Opis stanowiska księgowego: próbka

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Obecnie dla zapewnienia stabilnego funkcjonowania przedsiębiorstwa niezbędny jest stały i wysokiej jakości monitoring stanu wzajemnych rozliczeń z dostawcami towarów, robót i usług.

W przeciwnym razie dość łatwo jest zarobić nie tylko dodatkowe koszty finansowe poniesione w związku ze sporami sądowymi i zapłatą kar za opóźnienia w płatnościach, ale także reputację nierzetelnego kontrahenta, obarczonego nie mniej poważnymi stratami. Jednym z kluczowych specjalistów pomagających uniknąć takich problemów jest wykwalifikowany księgowy. Opis stanowiska, opracowany zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami zawodowymi i specyfiką konkretnego przedsiębiorstwa, pomaga zrozumieć, co wchodzi w zakres jego bezpośrednich obowiązków.

Postanowienia ogólne

Jak wspomniano powyżej, istnieje ogólnie akceptowany profesjonalistastandard, który pomaga przeprowadzić rozsądną selekcję wśród kandydatów na to stanowisko. Zawiera kryteria dotyczące stażu pracy i poziomu wykształcenia potencjalnego kandydata.

Opis stanowiska księgowego płacowego zazwyczaj obejmuje wykształcenie średnie zawodowe. Jeśli jest to orientacja ekonomiczna, nie ma wymagań dotyczących stażu pracy. Jeżeli specjalność nie jest podstawowa, to czas pracy związany z działalnością księgową i finansową powinien wynosić od trzech do pięciu lat. Specjalista jest zatrudniany według ogólnie przyjętych standardów: z zawarciem oficjalnej umowy i wydaniem stosownego zamówienia przez dyrektora. Księgowy do rozliczeń z dostawcami zgodnie z opisem stanowiska zobowiązany jest do:

• zrozumieć aktualne przepisy dotyczące jego bezpośredniej działalności;
• znać plan kont, zarówno syntetyczny, jak i analityczny;
• znaj organizację przepływu pracy w Twojej okolicy;
• dowiedz się, jak dokumentować transakcje na odpowiednich rachunkach

Dodatkowo należy ustalić krąg kadry kierowniczej, której podlega specjalista, oraz listę dokumentów regulujących jego działalność.

Funkcjonalny

Zakres obowiązków pracownika zależy od specyfiki przedsiębiorstwa i podziału zadań w ramach obsługi księgowej.

Głównym zadaniem księgowego pracującego w obszarze rozliczeń jest rozliczanie wzajemnych transakcji z kontrahentami. Są one podzielone na:

• Księgowość środków trwałych i materiałów eksploatacyjnych (opis stanowiska księgowego do rozliczeń z usługodawcami obejmuje również prowadzenie ogólnych kosztów działalności oraz częściowo kosztów produkcji związanych z kierunkiem wykorzystania zakupionej usługi).
• Przyjęcie pierwotnej dokumentacji i jej wdrożenie w specjalistycznym programie księgowym (częściej używane są programy firmy 1C). Odbywa się to poprzez przetwarzanie otrzymanych dokumentów pierwotnych, monitorowanie poprawności ich wykonania, obowiązkowe odzwierciedlenie w księdze sprzedaży i/lub zakupów. Obejmuje to również prowadzenie dziennika faktur księgowych.
• Księgowanie płatności gotówkowych i bezgotówkowych.
• Kontrola wzajemnych rozliczeń, polegająca na ich okresowej weryfikacji, monitorowaniu istniejących rozliczeń zobowiązań i należności.
• Księgowość wysyłanych towarów (typowa dla opisu stanowiska pracy księgowego do rozliczeń z dostawcami i nabywcami).
• Tworzenie dostosowanych formularzy podstawowej dokumentacji, pozwalających na przetwarzanie transakcji biznesowych w przypadku braku standardowych formularzy.
• Opracowanie formularzy dokumentów do wewnętrznego raportowania księgowego.

Zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy jest wysoce pożądane, aby ten rozdział zawierał dość jasne sformułowanie działań pracownika, ponieważ to na nich organizacja jego indywidualnej pracy irozwiązywanie sporów.

Moce

Minimalny zakres praw każdego pracownika jest określony przez prawo pracy. W opisie stanowiska księgowego do rozliczeń z dostawcami organizacja może przypisać dodatkowe uprawnienia, które implikują dostęp do informacji niezbędnych do pełnej realizacji przypisanej do specjalisty funkcjonalności i podejmowania decyzji w zakresie jej kompetencji. Najczęściej oznacza to aktywny udział w wewnętrznym obiegu dokumentów oraz przygotowywanie z własnej inicjatywy aktów uzgadniających i różnych raportów analitycznych.

Zazwyczaj prawo do szkolenia zawodowego zawarte jest w tej samej sekcji. Jednak jego faktyczne wdrożenie zależy wyłącznie od zainteresowania kierownictwa organizacji utrzymaniem i podnoszeniem poziomu umiejętności pracowników. Bardzo często szkolenie zawodowe obejmuje samodzielną naukę różnych materiałów instruktażowych.

Dodatkowe prawa

Posiadanie określonego doświadczenia zawodowego, wiedzy i poziomu kompetencji może stać się warunkiem wstępnym rozszerzenia zakresu przyznanych uprawnień. Pracodawca, sporządzając ten rozdział, musi jednak pamiętać, że przyznane prawa nie mogą być później naruszone lub niewypełnione. Dlatego do treści tego rozdziału należy podchodzić z należytą ostrożnością.

Odpowiedzialność

To jest druga strona poprzedniej sekcji. JakIm większa kwota uprawnień przyznanych specjaliście, tym wyższy poziom jego odpowiedzialności. W tej części opisu stanowiska księgowego do rozliczeń z dostawcami zwykle ustalane są standardowe rodzaje odpowiedzialności: karna i administracyjna za szereg naruszeń określonych obowiązującymi przepisami prawa. Podkreślono jedynie kwestie związane z wyrządzeniem szkód materialnych przez działania specjalisty bezpośrednio na mieniu lub pomyślności finansowej organizacji.

Mając dostęp do niektórych rodzajów danych osobowych kontrahentów, odpowiedzialność za naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych może być określona oddzielnie.

Odpowiedzialność dyscyplinarna

Szczegółowo omówiono momenty wystąpienia odpowiedzialności dyscyplinarnej. Jest nakładana za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy organizacji, aktualnego opisu stanowiska oraz ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę handlową. Czasami ustalana jest lista możliwych sankcji dyscyplinarnych. Jeśli potencjalne sankcje nie zostaną określone, kara zostanie wykonana zgodnie z normami ogólnego prawa pracy.

Znaczenie opisu stanowiska księgowego do rozliczeń z dostawcami i kontrahentami

Wszelkie pisemne obowiązki mogą uprościć procesy zarządzania. Ponieważ główny księgowy firmy jest być może głównym interesariuszem w jakościowym doborze specjalistów dla powierzonych musłużby, to nie powinien w żaden sposób wycofywać się z przygotowania opisu stanowiska pracy potencjalnych podwładnych.

Przykładowa treść

Główne problemy, które ma rozwiązać opis stanowiska księgowego ds. zobowiązań (przykład):

1. Uprość proces rekrutacji: jasno określone wymagania dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego pozwolą na wstępną selekcję potencjalnych kandydatów na poziomie HR przed rozmową kwalifikacyjną.
2. Poprawa jakości zarządzania: obowiązki służbowe określone w instrukcjach dają pracownikowi możliwość wykonywania ich z większą odpowiedzialnością, a menedżer może wygodnie rozdzielać zakres pilnych spraw.
3. Ocena złożoności i efektywności działań personalnych. Rozważając kwestie związane z różnego rodzaju zachętami, kierownik będzie mógł, w oparciu o określone kompetencje pracownika, bardziej obiektywnie podejść do oceny jego wkładu.
4. Certyfikacja personelu. Mając informację o obowiązkach pracownika, kierownik ma możliwość podjęcia bardziej świadomej decyzji o przydatności na jego stanowisku.

Przykładowy opis stanowiska księgowego do zobowiązań pozwoli Ci opracować wszystkie podstawowe punkty i sporządzić dokument, który pomoże Ci nie pomylić się przy wyborze kandydata.