Co to jest system ERP? Planowanie zasobów finansowych przedsiębiorstwa
Co to jest system ERP? Planowanie zasobów finansowych przedsiębiorstwa

Wideo: Co to jest system ERP? Planowanie zasobów finansowych przedsiębiorstwa

Wideo: Co to jest system ERP? Planowanie zasobów finansowych przedsiębiorstwa
Wideo: Zagrożenia bezpieczeństwa wynikające z rozwoju transportu - dr Łukasz Foryś #24 2024, Marsz
Anonim

Coraz więcej przedsiębiorstw różnej wielkości na całym świecie stara się wprowadzić do swojej pracy najpotężniejsze narzędzie do zarządzania znane jako system ERP. Jego zastosowanie ma na celu ustanowienie skutecznej kontroli i planowania wszystkich strategicznie ważnych procesów biznesowych dla organizacji, w celu optymalizacji funkcjonowania głównych zakładów produkcyjnych i pomocniczych.

system ERP
system ERP

Koncepcja systemów ERP i ERP

Strategia biznesowa ERP (EntERPise Resource Planning) to integracja wszystkich działów i procesów organizacji: zakładów produkcyjnych, działów finansowych, personalnych i profilu klienta oraz wielu innych. Takie połączenie ma na celu przede wszystkim optymalizację dystrybucji różnych zasobów w przedsiębiorstwie.

Jeśli wcześniej była to koncepcja czysto marketingowa, dziś system ERP jest najczęściej rozumiany jako klasa wyspecjalizowanych narzędzi programowych. W szerokim znaczeniu jest to metodologia planowania i zarządzania wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa. Historycznie strategia ERP powstała na bazie swoich poprzedników:

  • MRP - planowanie potrzeb materiałowych.
  • MRP II - planowaniezasoby produkcyjne.

Z kolei system ERP może być używany w bardzo dużych przedsiębiorstwach, często rozproszonych geograficznie. W tym przypadku mówimy o planowaniu zasobów korporacyjnych, ponieważ zwraca uwagę nie tylko na produkcję, ale także na kompleksowe planowanie finansowe. Istotną cechą systemu ERP jest również możliwość jego zastosowania w absolutnie każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od specyfiki pracy, także w tych nieprowadzących działalności produkcyjnej. Traktując go jako produkt programowy, należy zauważyć, że jest wyposażony w potężniejszy zestaw środków technicznych, które ułatwiają lub zastępują proces podejmowania decyzji.

Cel systemu ERP w przedsiębiorstwie

Aby zdecydować się na radykalną zmianę w działalności swojej firmy, związaną z wprowadzeniem systemu zarządzania informacją i wdrożeniem nowej strategii biznesowej, kierownictwo musi mieć pełną świadomość potrzeby tego kroku, który powinien być wyrażone w następujących kluczowych punktach:

  • niechęć do zaakceptowania obecnego stanu rzeczy;
  • istnienie konieczności wykorzystania nowoczesnych technologii do wzmocnienia pozycji podmiotu gospodarczego na rynku w konkurencyjnym otoczeniu;
  • oczekiwanie znaczących korzyści z wdrożenia.
planowanie zasobów przedsiębiorstwa
planowanie zasobów przedsiębiorstwa

Przede wszystkim korzystanie z systemu ERP ma na celu przyczynienie się do pomyślnej realizacji podobnej strategii biznesowej, której realizacja powinna zapewnić skutecznąplanowanie i zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. W tym celu konieczna jest optymalizacja pracy jej działów, a mianowicie osiągnięcie maksymalnej spójności między nimi i obniżenie kosztów administracyjnych. Można to osiągnąć dzięki korzyściom zapewnianym przez system informacyjny. To jest:

  • Zwiększenie przejrzystości procesów biznesowych.
  • Rozwiązywanie problemów z porządkowaniem i wyszukiwaniem właściwych informacji.
  • Popraw wiarygodność i trafność danych.
  • Zwiększenie szybkości przepływu pracy między działami.
  • Organizacja pojedynczej przestrzeni informacyjnej między centralą a zdalnymi oddziałami.
  • Skrócenie czasu potrzebnego na ukończenie dokumentacji i pozbycie się ewentualnych błędów.
  • Zwiększenie szybkości podejmowania decyzji na wszystkich poziomach.

System ERP zapewnia wzrost konkurencyjności obiektu, nie tylko poprzez wprowadzenie do jego pracy bardziej wydajnych procesów biznesowych. Jego stosowanie powinno również prowadzić do obniżenia całkowitych kosztów przedsiębiorstwa. Zaawansowane narzędzia planowania, modelowania i analizy pomagają zoptymalizować zasoby działalności produkcyjnej, sektora finansowego, a także pracę działów magazynowych, transportowych i innych.

Główne cechy pracy

W różnych firmach, nawet tych zajmujących się tą samą działalnością, wszystkie procesy biznesowe mogą przebiegać w zupełnie inny sposób. Ustandaryzowany schemat pracy, jaki oferuje system informacji zarządczej w przedsiębiorstwie, może znacznie różnić się od tego zastosowanego wcześniej. Przez topowód, aby uważać go tylko za produkt software'owy jest z gruntu błędny, ponieważ jego wdrożenie wymaga od firmy dużych zmian wewnętrznych w postaci reorganizacji istniejących procesów biznesowych.

system zarządzania przedsiębiorstwem
system zarządzania przedsiębiorstwem

Cechy koncepcyjne tych systemów są bezpośrednio związane z ich istotą. Przypomnijmy, że metodologia ERP polega na konsolidacji wszystkich istotnych działów przedsiębiorstwa w celu zorganizowania efektywnego zarządzania jego zasobami. Takie powiązanie jest realizowane w ramach systemu informatycznego poprzez obecność jednej publicznej bazy danych. Informacje trafiają do repozytorium tylko raz, a następnie mogą być wielokrotnie przetwarzane i wykorzystywane przez różnych odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych. W porównaniu do prawdziwego życia, w tym przypadku następuje zmniejszenie czasu i wysiłku pracowników firmy na podejmowanie decyzji. Należy również zauważyć, że system ERP nie jest zautomatyzowanym systemem sterowania procesami, ale zintegrowanym systemem informacyjnym opartym na ich abstrakcyjnym modelu, do którego informacje wprowadzane są przez żyjących ludzi.

Struktura bazy danych, jak również działanie pakietu oprogramowania jako całości, muszą być zorganizowane w taki sposób, aby odzwierciedlały działania wszystkich działów bez wyjątku. Takie podejście umożliwia monitorowanie całego zestawu zasobów i procesów biznesowych przedsiębiorstwa niemal w czasie rzeczywistym, a tym samym przeprowadzanie nimi zarządzania operacyjnego i strategicznego.

Jednym z głównych zadań systemów ERP jestoptymalizacja procesu planowania i kontrola realizacji planu. Wbudowane inteligentne algorytmy znacznie upraszczają rozwiązanie dla swoich użytkowników. Na przykład planowanie i zarządzanie przedsiębiorstwem produkcyjnym ma wiele specyficznych cech związanych z niejednorodnością jego elementów. Tak więc w jednym zakładzie mogą znajdować się warsztaty, które działają zarówno w sposób ciągły, jak i dyskretny. Z tego punktu widzenia wdrożony system klasy ERP powinien być uniwersalny i zawierać jak najszerszą gamę wyspecjalizowanych modułów.

Ponieważ współczesne przedsiębiorstwa są często rozproszone geograficznie, bardzo ważne jest, aby oddziały oddalone od siedziby głównej miały pełny dostęp do wspólnej hurtowni danych. Realizują to najbardziej zaawansowane technologie sieciowe zaangażowane w rozwój systemów ERP, które zapewniają również zróżnicowanie praw dostępu użytkowników do przechowywanych w nich informacji.

Funkcjonalność systemów klasy ERP

Mówiąc o funkcjach, nie możemy zapominać, że każdy produkt klasy ERP jest systemem zarządzania przedsiębiorstwem jako całością. Zakres jego możliwości będzie zależał przede wszystkim od skali i cech funkcjonowania obiektu na potrzeby, którego jest wykorzystywany. Rozważ klasyczny zestaw funkcji:

Produkcja

  • Utrzymanie specyfikacji projektowych i procesowych dla produkowanych towarów lub wykonywanych usług w celu określenia ilości wymaganych materiałów i kosztów pracy.
  • Rysowanie planów produkcji.
  • Planowanie i zarządzanie możliwościami technicznymi przedsiębiorstwa w różnych przybliżeniach: od pojedynczych jednostek po warsztaty i stowarzyszenia produkcyjne.

Finanse

  • Rachunkowość operacyjna, finansowa, zarządcza, rachunkowość podatkowa i controlling.
  • Zarządzanie aktywami przedsiębiorstwa, w tym środkami trwałymi, papierami wartościowymi, rachunkami bankowymi itp.
  • Kompleksowe planowanie zasobów finansowych przedsiębiorstwa i kontrola jego wyników.

Logistyka

  • Tworzenie planowanych wskaźników wymaganych ilości materiałów, surowców, części, komponentów zgodnie z planami produkcyjnymi.
  • Zarządzanie dostawami i sprzedażą: księgowość kontrahentów, prowadzenie rejestru umów, zarządzanie łańcuchem dostaw, wdrażanie planowania i księgowości magazynowej.

Personel

  • Zarządzanie procesem rekrutacji.
  • Personel operacyjny i dokumentacja personelu, kadra, płace.
  • Planowanie siły roboczej.

Marketing i reklama

  • Utrzymuj plany sprzedaży.
  • Zarządzanie cenami na różnych rodzajach rynków w celu stworzenia odpowiedniej ogólnej strategii przedsiębiorstwa, przejrzystej polityki obliczania kosztów towarów: rozliczanie rabatów i specjalnych warunków sprzedaży.
  • Planuj i kontroluj bieżące działania promocyjne i marketingowe.

Projekty. Raportowanie

  • Dostarczenie szerokiej gamy standardowych formularzy księgowych, finansowych i zarządczych oraz elastycznego mechanizmuutwórz niestandardowy.
  • Opracowanie ogólnej strategii: planowanie krok po kroku niezbędnych do pomyślnego wdrożenia zasobów czasowych, materialnych, finansowych i ludzkich.
  • Monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności projektu.

Które firmy mogą korzystać z systemów ERP

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że systemy tej klasy są przeznaczone wyłącznie dla przemysłów o dużej skali, ponieważ charakteryzują się one większą złożonością struktury przepływów zasobów i procesów różnego typu. Zdarzają się jednak sytuacje, w których wykorzystanie klas MRP lub MRP II może być niewystarczające dla małego przedsiębiorstwa. Dziś na rynku można kupić oprogramowanie o różnych możliwościach. W zależności od skali przedsiębiorstwa, w którym można je efektywnie wykorzystać, wyróżnia się rozwiązania ciężkie, średnie i lekkie.

systemy klasy erp
systemy klasy erp

Jeśli chodzi o organizacje nieprodukcyjne, mają do nich zastosowanie również systemy klasy ERP. Dla takich przedsiębiorstw wystarczy niezbyt szeroka funkcjonalność. W chwili obecnej istnieją małe zintegrowane lub lokalne odmiany systemów, które mogą zaspokoić potrzeby firm handlowych lub organizacji działających w sektorze usług. Należy również zauważyć, że wielu programistów oferuje swoim klientom i produkty branżowe.

Informacje o metodach klasyfikacji

Najbardziej oczywistą cechą, według której można sklasyfikować wszystkie systemy zarządzania przedsiębiorstwem ERP, jestskali organizacji, tam gdzie mogą mieć zastosowanie. Z tego punktu widzenia, w zależności od liczby miejsc pracy, zwyczajowo przydziela się rozwiązania dla:

  • Duże korporacje (ponad 10 tys. osób).
  • Średnie korporacje (od 1000 do 10 000 osób).
  • Średnie przedsiębiorstwa (od 100 do 1 tys. osób).
  • Małe firmy (mniej niż 100 osób).

Ważnym znakiem usystematyzowania takich produktów informacyjnych jest funkcjonalność. W zależności od realizowanej wielkości realizowanych zadań, przyjmuje się ogólnie przyjęty podział na:

  • Zintegrowany duży.
  • Średnia zintegrowana.
  • Zarządzanie finansami.
  • Lokalny.

Wersja lokalna to zazwyczaj ujednolicony, pudełkowy produkt informacyjny o wąskim zakresie, o stosunkowo niskim koszcie całkowitym. Najczęściej obejmuje jeden lub więcej bloków z zakresu finansów organizacji lub jej działalności księgowej. Takie systemy są odpowiednie dla małych firm produkcyjnych lub handlowych.

System zarządzania finansami i zarządzaniem przedsiębiorstwem może być wykorzystywany głównie w organizacjach nieprodukcyjnych, głównie handlowych lub pracujących przy świadczeniu usług. Poza finansami i księgowością zaangażowane są tutaj również moduły zarządzania logistyką.

Zintegrowane systemy informacyjne, w zależności od skali obiektu docelowego, mogą być średnie lub duże. Obejmują wszystkie procesy biznesowe struktur korporacyjnych, a mianowicie interakcję z dostawcami i konsumentami,produkcja produktu finalnego, przepływy materiałowo-finansowe, relacje personalne, zaopatrzenie, magazynowanie i marketing, realizacja projektów i wiele innych.

Rynek nowoczesnych systemów ERP

Wszystkie produkty oprogramowania prezentowane dziś na rynku krajowym można podzielić na dwie główne kategorie: rosyjskie i importowane. Różnice między nimi dotyczą nie tylko miejsca powstania, ale także funkcjonalności.

Potężne zachodnie rozwiązania służą jako standardy dla tak zwanych systemów klasy ERP. Najwyraźniejszym tego przykładem są produkty SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Wszystkie z nich mogą być użyte na celach na dowolnym poziomie, także tych bardzo dużych. Jednak ich wykorzystanie przez rosyjskie firmy może być często utrudnione ze względu na możliwość wystąpienia następujących problemów:

  • Nieprzygotowanie przedsiębiorstw na poważną reorganizację istniejących procesów biznesowych. Skala takich zmian jest trudna do przecenienia. Procesy biznesowe zagranicznych systemów zarządzania przedsiębiorstwem zasadniczo różnią się od tych, które są powszechnie stosowane w naszym kraju.
  • Niewystarczająca liczba specjalistów zdolnych do realizacji projektu wdrożenia importowego systemu ERP w Rosji o odpowiednim poziomie jakości.
  • Wysoki koszt korzystania z takich rozwiązań.

Pomimo ogólnego opóźnienia w stosunku do zachodnich odpowiedników, nowoczesne rozwiązania rosyjskie stopniowo zwiększają swoją funkcjonalność. Są w pełni przystosowane do pracy przedsiębiorstw krajowych. i może być z powodzeniem wdrożonyjeśli w konkretnym przypadku nie jest wymagane szerokie pokrycie procesów biznesowych, ale wystarczy założyć księgowość w niektórych obszarach działalności za pomocą systemu ERP. Przykładami zaawansowanych rozwiązań krajowych są produkty 1C i Galaktika.

Patrząc w przyszłość - ERP II

Powstała jakiś czas temu koncepcja ERP II była wynikiem udoskonalenia metodologii ERP. Planowanie i zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa pozostają tutaj jednymi z głównych zadań. Jednak szybki rozwój Internetu, który zapoczątkował powstanie nowej metodologii, odcisnął swoje piętno, czyniąc z tradycyjnego biznesu częściowo elektroniczny. ERP II to połączenie klasycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem z konkretnymi rozwiązaniami handlu online.

erp planowanie zasobów przedsiębiorstwa
erp planowanie zasobów przedsiębiorstwa

Teraz niezwykle ważna stała się interakcja z kontrahentami za pośrednictwem sieci. Są w tym dwa ważne obszary: zarządzanie łańcuchem dostaw i zarządzanie relacjami z klientami. Informacje wewnątrzfirmowe przestają być tylko takimi, przedostają się do otoczenia zewnętrznego i stają się podstawą współpracy z innymi podmiotami gospodarczymi. Nowa koncepcja w tym przypadku sformułowana jest jako zarządzanie zasobami i relacjami zewnętrznymi przedsiębiorstwa. Oprócz ideologicznej reorientacji systemy ERP II otrzymały własne cechy technologiczne.

Rozwiązanie problemu wyboru systemu

Wybór oprogramowania tego poziomu to niezwykle odpowiedzialny proces. Błędna decyzja w tej kwestii, zwłaszcza w przypadku projektów o dużej skali, może:pociągają za sobą imponujące koszty czasu i pieniędzy w przypadku braku oczekiwanego rezultatu.

zarządzanie zakładem produkcyjnym,
zarządzanie zakładem produkcyjnym,

Skuteczne wdrożenie wielkoskalowego systemu, które na przykład powinno zapewnić efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem produkcyjnym, będzie z konieczności wymagać od niego przeprojektowania procesów biznesowych. Ważne jest, aby nie dopuścić do sytuacji, w której pod koniec procedury wdrożeniowej program zbierze niewykorzystane dane lub nie rozwiąże niezbędnych zadań. Z tego powodu lepiej zaprosić do współpracy zespół ekspertów, którzy sprawdzili się w tej kwestii w celu realizacji projektu.

Istnieje pewna lista kryteriów, na podstawie których zespół projektowy, w porozumieniu z administracją firmy docelowej, może podjąć optymalną, opłacalną decyzję o wyborze oprogramowania:

  • Zgodność technicznych i funkcjonalnych możliwości systemu z głównymi celami przedsiębiorstwa.
  • Całkowity koszt posiadania musi mieścić się w budżecie przeznaczonym na ten cel. Oprócz kosztów zakupu systemu obejmuje to koszty operacyjne i inne rodzaje kosztów pośrednich.
  • Wdrożony system informatyczny klasy ERP musi spełniać wszystkie ogólnie przyjęte wymagania techniczne, co oznacza, że musi być skalowalny, niezawodny, odporny na ewentualne awarie, posiadać ochronę antywirusową i antyhakerską.
  • Dostawca musi zapewnić późniejszą konserwację i wsparcie dla zainstalowanego oprogramowania.

Proces wdrażania systemów klasy ERP

Wprowadzenie systemów ERP w przedsiębiorstwach towarzyszy wdrażaniu na nich strategii o tej samej nazwie. Zabieg ten, w zależności od skali obiektu docelowego, trwa zwykle od kilku tygodni do kilku lat. Organizacja może zaangażować się we wdrożenia samodzielnie lub skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych w tym firm. Możemy wyróżnić główne etapy tego procesu:

  1. Organizacja podstawowa. Tutaj konieczne jest zdefiniowanie celów strategicznych, celów oraz wyznaczenie oczekiwanego efektu wdrożenia dla konkretnej organizacji. Na podstawie tych danych możliwe będzie sporządzenie planu technicznego projektu.
  2. Rozwój projektu. Na tym etapie analizowane są bieżące działania organizacji: strategia promocji, procesy biznesowe. Na podstawie jego wyników budowany jest model systemu i wprowadzane są odpowiednie poprawki do planu pracy.
  3. Wykonanie projektu. Ponieważ zasady prowadzenia procesów biznesowych dyktuje wdrożony system ERP, tutaj są one przekształcane zgodnie z ujednoliconymi wymaganiami. W razie potrzeby opracowywane są formularze sprawozdawcze i algorytmy przekazywania danych z wcześniej wykorzystywanych programów księgowych. Jeżeli na poprzednich etapach ujawniona zostanie niewystarczalność funkcji systemu dla obiektu, to jest on sfinalizowany. Kończy się szkoleniem użytkowników i wstępnymi testami.
  4. Uruchomienie. W trakcie użytkowania identyfikowane i eliminowane są ewentualne błędy i usterki.
System zarządzania ERP
System zarządzania ERP

SystemZarządzanie klasy ERP to dziś nie tylko kopia drogiego oprogramowania zainstalowanego na wszystkich komputerach w organizacji, ale także główna siła napędowa obiecującej strategii biznesowej. Jego wybór powinien opierać się na istniejących potrzebach i możliwościach obiektu docelowego. Dalszy sukces całego biznesu jako całości zależy od poprawności podjętej decyzji i wykonania kroków do późniejszej realizacji.

Zalecana: