Nomenklatura spraw organizacji: wypełnienie próbki. Jak dokonać nomenklatury spraw organizacji?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Każda organizacja w trakcie pracy ma do czynienia z dużym przepływem dokumentów. Umowy, dokumenty statutowe, księgowe, wewnętrzne… Część z nich musi być przechowywana w przedsiębiorstwie przez cały okres jego istnienia, ale większość zaświadczeń może ulec zniszczeniu po upływie ich ważności. Aby móc szybko zrozumieć zebrane dokumenty, opracowywana jest nomenklatura spraw organizacji. Przykłady tego dokumentu i algorytm jego budowy zostaną omówione poniżej.

Cel

W każdej organizacji tworzone są setki dokumentów. Każdego dnia gromadzą się, pracownicy stopniowo zastępują się nawzajem. W pewnym momencie trudno jest znaleźć zamówienie sprzed dwóch lat. Aby uniknąć takich sytuacji, tworzona jest nomenklatura przypadków.

Definicja

Sprawa jest dokumentem odnoszącym się do jednejproblem, obszar działalności. Nomenklatura spraw to spis, który zawiera spis spraw otwartych ze wskazaniem okresów ich przechowywania. Z jego pomocą możesz odpowiednio zorganizować przepływ pracy. Nomenklatura przypadków organizacji komercyjnej, której próbka zostanie omówiona poniżej, została opracowana w następującym celu:

• systematyzowanie grupowania dokumentów, co zapewnia ich szybkie wyszukiwanie i bezpieczeństwo;
• przypisanie numeru rejestracyjnego zgodnie z klasyfikacją spraw;
• sporządzanie spisu dokumentów do trwałego, długoterminowego i osobistego przechowywania (w tym aktów zniszczenia).

Nomenklatura spraw jest używana podczas wybierania dokumentów do archiwizacji i niszczenia. Ta wielofunkcyjna referencja jest potrzebna każdej organizacji, aby usprawnić pracę biurową. W takim przypadku forma własności organizacji nie ma znaczenia. Jeśli przykładową nomenklaturę spraw organizacji medycznej można znaleźć w przepisach i uchwałach, to analizy otwartych spraw organizacji prywatnej będą musiały zostać opracowane niezależnie.

Wymagane czy wymuszone?

Skompilowanie tej listy jest przewidziane w „Zasadach pracy archiwów”. Jest to obowiązkowe dla organizacji, które tworzą archiwum jako oddzielną usługę. Lista ta, oprócz instytucji państwowych i miejskich, obejmuje również niektóre struktury komercyjne, takie jak kancelarie notarialne.

Wszystkie inne instytucje muszą stworzyć nomenklaturę spraw w celu usystematyzowania pracy z dokumentami, ponieważ przedsiębiorstwa wszystkich formnieruchomości są zobowiązane do zapewnienia bezpieczeństwa odniesień archiwalnych. Przewiduje to ustawa federalna nr 125. Szczegółową listę rzeczy do zrobienia należy rozpocząć lub zaktualizować w czwartym kwartale roku kalendarzowego.

Struktura

Nomenklatura spraw powinna zawierać wszystkie złożone sprawy, z wyjątkiem publikacji drukowanych: oświadczenia pracowników, świadectwa pracy, czasopisma, księgi rachunkowe, wszelką dokumentację podziałów strukturalnych, korespondencję podziałów strukturalnych itp. Dokumentacja ograniczonego dostępu musi zawierać nagłówek „Siła”. Katalog powinien zawierać akta komisji doraźnych, wydziałów. Ale na przykład związek zawodowy jest organizacją niezależną. Jej pracownicy są niezależnie zaangażowani w tworzenie katalogu. Archiwum musi zawierać również tytuły toczących się spraw likwidowanych przedsiębiorstw, których następcą prawnym jest istniejąca organizacja.

Poniżej możesz zobaczyć próbkę wypełnienia nomenklatury spraw organizacji.

Dziś wiele przedsiębiorstw prowadzi dokumentację w formie elektronicznej. Niektóre raporty nie są nawet drukowane w formie papierowej. Na końcu każdej sekcji wypisz, jakie zapisy są przechowywane w formie elektronicznej, wskaż liczbę plików i wszelkie niezbędne słowa kluczowe wyszukiwania. Niektóre instytucje tworzą odrębną elektroniczną nomenklaturę spraw dla organizacji komercyjnej. Próbka i algorytm jej wypełniania muszą być w pełni zgodne z przyjętymi standardami.

Od czego zacząć?

Odpowiedzialność za kompilację katalogu w dużych instytucjach spoczywa na służbie dokumentacji(sekretariat, biuro), aw małych - sekretarz, inna wyznaczona osoba. W organizacjach komercyjnych funkcję tę pełni dział personalny, w którym powstaje większość dokumentów. Ponieważ informacje muszą pochodzić ze wszystkich jednostek strukturalnych, bardziej celowe jest rozpoczęcie od opracowania porządku nazewnictwa spraw w organizacji. Przykład takiego zamówienia przedstawiamy poniżej.

ABC LLC

20.11.2017 Moskwa

W celu systematyzacji, przechowywania i rozliczania dokumentacji

ZAMÓWIENIE:

• Zatwierdzenie i wprowadzenie do obiegu nomenklatury akt Spółki od 01.01.2018.
• Kierownicy działów strukturalnych, aby zapewnić tworzenie spraw w zatwierdzonej formie.
• Wyślij sekretarkę do działów strukturalnych wyciągu z księgi informacyjnej do pracy.

CEO Iwanow N. A.

Dla instytucji w niektórych obszarach działalności próbki nomenklatury spraw organizacji zostały już opracowane przez ministerstwo. Ten niuans należy wyjaśnić przed utworzeniem katalogu. Nomenklatury wzorcowe należy wypełnić ściśle według podanej nomenklatury wzorcowej spraw organizacji. Inne instytucje mogą skorzystać z tych przewodników w celu opracowania indywidualnego dokumentu.

Pomocna dokumentacja

Opracowując formularz katalogu, organizacje komercyjne powinny skoncentrować się na:

• "Regulamin Archiwów" (decyzja Archiwów Federalnych z dnia 06.02.02);
• Sekcja 5 Rozporządzenia nr 477 z dnia 15.06.2019 „W sprawie zatwierdzenia regulaminu pracy biurowej”.
• Instrukcje pracy biurowej.
• Lista dokumentów archiwalnych.

Powinieneś także zapoznać się z tabelą personelu, statutem, aktami lokalnymi, przepisami dotyczącymi podziałów, zasadami, normami, instrukcjami, inwentarzami spraw. Zawierają linki do odpowiednich dokumentów. Najpierw zestawiane są próbki nomenklatury spraw organizacji według oddziałów, aby następnie stworzyć katalog ogólny. Czasami stosuje się raczej zasadę funkcjonalną niż strukturalną. Oznacza to, że dystrybucja odbywa się nie według działów, ale według funkcji.

Jak stworzyć przykładową nomenklaturę spraw organizacji?

Formę katalogów określa załącznik nr 8 do „Zasad pracy archiwów”. Informatory są kompilowane na papierze firmowym organizacji. Główna część raportu przedstawiona jest w formie tabeli i składa się z 5 kolumn:

• indeks przypadku;
• title (tomy, części);
• liczba (objętości, części);
• okres trwałości, numer artykułu na liście;
• uwaga.

Indeks

Indeks to cyfrowe oznaczenie jednostki strukturalnej w przedsiębiorstwie. Na przykład: 04-06, gdzie 04 to numer seryjny działu personalnego, 06 to numer seryjny sprawy. Indeks może składać się z trzech par liczb, na przykład: 04-03-08, gdzie 04 to kod działu finansowo-ekonomicznego, 03 to oznaczenie działu księgowości, 08 to numer sprawy. Indeks może być numeryczny, alfabetyczny lub mieszany.

Nagłówki

Nagłówki są rozdzielone według ważności dokumentów. Po pierwsze, organizacyjnydokumentacja administracyjna (począwszy od jednostek wyższych i przechodząc do jednostek strukturalnych). Następnie wymienione są zasady i przepisy opracowane przez samą organizację. Ponadto brane są pod uwagę plany i raporty (roczne, kwartalne, miesięczne). Projekty dokumentów administracyjnych umieszczane są po dokumentach głównych. Sprawy tego samego typu (na przykład karty osobiste pracowników) wypełniane są w kolejności alfabetycznej.

Nagłówek powinien podsumowywać treść dokumentu. Niedozwolone jest stosowanie ogólnych sformułowań, takich jak „różne”, „korespondencja”, „dokumenty przychodzące/wychodzące”. Nagłówek sprawy zawiera następujące elementy:

• nazwa dokumentu lub rodzaj sprawy wnoszonej, jeśli dokument jest częścią dużej objętości;
• autor dokumentu (nazwa organizacji lub działu);
• adresat (od którego dokumenty są odbierane lub do kogo dokumenty będą wysyłane);
• podsumowanie/podsumowanie (na przykład „Pytania certyfikacyjne”);
• nazwa terytorium;
• data/okres;
• zaznacz, jeśli plik zawiera kopie innych dokumentów, a nie ich oryginały.

Objętość każdego kartonu nie powinna przekraczać 250 arkuszy. Jeśli założymy, że sprawa będzie obszerna, to dzieli się ją na części i tomy. Trzecia kolumna na końcu roku kalendarzowego wskazuje liczbę faktycznie otwartych spraw.

Czwarta kolumna wskazuje warunki przechowywania dokumentów, zgodnie z Regulaminem. Muszą być przestrzegane zarówno przez organizacje rządowe, jak i komercyjne. Jeżeli dokumentu nie ma w Regulaminie, to jego terminprzechowywanie należy określić na podstawie Listy. Odliczanie okresu przechowywania rozpoczyna się 1 stycznia następnego roku po jego ustaleniu. Jeśli certyfikat został wydany w 2016 roku, odliczanie powinno rozpocząć się od 01.01.2017.

Aktualizacja listy

Co roku, gdy pliki są przesyłane do archiwum, przesyłana jest szczegółowa lista. Oto jak wygląda zaktualizowana przykładowa nomenklatura spraw dla oddziału organizacji bezpieczeństwa:

W ciągu roku wszystkie dokumenty są pogrupowane zgodnie z zatwierdzonym formularzem. Jeśli musisz dodać wcześniej nieużywany raport, generowany jest nowy nagłówek. A proces jest powtarzany zgodnie z algorytmem opisanym powyżej.