Jak napisać list biznesowy: zasady i wytyczne

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Niezbędnym atrybutem każdej firmy jest korespondencja biznesowa. Pracownicy każdego przedsiębiorstwa komunikują się ze współpracownikami i klientami, dostawcami i konsumentami. Ogólnie rzecz biorąc, codzienność każdego biura z pewnością obejmuje udział w korespondencji.

Pomimo faktu, że większość pracowników w przedsiębiorstwach i organizacjach codziennie wysyła i otrzymuje wiele wiadomości, nie każdy przestrzega ustalonych norm i zasad podczas ich tworzenia. Okazuje się, że poprawne i poprawne napisanie listu biznesowego nie jest takie proste. Istnieje szereg wymagań i wzorców stosowanych na świecie i związanych z przepływem pracy. Zawierają zasady pisania listu biznesowego, a także główne punkty dotyczące projektowania.

Pisząc wiadomość do organizacji zewnętrznej lub po prostu do kolegi z sąsiedniego działu, należy przestrzegać ścisłego stylu (z wyjątkiem przyjaznej korespondencji, dla której nie mapodobne ograniczenia). Nie używaj zbyt emocjonalnych słów nawet do opisania wagi transakcji czy zachwytu testowanymi produktami. List biznesowy powinien być jasny, zwięzły i rozsądnie powściągliwy.

Wiadomość powinna zaczynać się od adresata. Jeśli jest przeznaczony dla pracownika organizacji zewnętrznej, z pewnością należy podać jego imię i nazwisko, stanowisko odbiorcy, a także jego pełne imię i nazwisko. W przypadku, gdy dokument pozostaje w firmie, wystarczy nazwisko z inicjałami (można również dodać zajmowane stanowisko).

List biznesowy do organizacji zewnętrznej powinien być na papierze firmowym (niezależnie od tego, czy jest wysyłany elektronicznie, czy na papierze). Jeśli go nie ma, możesz po prostu wskazać dane nadawcy w „nagłówku” dokumentu.

Zanim zaczniesz pisać tekst, musisz pomyśleć o jego strukturze, określić główne punkty i cele pisania. To znacznie ułatwi proces pisania. Pismo powinno kończyć się podpisem, który wskazuje nie tylko imię i nazwisko nadawcy, ale także stanowisko, a także nazwę przedsiębiorstwa, które reprezentuje.

Wysyłając ofertę do potencjalnego klienta lub partnera, na koniec z pewnością musisz wyrazić wdzięczność za współpracę i mieć nadzieję na dalszą wspólną pracę.

Oprócz reguł stosowanych w korespondencji biznesowej, istnieją również zalecenia. Na przykład każdy dokument zaadresowany do konkretnej osoby powinien zaczynać się od słów „kochany” z pełnym imieniem i nazwiskiem oraznie inicjały. Nie trzeba używać skrótów w literach, na przykład pisać „uv”. lub zmniejszyć pozycję adresata, jego miejsce pracy.

Międzynarodowy przepływ dokumentów jest uważany za najtrudniejszy, ponieważ każdy stan ma swoje własne niuanse komunikacji, a język, w którym musisz korespondować z zagranicznymi partnerami, nie zawsze jest jasny dla autora listu, więc możesz korzystać z usług tłumaczy. Przed skorzystaniem z usług takiego specjalisty należy wyjaśnić, czy wie, jak napisać list biznesowy po angielsku, czy też mówimy o banalnym dosłownym tłumaczeniu. Jeśli obieg dokumentów zagranicznych ma być stale utrzymywany, lepiej zatrudnić pracownika, który posługuje się językiem obcym na tyle, aby napisać na nim list biznesowy.

Ogólnie rzecz biorąc, wykonanie zadania pod wieloma względami zależy od tego, jak dokument jest sporządzony i jak jest zaprojektowany. Dlatego nigdy nie lekceważ znaczenia etykiety biznesowej podczas komunikacji.