Rachunkowość pozabilansowa: cel, zasady utrzymania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Rachunkowość to uporządkowany system gromadzenia, utrwalania i podsumowywania informacji w ujęciu pieniężnym o stanie majątku, kapitałach i zobowiązaniach przedsiębiorstwa oraz ich zmianach. Może być prowadzona przez księgowego przyjętego do organizacji na podstawie umowy o pracę lub przez firmę zewnętrzną.

Powołanie księgowości

Kluczowym zadaniem rachunkowości jest tworzenie rzetelnej i pełnej informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, jego stanie majątkowym. Na podstawie tych informacji:

• zapobieganie negatywnym wynikom biznesowym;
• ujawnia się rezerwa w gospodarstwie, kosztem której zapewniona jest stabilność finansowa organizacji.

Kontrolowane przez:

• zgodność z prawem, gdy firma wykonuje różne operacje;
• celowość pracy organizacji;
• korzystanie z siły roboczej, zasobów materialnych i finansowych;
• zgodność z działalnością firmyustalone standardy, normy i przepisy.

Pozabilansowe

Niezbędne jest podsumowanie informacji o obecności i przemieszczaniu mienia, które nie należy do przedsiębiorstwa, ale jest tymczasowo zbywane lub używane, a także w celu zapewnienia kontroli nad niektórymi transakcjami biznesowymi. W praktyce nazywa się to również „księgowaniem pozabilansowym”. Pojęcie to jest jednak z reguły stosowane w odniesieniu do instytucji kredytowych.

Jak pokazują statystyki, wielu księgowych albo nie prowadzi ewidencji na kontach pozabilansowych, albo podaje bardzo mało informacji na ich temat. Oczywiście przygotowanie wszelkich raportów jest procesem bardzo pracochłonnym, wymagającym wysiłku, czasu, innych zasobów, w tym pieniędzy. Prowadzenie ewidencji nigdy nie powinno być formalnością. W końcu głównym zadaniem księgowego jest zapewnienie kontroli nad dostępnością i przepływem mienia i zobowiązań, aby następnie przekazać informacje szefowi przedsiębiorstwa. Jednocześnie musi przestrzegać najważniejszej zasady – koszty raportowania nie powinny przekraczać korzyści z tego płynących. Dotyczy to również kont pozabilansowych.

Nuanse

Zanim zaczniemy zajmować się celem i cechami księgowania nieruchomości na kontach pozabilansowych, zwracamy uwagę na następujące punkty.

Od końca 2000 roku nic się nie zmieniło dla organizacji komercyjnych. Zgodnie ze standardowym planem kont, pozycji pozabilansowych było 11, a tyle zostało. Jeśli chodzi o organizacje budżetowe, mająsytuacja jest inna. Z roku na rok liczba rachunków pozabilansowych w instytucjach budżetowych zmienia się w górę. Dziś używają 01-42.

Muszę powiedzieć, że właśnie w rachunkowości budżetowej rachunków pozabilansowych można znaleźć metodologię dla niektórych obszarów działalności spółek prawa handlowego. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy zasady nie są oficjalnie ustalone, a organizację procesu raportowania pozostawiono księgowemu w kształtowaniu polityki finansowej.

Dlaczego potrzebujemy raportowania pozabilansowego?

Na pierwszy rzut oka przedsiębiorstwa, których praca nie jest związana ścisłymi zasadami rachunkowości pozabilansowej, nie potrzebują tego. Nie jest to jednak do końca prawdą. Zobaczmy dlaczego.

Po pierwsze, audytowani księgowi doskonale wiedzą, że bez odpowiedniej księgowości pozabilansowej nie będą w stanie uzyskać pozytywnej opinii specjalistów. Nie ustalono bezpośredniej odpowiedzialności za jego nieobecność. Kodeks wykroczeń administracyjnych przewiduje jednak karę administracyjną za brak informacji o wskaźnikach odzwierciedlających co najmniej 10% danych o transakcjach gospodarczych.

Po drugie, ostatnio kontrola księgowości pozabilansowej przez urzędników podatkowych stała się regularna i bardziej dokładna. Jest to zrozumiałe: usługa podatkowa jest stale sprawdzana przez państwo i wymaga wyników pracy. Inspektorzy zadają księgowym różne pytania. Na przykład, gdzie znajduje się pomieszczenie, w którym pracownicy przedsiębiorstwa wykonują swoje obowiązki, odzwierciedlone w bilansie? Jeśli nie znajduje to odzwierciedlenia w dokumentach, to ludziezostać w domu lub pracować na zewnątrz? Jeśli księgowość nie wskazuje lokalu, jak można zaliczyć koszt czynszu do podatku dochodowego? W bilansie nie ma nieruchomości, co oznacza, że nie ma kosztów. Inspektorat może równie dobrze skierować sprawę do sądu. A praktyka sądowa nie zawsze działa na korzyść płatnika.

Po trzecie, przygotowanie pozycji pozabilansowych przyczynia się do konwergencji rachunkowości i rachunkowości zarządczej. Menedżerowie lubią zadawać finansistom różne pytania. Na przykład laptop za 40 tysięcy rubli. nie odzwierciedlone w rachunkowości, ponieważ zostało odpisane na materiały, a następnie na koszty. Czy to oznacza, że nie należy już do firmy, a każdy pracownik może ją wziąć dla siebie? Lub na przykład pakiet oprogramowania został zakupiony kilka lat temu. Po tym, jak operacja opuściła pozycję kosztów nadchodzących okresów, tego oprogramowania nie ma w rachunkowości. Menedżer chce widzieć w bilansie liczbę programów i warunki ich licencji.

Od czego zacząć?

Przede wszystkim konieczne jest określenie listy aktywów, które zostaną uwzględnione w bilansie. Następnie musisz ustalić zasady kompilacji dokumentów w polityce finansowej przedsiębiorstwa. W idealnym przypadku konieczne jest sporządzenie zasad korporacyjnych, w tym rozliczanie majątku pozabilansowego. Są zatwierdzane przez głównego księgowego.

Na przykład konsolidowana jest zasada korporacyjna „Rachunkowość pozabilansowa instytucji budżetowej”. Zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące wyświetlania informacji.

Punkt wyjścia do pozabilansowego rozliczania środków trwałych iobowiązkiem jest inwentaryzacja majątku i wykonanie niezbędnych dokumentów. Lider wydaje rozkaz. Na jego podstawie przeprowadzana jest inwentaryzacja pasywów i aktywów, która znajdzie odzwierciedlenie w rachunkowości pozabilansowej. Na podstawie wyników kontroli tworzony jest dokument - arkusz zestawienia. Informacje z niego przekazywane są do księgowości.

Ważne punkty

Należy pamiętać, że informacje bilansowe są odzwierciedlane poza systemem. Wpływy są wykazywane jako debety, odpisy są wykazywane jako kredyty. W przypadku pozabilansowej księgowości środków trwałych nie powinno być salda kredytowego. Informacje o pozycjach pozabilansowych nie mają wpływu na bilans.

Podczas raportowania dane dotyczące właściwości są odzwierciedlane w Wyjaśnieniach. Każda transakcja na rachunkach pozabilansowych musi być udokumentowana. Reguły inwentaryzacji zobowiązań i aktywów mają również zastosowanie do pozycji pozabilansowych.

Wypożyczony system operacyjny

Istnieje lista pasywów i aktywów, które są najczęściej uwzględniane poza bilansem. Oczywiście tej listy nie należy uważać za oficjalną. Omawiamy tylko najczęstsze sytuacje.

Zacznijmy od konta 001 „Rented OS”. Odzwierciedla informacje o:

1. Lokale wynajęte. Podstawą do odzwierciedlenia danych będzie akt przyjęcia i przekazania przedmiotu. Podpisywane jest w momencie zawarcia umowy najmu. Co do zasady informacja o koszcie oddanego lokalu nie jest przewidziana w umowie (wskazywana jest jedynie opłata najemcy). Te informacje można uzyskać odwłaściciel, ale może odmówić ich udostępnienia. Zaangażowanie rzeczoznawcy w takich sytuacjach jest niepraktyczne. Aby odzwierciedlić dane, księgowy może zastosować koszt warunkowy, na przykład 1 rubel za każdy metr. Ważne jest, aby określić kolejność przypisywania w polityce finansowej przedsiębiorstwa lub zasadach korporacyjnych.
2. Przedmioty wartościowe otrzymane wraz z wynajmowanym lokalem. Posługuje się również ustawą o przyjęciu i przekazaniu. Mowa tu np. o roletach, klimatyzacji, szafach itp.
3. Chłodziarki zewnętrzne otrzymywane za opłatą lub premią do wody pitnej. W przypadku tych środków trwałych rozliczanie na koncie pozabilansowym 001 odbywa się również zgodnie z aktem przyjęcia i przekazania sprzętu, który jest sporządzany po otrzymaniu chłodnicy. Dokument ten zazwyczaj odzwierciedla wartość zabezpieczenia. To ona zostaje wytrącona z równowagi.

Inwentarz w areszcie

Dla nich używane jest konto. 002. Z reguły odzwierciedla dane dotyczące chłodniejszych butelek. W dniu odbioru wody dostawca wraz z fakturą standardową przekazuje dokumenty odbioru i rozchodu (lub wersję zbiorczą faktury). Wartość kaucji za butelki można pobrać z tych dokumentów lub z umowy.

Na koncie 002 mogą również obejmować maty podłogowe dostarczane przez firmę sprzątającą. Są one okresowo zmieniane zgodnie z certyfikatem odbioru.

Na podstawie kompletności informacji odzwierciedlonych na koncie. 002, zależeć będzie od poprawności obliczenia podatku od nieruchomości. Jeżeli okaże się, że firma nabyła środki trwałe i bez powodu ujęła je w rachunkowości pozabilansowej,wtedy będzie musiał zapłacić grzywnę, a także dodatkowy podatek. W takich sytuacjach własność będzie decydująca. Jeżeli składnik aktywów został przekazany do wynajęcia lub nieodpłatnego użytkowania i skapitalizowany na konto. 01 zamiast 001, konsekwencje nie każą ci czekać.

Formularze

Z reguły wartość warunkowa jest używana do ścisłych formularzy raportowania, a ich liczba jest określana przez bezpośrednią konwersję. Ta informacja znajduje odzwierciedlenie w 006. Formy ścisłej odpowiedzialności obejmują:

1. Książeczki czekowe dostarczane przez bank.
2. Książki pracy i wkładki do nich.
3. Subskrypcje do wydawania pracownikom.
4. Formularze świadectw i dyplomów.

Dodatkowo na rachubę. 006 odzwierciedla informacje o:

1. Nakazy egzekucyjne dla pracowników płacących alimenty.
2. Zwolnienie lekarskie.
3. Dokumenty założycielskie.

Na podstawie danych można kontrolować osoby odpowiedzialne za przechowywanie formularzy.

Zabezpieczenie zobowiązań i zaległych płatności

Informacje o tych operacjach są widoczne na koncie. 009.

Jeżeli firma działa jako poręczyciel, informacja w wysokości odpowiedniej gwarancji jest rejestrowana w bilansie. Podstawą tego jest umowa.

Każde przedsiębiorstwo może dodać swoje pozycje do rachunkowości pozabilansowej. Oczywiście wszelkie innowacje muszą być utrwalone w polityce finansowej.

Trudności w praktyce

Z reguły podczas publikowania dużych obiektów księgowi nie doświadczają specjalnychproblemy. Trudności, zwłaszcza w instytucjach budżetowych, zaczynają się, gdy trzeba wziąć pod uwagę majątek, którego koszt wynosi mniej niż 3 tysiące rubli. Eksperci zalecają sporządzenie zestawienia wydawania wartościna potrzeby przedsiębiorstwa. Wszystkie szkody są następnie odzwierciedlane na koncie pozabilansowym 21.

Księgowość aktywów o wartości przekraczającej 3 tysiące rubli prowadzona jest do momentu ich zbycia. Odpis znajduje odzwierciedlenie w uznaniu rachunku. Nie ma potrzeby dokonywania dodatkowych wpisów.

Zrównoważona wartość aktywów do 40 tysięcy rubli. powinna wynosić zero po ich uruchomieniu. Jeśli chodzi o przedmioty, których cena wynosi 3-40 tysięcy rubli, należy przywrócić ich pierwotny koszt i amortyzację.

Spisanie majątku z konta pozabilansowego następuje decyzją specjalnej komisji. Podstawą jest akt podpisany przez właściciela majątku i kierownika przedsiębiorstwa. Tworzenie wpisu w raporcie odbywa się dla wartości kosztu początkowego.

Dostarczenie przedmiotów wartościowych do użytku następuje na rachunek. 21 na podstawie odpowiedniej ustawy. Jednocześnie zmienia się osoba odpowiedzialna.

Aktywa warte mniej niż 3 tysiące rubli. na rachunkach pozabilansowych organizacji budżetowej są odzwierciedlane po pełnym koszcie. Wyjątkiem są fundusze biblioteczne, a także nieruchomości. Księgowanie środków trwałych odbywa się zgodnie z podstawową dokumentacją potwierdzającą ich uruchomienie. Ruch w przedsiębiorstwie odzwierciedla się poprzez zmianę miejsca przechowywania lub osoby odpowiedzialnej.

Prowizjaumowa

Przekazując towary na sprzedaż, zleceniodawca nie traci własności. Dlatego taka nieruchomość jest uwzględniana na koncie pozabilansowym. 004 na koszt odzwierciedlony w świadectwie odbioru. Przy przeniesieniu przedmiotu kwota podlega obciążeniu w całości. Problemy dla przedsiębiorstwa mogą pojawić się, jeśli taki produkt zostanie uwzględniony w bilansie. W takim przypadku inspektor podatkowy kwalifikuje transakcję jako sprzedaż. Jeśli osoba trzecia zapłaci za przedmiot, a nie zobowiązanie, bardzo problematyczne będzie udowodnienie legalności takiego działania nawet w sądzie.

Naruszenia

Jak pokazuje praktyka, księgowość pozabilansowa nie powoduje szczególnych problemów dla księgowych. Odzwierciedlenie informacji odbywa się po prostu: otrzymanie, otrzymanie lub udzielenie gwarancji jest rejestrowane tylko jako debet, a spłata zobowiązań odpowiednio z tytułu pożyczki. Tymczasem nawet przy tak prostym schemacie niektórzy eksperci nie zwracają należytej uwagi na prowadzenie kont pozabilansowych. W efekcie sprawdzający pracownicy służby podatkowej znajdują błędy w dokumentach i nakładają kary.

Artykuł 15 Kodeksu wykroczeń administracyjnych ustanawia środki administracyjne w przypadku naruszenia zasad rachunkowości. Mówimy w szczególności o zniekształceniu informacji w jakiejkolwiek pozycji sprawozdawczej o ponad 10%. Dodatkowo art. 120 Ordynacji podatkowej przewiduje odpowiedzialność za celowe zaniżenie wartości przedmiotów opodatkowania lub wskaźników pozycji dochodu.

Wniosek

W artykule przeanalizowaliśmy główne cechy rachunkowości pozabilansowej. Podsumowując.

Tak wyjątkowypozycje pozabilansowe są wykorzystywane przez przedsiębiorstwo do rozliczania aktywów materialnych, które są w tymczasowym użytkowaniu, to znaczy nie należą do niego. Operacje związane z księgowaniem zawsze znajdują odzwierciedlenie w debecie, a odpisy majątku - w uznaniu. W razie potrzeby księgowy może prowadzić księgowość pozabilansową w „1C”. Aby to zrobić, musisz dodać do systemu odpowiednie konta. Wersja podstawowa zawiera już niezbędne pozycje wydatków i podliczniki. Tworzenie typowych operacji i raportowanie odbywa się w standardowych dokumentach.

Kwoty pojawiające się na kontach pozabilansowych nie są uwzględniane w saldzie. Dlatego też wartość aktywów netto firm leasingowych i przedsiębiorstw, które przyjmują duże ilości materiałów na składowanie, jest niedoszacowana.

Pozabilansowe jest bardzo ważne dla organizacji. Jej wyniki bezpośrednio wpływają na skuteczność decyzji zarządczych. Ponadto informacje o rachunkach pozabilansowych zawsze interesują użytkowników raportujących. Informacje te pozwalają zainteresowanym stronom stworzyć pełniejszy obraz działalności finansowej i gospodarczej organizacji.

Specjaliści nie zalecają ignorowania potrzeby księgowania pozabilansowego. Ostatnio inspektorzy podatkowi szczególnie uważnie sprawdzali informacje odzwierciedlone w bilansie. Należy pamiętać, że przepisy ustanawiają odpowiedzialność za podanie niepełnych danych o transakcjach finansowych i gospodarczych. Zasady odzwierciedlania informacji są tak proste, że nawet początkujący księgowy poradzi sobie z zadaniem.