Struktura zarządzania macierzą: schemat, podstawowe zasady, efektywność

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Struktura organizacyjna to model relacji między stanowiskami a osobami w danej organizacji.

Struktura organizacyjna to zbiór różnych zależności (np. funkcjonalnych, hierarchicznych) pomiędzy poszczególnymi elementami (takimi jak stanowiska organizacyjne, komórki, jednostki) organizacji, które pozwalają na zarządzanie nią. Istotą systemu operacyjnego jest prawidłowe powiązanie celów i zadań z ludźmi oraz sposoby wpływania na nich w procesach pracy, czyli tworzenie określonych części w organizacji, a następnie ich integracja w celu efektywniejszego zarządzania nimi.

Struktura macierzowa jest jedną z najbardziej poszukiwanych struktur dla złożonych organizacji, które charakteryzują się koncentracją na działaniach projektowych.

Strukturę macierzową charakteryzuje odejście od tradycyjnego założenia, że formalna struktura organizacyjna jako całość powinna być trwałym i niezmiennym systemem. W tej strukturze udało się połączyć pozytywne cechy struktur sztabowych z właściwościami struktury.

Koncepcja

Macierzowa forma organizacji zarządzania nawiązuje do jednej z form struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa, które są dość rozpowszechnione we współczesnych warunkach. Opiera się na nakładaniu się dwóch kryteriów łączenia. Podstawą tworzenia matrycy są działy funkcjonalne. Po ich zdefiniowaniu, zestawy grup są wybierane i wykreślane. W zależności od profilu przedsiębiorstwa głównym kryterium wyróżnienia wcześniej wymienionych grup jest dział produkcyjny lub tymczasowy zajmujący się konkretnym zadaniem.

Ten typ struktury jest powiązany z matematyczną koncepcją macierzy, czyli prostokątnej tablicy liczb rzeczywistych, charakteryzującej się kombinacją kolumn i wierszy.

W strukturze macierzy kolumny są równoważne stałym powtarzającym się funkcjom. Każdy element macierzy posiada 2 centra decyzyjne - kierownika funkcji i kierownika zadań. Jego atuty to elastyczność i otwartość na zmiany w otoczeniu, zwiększona odpowiedzialność kierownika projektu za projekt, usprawniony przepływ informacji oraz możliwość zwiększenia kreatywności pracowników.

Ten rodzaj struktury organizacyjnej został wprowadzony w latach sześćdziesiątych w przemyśle lotniczym. NASA odegrała wiodącą rolę w stosowaniu tych ram. Struktura tablicy jest najczęściej budowana wokół problemów lub projektów, w których organizacja uczestniczy. Są one zwykle rozpoznawane w wierszach macierzy. Kolumny macierzowe są odpowiednikami stałych, powtarzających się funkcji.

Aplikacje

Struktura macierzystosowany, gdy konieczne jest wykonanie określonych czynności specjalnych, które wymagają powołania zespołów projektowych w systemie zarządzania przedsiębiorstwem. Członkami tych grup są pracownicy stałych jednostek organizacyjnych struktury.

Przypisanie pracowników może nastąpić w następujących przypadkach:

• całkowite odłączenie od pierwotnej komórki (działu) na czas realizacji zadania (projektu) przedsiębiorstwa i całkowite podporządkowanie kierownikowi przydzielonej grupy projektowej (mówimy o tzw. zespołach projektowych);
• podwójne podporządkowanie pracowników: zarówno kierownikowi działu głównej komórki, jak i kierownikowi zespołu (to rozwiązanie odpowiada typowym strukturom macierzowym).

Każdy pracownik, który jest jednym z ogniw w strukturze tablicy, jest członkiem zespołu projektowego, a także działu funkcjonalnego. Efektem tej dwupartyjności jest fakt, że jest kilku liderów. Matrycowa struktura organizacyjna jest dość złożonym przedsięwzięciem. Nie każda firma może go skutecznie wdrożyć. Zastosowanie tej struktury może prowadzić do wielu rzeczy zarówno pozytywnych, jak i negatywnych w organizacji.

Korzyści

Wśród pozytywnych cech wykorzystania struktury matrycy są:

• tworzenie warunków do pracy interdyscyplinarnej;
• promowanie umiejętności współpracy;
• elastyczność;
• promuj wysoką identyfikację pracowników z celami;
• tworzenie niezależnych mechanizmów zarządzania i koordynacji;
• promowanie pojawienia się zjawiska synergii;
• wyzwolenie twórczego potencjału pracowników;
• możliwość kompleksowego skupienia się na szczegółowym problemie;
• większa otwartość i elastyczność w dostosowywaniu się do zmian w otoczeniu;
• zwiększenie odpowiedzialności kierownika-koordynatora za przedsiębiorstwo dzięki poszerzeniu jego kompetencji o cały cykl realizacji projektu;
• poprawa przepływu informacji.

Wady

Wśród negatywnych cech wykorzystania struktury macierzy są:

• wysokie koszty zarządzania;
• możliwość anarchii;
• wydłużony czas wykonania zadania;
• naruszenie zasady jedności dowodzenia i możliwość sporów kompetencyjnych między kierownikami funkcji a koordynatorami projektów;
• brak relacji i zaufania ze strony kierowników funkcji i projektów;
• stawia dość wysokie wymagania kierownictwu i podwładnym, co powoduje trudności w obsadzaniu grup roboczych;
• niepewność i zagrożenie towarzyszące liderowi zespołu i uczestnikom mechanizmu zarządzania projektami;
• przeciążanie kierowników projektów bieżącymi problemami z koordynacją.

Cechy konstrukcyjne

Struktura matrycy jest rekomendowana jako nowoczesna ze względu na łatwość, z jaką organizacja działa w matrycysystem zdolny do reagowania na zmieniające się warunki środowiskowe. Ten rodzaj konstrukcji zbudowany jest na zasadzie dwuwymiarowego grupowania: kolumny są odpowiednikami funkcji powtarzających się w sposób ciągły, a linie reprezentują nietypowe, okresowo zmieniające się zadania, produkty, projekty.

Jeżeli organizacja wykonuje kilka oddzielnych zadań (projektów) w tym samym czasie, zespoły, które je wykonują, działają tak, jakby „przecinały” tradycyjną strukturę „linii kadrowych”, tworząc matrycę zadań i funkcji.

Każdy element matrycy – stanowisko lub jednostka organizacyjna – to dwa centra decyzyjne: kierownik funkcji i kierownik zadań (projektów). Oba systemy przecinają się w wyniku przenikania starego podziału na funkcje z nowym podziałem na projekty. Prowadzi to do przekazywania informacji i koordynacji pracy w układzie poziomym, a odciążanie zwykle przeciąża kanały pionowe (hierarchiczny podział według funkcji).

W strukturze macierzy, która wykorzystuje dwie nakładające się reguły grupowania, istnieją takie strukturalne cechy zarządzania przedsiębiorstwem, jak:

• wysoki stopień specjalizacji typu zawodowego;
• głęboka decentralizacja;
• mały stopień formalizacji.

Struktura macierzy w praktyce

Słynny na całym świecie amerykański koncern motoryzacyjny Ford zastosował różnorodne podejście do stworzenia jednego ze swoich najpopularniejszych modeli, a mianowicie Forda Focusa. Stworzona w tym celu grupa została nazwana „zespołemkoncentruje się”, w tym inżynierowie, projektanci, specjaliści ds. marketingu i produkcji. Organizacją pracy szefa zajęli się eksperci z innych obszarów firmy. Dzięki wdrożeniu tej struktury i zgromadzeniu specjalistów powstał projekt stworzenia nowy model odniósł sukces co najmniej rok wcześniej, niż można było osiągnąć przy wcześniejszym podejściu firmy.

Z struktury matrycy korzystają również następujące firmy: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid i Manhattan Bank. Jednak struktura macierzowa, mimo wszelkich wysiłków związanych z wdrożeniem i próbą wdrożenia, nie znalazła zastosowania w takich firmach jak Philips czy Citibank. Powyższa sytuacja zakłada, że struktura macierzowa nie jest strukturą uniwersalną nadającą się do wdrożenia w każdym przedsiębiorstwie.

Przykład struktury macierzy

Poniższy rysunek przedstawia przykład struktury kontroli macierzy i diagram zależności w jej obrębie.

Jak widać na rysunku, struktura zawiera zarówno zasadę funkcjonalnego, jak i projektowego rozdziału powiązań podporządkowania.

Szef firmy w tej strukturze ma kilku zastępców. dyrektor ds. marketingu, R&D, produkcji, ekonomii i finansów, działu technicznego. Ta lista może się różnić w zależności od firmy. Każdy z tych zastępców dyrektorzy przejmują swoje obowiązki funkcjonalne zgodnie z profilem.

W podporządkowaniu każdego z nich widać funkcjonalnepracownicy. Jeśli weźmiemy dział personalny, to kierownik personalny będzie podlegał zastępcy ds. personalnych. Jeśli weźmiemy asystenta ds. marketingu, wówczas podwładny będzie specjalista ds. marketingu itp.

Kierownik HR wykonuje swoje obowiązki funkcjonalne w zakresie pracy personalnej, ale jednocześnie ma też innego kierownika projektu (nie tylko funkcjonalnego). Pracownik ten jest posłuszny i wypełnia polecenia swojego kierownika projektu, do którego był dołączony. To uwydatnia istotę podwójnego łańcucha dowodzenia.

Podobnie możesz wziąć przykład specjalisty ds. zaopatrzenia. Z jednej strony w ramach struktury organizacyjnej podlega swojemu kierownikowi działu zakupów, z drugiej strony uczestnicząc w projekcie podlega kierownikowi projektu w pełnieniu funkcji zaopatrzenia.

Kiedy należy zastosować strukturę macierzy?

Struktura sterowania macierzą i schemat jej zastosowania są możliwe w następujących sytuacjach:

• Gdy otoczenie zewnętrzne przedsiębiorstwa wywiera na nie silną presję, na przykład w przypadku dużej konkurencji na rynku. Poprzez przyjęcie kompleksowych środków wszystkich komórek struktury tablicy można szybko i skutecznie przyciągnąć uwagę konsumentów.
• W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo przetwarza niezliczone ilości danych i informacji. Zastosowanie tej struktury znacznie ułatwia podział obowiązków i koordynację zadań.
• W przypadku ograniczonych zasobów, w których znajduje się organizacja, struktura macierzy okazuje się oszczędzaćdecyzja. Dzięki wykorzystaniu ograniczonych zasobów, takich jak specjaliści ds. produkcji, można wykorzystać nie tylko dział wytwarzający produkt A, ale także dział wytwarzający produkt B.

Pomimo trudności związanych z tworzeniem aktywnej struktury tablicowej, działa w przedsiębiorstwach i często przyczynia się do sukcesu oraz przyspiesza czas realizacji projektów.

Podstawowe zasady formacji

W macierzowej strukturze sterowania i schemacie jej tworzenia rozróżnia się dwie oddzielne części: stałą i zmienną. Część stałą tworzą jednostki organizacyjne specyficzne dla struktury kadrowej (administracja ogólna), natomiast część zmienną stanowią grupy pracowników przypisane do określonego obowiązku (projektu). Po zakończeniu tego projektu zespoły te zostają rozdzielone i mogą być odtwarzane w zależności od potrzeb instytucji.

W związku z tym zmienna część struktury obejmuje stanowiska organizacyjne lub zbiory stanowisk utworzone z dołączonych pracowników, w ramach funkcji składających się na proces produkcyjny (np. badania i rozwój, planowanie, zakupy, produkcja, sprzedaży), dla realizacji indywidualnych projektów. W zależności od rodzaju przedsiębiorstwa powoływani są kierownicy projektów oraz inni pracownicy pionów branżowych. Część stałą tej struktury stanowią typowe wspierające jednostki organizacyjne (np. kadrowe, finansowe, księgowe itp.) potrzebne doefektywne zarządzanie instytucjami.

Struktura zarządzania macierzą i schemat jej struktury to macierz, w której kolumny są hierarchią funkcjonalną, a rzędy linków hierarchią techniczną. Zatem komórki wykonawcze (wydziały) podlegają kierownikowi funkcjonalnemu w układzie pionowym, natomiast w układzie poziomym są zależne od koordynatorów projektu.

Nazwa struktury macierzy wywodzi się z matematyki: w nauce termin „macierz” odnosi się do prostokątnej tablicy liczb rzeczywistych, która charakteryzuje sprzężenie zwrotne wierszy i kolumn. Razem tworzy to macierz, która definiuje relacje między elementami wiersza i kolumnami.

W macierzowym schemacie organizacyjnym wiersze zwykle reprezentują nietypowe, powtarzające się przedsięwzięcia przedmiotowe, podczas gdy kolumny są odpowiednikiem stałych, powtarzalnych funkcji wykonywanych przez grupy pracowników. Jeżeli jednocześnie realizowanych jest kilka lub kilkanaście dużych projektów, to zespoły wykonujące te prace działają niejako „w poprzek” tradycyjnej struktury kadrowo-liniowej, tworząc macierz zadań obiektowo-funkcjonalnych. Cechą charakterystyczną konstrukcji matrycy jest odejście od zasady wyłącznej kontroli.

Wniosek

Strukturę macierzową można uznać za rozwiązanie uniwersalne, szczególnie w tych instytucjach, w których realizowane są złożone indywidualne zadania, wymagające koordynacji i współpracy specjalistów z różnych branż. Dlatego macierzkonstrukcja jest szczególnie przydatna w instytutach naukowo-badawczych, biurach projektowych, ośrodkach badawczych itp. Obecnie taka konstrukcja stosowana jest również w wielu dużych instytucjach (holdingi, korporacje), a także w firmach doradztwa organizacyjnego i agencjach reklamowych. Struktura matrycy jest elastyczna i umożliwia interakcję między ludźmi na wszystkich szczeblach zarządzania organizacją.