Zespół projektowy to Koncepcja, etapy rozwoju i zarządzanie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Zespół projektowy to grupa ludzi, od których zależy jego sukces. Dwa główne zadania, które rozwiązuje się przy przemyśleniu nowego pomysłu to: zebranie zespołu, przygotowanie go do efektywnej pracy. Ponieważ organizacja zespołu projektowego jest ważnym i odpowiedzialnym wydarzeniem, zajmiemy się tym zagadnieniem bardziej szczegółowo.

Istota terminu

W zależności od specyfiki, rodzaju i skali rozważanej inicjatywy, w pracach mogą brać udział zarówno indywidualni profesjonaliści, jak i kilka różnych organizacji. Wszyscy są członkami zespołu projektowego w najszerszym tego słowa znaczeniu. Wśród przedstawicieli grupy inicjatywnej są:

• inwestorzy;
• klienci bezpośredni;
• przedsiębiorstwa finansowe;
• designers;
• konsultanci biznesowi;
• dostawcy surowców i materiałów;
• różni kontrahenci.

Każdy z nich wykonuje trochęokreślone funkcje, odpowiada za określoną część pracy. Spośród wszystkich pracowników wybierana jest mikrogrupa, która rozwiąże określone problemy w trakcie opracowywania i wdrażania innowacyjnego pomysłu.

Sprawny zespół projektowy to osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację nowej inicjatywy, podlegające kierownikowi projektu. Jego powstanie jest warunkiem pomyślnej realizacji pomysłu, który przyczynia się do powstania produktu wyjątkowego.

Ważne punkty

Zespół projektowy to zespół, który powstaje przed realizacją inicjatywy „w życiu”. Rozwiązuje się natychmiast po pomyślnym wykonaniu swojego zadania.

Skład zespołu projektowego jest wybierany przez profesjonalistów, co jest procesem kosztownym i czasochłonnym. Konieczne jest nawiązanie przyjaznych i praktycznych relacji między członkami grupy, aby oczekiwać uzyskania pożądanego rezultatu. W niektórych przypadkach w firmie tworzona jest grupa robocza w celu oszczędzania zasobów materialnych. Celem jej pracy jest wykonanie określonego zadania, które jest istotne w określonym momencie dla organizacji.

Operacja

Struktura zespołu projektowego i jego liczba różni się w zależności od specyfiki wdrażanego pomysłu.

Każdy uczestnik jest odpowiedzialny za określoną część projektu, realizując osobiste zainteresowania.

Tworzenie zespołu projektowego to nie tylko formacjagrupy, ale także wspólne szkolenia, komunikacja. Takie podejście przyczynia się do uzyskania pożądanego rezultatu. Przy sprzyjającym klimacie psychologicznym między uczestnikami decyzje są mobilne i wyważone. Ludzie o podobnych poglądach biorą pod uwagę czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, dzięki czemu proces wdrażania pomysłów w życie jest przyspieszony.

Zasada tworzenia

Jak powstaje zespół projektowy? Ta grupa ma szereg istotnych różnic w stosunku do stabilnego zespołu pracowników. Ponieważ wykonuje pewne funkcje tylko w określonym przedziale czasu. Istnieją pewne zasady jego powstawania. Zajmijmy się tym zagadnieniem bardziej szczegółowo.

Główni gracze pomysłu (wykonawca i klient) tworzą własne grupy kierowane przez profesjonalnych menedżerów. Za obopólną zgodą stron, kierownik jest kierownikiem klienta lub wykonawcy.

Rozwój zespołu projektowego przyczynia się do realizacji zadania w możliwie najkrótszym czasie. Funkcja kierownicza menedżerów polega na wykonywaniu następujących zadań:

• w planowaniu realizacji inicjatywy;
• zapewnienie pomysłu odpowiednim pracownikom;
• systematyczne monitorowanie działań;
• motywuj pracowników do osiągnięcia określonego rezultatu.

Konkretna realizacja pomysłu

Zarządzanie zespołem projektowym jest ustalane z uwzględnieniem specyfiki realizowanej inicjatywy. Wpływa to bezpośrednio na strukturę grupy, liczbępotrzebni specjaliści, wymagania dotyczące ich umiejętności i zdolności.

Zespół projektowy to pojedynczy mechanizm, którego koordynacja określa harmonogram niezbędnych prac. Na przykład, jeśli plan ma zostać wdrożony w dziedzinie opieki zdrowotnej, zespół będzie potrzebował certyfikowanych administratorów medycznych i lekarzy.

Zespół budowlany projektu to projektanci, architekci, budowniczowie, dostawcy, bez których trudno wyobrazić sobie ten sektor gospodarki.

Środowisko organizacyjno-kulturowe

Czynniki zewnętrzne mają istotny wpływ na pracę przedsiębiorstwa. Elementy wewnętrzne obejmują następujące aspekty: spójność partnerów, zbiorowe normy pracy, podział obowiązków funkcjonalnych, umiejętności komunikacyjne.

Właściwe zarządzanie zespołem projektowym pomaga zminimalizować takie wpływy. Istotną różnicą między zespołem a klasycznym typem kolektywu pracy jest jego funkcjonowanie w oparciu o profesjonalizm i cechy biznesowe, a nie zastosowanie typowej zasady hierarchicznej.

Metody formowania

Nowe inicjatywy mogą pojawiać się zarówno w ramach jednej organizacji (firmy), jak i przy współpracy kilku małych firm jednocześnie. Dlatego formowanie zespołu projektowego odbywa się na różne sposoby. To ważny warunek.

W zależności od celu zespołu projektowego stosowane są określone narzędzia i podejścia. Na przykład, gdy istota pomysłu dotyczy restrukturyzacji, rozbudowy, modernizacji w ramach konkretnego przedsiębiorstwa, projektjest częścią codziennej pracy menedżera i specjalistów wybranych do pracy.

Klasyczny

Menedżer wyznaczony przez szefa firmy, oprócz swoich głównych obowiązków funkcjonalnych, również kieruje ideą, realizuje ten konkretny plan.

Ma pełny dostęp do wymaganego personelu, uprawnienia do koordynowania wszystkich działań, planowania etapów pracy. W ogólnej strukturze organizacyjnej firmy, przy przemyśleniu nowego pomysłu, wyodrębnia się odrębną jednostkę strukturalną.

Ten model jest formą klasyczną, jest używany głównie w dużych przedsiębiorstwach. Zakłada on pierwszeństwo innowacji nad codziennymi czynnościami, ponieważ menedżer nie dotyka typowej hierarchii ustalonej w firmie. Kierownik i główni członkowie zespołu są na pewien czas zwolnieni ze swoich bezpośrednich obowiązków funkcjonalnych. Kuratorem grupy zostaje szef firmy lub jego zastępca.

Forma mieszana

Nadaje się do średnich firm. Istotą tworzenia zespołu projektowego jest to, że innowacją kieruje zewnętrzny menedżer. To on odpowiada za powodzenie realizacji pomysłu. Aby wykonać powierzone mu zadanie, taki specjalista może zaangażować w projekt pracowników innych działów. Różnica polega na tym, że oprócz pracy nad innowacjami, nadal wypełniają główne obowiązki.

Jeśli pomysł jest wdrażany przez kilka firm jednocześnie, zespół projektowy obejmujeprzedstawiciele wszystkich przedsiębiorstw zainteresowanych sukcesem. Taka organizacja procesu jest uważana za standard, w którym dla każdego pomysłu tworzona jest osobna grupa wykonawców.

Podstawowe podejścia do budowania zespołu

Obecnie stosowane są cztery podstawowe zasady:

• ustawianie celu;
• interpersonalny;
• odgrywanie ról;
• problematyczne - orientacyjne.

Pierwszy polega na ustaleniu celu końcowego jako przewodnika dla pracy zespołu projektowego, wstępne przemyślenie sposobów jego osiągnięcia.

Zasada interpersonalna polega na zwiększeniu dbałości o relacje między członkami zespołu. Powodzenie pracy zależy bezpośrednio od nawiązania komunikacyjnych relacji zaufania, dlatego kierownik projektu często korzysta z pomocy profesjonalnego psychologa.

Zasada roli ma na celu dzielenie podstawowych uprawnień między członkami grupy, dając każdej osobie własne prawa i obowiązki.

Ostatnia zasada przyczynia się do rozstrzygnięcia wszelkich kwestii spornych w ramach wspólnych sporów, co znacznie przyspiesza realizację planu i zwiększa jego skuteczność.

Kryteria wyboru pracowników

Szczególną uwagę przywiązujemy do doświadczenia i profesjonalizmu osób, które będą zaangażowane w opracowywanie i wdrażanie nowych elementów ważnych dla firmy. Pracownicy zaangażowani w projekt muszą być proaktywni, gotowi wziąć odpowiedzialność za podejmowane przez siebie decyzje. Chęć poświęcenia maksymalnej ilości czasu na pracę jest mile widziana itakże samodzielność w planowaniu etapów działań.

Nie ma specjalnych wymagań dotyczących składu wiekowego podczas tworzenia zespołu projektowego. Aby zjednoczyć nowy mały zespół, lider organizuje wspólne imprezy: wakacje, wycieczki piesze, imprezy firmowe.

Struktura jest opracowywana z uwzględnieniem funkcji pełnionych przez specjalistów, a także relacji między nimi. Wśród procesów grupowych, które wpływają na skuteczność osiągania celu, odnotowujemy presję grupową, wskaźniki dynamiczne, myślenie poprzez wspólne decyzje. Wśród czynników, które negatywnie wpływają na szybkość realizacji projektu odnotowujemy brak jasno sformułowanego celu, planu pracy, ciągłe konflikty wewnętrzne, a także brak zasobów i brak zainteresowania kierownika promocją projektu.

W realiach naszego kraju, przy przyciąganiu do zespołu wartościowych specjalistów z innych działów, pojawiają się różne konflikty między kierownikami działów a kierownikami. Maksymalne trudności pojawiają się dla młodych i obiecujących pracowników, którzy otrzymują od szefa odpowiedzialne zadanie. Problem w takich sytuacjach powinien być rozwiązany poprzez konstruktywne negocjacje, a kierownictwo powinno kłaść odpowiedni nacisk na zespół.

Etapy formacji i cykl "życia"

Po pojawieniu się ciekawego pomysłu, aż do jego pomyślnego wdrożenia w rzeczywistość, przechodzi kilka kolejnych etapów jednocześnie. W tym czasie nawiązywane są relacje między prywatnymi handlowcami, budując życzliwą i skutecznąwspółpraca. Kierownik obserwuje procesy zachodzące w grupie, zatrzymuje konflikty i nieporozumienia oraz ukierunkowuje uczestników na efekt końcowy.

Na etapie orientacji przeprowadzana jest wstępna, powierzchowna znajomość wszystkich członków nowej grupy. Są w stanie niepewności i niepewności co do swoich mocnych stron i możliwości, dlatego ważne jest, aby lider stworzył właściwą postawę na tym etapie.

Menedżer nie tylko orientuje swoich podobnie myślących ludzi, ale także odpowiada na pytania, tworzy listę zasad, cel, metody do jego osiągnięcia.

W procesie komunikacji pojawiają się konflikty i nieporozumienia dotyczące podziału funkcji w zespole. Lider musi skrócić czas trwania tej fazy, aby rozdzielić role pomiędzy członków grupy w możliwie najkrótszym czasie.

Zapał każdego pracownika, jego chęć wykazania się inicjatywą, samodzielnością i oryginalnością przy planowaniu głównych etapów działalności, zależy bezpośrednio od zainteresowania samego menedżera.

Na etapie współpracy oczekuje się nawiązania relacji opartych na zaufaniu, jasnego podziału ról oraz konsekwentnej pracy nad opracowaniem planu pracy.

Faza pracy to czas, natychmiastowy czas realizacji wszystkich pomysłów w prawdziwym życiu. Czas jego trwania związany jest ze specyfiką rozważanego pomysłu, a także możliwościami finansowymi firmy realizującej projekt.

Ostatnim etapem jest ocena skuteczności projektu, kompletności osiągnięcia celu postawionego na początku pracy.