności wiedzy;
• rozpowszechnianie i wymiana informacji, głównie wewnątrz przedsiębiorstwa;
• integracja danych z procesami produkcyjnymi;
• włączanie spostrzeżeń do ważnych decyzji;
• zawartość informacji w gotowym produkcie, usłudze, dokumentach, oprogramowaniu itp.;
• ocena ochrony danych.

W związku z tym, aby zarządzać informacjami, wymagane jest kilka warunków jednocześnie, ponieważ ta branża nie jest autonomiczna i nie istnieje sama. Proces zarządzania wiedzą odgrywa ważną rolę w kształtowaniu strategii rozwoju każdej organizacji. Narzędzie to łączy i kodyfikuje napływające informacje, dystrybuuje je we właściwych obszarach i wykorzystuje zgodnie z przeznaczeniem. W tym modelu zarządzania organizacją ma miejsce zarządzanie innowacjami i nauką.

W innej interpretacjizarządzanie wiedzą oznacza wpływanie na koszty produkcji, uczynienie jej bardziej opłacalną, a główną rolę w jej tworzeniu powinny odgrywać aktywa niematerialne organizacji. Utrzymanie i rozwijanie popularności marki jako wyznacznika prestiżu firmy to trudne zadanie, wymagające dokładnego podejścia. Bez chęci przekształcenia wiedzy w wartość prawie niemożliwe jest wzniesienie biznesu na nowy poziom. To właśnie zarządzanie informacją może zmienić sposób myślenia i pomóc odejść od przestarzałych form rozwoju przedsiębiorstwa.

Historia rozwoju

Zarządzanie wiedzą ogarnęło biznes w Europie Zachodniej, USA i Chinach kilkadziesiąt lat temu. Popularność tego kierunku świadczy o jego znaczeniu w światowej gospodarce. Standardy zarządzania wiedzą dotarły do Rosji. I choć to narzędzie informacyjno-gospodarcze jest wykorzystywane przez krajowe przedsiębiorstwa stosunkowo niedawno, już teraz możemy stwierdzić, że obszar ten jest w naszym kraju poszukiwany.

Pierwsze wzmianki o zarządzaniu wiedzą i umiejętnościami można znaleźć w dziełach Platona, datowanych na IV wiek p.n.e. Do połowy ubiegłego wieku ten kierunek naukowy nie rozwijał się w żaden sposób, był w trybie „uśpienia”. Zainteresowanie zarządzaniem wiedzą wywołały powtarzające się epizody globalnego kryzysu i radykalne zmiany form i metod prowadzenia biznesu, które stały się jego konsekwencjami. Z biegiem czasu główni gracze sektora biznesowego doszli do wniosku, że to właśnie informacja jest głównym zasobem rozwoju gospodarczego idobrobyt. Wszystkie procesy biznesowe opierają się na wiedzy branżowej, co zwiększa jej udział w kształtowaniu kosztów wyrobów gotowych.

W rzeczywistości wszystkie nowoczesne gałęzie gospodarki, które pojawiły się i szeroko rozpowszechniły w ciągu ostatnich dziesięcioleci, opierają się na zarządzaniu wiedzą. Rozwój farmacji, inżynierii genetycznej, przemysłu chemicznego i innych dziedzin to nie tylko produkcja gotowych produktów, ale także upowszechnianie wiedzy o nowych właściwościach chemikaliów, metodach ich badania, ochronie patentowej i dalszej promocji.

Warto zwrócić uwagę na branże, które nie produkują żadnych dóbr konsumpcyjnych. Ich działalność polega na przekazywaniu informacji na różne sposoby – kręcenie filmów, seriali, świadczenie usług medycznych i edukacyjnych, prowadzenie szkoleń, seminariów, a także branż, w których produkty są w większości wynikiem przetwarzania informacji (opracowywanie projektów architektonicznych, programy komputerowe, tworzenie technologii cyfrowej). itp.).

Warunki efektywnego zarządzania

Zarządzanie środowiskiem informacyjnym jest jednym z definiujących działań przedsiębiorstwa w niestabilnych warunkach gospodarki zewnętrznej. Pozwala stosować integrujące podejście do wprowadzania nowoczesnych i skutecznych technologii w zakresie marketingu, innowacyjnych projektów i zarządzania PR. Zarządzanie informacją implikuje symbiotyczny związek między aspektami produkcji i wdrażania. Zarządzanie wiedzą- jest to ciągła praca nad kapitałem intelektualnym, zresztą nad wszystkimi jego odmianami i nad każdą formą z osobna. Zapewnia niezbędną kombinację kapitału ludzkiego i organizacyjnego w celu poprawy popytu konsumentów.

Dobrze dobrana technologia zarządzania wiedzą przyniesie następujące rezultaty:

• stworzyć dobrze skoordynowaną infrastrukturę technologiczną, która umożliwi rozpowszechnianie zgromadzonej wiedzy i zdobycie niezbędnego doświadczenia;
• stwórz kulturę transferu wiedzy i umiejętności od poprzednich pracowników w przedsiębiorstwie oraz podczas interakcji z firmami partnerskimi;
• organizuj ciągły system szkoleń i zaawansowanych szkoleń personelu.

Indywidualne kompetencje personelu

Dla pełnego zarządzania wiedzą ten element ma szczególne znaczenie. Jedną ze standardowych i znanych metod doskonalenia indywidualnej wydajności pracowników są szkolenia, seminaria, inne rodzaje szkoleń, a także rotacja personelu. Kompetencje osobiste pracowników można zwiększać poprzez wdrażanie różnych technik marketingowych poprzez aktywne wykorzystanie wiedzy, informacji od klientów, nabywców, rozwój lokalnych baz danych i narzędzi informacji zwrotnej.

Niektóre elementy kompetencji indywidualnych są wykorzystywane do wzrostu kapitału organizacyjnego. Koncepcja ta oznacza stworzenie kilku kreatywnych zespołów, podział personelu na grupy,co pomaga w bardziej efektywnym wykorzystaniu kompetencji indywidualnych poprzez przekształcenie ich w umiejętności zbiorowe. W koncepcji zarządzania wiedzą tworzenie systemów informatycznych przedsiębiorstwa ma na celu wzmocnienie interakcji różnych elementów kompetencji osobistych i nadanie poszczególnym zasobom jednoczącej formy organizacyjnej.

Funkcje zarządzania wiedzą

Na ogół zarządzanie informacją jest wyrazem wieloaspektowej formy działalności, którą można rozpatrywać zarówno z punktu widzenia ekonomii i biznesu, informatyki i programowania, jak i nauk humanistycznych (psychologia, socjologia). W tej dyscyplinie z powodzeniem integruje się elementy zarządzania personelem, reklamy, ogólnego rozwoju organizacji, wprowadzania innowacyjnych systemów itp. Zarządzanie wiedzą jest wynikiem interakcji wszystkich powyższych branż. Główne funkcje zarządzania wiedzą to:

• przekształcanie informacji w celu poprawy efektywności praktyk organizacji;
• ciągłe uczenie się, zdobywanie doświadczenia i umiejętności w celu realizacji kluczowej strategii rozwoju firmy;
• stwórz bazę danych klientów i wykorzystaj wiedzę, aby przyciągnąć nowych klientów, a tym samym poprawić sprzedaż;
• rozwój stabilnego systemu sprzedaży;
• wykorzystanie kapitału intelektualnego firmy (ludzkiego, organizacyjnego, konsumenckiego);
• poprawa zwrotów z wszelkich aktywów niematerialnych, rozłożenie wyników naopracowywanie projektów;
• tworzenie warunków do utrwalania istniejącej wiedzy i wspierania konkretnych innowacyjnych projektów.

Jak powstaje wiedza

Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania informacją w swoim przedsiębiorstwie, najpierw musisz określić, do czego jest on wymagany i jaki rezultat pomoże osiągnąć. Nie możesz zarządzać wiedzą tylko dlatego, że robią to konkurenci. System zarządzania wiedzą wynika z ujednoliconych planów strategicznych i celów organizacji, powinien być powiązany z planowaniem w różnych obszarach działalności. Zarządzanie informacją przyczynia się do efektywnego generowania i rozwoju oryginalnych i użytecznych pomysłów.

Aby proces wykorzystania wiedzy przyniósł oczekiwany rezultat, konieczne jest poprawne sformułowanie zapytań. Musi być utworzony w taki sposób, aby w razie potrzeby można go było później skodyfikować do wysłania. Biorąc pod uwagę strukturę wniosku, należy stworzyć katalog dla każdej jego części i określić cel użycia.

Dla skutecznego zarządzania wiedzą organizacji ważną rolę odgrywa obecność informacji zwrotnej od konsumenta, który musi umieć poprawnie sformułować żądanie i poprawnie wprowadzić informacje. Metody oprogramowania powinny gwarantować zapewnienie szybkiego wyszukiwania, dekodowania i wydawania informacji oraz, jeśli to konieczne, chronić je i zapewniać poufność.

W trakcie projektowania programów komputerowych do sterowania procesem przesyłania danych konieczne jest zdefiniowanie standardowego formularza orazudzielać informacji na żądanie. Zarządzanie wiedzą opiera się na zasadzie zapewniania weryfikacji i zatwierdzania informacji i danych w taki sposób, że niepotrzebne lub nieaktualne dane są usuwane lub poprawiane na czas, stając się potrzebne i istotne.

Sposoby motywowania pracowników

Znajomość podstaw zarządzania odgrywa kluczową rolę w procesach tworzenia i dystrybucji informacji, jednak żadna organizacja nie jest w stanie działać produktywnie i wydajnie bez skoordynowanych działań z poziomu administracyjnego.

Na etapie tworzenia i wdrażania systemu zarządzania informacją rolę administratora powinien przejąć zespół finansujący ten projekt i monitorujący postęp prac. Najlepiej byłoby od razu zidentyfikować odpowiedzialnego urzędnika - zwykle jest to osoba, która zajmuje się technologią i oprogramowaniem. Aby proces wdrażania systemu zarządzania informacją przebiegł pomyślnie, będziesz potrzebować:

• formalnie wyznaczyć administratora;
• daj mu kompetencje funkcjonalne w stosunku do podległych pracowników;
• zdefiniuj reguły monitorowania;
• opracowanie kryteriów oceny wydajności;
• przedstaw metody określające wielkość kapitału intelektualnego.

Przy tworzeniu strategii zarządzania wiedzą w organizacji ważne jest określenie, w jaki sposób zmiany kulturowe wiążą się z mechanizmami motywowania pracowników do wykonywania prac rozwojowychsystem informacyjny i jego owocne wykorzystanie w dalszej działalności przedsiębiorstwa.

Zarządzanie wiedzą oznacza chęć pomnażania dostępnych informacji, dążenie do uzyskania efektu synergicznego i wymagające większej motywacji niż opłata pieniężna. W celu skutecznej motywacji stosuje się różne metody motywacji, które przyczyniają się do samorealizacji.

Rozwój personelu i rozwój kariery to pierwsze narzędzie motywacyjne, które kierownictwo zapewnia podwładnym. Stosując dowolną metodę zarządzania wiedzą, pracownicy otrzymują niemal nieograniczone możliwości awansu i zdobycia cennego doświadczenia w danym obszarze. W takim przypadku pracownikom mogą zostać zaproponowane specjalne szkolenia wewnętrzne podnoszące ich kwalifikacje oraz system egzaminacyjny, w tym online. Ważne jest, aby pracownicy mieli stały dostęp do informacji i przeznaczali dodatkowe zasoby, aby mieli możliwość edukacji w godzinach pracy.

Kolejnym elementem motywacji pracowników jest gwarancja popytu. Ponieważ proces uczenia się wymaga kosztów, pracownicy muszą wiedzieć, że koszty te są zaplanowane i uwzględnione w budżecie przedsiębiorstwa, dlatego zachęca się do ich wykorzystania w danych warunkach, w przeciwnym razie nie będzie nikogo, kto by wspierał system zarządzania wiedzą. Za wykorzystanie własnej wiedzy w zarządzaniu informacją pracownik musi zostać wynagrodzony, jego wynalazek musi zostać opatentowany lub nabyty przez firmę na warunkach umownych określonych w umowie o pracę. W przeciwnym razienagroda traci swój motywacyjny element i staje się nieodpowiednia.

Równie silnym czynnikiem motywującym jest uznanie. Funkcje zarządzania wiedzą obejmują zdolność pracowników do wyrażania siebie, dzielenia się opiniami i oswajania się z krytyką. Chociaż często ludzie niechętnie oddają własną wiedzę na rzecz społeczeństwa, jeśli nie rozumieją, jaką nagrodę mogą za to otrzymać. W tym kontekście organizacja naukowych klubów dyskusyjnych i premiowa zachęta do aktywnego w nich udziału stanie się skutecznym narzędziem rozwoju zarządzania wiedzą. Kierownictwo firmy musi zapewnić wsparcie dla zewnętrznych publikacji i oficjalnych wyróżnień. Przydatnym elementem motywacyjnym jest możliwość dostępu do Internetu. Wprowadzenie systemu zarządzania informacją jest zwykle obowiązkiem kierownika zaangażowanego w selekcję i szkolenie personelu.

Ponieważ proces edukacyjny wymaga pewnych kosztów i zasobów, musi być stale pod kontrolą administracji firmy. Kierownictwo powinno być w stanie ocenić skuteczność zastosowanych środków i korzyści płynące z zarządzania wiedzą, monitorować i analizować działania pracowników w tym kierunku. Opracowanie, wdrożenie i optymalizacja systemu zarządzania informacją nie przyniesie natychmiastowego zysku - zajmie to trochę czasu. Nie ma potrzeby rezygnowania z zarządzania, gdyż pierwsze efekty zostaną osiągnięte dopiero po pewnym czasie.

Nuanse wdrożenia systemu

Każda organizacja, która odkryła możliwość korzystania z systemu zarządzania informacją, musiała stawić czoła wielu trudnościom. Proces wprowadzania mechanizmu zarządzania trwa zwykle kilka lat. Jeśli za podstawę przyjmiemy dane z różnych badań dotyczących faktycznego wdrożenia zarządzania wiedzą w działaniach przedsiębiorstw konsultingowych, możemy wskazać główne punkty problematyczne, z jakimi musiały się zmierzyć firmy w tym procesie.

Najczęstszym problemem jest niemożność zidentyfikowania osoby odpowiedzialnej. Niezależnie od rodzaju zarządzania wiedzą organizacje musiały poświęcić dużo czasu na szkolenie personelu. Ważne jest, aby zrozumieć, że ta inwestycja zwróci się z zyskiem tylko w dłuższej perspektywie. Dodatkowo problem wdrożeniowy może być związany z faktem, że najwyższe kierownictwo firmy nie uważa zarządzania informacją za właściwe, a co za tym idzie nie jest gotowe do podjęcia niezbędnych kroków w celu jego wdrożenia.

Stwarza trudności w rozwoju zarządzania wiedzą oraz brak wynagrodzenia, brak uznania. Nagradzanie odgrywa ogromną rolę i sprawia, że ważne jest przekształcenie pracy indywidualnej w pracę zespołową.

Tak więc głównym problemem we wprowadzaniu zarządzania informacją jest brak konkretnego wyznaczenia celów oraz brak rozsądnego podejścia do marnowania dostępnych zasobów. Badania opinii publicznej przeprowadzone w Stanach Zjednoczonych pod koniec ubiegłego wieku wykazały, że większość respondentów jest brana pod uwagęgłówną przeszkodą w doskonaleniu systemu zarządzania informacją jest kultura organizacji. Zarządzanie wiedzą, jako nowy kamień milowy w działaniach firm zmierzających do gromadzenia i efektywnego wykorzystania zasobów intelektualnych, powinno być głównym narzędziem wzmacniania ich konkurencyjności i pozycji rynkowej.

Wnioski

Główna strategia zarządzania wiedzą (zarządzania) ma na celu stworzenie nowej wartości sprzedawanych produktów, ludzi i procesów poprzez racjonalne tworzenie i wdrażanie danych informacyjnych w strategii rozwoju przedsiębiorstwa. Podstawowym zadaniem jest uzyskanie racjonalnego zwrotu z wykorzystania wydanych środków, opracowanie bardziej efektywnych innowacyjnych technologii, usprawnienie mechanizmów obsługi klienta, ograniczenie strat z nieaktywnego kapitału intelektualnego.

Postanowienia koncepcyjne zarządzania wiedzą mogą być stosowane nie tylko w firmach handlowych i produkcyjnych, ale także w organizacjach o charakterze budżetowym, organizacjach non-profit i stowarzyszeniach publicznych. Ponadto większość firm non-profit jest bezpośrednio związanych z zarządzaniem informacją. Ich działalność opiera się właśnie na tworzeniu, regulacji, rozpowszechnianiu i przetwarzaniu różnych przepływów informacji i danych. Model zarządzania wiedzą na obecnym etapie jest również wykorzystywany przez władze.

Jeśli rozważymy potencjalną racjonalność zarządzania informacją z teoretycznego punktu widzenia, może ona wydawać się wysoka. Jednak pomimo skuteczności tego elementu procesu zarządzania, jego zastosowanie do:praktyka prowadzi do wielu trudności. Ta dziedzina nie była dotąd poświęcana w literaturze krajowej. Brakuje doświadczenia w stosowaniu systemu zarządzania wiedzą w praktyce. W administracji publicznej technologie zarządzania informacją są stosowane częściej niż w firmach komercyjnych, ale nawet one nadal nie zwracają wystarczającej uwagi na tak ważny aspekt rozwoju, jakim jest szkolenie personelu organizacji.