Audyt personalny to Definicja, rodzaje, metody, zadania i cele

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Audyt personalny to sprawdzenie efektywności pracy personelu, wykonywane przez specjalnie wyznaczonych pracowników lub przez stronę trzecią. W przeciwieństwie do klasycznego audytu stosowanego w rachunkowości, audyt personalny nie jest obowiązkowy i nie jest regulowany przez specjalne ustawy i akty prawne Federacji Rosyjskiej. Przeprowadza się go z inicjatywy szefa przedsiębiorstwa w celu rozwiązania pewnych problemów. Głównym celem takiego audytu jest najczęściej identyfikacja stanu kadry firmy. Służy również do znajdowania sposobów na zwiększenie wydajności i obniżenie kosztów produkcji.

Jak klasyfikować

Inspekcje są związane z takim lub innym rodzajem audytu personalnego zgodnie z takimi parametrami jak:

• Wykorzystany okres danych: krótkoterminowy, długoterminowy i krótkoterminowy.
• Sposób pozyskiwania informacji: ustny lub dokumentalny
• Rodzaj sprawdzanych informacji: legalne, kwalifikujące się lub mieszane;
• Do recenzentów: wewnętrznych i zewnętrznych.

Audyt personalny przeprowadzany jest w dwóch kierunkach: identyfikacji naruszeń prawa orazidentyfikacja naruszeń dyscypliny pracy - poszukiwanie nieuzasadnionych przekroczeń kosztów, identyfikacja przyczyn prostych, małżeńskich itp. Dlatego audyt personalny w kierunku działania dzieli się głównie na prawny, kwalifikacyjny i mieszany.

Audyt prawny

Podczas prawniczego audytu personalnego sprawdzają dokumentację działu personalnego, harmonogram warsztatów, sprawdzają faktury i rachunki z dostępnymi materiałami i narzędziami. Sprawdź poprawność wypełniania umów o pracę, ksiąg pracy, zleceń wykonawczych. Sprawdzanie, czy pracownicy postępują zgodnie z opisami stanowisk. Przeprowadzają ankiety i przeprowadzają ankiety w celu zidentyfikowania naruszeń prawa pracy Federacji Rosyjskiej, a także zasad i standardów przyjętych w określonej dziedzinie działalności, której pracownicy muszą przestrzegać. Na przykład wymagania norm sanitarnych w przemyśle spożywczym, GOST, normy jakości i zgodności z przepisami.

Głównym zadaniem prawniczego audytu personalnego jest identyfikacja naruszeń, zanim zostaną one wykryte przez specjalną komisję podczas audytu. Pomoże to uniknąć problemów z prawem i poprawi jakość produktów i usług.

Audyt personelu kwalifikacyjnego

Audyt kwalifikacyjny personelu organizacji przeprowadzany jest w celu zidentyfikowania niedociągnięć w pracy personelu i określenia sposobów ich wyeliminowania. Umożliwia również stwierdzenie występowania niewystarczających kwalifikacji pracownika lubwręcz przeciwnie, aby zidentyfikować najbardziej wartościowych pracowników, którym trzeba awansować lub zarabiać więcej, aby osiągali jeszcze lepsze wyniki i robili więcej.

Kwalifikacyjny audyt personalny jest najbardziej istotny w tych obszarach działalności, w których sukces przedsiębiorstwa zależy wyłącznie od kwalifikacji zawodowych pracownika. Na przykład w handlu. Jeśli sprzedawca traktuje kupujących niewłaściwie, z niewiedzy lub nieumiejętności, wpływa to bezpośrednio na wynik finansowy przedsiębiorstwa - spadają przychody, wzrastają wolumeny przeterminowanych produktów. Jednocześnie tylko sprawdzenie może wykazać, czy przyczyną spadku przychodów są niskie kwalifikacje pracownika, a nie jakiś inny czynnik. W tym przykładzie audyt personalny pomógłby zidentyfikować pozbawionego skrupułów pracownika i zastąpić go na czas, zanim firma handlowa była na skraju bankructwa.

Kompleksowy audyt personelu

Kompleksowy audyt personalny obejmuje wykorzystanie zarówno audytów prawnych i kwalifikacyjnych, jak i wszelkich dostępnych metod oceny i analizy informacji. Takie sprawdzenie umożliwia ocenę stanu kadr i identyfikację potencjału kadrowego firmy, identyfikację istniejących naruszeń prawa w przedsiębiorstwie i usunięcie ich zanim doprowadzi to do niepożądanych strat finansowych i kadrowych.

Ta metoda przeprowadzania audytu personalnego ma, oprócz wymienionych zalet, dwie wady - będzie kosztować więcej i zajmie więcej czasu, ponieważ więcej uczestników będzie zaangażowanych w sprawdzenie dużej ilości danych. Dlategosensowne jest przeprowadzanie tylko w nagłych przypadkach: w przypadku bankructwa lub kryzysu finansowego, gdy rynek się zawęża, a konkurencja nasila się.

Kto może przeprowadzać inspekcje

Audyt systemu personalnego może być przeprowadzony zarówno przez pracowników firmy, jak i organizacje zewnętrzne. Jednocześnie pojawia się problem z określeniem poziomu kompetencji inspektora, ponieważ pojęcie audytu personalnego nie jest utrwalone w praktyce prawnej, a istniejące instrukcje, normy i zasady przeznaczone są do audytu w działalności księgowej. Jednak to, jak kompletne i wiarygodne informacje zostaną otrzymane oraz jak będą one analizowane i oceniane, zależy od tego, jakie kroki podejmie kierownik przedsiębiorstwa, aby poprawić sytuację kadrową.

Jednakże znaleziono wyjście. Za podstawowe instrukcje i zasady organizacji audytu personalnego w przedsiębiorstwie można więc przyjąć podstawy audytu finansowego, a w szczególności takie wymagania dotyczące otrzymywanych i przekazywanych informacji, jak:

• obiektywizm;
• wiarygodność;
• terminowość;
• uczciwość;
• pełność.

W związku z tym audytor musi przestrzegać nie tylko zasad etyki zawodowej, być uczciwym i obiektywnym, ale także przestrzegać określonych zasad przy gromadzeniu i przetwarzaniu informacji oraz sporządzaniu raportu z audytu. Jednocześnie nie musi mieć przy sobie żadnego specjalnego zaświadczenia, aby podjąć taką działalność, jak audyt personalny. Ale to nie znaczyże może ją wykonać każdy pracownik. Aby rozwiązać zadania audytu personalnego, inspektor musi posiadać określony poziom wiedzy i kwalifikacji.

Dokonać audytu personelu może być pracownikiem wyspecjalizowanej firmy lub kimś z personelu przedsiębiorstwa o odpowiednim poziomie wykształcenia i kompetencji. Najczęściej są to szefowie działów, księgowi i inni wysoko wykwalifikowani specjaliści. I tu przed szefem przedsiębiorstwa pojawia się dylemat: co jest lepsze, wynająć wyspecjalizowaną organizację, czy samemu przeprowadzić audyt? Odpowiedź na to pytanie zależy od takich czynników jak:

• Koszt wysoko wykwalifikowanego personelu zaangażowanego w audyt personalny oraz koszt usług firmy audytorskiej;
• Ilość informacji wymagających przetworzenia i dopuszczalne warunki ich przetwarzania.

Powszechnie uważa się, że audyt personalny wykonywany przez pracowników przedsiębiorstwa jest tańszy, co nie zawsze jest prawdą. Zaangażowanie zewnętrznych specjalistów jest często znacznie bardziej opłacalne, jeśli konieczne jest przeprowadzenie audytu w dużym przedsiębiorstwie, gdzie ilość informacji jest bardzo duża. Firmy świadczące usługi audytorskie mają większe doświadczenie, ich pracownicy są bardziej wykwalifikowani, przynajmniej w zakresie audytu personalnego, wtedy audyt będzie coraz mniej kosztował i zajmie mniej czasu.

Audyt zasobów ludzkich we własnym zakresie, jak przeprowadzić

Jeśli szef przedsiębiorstwa mimo wszystko zdecydował się przeprowadzić audyt z pomocą swoich pracowników,musi znać niektóre funkcje. Zazwyczaj celem audytu personalnego w tym przypadku jest zbadanie pracy nie przedsiębiorstwa jako całości, ale jakiegoś oddzielnego działu, przy czym konieczne jest zapewnienie maksymalnego poziomu poufności informacji.

Na początek kierownik będzie musiał stworzyć grupę roboczą, zwykle składającą się z 4-5 osób, i określić osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie audytu i sporządzenie raportu z audytu. Cały proces przygotowania i przeprowadzenia można podzielić na następujące etapy audytu personalnego:

1. Opracowanie planu działania.
2. Określenie wielkości próby: liczba ankietowanych pracowników, ilość i rodzaj sprawdzanych dokumentów. Im większa próbka, tym dokładniejszy wynik, ale tym dłużej trwa procedura weryfikacji.
3. Opracowanie formularzy ankiet, przygotowanie pytań.
4. Sprawdzenie dokumentacji działu personalnego, a także dokumentów w obszarze podlegającym kontroli.
5. Ankieta i przesłuchanie pracowników przedsiębiorstwa.
6. Analiza zebranych informacji, w tym z wykorzystaniem technologii komputerowej i specjalnych programów.
7. Sporządzanie, na podstawie informacji uzyskanych podczas audytu, raportu z audytu, w którym osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie audytu personalnego w przedsiębiorstwie wyraża swoją opinię o stanie personelu, jego kwalifikacjach i zadowoleniu z pracy warunki.

Sprawozdanie z audytu sporządza się w formie pisemnej, do którego dołącza się dowód w postaci sprawozdania z wykonanej pracy. Wszystkie strony raportu muszą być ponumerowane i umieszczone w folderze. Ogólnie rzecz biorąc, każdylub nie ma ścisłych zasad formułowania wniosków, a także ich przeprowadzania, ponieważ celem audytu personalnego jest uzyskanie informacji dla użytkowników wewnętrznych, dlatego dane uzyskane w wyniku takiego audytu nie są nigdzie publikowane, i najczęściej są one ściśle poufne, a ich ujawnienie jest niedopuszczalne. Ponadto należy zapewnić poufność informacji, zarówno na etapie planowania, jak i wyników weryfikacji. Pożądane jest, aby pracownicy przedsiębiorstwa nie wiedzieli o zbliżającej się inspekcji. Pomoże to uniknąć zmowy między nimi, co oznacza, że pozwoli zwiększyć obiektywność i wiarygodność otrzymywanych informacji.

Metody gromadzenia i przetwarzania informacji

Metody audytu HR nie różnią się od tych stosowanych w audytach księgowych, uzyskuje się jedynie informacje o innym charakterze i celu. Korzystają głównie z gotowych formularzy ankiet i list pytań. Uzyskane podczas audytu informacje o pracownikach przedsiębiorstwa są porównywane z podstawowymi wymaganiami określonymi w specjalistycznych podręcznikach, opisach stanowisk i normach jakości pracy.

Informacje uzyskane podczas audytu w postaci ankiet oraz zapisów odpowiedzi na pytania i inne dokumenty otrzymane podczas audytu są gromadzone, sortowane i porównywane według czasu i miejsca przeprowadzenia audytu personalnego. Raport sporządzony na podstawie wyników audytu powinien zawierać, jeśli nie wszystkie dokumenty, to najważniejsze z nich.

Jakie zadania można rozwiązaćaudyt personalny

Audyt systemu personalnego pomaga lepiej ocenić potencjał firmy i kwalifikacje personelu. Dzięki temu można zidentyfikować najbardziej wartościowych pracowników wśród siły roboczej i zapewnić im miejsca pracy i płace, które są bardziej zgodne z ich poziomem.

Jak pokazuje doświadczenie, dla menedżera bardziej opłaca się podnieść tych, którzy już pracują w przedsiębiorstwie, po szczeblach kariery, niż zatrudnić nowego. Z jednej strony zwiększy to zwrot z pozostałych pracowników, ponieważ zobaczą oni perspektywy kariery, z drugiej strony nowy pracownik może nie zakorzenić się w zespole, a to zwiększa rotację personelu, co może negatywnie wpłynąć na wyniki przedsiębiorstwo. Rotacja personelu może być również wynikiem nieprawidłowej polityki personalnej. Na przykład, jeśli złożoność pracy lub poziom odpowiedzialności i poziom płatności nie pasują do siebie. Może to ujawnić tylko audyt pracy personelu.

Taka kontrola pomaga nie tylko zidentyfikować najbardziej wartościowych pracowników lub pozbyć się najmniej wartościowych, ale także rozwiązać problemy, które są bezpośrednio związane z faktem, że organizacja pracy w przedsiębiorstwie jest niewłaściwie prowadzona. Na przykład podczas kontroli w jednym z warsztatów okazało się, że z powodu niewłaściwego rozmieszczenia materiałów pracownicy spędzali nawet dwie godziny dziennie na samym dostarczaniu ich do miejsc obróbki, ponieważ były one składowane w odległym magazynie. W rezultacie zmarnowano czas i wysiłek. Pracownicy szybciej się męczyli i tracili koncentrację. Wpłynęło to na jakość i ilość produktów. Bez audytu personalnego ten błąd systemowyprodukcja nie zostałaby ustalona, co oznaczałoby marnowanie zasobów.

Odpowiedzialność audytorów

Audytor odpowiada wyłącznie za swoją opinię wyrażoną w raporcie biegłego rewidenta. Ostatecznie decyzję o zmianach personalnych podejmuje kierownik przedsiębiorstwa, a zadaniem audytora jest jedynie przekazanie mu o stanie kadr przedsiębiorstwa, jakim poziomie ich kwalifikacji, czy występują naruszenia prawa, dyscypliny pracy, środków bezpieczeństwa, czy są naprawdę wysoko wykwalifikowani specjaliści. Wskaż czynniki, które negatywnie lub pozytywnie wpływają na pracę personelu i racjonalne wykorzystanie czasu pracy.

W rezultacie audytor sporządza raport z audytu, w którym wskazuje:

• jakie wydarzenia się odbyły;
• ile pracy zostało wykonane;
• jakie problemy i zagrożenia napotkał w trakcie swojej pracy;
• co należy zrobić, aby poprawić sytuację, jeśli stan personelu lub polityki personalnej jest negatywny;
• możliwe konsekwencje, jeśli naruszenia nie zostaną naprawione.

Kontrola sama w sobie nie rozwiązuje problemu niewłaściwie dobranego personelu lub niewłaściwych działań pracowników przedsiębiorstwa, naruszania przez nich zasad bezpieczeństwa lub nieprzestrzegania instrukcji i przepisów technicznych. Celem audytu personalnego jest zidentyfikowanie mocnych i słabych stron istniejącego systemu kadrowego w przedsiębiorstwie oraz przedstawienie rekomendacji, jak wyeliminować niedociągnięcia i usprawnić ten system. Audytor nieodpowiedzialność za stan polityki personalnej i decyzje, które menedżer podejmie na podstawie wyników audytu.

Gdzie i jak zatrudnić audytorów do sprawdzania personelu

Ten rodzaj usług świadczony jest głównie przez firmy konsultingowe i agencje rekrutacyjne, które specjalizują się w doradztwie i rekrutacji dla innych przedsiębiorstw. Takie organizacje są w prawie każdym większym mieście. Najczęściej reklamują swoje usługi w lokalnych gazetach i czasopismach reklamowych lub na specjalnych ścianach reklamowych w Internecie. Niektóre mają oficjalną stronę internetową firmy.

Podczas zatrudniania zostaje zawarta umowa pomiędzy przedsiębiorstwem a firmą świadczącą usługi audytu personalnego, która powinna określać prawa i obowiązki stron oraz zapłacić za usługę. Zazwyczaj kontrahenci spotykają się kilkakrotnie przed sporządzeniem umowy, omawiając niuanse i możliwe zagrożenia. Jakie działania będą realizowane. Przybliżony plan pracy jest negocjowany (firma konsultingowa może nawet złożyć prospekt emisyjny planu audytu HR).

Główną zaletą zaangażowania wyspecjalizowanej organizacji zewnętrznej do zorganizowania audytu personalnego jest niezależność audytu. Jeśli pracownik przedsiębiorstwa w taki czy inny sposób zależy zarówno od kierownika, jak i od pracowników, to audytor zewnętrzny ma prawie całkowitą niezależność. Jego opinia opiera się wyłącznie na zaobserwowanych faktach.

Audyt kadrowy to jeden z najłatwiejszych i najtańszych sposobów sprawdzenia systemu kadrowego organizacji orazokreślić istniejący potencjał kadrowy przedsiębiorstwa. Ta metoda weryfikacji jest integralną częścią rachunkowości zarządczej firmy i powinna być przeprowadzana regularnie, niezależnie od wyniku finansowego jej działalności.