Zarządzanie wydarzeniami to zarządzanie organizacją wydarzeń. Event management i jego rozwój w Rosji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Zarządzanie wydarzeniami to zestaw działań realizowanych w celu tworzenia imprez masowych i firmowych. Jednocześnie ci pierwsi są wezwani do zapewnienia silnego wsparcia firmom reklamowym, podczas gdy ci drudzy mają na celu wzmocnienie ducha wewnątrz korporacji.

Zarządzanie wydarzeniami jest również znane pod inną nazwą - "zarządzanie wydarzeniami". Jej głównym zadaniem jest zorganizowanie imprezy na dużą skalę ze zwykłego wydarzenia, która po jej zakończeniu zapadnie w pamięć na długo.

Trochę historii

Jeśli rozważymy tę koncepcję w tłumaczeniu z języka angielskiego, to jest to wydarzenie, wydarzenie. Z pierwotnych źródeł wiadomo, że pierwsze imprezy rozrywkowe pojawiły się na początku XIX wieku. W tym czasie rozpoczęła się sprzedaż biletów na różne zawody w sporcie zawodowym. Jednocześnie igrzyska olimpijskie np. w starożytnej Grecji, czy różne zawody w starożytnym Rzymie również można zaliczyć do rozrywki.

Kultowy event manager Joe Goldblatt udowadnia, że zawód organizowania różnych imprez rozrywkowych sięga XX wiekuwiek (1955 - otwarcie Disneylandu). Tej wybitnej osobie można zaufać, ponieważ jest założycielem International Community of Event Management. Opracował również pierwsze na świecie szkolenia i profesjonalny program certyfikacji w tym zakresie.

Aktualny stan zarządzania zdarzeniami

Jak wiesz, współczesne społeczeństwo ma dwie główne cechy - masową produkcję i konsumpcję. To oni wpłynęli na stale rosnące zapotrzebowanie na marketing wydarzeń.

Jak wiesz, współczesne społeczeństwo ma dwie główne cechy - masową produkcję i konsumpcję. To oni wpłynęli na stale rosnące zapotrzebowanie na marketing wydarzeń.

W Rosji zarządzanie wydarzeniami nie zakorzeniło się od razu. Tak więc w ZSRR ten rodzaj usługi był przez długi czas świadczony przez państwo, a także był odpowiedzialny za organizację wspaniałych świąt (na przykład igrzysk olimpijskich).

Profesjonalne firmy eventowe w Rosji rozpoczęły swoją działalność dopiero w latach 90-tych XX wieku. Ze względu na specyfikę tej dziedziny działalności okazało się, że większość specjalistów pochodziła z show-biznesu. Dlatego niektóre imprezy odbywały się w tamtych latach nie w imię przynoszenia korzyści, ale dla zwykłego widowiska.

Wraz z rozwojem kultury korporacyjnej stale rosło zapotrzebowanie nie tylko na marketing wydarzeń, ale także na specjalistów od zarządzania wydarzeniami. Nie tylko muszą być kreatywni, ale także biegle posługiwać się różnymi narzędziami i wiedząobszary psychologii. W nowoczesnych agencjach tego kierunku w państwie znajdują się wykwalifikowani pracownicy, którzy są w stanie zorganizować każdą imprezę. Można również założyć, że ta branża usług będzie się dalej rozwijać.

Powód takich wydarzeń

Więc jak może rozpocząć się wydarzenie? Powody, które są „preludium”, po którym następuje organizacja wydarzeń, mogą być zupełnie inne. W zależności od charakteru i celów należy wyróżnić następujące działania: seminaria, konkursy, kursy doszkalające, spotkania i spotkania oraz rocznice. Wydarzenia zarządzane przez event management obejmują: zbiórkę pieniędzy (zbieranie funduszy na określone cele), gratulacje, uroczystości, uroczystości, zawody sportowe, koncerty i występy muzyczne, a także uroczystości masowe. Najważniejsze w tym procesie jest właściwe wykorzystanie każdej okazji i organizacja wakacji z maksymalnymi korzyściami.

Z doświadczenia wiadomo, że organizacja wydarzeń, nawet najmniejszej skali, może wymagać znacznych kosztów i wysiłków (materialnych i intelektualnych). Dlatego, aby uzyskać wysokiej jakości szkolenia, konieczne jest jasne wyobrażenie ostatecznych celów, celów i pożądanego publicznego oburzenia. Dopiero po otrzymaniu pełnych odpowiedzi na te pytania możesz bezpośrednio rozpocząć zarządzanie wydarzeniami. Jednak podczas planowania należy wziąć pod uwagę pewne kluczowe punkty, które zostaną omówione poniżej.

Budżet

Ten terminustalany jest koszt przyszłych wydarzeń. Na przykład dobrze zorganizowana impreza firmowa kosztuje nawet 20 tys. konwencjonalnych jednostek. A kolejna impreza na dużą skalę (np. koncert wybitnego wykonawcy) to zupełnie inna organizacja imprezy. To święto na najwyższym poziomie z dodatkowymi wydarzeniami organizacyjnymi: konferencją prasową, wywiadami prasowymi i transmisjami telewizyjnymi. Koszt takich imprez na dużą skalę jest często ogromny.

Plan działania

Równie ważnym etapem, na którym opiera się organizacja wydarzenia, jest plan. Sporządzenie konkretnej listy spraw do rozwiązania oraz ustalenie terminu pozwoli nie tylko na prawidłowe zorganizowanie konkretnego urlopu, ale także optymalne oszacowanie jego kosztów.

Personel

Załatwienie kwestii personalnych jest po prostu niezbędne, aby praca przy organizacji wydarzeń przebiegała prawidłowo. Tak więc na początkowym etapie konieczne jest określenie liczby artystów, inżynierów dźwięku, specjalistów od oświetlenia pracujących w określone święto. Konieczne jest jasne zrozumienie, ile osób będzie zaangażowanych w dostawę sprzętu, przygotowanie terenu, a także negocjacje z wykonawcami.

Przyciąganie sponsorów

Organizacja i prowadzenie wydarzeń często odbywa się pod patronatem sponsora. Jednak czasami święto korporacyjne w przedsiębiorstwie odbywa się samodzielnie. Wszystko zależy od skali imprezy.

Przyciąganie uwagi opinii publicznej

Jedno z najważniejszych zadań, którerozwiązanie zarządzania wydarzeniami polega na uzyskaniu niezbędnego publicznego wzburzenia. Dlatego planując działanie, należy dokładnie wyobrazić sobie, w jakich ilościach i jakiego rodzaju odpowiedzi na dane wydarzenie jest pożądane.

Outsourcing

W każdym razie z tym pytaniem musi się zmierzyć początkujący menedżer wydarzeń lub szef marketingu. Organizację wydarzeń na szerszą skalę powierzamy profesjonalistom. Chociaż takie wakacje mogą kosztować firmę nieco więcej, dedykowana agencja uniknie większości kłopotów, biorąc na siebie pełny ciężar całej pracy.

Specjaliści, działając zgodnie z przyjętymi zasadami, najpierw opracowują ogólną koncepcję. I dopiero wtedy, wykorzystując swój potencjał twórczy, proponują pomysł, który maksymalnie odda indywidualność i istotę przyszłego wydarzenia.

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego sprzętu i pomieszczeń. Dość ważnym punktem w tym procesie jest stworzenie gotowego skryptu. Specjaliści takich agencji zorganizują negocjacje z wykonawcami, wyszukają profesjonalnych realizatorów dźwięku i prezenterów. Również profesjonaliści znajdą sposoby na zaoszczędzenie na niektórych drobiazgach, ale jednocześnie niczego nie przegapią w świątecznym zgiełku.

Organizacja wydarzeń będzie efektywniejsza dzięki zaangażowaniu specjalistów z odpowiedniej agencji, zwłaszcza w zakresie public relations. Na przykład agencje komunikacyjne, które mają wieloletnie kontakty z mediami, mogą osiągnąć publicznośćrezonans znacznie szybciej. Aby osiągnąć cele, profesjonaliści wykorzystują różne sposoby rozpowszechniania informacji: direct mail, reklama zewnętrzna i przekazywanie informacji do grupy docelowej za pomocą specjalnych źródeł. W ten sposób nowoczesne duże rosyjskie firmy stają przed koniecznością zorganizowania wakacji z udziałem profesjonalistów.

Porównanie z praktyką zachodnią

Na Zachodzie zarządzanie wydarzeniami jest dość nowym rodzajem biznesu, nie można mu dać więcej niż dwadzieścia lat. Uwagę rosyjskich przedsiębiorców zwrócono na tego typu biznes dopiero w połowie lat 90. XX wieku. W tym okresie gospodarka krajowa otrzymała nowy rozwój i różne prace zaczęły być w pewien sposób uszlachetniane. Event manager stał się jednym z najbardziej poszukiwanych specjalistów na rynku komunikacyjnym. Liczba agencji świadczących tego typu usługi stale rośnie, a imprezy masowe zaczynają nabierać europejskiej orientacji nie tylko w Moskwie, ale także w dużych ośrodkach.

Jednak organizacja imprezy o dowolnej skali powinna uwzględniać specyfikę mentalności domowej: jeśli uczta - to do rana. Taka szerokość rosyjskiej duszy czasami stwarza pewne trudności, ale w żaden sposób nie wpływa to na wynik.

Należy również zauważyć, że ta dziedzina działalności ma szerokie perspektywy. Jednocześnie przedwczesne jest stwierdzenie, że taki rynek usług jest w pełni ukształtowany. Często obecność niskich cen kosztem jakości w firmach z tego typudziałalność wynika z braku kultury zarządzania wydarzeniami w różnych firmach. Wiele osób pamięta więc, że Nowy Rok czy rocznicę firmy trzeba świętować na kilka dni przed imprezą. Ale w rzeczywistości odpowiednie koszty powinny zostać uwzględnione w oszacowaniu na co najmniej kolejne sześć miesięcy takiej uroczystości.

Kursy zarządzania wydarzeniami

Niestety nie ma instytucji edukacyjnych, w których kształciliby się tacy specjaliści. Ten zawód jest zwykle opanowany przez artystów, psychologów, reklamodawców i nauczycieli. W większości przypadków zawód „kierownika wydarzeń” uzyskują osoby bez specjalnego wykształcenia. Kursy są odpowiednie tylko dla tych, których tematyka współgra z podstawami zarządzania wydarzeniami. Niestety dzisiaj jest ich też bardzo mało.

Często same agencje eventowe angażują się w przygotowanie swoich pracowników. W tym celu zatrudniani są stażyści. A już najlepsi z nich są zapisani do stanu.

Wymagania dotyczące kandydata

Można śmiało powiedzieć, że praca menedżera tej kategorii to jego sposób na życie. Dlatego osoba, która wybrała ten zawód musi posiadać cechy, które bezpośrednio rezonują z jego działalnością zawodową.

Niezbędne cechy osobiste menedżera wydarzeń:

- otwarty i wesoły charakter, towarzyskość, a także ujmujący wygląd;

- zdolności twórcze i artystyczne;

- analityczne i kreatywne myślenie;

- wysoka wydajność i odporność na stres;

-cechy przywódcze;

- umiejętności organizacyjne;

- gotowość do samodoskonalenia.

Na podstawie powyższej listy cech możemy wywnioskować, że ziemniaki kanapowe i ludzie flegmatyczni nie powinni stosować się do tego obszaru.

Ludzie w tym zawodzie powinni mieć talenty artystyczne i twórcze. Jednak w tym przypadku ważną rolę odgrywają również umiejętności organizacyjne. Menedżer musi właściwie ustalić priorytety i osiągnąć cel za wszelką cenę. Musi mieć również umiejętność pracy z ogromną ilością informacji i talent perswazji.

Tak więc może się wydawać, że zarządzanie wydarzeniami to bardzo skomplikowana sprawa. Gdzie studiować w tym przypadku również nie jest do końca jasne. Jedno jest pewne - jeśli dana osoba ma co najmniej połowę cech wymienionych w tym artykule, może już spróbować pomóc w zorganizowaniu wydarzenia, na przykład w przedsiębiorstwie, w którym pracuje. A jeśli robi to dobrze i lubi to robić, to już teraz możesz oferować swoje usługi innym firmom.

Główne kierunki zarządzania wydarzeniami

Dziś profesjonaliści z branży PR wyróżnili następujące obszary zarządzania wydarzeniami: organizacja wewnętrznych wydarzeń korporacyjnych mających na celu wzmocnienie ducha przedsiębiorstwa; duże promocje.

Jednak w każdym indywidualnym przypadku specjaliści przechodzą od zadań, które muszą rozwiązać. Dokładne określenie celu pomoże Ci wybrać z szerokiej gamynarzędzia w formie odpowiedniej w konkretnym przypadku. Rozważ przykład.

Na przykład firma farmaceutyczna zamówiła agencję eventową z okazji jej piątej rocznicy. Celebracja tej rangi przede wszystkim pomaga wzmocnić ducha korporacyjnego. Dlatego za najlepszą opcję uznano wyjazd drużyny do klubu country. Zawody drużynowe i sztafety sportowe zostały wybrane jako dość odpowiedni środek komunikacji, a punktem kulminacyjnym wakacji było umożliwienie każdemu zobaczenia miasta z kosza balonowego.